ERP چیست

راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟

راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و یا به اختصارERP شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها می شود که از طریق سامان دادن تمام داده ها و فرآیندهای یک سازمان در یک راهکار واحد و با ایجاد بانک اطلاعاتی منظم، پیوسته و دقیق به بهبود عملکرد سازمان منجر می شود.

نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در واقـع سیستم هایی هستند که داده‌های موجود در سراسر یـک سـازمان را یـکپارچه مـی‌‌سازند و در زمـان مناسب‌ در‌ اختیار کـاربرانی قـرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا حتی با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی کامل با هم کارکنند.

نرم افزارهای ERP از طریق ارائه راهکاری جامع برنامه ریزی منابع سازمان به شرکت ها اجازه می دهد تا مدیریت منابع خود‌ (مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره) را به شکلی بهینه و براساس بهروش های (Best Practice) شناخته شده جهانی مدیریت نمایند.

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمانی

تاریخچه ERP

ظهور مفهوم‌ ERP را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تاکیدها در این دوران مربوط به افزایش درآمد و تقویت کـسب و کـار از طریق یکپارچه‌سازی فرآیندها و عملکردها بود. در سال 1972 پنج‌ تن‌ از مدیران‌ IBM جهت تکامل و پیاده‌سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که‌ به‌عنوان نـخستین شـرکت توسعه و اجرای نرم‌افزارهای خاص ERP بـود، تـاسیس کردند‌.

با ظهور برنامه‌ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم‌های تولیدی ‌‌تحت‌ پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فـرآیندها و وظـایف مختلفی از جمله کنترل کـیفیت، نـگهداری و تعمیرات‌،انبار، حسابداری‌ و مالی‌ و… به سیستم‌های تولیدی متصل شدند و مدیریت جامع منابع سازمانی به عنوان حد فاصل سیستم‌های مدیریت زنجیره‌ تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد.

این سیستم بیش از آنکه عـنوان‌ جـدیدی برای MRPII باشد‌، به‌عنوان‌ سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم‌های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این سیستم‌‌ها، علاوه ‌‌بر ویژگی‌های اضافی، یکپارچه‌‌سازی بهتری از بخش‌های MRPII دارند. در سال 1995، مقوله اینترنت وارد ERP شد و در سال‌ های‌ 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطـلاعات و ERP بـا یـکدیگر پیوند خوردند.

در سال 2000 راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم‌ اطـلاعاتی‌ ‌ ‌پشـتیبانی می‌کردند. امروزه هم سیستم‌های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آن هـا بر بستر وب اسـت و تـمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره‌ی‌ تامین‌ دارند و عملاً در تعریف امروز نرم افزار ERP، آن را کاملاً مرتبط و جـدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تعریف می‌کنند.

مفاهیم مقدماتی راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان

ERP چیست

راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان قـادر‌ اسـت‌ اطلاعات‌ موجود در سازمان را در‌ تمام‌ حوزه‌های‌ فعالیت سازمان به‌طور یکپارچه و منسجم جمع‌آوری کرده و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار ذی نفعان و استفاده کنندگان آن‌ در‌ سطوح‌ مختلف سازمان قرار دهد. هدف اصلی این فناوری‌، نـفوذ‌ فناوری اطلاعات در تمامی مراحل فعالیت‌های یک سازمان یا بنگاه اقتصادی است تا منابع مختلف بتوانند با تبادلات منطقی‌ میان‌ خود‌، خروجی یکپارچه‌ای را ارایه کنند.

راهکار برنامه ریزی منابع سازمان‌، سیستم اطـلاعاتی پیـکره‌بندی شده‌ای می‌باشد که جهت خودکارکردن وظایف و فعالیت‌ها و کارآمد کردن فرآیندهای سازمان در سه سطح فرآیندهای‌ استراتژیک‌، کنترل‌های‌ مدیریتی و کنترل‌های عملیاتی پدیدآمده است و راه‌حل داده‌ای (اطلاعاتی) یکپارچه‌ای را در‌ سرتاسر‌ زیر ساخت سازمان ارائه مـی‌دهد . ایـن راه‌حل به سازمان‌ها اجازه می‌‌دهد‌ تا‌ بتوانند‌ منابع خود را موثرتر اداره کرده و به‌واسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان‌ فرآیندهای‌ کاری‌ مختلف، هزینه‌ها را در بلند مدت کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.

