نرم‌افزار مدیریت جلسات سامیکس، مبتنی بر پلتفرم SharePoint، تمام مراحل چرخه مدیریت جلسات را پوشش می‌دهد و بر اساس نیازهای هر سازمان قابل سفارشی‌سازی است. این سامانه انعطاف‌پذیر به شما امکان می‌دهد ویژگی‌های خاص سازمان خود را اضافه کرده و یک راهکار مدیریت جلسات کاملاً شخصی‌سازی شده برای مجموعه‌تان پیاده‌سازی کنید.

برگزاری جلسات به صورت کاغذی نه تنها وقت سرپرستان و مدیران را می‌گیرد، بلکه در دنیای امروز که زمان ارزشمندترین منبع سازمان‌هاست، می‌تواند کارایی و تصمیم‌گیری را کاهش دهد. تعداد بالای جلسات روزانه نباید باعث شود ارزش هر جلسه و تصمیمات حیاتی آن از دست برود.

ھمانطور که مشخص است، تشکیل این جلسات نه تنھا منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه بسیار زیادی به بھبود ارتباطات و درک متقابل واحدھا از ھمدیگر نیز کمک​ می کند. بالطبع این جلسه زمانی موفق می شود که تمام افراد حاضر در جلسه با ھدف انجام یک کار گروھی و پیش رفت ھمه، با ھدفی مشخص دور ھم جمع شده و به بحث، صحبت و ارائه نظرات و راھکارھای خود می پردازند.

از سوی دیگر نیاز به یک سامانه جامع و کامل مدیریت جلسات که بتواند تمام مراحل یک جلسه را از قبل از برگزاری جلسه، ارسال اطلاعات جلسه در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی صورت جلسات و مصوبات جلسه و در نھایت نظارت بر نحوه اجرای مصوبات و گردش کار آن و ھمچنین ارائه گزارشات مربوطه را شامل شود، می تواند نقش بسیار مھم و ارزنده ای در تسھیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. با گسترش دامنه فعالیتھای سازمانھا و افزایش تنوع آنھا، این نیاز شکل جدی تری به خود گرفته و تبدیل به یک الزام میشود.

با سامانه مدیریت جلسات سامیکس، هر جلسه به صورت سازمان‌یافته ثبت می‌شود و اطلاعات آن به راحتی در اختیار ذی‌نفعان قرار می‌گیرد، تا از هدر رفتن زمان و فراموشی مصوبات جلوگیری شود. حالا این سؤال مطرح می‌شود: چگونه می‌توانید هر جلسه را به شکلی مؤثر برگزار کرده و تصمیمات آن را به سرعت اجرایی کنید؟ در ادامه به بررسی راهکارهای سامیکس برای مدیریت بهتر جلسات و ارتقای عملکرد سازمان می‌پردازیم.

ویژگی ھای نرم افزار مدیریت جلسات سامیکس:

      1. دعوت به جلسه

• توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدھای سازمانی مختلف
• ​توانایی ایجاد جلسات به صورت تکرار شونده و در بازه ھای زمانی مختلف
• امکان چک کردن و خالی بودن محل برگزاری جلسه و نمایش تداخلات زمانی در ھنگام ثبت جلسه
• امکان ثبت جلسه در مکان ھای خود سازمان و بیرون سازمان
• امکان ثبت دستور جلسه
• اعلام موضوعات جلسه توسط دبیر جلسه به مدعوین برای دستور جلسه
• امکان پرینت فرم دستور جلسه
• امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه
• اضافه کردن لیست مدعوین جلسه
• امکان چک کردن تقویم کاری افراد مدعو به جلسه و نمایش تداخلات زمانی در ھنگام ثبت جلسه
• امکان ثبت جلسه با افراد برون سازمانی امکان اضافه کردن مطلعین جلسه
• توانایی ایجاد خودکار جلسه در شرایط خاص مثلا وجود مشکلاتی با درجه اھمیت بالا در سازمان طبق تشخیص ماژول مدیریت بحران

