در دنیای امروز، سازمانها برای مدیریت اسناد، فرآیندها و ارتباطات داخلی به ابزاری کارآمد و انعطافپذیر نیاز دارند. نرمافزار شیرپوینت (SharePoint) با ارائه امکاناتی مانند اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد و همکاری تیمی و یکپارچگی کامل با Microsoft 365، پاسخ مناسبی به این نیازها است.
اما شیرپوینت تنها یک سیستم مدیریت محتوا نیست. بسیاری از سازمانها میپرسند که تفاوت آن با BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار) چیست؟ در ادامه، ضمن بررسی کاربردهای شیرپوینت، تفاوتها و مزایای هر یک برای سازمانها را بررسی خواهیم کرد.
شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک نرمافزار سازمانی مایکروسافت و سیستم مدیریت محتوا (CMS) پیشرفته است. این پلتفرم به سازمانها کمک میکند تا محتوا، اسناد و اطلاعات خود را بهصورت امن ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارند.
ویژگیهای کلیدی شیرپوینت:
- ایجاد سایتها و پورتالهای سازمانی
- طراحی فرمها و فرآیندهای متنوع، مانند مدیریت جلسات یا ارزیابی عملکرد
- ساخت کتابخانههای اسناد، فهرستهای سفارشی و صفحات خبری
- مدیریت اتوماسیون اداری و گردش کارها
- یکپارچگی کامل با Microsoft 365، از جمله Teams، Word و Outlook
به طور خلاصه، نرم افزار شیرپوینت مرکز اصلی مدیریت محتوا، مستندات و همکاری در سازمان است و بستری امن و قابل توسعه برای بهبود فرآیندهای کاری فراهم میکند.
انواع شیرپوینت 
نرم افزار شیرپوینت در دو نسخه ارائه میشود: SharePoint Online و SharePoint Server (On-Premises).
SharePoint Online
- نسخه ابری و مبتنی بر Microsoft 365
- بدون نیاز به نصب محلی؛ همه چیز روی سرور مایکروسافت میزبانی میشود
- امکان ایجاد سایتهای تیمی، کتابخانه اسناد و صفحات خبری از هر دستگاهی
- یکپارچه با Teams، Word، Outlook و OneDrive
SharePoint Server (On-Premises)
- نسخه محلی که روی سرورهای سازمان نصب میشود
- مناسب سازمانهایی که کنترل کامل روی دادهها و سرورها میخواهند
- امکانات پیشرفته مانند صفحات مدرن، وبپارتهای پیشرفته، لیستها و کتابخانههای مدرن
- یکپارچهسازی با PowerApps و Power BI
مزایای شیرپوینت
شیرپوینت امکانات متنوعی دارد که آن را به یک پلتفرم محبوب و کارآمد تبدیل کرده است:
- ساخت انواع وبسایتها و پورتالهای سازمانی
- طراحی فرمهای آنلاین و ارائه به کارکنان یا مخاطبان
- اتصال به بانکهای اطلاعاتی و فراخوانی دادهها
- زمانبندی و مدیریت پروژهها و نظارت بر پیشرفت آنها
- ایجاد محیط گفتگو و تعامل درون سازمانی
- ذخیره و تحلیل اطلاعات با جدول، نمودار و داشبوردهای مدیریتی
- مدیریت اسناد و فایلها بهصورت مرکزی
کاربردهای شیرپوینت
شیرپوینت کاربردهای متنوع و گستردهای دارد که آن را به ابزاری کارآمد برای سازمانها تبدیل کرده است. یکی از کاربردهای مهم، ایجاد چارچوبی برای توسعه سیستمهای نرمافزاری است. شیرپوینت بر پایه ASP.Net ساخته شده و وجود لایههای آماده و قابل توسعه، نیاز به نوشتن کدهای پیچیده را کاهش میدهد. این ویژگی باعث میشود سازمانها بتوانند سیستمهای نرمافزاری جدید را سریعتر طراحی و سفارشیسازی کنند.