این سیستم‌ امـکان‌ مـقابله‌ با رقابت و پاسخگویی به نیازمندی‌های روزافزون مشتریان سازمان را از طریق تسهیل مدیریت موثر‌ واحدهای‌ مختلف سازمان، افزایش سرعت ارائه خدمات و کالاها، بهبود ارائه خدمات به مشتریان، افزایش‌ چابکی‌ و بهره‌وری‌، افزایش کیفیت مـحصولات و هـماهنگ نـمودن تقاضا، عرضه و تولید و استانداردسازی فـرآیندهای سـازمان فـراهم آورده و متعاقبا‌ منجر‌ به بهبود قابلیت رقابت سازمان می‌گردد.

این سیستم همه نیازهای‌ سازمان‌ را‌ با نگرشی فرآیندی (در جهت نیل به اهداف سـازمان و یـکپارچه‌سازی تـمام عملیات) برآورده کرده و منجر‌ به‌ تغییر فعالیت‌های سـازمان از حـالت وظیفه گرایی به فرآیند محوری می‌گردد. درواقع در نرم افزار ERP مجموعه‌ فرآیندهای عملیاتی و جریان اطلاعاتی یکپارچه را جهت بهره‌برداری بهینه از منابع سـازمان و بـرقراری ارتـباط بین‌ طرف‌های‌ تجاری‌ با اتکا به تغییرات مداوم ارائه می گردد و این راهکار نهایتا سبب افزایش‌ بهره‌وری‌ منابع سازمان می‌گردد. بنابراین راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌تواند نیازهای هر یک از واحدهای کـاری و عـملیاتی‌ سـازمان‌ها‌، نظیر حسابداری، خرید، برنامه‌ریزی و کنترل موجودی، توزیع (پخش)، تولید،انبار و… را برآورده سـازد‌.

کـارکردهای‌ راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان

راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان‌ برای‌ پشتیبانی از حوزه‌های عملیاتی کلیدی یک سازمان طـراحی شـده اسـت که تمام داده‌ها‌ و فرآیندهای‌ یک سازمان را در یک‌ سیستم‌ واحد ذخیره‌ می‌کند‌. یـک‌ عـامل کـلیدی در بیشتر راهکارهای مدیریت جامع منابع سازمانی استفاده از پایگاه داده واحد به منظور ذخیره‌سازی داده برای ماژول‌های‌ مـختلف سـیستم است. این‌ سیستم امکان مدیریت اغلب‌ ملزومات‌ سیستم‌های اطلاعاتی یک کسب و کار‌ را‌ فراهم مـی‌کند و بـه‌عنوان سیستم اصلی و اساسی سازمان در‌ نظر‌ گرفته می‌شود. این سیستم بـه‌ طـور‌ پیـوسته‌ براساس نیازهای در‌ حال‌ رشد سازمان‌ها، تغییر می‌کند‌. همان‌طور‌ که پیش‌تر بیان شد، این سـیستم طـیف وسیعی از فعالیت‌های عملکردی و فرآیندهای داخلی سازمان‌ را‌ شامل می‌شود و به این منظور دارای‌ مـجموعه‌ای‌ از زیـرسیستم‌ها‌ نـظیر‌ برنامه‌ریزی‌ تولید، خرید قطعات، کنترل‌ موجودی، لجستیک و توزیع، فروش، انبارداری، مالی و… می‌گردد.

حیطه‌های مختلفی که معمولاً توسط ERP پوشش داده می‌شوند عبارتند از:

1. مالی:

حسابداری مالی، مدیریت سرمایه، کنترل شرکت و مدیریت دارایی.

2. لجستیک:

برنامه‌ریزی تولید، مدیریت مواد، سرویس و نگهداری کارخانه، مدیریت کیفیت، سیستم‌های پروژه، فروش و توزیع.

3. منابع انسانی:

مدیریت، آموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان.

4. گردش کار:

گردش کار، کل سازمان را از طریق تخصیص انعطاف‌پذیر وظایف و مسئولیت‌ها به مکان‌ها، سمت‌ها، مشاغل، گروه‌ها یا افراد، به شکل یکپارچه درمی‌آورد.

مزایای پیاده سازی سیستم ERP

اطلاعات یکپارچه، متحدالشکل، مقتضی و به‌روز برای وجود هر شرکت حیاتی است. این اطلاعات به فرد شایسته این قدرت را می‌دهد تا به‌موقع تصمیم‌گیری کند. این اتفاق تنها زمانی ممکن است که کل سازمان اطلاعات یکسانی را به اشتراک بگذارد و از یک منظر به آن بنگرد. عدم یکپارچگی بر سایر جریان‌ها نظیر افراد، ماشین‌آلات و پول نیز تأثیرگذار است.

