مایکروسافت در نسخه جدید Dynamics 365 Business Central 2025 (موج اول – BC26.3)، از قابلیت تازهای به نام دستیار حسابهای پرداختنی (Payables Agent) رونمایی کرده است. این ابزار، با تکیه بر فناوری هوش مصنوعی، طراحی شده تا فرایندهای زمانبر و تکراری حسابداری را سادهسازی کند. به کمک آن، تیمهای مالی میتوانند با دقت و سرعت بیشتری فعالیتهای روزمره خود را انجام دهند.
در این راهنما، علاوه بر معرفی این ابزار نوین، مراحل فعالسازی و نحوه استفاده از آن را نیز بررسی خواهیم کرد.
دستیار حسابهای پرداختنی چیست؟
دستیار حسابهای پرداختنی (Payables Agent) قابلیتی هوشمند در Dynamics 365 Business Central است. این ابزار با استفاده از فناوری هوش مصنوعی و پردازش متن، فایلهای فاکتور خرید را بهصورت خودکار از منابعی مانند ایمیل Microsoft 365 یا SharePoint دریافت میکند.
پس از دریافت فایل، سیستم به کمک فناوری OCR، اطلاعات کلیدی فاکتورها را استخراج میکند. سپس با در نظر گرفتن سوابق خرید شرکت و تنظیمات مالی، پیشنویسی از فاکتور خرید را ایجاد مینماید. حسابداران میتوانند این پیشنویس را بررسی و تأیید کنند.
این فرآیند به طرز چشمگیری باعث صرفهجویی در زمان ورود دستی اطلاعات شده و خطاهای انسانی را کاهش میدهد.
جزئیات عملکرد و فرآیندهای کلیدی دستیار حسابهای پرداختنی
تمرکز بر هزینههای سربار (Overhead)
در بسیاری از سازمانها، بخشی از هزینهها به موارد عملیاتی مانند اجاره، خدمات عمومی، اجاره تجهیزات، غذا، قبض تلفن و اشتراک نرمافزار مربوط میشود. این نوع هزینهها که به عنوان هزینههای سربار شناخته میشوند، اولین تمرکز Payables Agent هستند. اغلب این هزینهها از طریق ایمیل یا سایر کانالها بهصورت پیوست دریافت میشوند.
دریافت خودکار فایلهای فاکتور از ایمیل
در نسخه اولیه این قابلیت، Payables Agent میتواند فایلهای PDF مربوط به فاکتور خرید را از یک حساب ایمیل Microsoft 365 مشخص دریافت کند؛ حسابی که تأمینکنندگان فاکتورهای خود را به آن ارسال میکنند.
پس از دریافت، اسناد به بخش E-Documents در Business Central منتقل میشوند تا مراحل بعدی پردازش بر روی آنها انجام گیرد. در ادامه، فایلها بهطور خودکار به پوشه بایگانی منتقل میشوند.
پردازش OCR و استخراج اطلاعات
بعد از ورود فایلها به سیستم، سرویس Azure Document Intelligence با استفاده از تکنولوژی OCR، محتوای فاکتور را پردازش میکند. نتایج این تحلیل در بخش اسناد الکترونیکی Business Central ذخیره میشود.
یک نمایشگر PDF بهروزشده نیز به کاربران کمک میکند صحت نتایج OCR را بررسی کرده و در صورت نیاز، ویرایشهای لازم را اعمال کنند.
ایجاد پیشنویس فاکتور خرید
در مرحله بعد، Payables Agent براساس اطلاعات پردازششده، یک سند فاکتور خرید ایجاد میکند. این سند بر اساس شاخصهای مختلفی نظیر سوابق مالی شرکت، سیاستهای حسابداری، و پارامترهایی که هنگام راهاندازی تنظیم شدهاند، ساخته میشود.
هدف این فرایند آن است که ورود دستی دادهها، به حداقل برسد و فرآیند دریافت، طبقهبندی و ثبت هزینهها در دفتر کل، کاملاً خودکار انجام شود.
چشمانداز آینده ابزار Payables Agent
در نسخههای بعدی، این دستیار توانایی مدیریت سناریوهای پیچیدهتر را خواهد داشت. برای نمونه، میتواند با سفارشهای خرید باز تطبیق یابد، هزینههای زنجیره تأمین را پردازش کند و با فاکتورهای الکترونیکی دریافتی از طریق شبکههایی مانند PEPPOL هماهنگ شود. همچنین از ارسال فاکتور تأمینکننده از طریق API بومی به اسناد الکترونیکی پشتیبانی خواهد کرد.
