اگر مدیر خرید، مالی یا عملیات باشید، حتماً با این چالش مواجه شدهاید: حجم بالای درخواستهای خرید، مراحل طولانی تأیید، و پراکندگی اطلاعات تأمینکنندگان بین ایمیلها و فایلهای اکسل. این روند، فرآیند خرید و تدارکات را کند، پرهزینه و پر از خطای انسانی میکند. برای رقابت در بازار امروز، شما نیاز به شفافیت و سرعت دارید. ماژول خرید و تدارکات (Purchasing) در Dynamics 365 Business Central دقیقاً برای حل این مشکلات طراحی شده است. این ماژول تمام مراحل خرید شما را از درخواست تا تسویه حساب، به صورت یکپارچه و خودکار مدیریت میکند تا زمان و هزینه شما هدر نرود.
درخواست خرید چیست و چرا ضروری است؟
درخواست خرید (Purchase Requisition) یک فرم داخلی رسمی است که برای تأمین کالا یا خدمات مورد نیاز یک واحد یا کارمند ثبت میشود. این فرم از یک فرآیند تأیید عبور میکند و در نهایت، سیستم آن را به سفارش خرید تبدیل میکند.
اهمیت این فرایند:
- کنترل هزینهها: اطمینان از اینکه همه خریدها مطابق بودجه و مصوبات سازمانی هستند.
- کاهش ریسک خطا: جلوگیری از خریدهای غیرضروری یا انباشت بیش از حد موجودی انبار.
- شفافیت: مدیران و تیم مالی میتوانند وضعیت خریدها را در هر لحظه مشاهده کنند.
فرض کنید یک واحد تولیدی نیاز به مواد اولیه دارد. با استفاده از فرم درخواست خرید، ابتدا واحد درخواست خود را ثبت میکند، سپس این درخواست به تأیید مدیریت و واحد مالی میرسد و تنها پس از تأیید، سفارش خرید نهایی صادر میشود. این کار از هدررفت منابع و خطاهای انسانی جلوگیری میکند.
چالشهای فرایندهای خرید سنتی (حتی با وجود ERP)
حتی سیستمهای ERP پیشرفته هم ممکن است در مدیریت خرید و تدارکات با مشکلات عملیاتی روبرو شوند. این مشکلات معمولاً ناشی از فرایندهای دستی، پراکنده و زمانبر هستند:
-
ورود دادههای دستی و مراحل تأیید پیچیده:
اطلاعات خرید مانند جزئیات کالا، تعداد و قیمتها را کارمندان بهصورت دستی وارد سیستم میکنند. هر درخواست خرید باید از چندین مرحله تأیید عبور کند که اغلب بهصورت کاغذی یا ایمیل انجام میشود. این کارها زمانبر هستند و احتمال خطاهای انسانی را افزایش میدهند.
-
مدیریت چندین فایل و سیستم مختلف:
برای پیگیری سفارشها و وضعیت تأییدها، کارکنان ممکن است همزمان با چندین فایل Excel، ایمیل و درخواستهای تأیید مختلف سر و کار داشته باشند. این پراکندگی اطلاعات باعث سردرگمی و کاهش شفافیت میشود.
-
کندی فرایند و افزایش هزینهها:
این ناکارآمدیها باعث تاخیر در پردازش سفارشها، تحویل دیرهنگام کالاها و افزایش هزینههای عملیاتی میشود. همچنین، گزارشدهی دقیق برای مدیران و تیم مالی دشوار میشود و تصمیمگیری استراتژیک تحت تأثیر قرار میگیرد.
در نتیجه، حتی با داشتن ERP قوی، بدون ابزارهای خودکار و یکپارچه، سازمانها نمیتوانند فرایند خرید را سریع، شفاف و کمخطا مدیریت کنند.
نقش Dynamics 365 Business Central در بهبود فرایند خرید
مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ بیزینس سنترال با ارائه ماژول خرید و تدارکات، میتواند این چالشها را به طور کامل برطرف کند. در ادامه ۵ مزیت عملیاتی مهم این ماژول را آوردهایم:
۱. مدیریت جامع تأمینکنندگان و حسابهای پرداختی
سیستم تمامی اطلاعات تأمینکنندگان را در یک مکان مرکزی ثبت میکند، شامل جزئیات تماس، شرایط پرداخت و سوابق تعاملات. این یکپارچگی باعث کاهش خطاهای دادهای، تسهیل ارتباطات و بهبود روابط با تأمینکنندگان میشود.
۲. برنامهریزی خودکار نیازها و سفارشات خرید
ماژول Purchasing میتواند بر اساس موجودی انبار، زمانهای تأمین و پیشبینیهای فروش، پیشنهادات سفارش خرید ایجاد کند. این قابلیت باعث میشود که تیم خرید نیازی به وارد کردن دستی درخواستها نداشته باشد و سازمان تأمین کالاها را بهصورت بهینه انجام دهد.