- ایجاد چارچوب توسعه سیستمهای نرمافزاری
- بر پایه ASP.Net ساخته شده و نیاز به نوشتن کد پیچیده را کاهش میدهد
- امکان طراحی و سفارشیسازی سیستمهای جدید سریعتر فراهم است
- پورتال اکسترانت (Extranet Portal)
- امکان اشتراک اطلاعات، همکاری و تبادل اسناد با کاربران خارج از سازمان
- دسترسی امن با کنترل مبتنی بر نام کاربری و رمز عبور
- پورتال اینترانت (Intranet Portal)
- دسترسی و مدیریت متمرکز اطلاعات داخلی سازمان
- بهبود اشتراکگذاری دانش، کاهش هزینهها و افزایش تعامل کارکنان
- مدیریت محتوا (Content Management)
- ذخیره، سازماندهی و نگهداری اسناد و اطلاعات دیجیتال
- کاهش عملیات تکراری و صرفهجویی در زمان و هزینه
تفاوت BPMS و شیرپوینت
شاید برخی تصور کنند BPMS و SharePoint مشابه هستند، اما عملکرد اصلی آنها متفاوت است. شیرپوینت بیشتر به عنوان پلتفرم مدیریت محتوا، مستندات و همکاری تیمی شناخته میشود، در حالی که BPMS تمرکز اصلی خود را بر مدیریت، بهینهسازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی دارد.
سیستم BPMS توانایی انجام خودکار فعالیتهای تکراری پرسنل را دارد، با سایر سیستمهای سازمانی هماهنگ میشود و امکان دادهکاوی و گزارشگیری حرفهای ارائه میدهد. همچنین میتوان فرآیندها را نسخهبندی و بهروزرسانی کرد. در مقابل، شیرپوینت بیشتر برای مدیریت وظایف و همکاری تیمی استفاده میشود و در زمینه خودکارسازی فعالیتهای تکراری یا گزارشگیری حرفهای محدودیت دارد.
| ویژگی | BPMS | SharePoint |
|---|---|---|
| رویکرد کلی | مدیریت و بهینهسازی فرآیندها با ابزارهای مختلف | ارائه فعالیتهای از پیش تعریفشده و مدیریت وظایف |
| فعالیتهای تکراری | خودکارسازی فعالیتهای تکراری پرسنل | عدم توانایی خودکارسازی |
| یکپارچگی با نرمافزارها | هماهنگی و ارتباط قوی با سیستمهای سازمانی | محدود و ناقص |
| سیستم ارجاع و گردش کار | ارجاعات پیچیده و چندمرحلهای | ارجاعات ساده و گزارشگیری محدود |
| ساختار ذخیرهسازی اطلاعات | ذخیره مهندسی شده و سازمانیافته | ذخیره بدون ساختار مشخص |
| گزارشگیری و دادهکاوی | دادهکاوی پیشرفته و گزارشات حرفهای | گزارشگیری ابتدایی |
| نسخهبندی فرآیندها | اعمال تغییرات و بهروزرسانی فرآیندها | امکان ایجاد تغییرات محدود |
کدامیک برای سازمان مناسبتر است؟
شیرپوینت برای شما مناسب است اگر:
-
نیاز به پورتال سازمانی دارید
-
میخواهید اسناد و محتوا را مدیریت کنید
-
به دنبال بهبود ارتباطات داخلی هستید
-
گردشکارهای ساده تا متوسط دارید
BPMS مناسب شماست اگر:
-
فرآیندهای پیچیده و چند مرحلهای دارید
-
نیاز به قوانین پیشرفته و تحلیلهای فرآیندی دارید
-
میخواهید فرآیندها را مدلسازی کنید
-
میخواهید فرآیندها را شبیهسازی و بهینهسازی کنید
در بسیاری از سازمانها بهترین راهکار ترکیب هردو است:
SharePoint + Power Automate + BPMS
این معماری هم نیازهای محتوا و همکاری را پوشش میدهد و هم فرآیندهای پیچیده را مدیریت میکند.
نتیجهگیری
- شیرپوینت: سیستم مدیریت محتوا و همکاری تیمی، مناسب برای طراحی سایتها و پورتالها بدون نیاز به برنامهنویسی.
- BPMS: سیستم مدیریت و بهینهسازی فرآیندهای سازمانی، مناسب برای مدلسازی، خودکارسازی و تحلیل فرآیندها.
با شناخت تفاوتها و مزایای هر سیستم، مدیران میتوانند انتخاب بهتری برای سازمان خود داشته باشند و از هدر رفت منابع جلوگیری کنند.
برای مشاوره و دمو رایگان شیرپوینت، فرم درخواست دمو را همین حالا پر کنید و فرآیند مدیریت اطلاعات و همکاری تیمی خود را به سطح حرفهای ارتقا دهید.