ERP افرادی را که روی امور یکسانی در یک شرکت یا در مواجهه با تأمین‌کنندگان و مشتریان کار می‌کنند، گرد هم می‌آورد. شرکت‌ها باید از گردش روان اطلاعات در تمام سطوح و بین تمام بخش‌های سازمان خود اطمینان یابند. گردش کار فرآیندهای کسب‌وکار را یکپارچه می‌سازد.

برخی از مزایای ملموس گزارش‌شده توسط صنعت عبارتند از:

  1. کاهش زمان انجام سفارش
  2. گسترش کسب‌وکار
  3. افزایش میزان فروش
  4. کاهش کار در جریان

علاوه بر این مزایای ملموس، مزایای ناملموسی نظیر موارد زیر نیز وجود دارد:

  1. رضایت بیشتر مشتری
  2. بهبود عملکرد فروشنده
  3. افزایش انعطاف‌پذیری
  4. کاهش هزینه‌های کیفیت
  5. افزایش بهره‌وری منابع
  6. بهبود دقت اطلاعات
  7. افزایش قابلیت تصمیم‌گیری

به‌طور سنتی، شرکت‌های تولیدی همواره به دنبال بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، و سودآوری بیشتر بوده‌اند. صنایع تولیدی که ERP را به نحو موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی کرده‌اند عبارتند از صنایع خودروسازی، کالاهای مصرفی، شیمیایی و داروسازی.

شرکت‌های متنوع دیگری نظیر بانکداری و بیمه، بهداشت و درمان، مخابرات و تأسیسات نیز متوجه این موضوع شده‌اند که ERP بسته سودمندی برای حل مشکلات آن‌ها نیز می‌باشد. این شرکت‌ها دریافته‌اند که فرآیندهای کسب‌وکار اصلی پایه در حیطه مالی، لجستیک و منابع انسانی آن‌ها با بخش تولید متفاوت نیست.

راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی به تعیین قیمت کالاها به شکل صحیح کمک می‌کند. در مورد شرکت‌های چندملیتی و تولیدکنندگان در چند کارگاه مختلف و محیط توزیع‌شده، این سیستم با مقدور ساختن یک برنامه برای مدیریت شرکت‌ها، روال کار را تسهیل می‌کند.

ERP شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به‌موقع کالای صحیح را از انبار صحیح به مشتری مربوطه تحویل نماید. همچنین امکان پاسخ فوری به تغییرات در عملیات کسب‌وکار و شرایط بازار را فراهم می‌سازد. ERP از طریق بهبود فرآیند کسب‌وکار، در دستیابی به مرز رقابتی کمک می‌کند. همچنین برنامه‌ریزی تولید را بهبود می‌بخشد.

مزایای ERP به‌طور مشروح در زیر موردبحث قرار می‌گیرد:

  1. یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی:

با به‌کارگیری ERP و برنامه‌های تحت وب، کفایت روش‌های حسابداری بهبود چشمگیری یافته است. جهت تسریع گردش اطلاعات ورودی و خروجی جاها/دپارتمان‌های مختلف و فراهم آوردن امکان تصمیم‌گیری به‌موقع، شرکت‌ها سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را متمرکز حول برنامه‌های مالی پیاده‌سازی می‌کنند ازجمله حساب‌های پرداختنی، دفتر کل و دارایی‌های ثابت.

کاربران می‌توانند گزارش‌های شخصی خود را خودشان به‌طور بلادرنگ تولید کنند به‌جای آنکه مجبور باشند برای تهیه این گزارش‌ها به دپارتمان سیستم اطلاعاتی (IS) مراجعه کنند. مدیران در صورت مشاهده مغایرت صورت‌های خود در مقایسه با بودجه، می‌توانند با انجام استعلام آنلاین، عامل ایجادکننده این مغایرت را بیایند.

از سوی دیگر، باعث صرفه‌جویی در زمان دپارتمان حسابداری می‌شود، زیرا دیگر مجبور نیستند به استعلام‌های متعدد از جانب مدیران مختلف پاسخ دهند و این زمان می‌تواند صرف فعالیت‌های باارزش افزوده بیشتر شود.

