سیستم ERP Dynamics 365 Business Central که ادامه‌دهنده مسیر موفق NAV است، امکان مدیریت خدمات سازمانی را از طریق ماژول مدیریت خدمات (Service Management) فراهم می‌کند. این ماژول علاوه بر امکانات جامع خود، تجربه کاربری مشابه با دیگر ماژول‌های مرتبط در Business Central دارد. به عبارت دیگر، اگر شما با ماژول‌های فروش، مشتریان یا سفارشات فروش آشنا باشید، به راحتی می‌توانید سرویس‌های مشتریان، صدور صورت‌حساب‌ها و مدیریت سرویس‌ها را نیز انجام دهید.

در ادامه، به طور خلاصه ویژگی‌های پایه ماژول مدیریت خدمات در Business Central را معرفی خواهیم کرد تا مزایای آن برای سازمان‌ها و شرکت‌ها روشن شود:

آیتم‌های خدمات (Service Items)

در ماژول مدیریت خدمات هر نوع سرویس یا خدمات ارائه شده به عنوان یک آیتم (Item) تعریف می‌شود. کاربران می‌توانند این آیتم‌ها را به صورت موردی یا برای دسته‌ای از محصولات به صورت پیش‌فرض ایجاد کنند.

هر آیتم، بسته به مشتری و نوع محصول، می‌تواند شامل مواردی مانند:

• نصب
• تعمیرات
• خدمات نگهداری پیشگیرانه
• و سایر سرویس‌ها

همچنین، هر آیتم دارای شماره سریال منحصر به فرد است که امکان پیگیری موارد ارائه شده، بررسی مدت زمان باقی‌مانده خدمات گارانتی، زمان‌بندی بازدیدهای نگهداری پیشگیرانه و سایر اطلاعات مرتبط را فراهم می‌کند.

ثبت سفارشات در ماژول مدیریت خدمات (Service Orders)

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های ماژول مدیریت خدمات، ثبت سفارشات و ایجاد سفارش خدمت جدید است. یک سفارش خدمات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• انجام تعمیرات بر اساس ضمانت‌ها و گارانتی محصول
• ثبت تعمیرات عمومی و موردی
• مدیریت خدمات نگهداری پیشگیرانه بر اساس دوره‌های بازدید و کارهای قابل انجام
• ثبت و پیگیری وضعیت حمل و نقل خدمات طبق نوع قرارداد مشتری (گارانتی، تعمیرات موردی و…)
• ثبت و مدیریت درخواست‌های نصب محصولات و الزامات مربوط به آن

ثبت دقیق سفارشات و قابلیت پیگیری آن‌ها اهمیت بالایی دارد، زیرا هر نوع خدمات، اعم از گارانتی یا تعمیرات موردی، دارای الزامات و هزینه‌های متفاوت است.

با استفاده از شماره سریال منحصر به فرد هر آیتم در ماژول مدیریت خدمات، امکان پیگیری خدمات ارائه شده و برنامه‌ریزی دوره‌های ارائه خدمات فراهم می‌شود. برای مثال، می‌توانید به صورت موردی وضعیت مشتریان، میزان اعتبار باقی‌مانده برای ارائه خدمات، ددلاین‌های بازدیدهای دوره‌ای، مدت زمان باقی‌مانده از گارانتی محصول، و هزینه‌های انجام شده برای مشتری در طول دوره گارانتی را مشاهده کنید.

مدیریت قراردادهای خدمات ارائه شده در Business Central

قراردادهای خدمات در Dynamics 365 Business Central شامل صورتحساب‌ها و قبوض خدماتی هستند که در حال انجام یا انجام شده‌اند. قیمت‌ها و ویژگی‌های خاص می‌توانند به صورت موردی یا گروهی برای محصولات و خدمات تعریف شده و برای برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه، گارانتی یا زمان‌بندی پرداخت صورت‌حساب‌ها استفاده شوند.

قراردادهای خدمات می‌توانند بر اساس پیش‌پرداخت یا پس از انجام کار ثبت شوند و هزینه‌ها به صورت جداگانه برای هر بخش خدمات محاسبه شوند. این ماژول به مشتریان امکان می‌دهد تا خدمات پس از فروش، مدیریت ناوگان و هزینه‌های حمل و نقل مرتبط با خدمات خود را به راحتی مدیریت کنند.

وظایف مدیریت خدمات در Business Central

مدیریت گارانتی

با ثبت فروش یک آیتم، آیتم مربوط به خدمات و گارانتی به طور خودکار در سیستم ایجاد می‌شود. این ماژول امکان ثبت وضعیت گارانتی، تخفیف‌های مرتبط و پیگیری دقیق خدمات ارائه شده را فراهم می‌کند.

نصب، جابه‌جایی، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه

ماژول مدیریت خدمات در Business Central تمامی خدمات نصب، جابه‌جایی، تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه را مدیریت می‌کند. علاوه بر گارانتی و بازدیدهای دوره‌ای، می‌توانید خدمات تعمیر و نگهداری موردی و هزینه‌های مرتبط (از جمله حمل و نقل و تعرفه‌ها) را نیز کنترل کنید.

قراردادهای مبتنی بر صورتحساب

برای خدماتی که نرخ ثابت ندارند یا هزینه‌های آن پیش از انجام کار قابل برآورد نیست، Business Central امکان صدور فاکتور فروش در محل مشتری و ثبت آن در سیستم را فراهم می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی ماژول مدیریت خدمات

• داشبورد مدیران خدمات و سرویس‌های توزیع: مشاهده و تخصیص کار به تکنسین‌ها و ناظران، ردیابی سفارشات و خدمات در حال انجام بر اساس اولویت و زمان پاسخ
• یکپارچگی با ماژول انبار: مدیریت انبارها بر اساس سفارشات خدمات و گارانتی، ثبت ورود و خروج کالاها متناسب با خدمات ارائه شده
• گزارش خطا و تحلیل عملکرد: امکان ثبت و تحلیل خطاهای کارشناسان، مناطق و علائم مرتبط برای بهبود کیفیت خدمات
• هشدارهای SLA: مدیریت زمان‌بندی نگهداری‌های پیشگیرانه و نظارت بر تعهدات سرویس
• یکپارچگی با ماژول مالی: تمامی اسناد مالی و صورت‌حساب‌ها به تفکیک مشتری و ریز هزینه‌ها در ماژول مالی ثبت و قابل پیگیری هستند