مزایای کلیدی استفاده از دستیار حسابهای پرداختنی
افزایش بهرهوری زمانی
در روشهای سنتی، پردازش فاکتور شامل مراحل مختلفی مانند ورود دستی دادهها، بررسی اطلاعات، و تطبیق فاکتورها با سفارشها و سیاستهای داخلی است. انجام این مراحل ممکن است چندین ساعت زمان ببرد. اما Payables Agent این فرآیند را به چند کلیک ساده کاهش داده و منابع انسانی را از وظایف تکراری رها میسازد.
کاهش خطاهای انسانی و ریسکهای مالی
این ابزار با استفاده از OCR پیشرفته و الگوریتمهای AI، اطلاعات را با دقت بالا استخراج میکند. بنابراین احتمال بروز اشتباهات انسانی، ورود نادرست دادهها یا پرداختهای اشتباه به حداقل میرسد. نتیجه آن، ثبت صحیحتر هزینهها و شفافیت بیشتر در گزارشهای مالی خواهد بود.
بهبود کیفیت تصمیمگیری مالی
با حذف وظایف روزمره و اتوماسیون ورود اطلاعات، تیمهای مالی فرصت بیشتری برای تحلیل دادهها، پیشبینی جریان نقدی و ارتقاء سیاستهای پرداخت پیدا میکنند. این امر به بهبود کنترل داخلی و تصمیمگیریهای هوشمندانهتر کمک میکند.
افزایش سرعت پردازش و بهینهسازی گردش کار
اجرای خودکار فرآیندها باعث میشود اسناد سریعتر پردازش و ثبت شوند. این امر، تأخیر در پرداخت به تأمینکنندگان را کاهش میدهد، روابط تجاری را بهبود میبخشد و امکان استفاده مؤثرتر از تخفیفهای نقدی یا شرایط اعتباری را فراهم میآورد.
مراحل راهاندازی و فعالسازی Payables Agent در Business Central
در نسخه BC26.3 قابلیت استفاده از Payables Agent فعال شده است. با این حال، ممکن است در حال حاضر فقط در برخی مناطق مانند ایالات متحده یا بریتانیا در دسترس باشد. برای مثال، در منطقه ژاپن (نسخه W1)، این قابلیت هنوز ارائه نشده است.
مرحله 1: فعالسازی دستیار
-
وارد Business Central شوید.
-
گزینه “فعالسازی” را انتخاب کرده و سپس روی “فعال” کلیک کنید.
در این حالت، دستیار بهطور خودکار ایمیلهای ورودی را بررسی میکند. پس از شناسایی ایمیل تأمینکننده، آن را با رکوردهای موجود تطبیق داده و پیشنویس فاکتور را ایجاد میکند.
این قابلیت از هوش مصنوعی مولد (Generative AI) استفاده میکند؛ بنابراین بررسی دقت عملکرد آن ضروری است.
مرحله 2: تنظیم حساب ایمیل
برای دریافت خودکار فاکتورها، باید یک حساب ایمیل Microsoft 365 مشخص را به سیستم معرفی کنید. تمامی فاکتورهایی که به این ایمیل ارسال میشوند، توسط دستیار بررسی میشوند.
مرحله 3: استفاده از فاکتورهای نمونه
برای آزمودن عملکرد این ابزار، میتوانید از فاکتورهای نمونه استفاده کنید. کافی است مراحل راهنما را دنبال کرده و مشخص کنید کدام فیلدهای فاکتور باید بهصورت خودکار پر شوند. این فیلدها میتوانند شامل مواردی فراتر از دادههای پیشفرض باشند.
نتیجهگیری: تحول در حسابهای پرداختنی
دستیار حسابهای پرداختنی در نسخه ۲۰۲۵ موج اول Business Central، ابزار پیشرفتهای است که فرآیند دریافت، پردازش و ثبت فاکتورها را بهصورت خودکار انجام میدهد. این قابلیت با تکیه بر AI و OCR، خطاهای انسانی را کاهش داده، زمان انجام کارها را کم کرده و تیم مالی را قادر میسازد تمرکز بیشتری بر تصمیمگیریهای استراتژیک داشته باشند.
با توسعههای پیش رو، میتوان انتظار داشت این ابزار نقش کلیدیتری در مدیریت هوشمند هزینهها و بهینهسازی عملیات مالی ایفا کند.
همین حالا اقدام کنید!
اگر میخواهید تحول دیجیتال در حوزه حسابهای پرداختنی را تجربه کنید، همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
فرم درخواست دمو را تکمیل کنید تا راهکارهای ما را در عمل مشاهده کرده و بهرهوری مالی سازمان خود را افزایش دهید.