      2. ​اطلاع رسانی

• تولید و ارسال اتوماتیک فرم ھای دعوتنامه برای مدعوین و مطلعین جلسه
• ​امکان اطلاع رسانی جلسات با ایمیل و پیامک
• امکان تایید کاربر نسبت به حضور در جلسه توسط ایمیل
• امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
• ارسال نقشه محل برگزاری جلسه در ایمیل
• ارسال اطلاع رسانی به دو صورت لحظھ ای و برنامه ریزی شده به تمامی افراد مدعو و مطلع
• امکان اطلاع رسانی محدود و انتخابی
• یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات از طریق اطلاع رسانی برنامه ریزی شده

      3. مرکز جلسات

• نمایش لیست جلسات ثبت شده برای ھر فرد
• ​امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
• امکان دستھ بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی
• ​توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادھای اصلی سازمان یا پروژه ھای موجود ، فعالیتھا ، ریسکھا و مشکلات

       4. فرم صورت جلسه

• امکان تخصیص وظایف محول شده در جلسات بصورت یک وظیفه در لیست وظایف
• امکان تنظیم ھشدار اطلاع رسانی تغییرات وظایف جلسات توسط ایمیل به افراد توسط کاربر
• امکان پرینت در فرمت صورت جلسه فیزیکی برای امضا شامل ھدر و لوگو و ..
• تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نھایی شدن جلسه
• ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری
• ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده ھر فعالیت
• ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
• مشخص کردن لیست حاضرین و غایبین جلسه
• توانایی اتصال وظایف تعریف شده در جلسات با مایکروسافت پراجکت
• ثبت کلیه موارد مندرج در صورتجلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدھا ، گزارشات ، پیشنھادات و مصوبات
• پیگیری موارد مندرج در جلسات قبل
• ایجاد صورتجلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه
• امکان تعریف چندین اقدام کننده برای ھر مصوبه

      5. تقویم جلسات

• ​امکان ثبت فرم دعوت به جلسه و ثبت رویداد جلسه بصورت اتوماتیک در تقویم جلسات
• نمایش تقویم جلسات بر اساس دسترسی افراد
• امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، ھفتگی و ماھانه

      6. کارتابل متمرکز وظایف جلسات

• فضایی که کل وظایف ھمه جلسات را به صورت گروه بندی شده بر اساس جلسه مربوطه و    موعد اقدام و وضعیت اقدام به ھر فرد ارائه می دھد.

     7. امکان مناسب سازی گرافیک

شامل اعمال برند کارفرما اعم از تغییر لوگو بر روی فرم ھا و صفحه اول سایت

      8. گزارشات

• امکان نمایش گزارش عملکرد افراد، دپارتمان ھا و ھر جلسه در قالب دشبورد آنلاین
• گزارش درصد پیشرفت وظایف
• درصد وظایف با تاخیر
• دسته​ بندی وضعیت وظایف
• مقایسه جلسات
• ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
• ارائه گزارشات به صورت لیست و گرافیکی در خصوص عملکرد افراد و واحدھای مختلف نسبت به موارد ارجاع شده به آنھا

ارائه گزارشات تحلیلی کلی و جزئی در خصوص میزان راندمان جلسات و پیشرفت فعالیتھا در صورت استفاده از اکسچنج سرور قابلیت ھای زیر وجود خواھد داشت: 

• بررسی آخرین وضعیت در دسترس بودن سالن ھای جلسات و کنفرانس به صورت تقویمی ​
• ​امکان درخواست رزرو و بررسی و تایید مسئول ھر سالن کنفرانس
• امکان ثبت و گزارش دھی آخرین وضعیت تاییدیه ھا برای ھر جلسه به صورت تحت وب
• امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
• امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات

​تا زمانی که مستندسازی تصمیم گیری های جلسه صورت نگیرد، تصمیمات اجرایی نخواهند شد​