۳. یکپارچگی با انبار و مدیریت موجودی
تمامی اطلاعات مرتبط با خرید مانند قیمتها، سطوح موجودی، اقلام جایگزین و تخصیص به تأمینکنندگان بهصورت متمرکز مدیریت میشوند. یکپارچگی با ماژول انبار و لجستیک باعث میشود که دادهها یکپارچه و بدون خطا نگهداری شوند.
۴. مدیریت ابزار درخواستهای خرید و مقایسه پیشنهادات تأمینکنندگان
فرایند خرید با تعیین نیازها آغاز میشود. ابزار Purchase Requisition امکان ایجاد درخواستها، ارسال به تأمینکنندگان و مقایسه پیشنهادات دریافتی را فراهم میکند تا بهترین شرایط انتخاب شده و سیستم آن را مستقیماً به سفارش خرید تبدیل کند.
۵. پردازش خودکار فاکتورهای خرید و پرداخت
فاکتورهای خرید را میتوان با استفاده از جریانهای کاری داخلی، بهصورت الکترونیکی وارد سیستم کرد. سیستم همچنین از فناوریهای نوین مانند OCR (با قابلیت یکپارچگی ابزارهای جانبی) برای تطبیق خودکار با اسناد استفاده میکند. این کار باعث کاهش خطاهای دستی و تسریع پردازش فاکتورها میشود.
با استفاده از این قابلیتها، سازمانها میتوانند فرایند خرید را خودکار، شفاف و سریع کنند، هزینهها و تأخیرها را کاهش دهند و مدیریت منابع را بهینه کنند.
ابزار درخواست خرید (Purchase Requisition) در ماژول Purchasing چگونه فرایند خرید را بهبود میدهد؟
ماژول Purchasing و ابزار Purchase Requisition بهصورت کاملاً یکپارچه با Dynamics 365 Business Central عمل میکنند و فرایند خرید و تدارکات را بهینه و خودکار میسازند:
- ثبت و پیگیری سریع درخواستهای خرید: کاربران میتوانند درخواستهای خرید را مستقیماً در Business Central ایجاد و پیگیری کنند، بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات در چند سیستم یا فرم جداگانه.
- شفافیت کامل و دسترسی بلادرنگ به وضعیت تأییدها: تمامی مراحل درخواست خرید از ایجاد تا تأیید در سیستم قابل مشاهده است و مدیران میتوانند در هر لحظه جریان تأیید را دنبال کنند.
- کاهش خطاهای انسانی: استانداردسازی و اتوماسیون فرایندها در Business Central باعث کاهش اشتباهات ناشی از ورود دستی دادهها میشود.
- جریانهای تأیید دقیق و کنترل بودجه: این ماژول اطمینان میدهد که هر درخواست خرید مطابق سیاستها و بودجه سازمان بررسی و تأیید شود، بدون نیاز به پیگیریهای دستی.
- یکپارچگی کامل با ماژولهای مالی و زنجیره تأمین: تمامی اطلاعات درخواستها و سفارشها توسط سیستم بهصورت خودکار با ماژولهای مالی، انبار و زنجیره تأمین Business Central همگامسازی میشوند، که باعث افزایش سرعت پردازش و کاهش خطا میشود.
مثال مسیر یک درخواست خرید
فرض کنید واحد تولیدی شما نیاز به مواد اولیه دارد:
- ایجاد درخواست خرید: کارمند واحد تولید وارد بخش Purchase Requisitions میشود و فرم درخواست را تکمیل میکند.
- ارسال برای تأیید: درخواست از چندین مرحله تأیید عبور میکند (مدیر واحد، واحد مالی و در صورت نیاز مدیر ارشد).
- مقایسه پیشنهادات تأمینکنندگان: مدیر خرید پیشنهادات را بررسی و بهترین گزینه را انتخاب میکند.
- تبدیل به سفارش خرید: پس از تأیید نهایی، سیستم درخواست را به Purchase Order تبدیل میکند بدون نیاز به ورود مجدد اطلاعات.
- پیگیری و یکپارچگی: سفارش خرید به سیستم انبار و مالی متصل میشود و سیستم موجودی و فاکتورها را بهروز میکند.
در نتیجه:
- فرایند خرید سریع و خودکار انجام میشود.
- خطاهای انسانی کاهش مییابد.
- فرایند خرید شفاف و قابل پیگیری میشود.
- مطابقت کامل با بودجه و سیاستها تضمین میشود.
آیا زمان آن نرسیده که تدارکات را از یک فرآیند پرهزینه، به یک مزیت استراتژیک تبدیل کنید؟
Business Central شفافیت و کنترل کامل خرید را برای شما به ارمغان میآورد.
با درخواست دموی تخصصی، مزایای کامل ماژول خرید و تدارکات Dynamics 365 Business Central را مشاهده کرده و مسیر اتوماسیون سازمان خود را آغاز نمایید.