از سوی دیگر، مدیران مختلف کارهای خود را به نحو مؤثرتری مدیریت می‌کنند. ERP همچنین با خودکارسازی روال‌های دستی و کاغذی که نیازمند صرف منابع و زمان زیادی هستند، باعث ارتقا بهره‌وری عملیاتی می‌شود. ERP کمک چشمگیری به مدیریت حساب‌های دریافتنی، تجزیه‌وتحلیل مالی و خرید می‌کند.

  1. کمک به تعیین قیمت محصول:

برنامه ریزی منابع سازمانی از روش‌های قیمت‌گذاری پیشرفته ازجمله قیمت‌گذاری استاندارد، قیمت‌گذاری واقعی و قیمت‌گذاری بر پایه فعالیت، پشتیبانی می‌کند. تمام این روش‌های قیمت‌گذاری و اطلاعات می‌توانند از طریق پایگاه داده مالی کاملاً به شکل یکپارچه درآیند. ERP تجزیه‌وتحلیل قیمت‌گذاری را تسهیل و به شناخت حیطه‌های کاهش و کنترل قیمت کمک می‌کند.

  1. مدیریت موجودی:

ERP به گردش روان‌تر فرآیند تولید کمک می‌کند و امکان مشاهده فرآیند انجام سفارش در شرکت را بهبود می‌بخشد. این عامل می‌تواند به کاهش محصولات نیمه‌تمام منجر شود و با کمک به کاربران در خصوص برنامه‌ریزی بهتر برای تحویل کالا به مشتریان، موجودی کالاهای تکمیل‌شده در انبار را کاهش دهد.

ERP برای تولیدکنندگان چندملیتی، متشکل از چند شرکت و چند کارگاه و محیط‌های توزیع‌شده سودمند است. این سیستم با فراهم آوردن امکان برنامه‌ریزی و مدیریت شرکت‌ها در کشورهای مختلف به‌عنوان یک واحد منفرد برای یک فرد، لجستیک پیچیده را ساده می‌کند.

  1. توزیع و تحویل:

ERP با تعریف فرآیندهای لجستیک، انعطاف‌پذیری و بهره‌وری، به تحویل به‌موقع کالای صحیح از انبار صحیح به مشتری مربوطه کمک می‌کند. مهم‌ترین عامل برای مشتری، چگونگی تحویل به‌موقع است.

در صورت تأخیر در تحویل کالا، کیفیت ساخت آن اهمیتی ندارد. برنامه‌ها از برنامه‌ریزی خودکار یا دستی کارها، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل برای خودروهای داخلی شرکت یا کارگزاران ثالث پشتیبانی می‌کنند.

  1. تجارت الکترونیک

ادغام راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی و تجارت الکترونیک نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است که عامل مهمی در عملکرد صحیح سیستم ادغام‌شده به شمار می‌رود. تجارت الکترونیک بدین معناست که دپارتمان‌های IT لازم است دو کانال دسترسی به سیستم‌های ERP بسازند: یکی برای مشتریان (که به‌عنوان کانال شرکت به مشتری معروف است) و دیگری برای تأمین‌کنندگان و شرکا (شرکت‌به‌شرکت).

این دو بخش دو نوع اطلاعات متفاوت از سیستم ERP می‌خواهند. مشتریان وضعیت سفارش و اطلاعات پرداخت و تأمین‌کنندگان و شرکا صرفاً موارد دیگر را می‌خواهند.

ERP حاصل گرایش سازمان‌های مدرن به سمت نحوه پیکربندی سیستم‌های اطلاعاتی خود برای موارد جدید موردتوجه در کسب‌وکار هست. سیستم‌های خودکارسازی صرف دیگر چاره کار نیست. یکپارچه‌سازی مهم‌ترین گلوگاه در دستیابی به راه‌حل‌های نرم‌افزاری و سیستمی برای نیازهای ERP نوظهور به شمار می‌رود.

بخش‌های نامتجانس یک سازمان بایستی به همدیگر طور مرتبط شوند که در صورت وقوع هرگونه تغییر خارجی، شرکت بلافاصله و به محو مؤثر، بتواند خود را با آن وفق دهد.

این سازگاری پیش‌گستر شرکت حول اهداف تجاری بازتعریف شده، EWI (یا ادغام در سطح شرکت) نامیده می‌شود.

امروزه روند این‌گونه است که بسیاری از سازمان‌ها از کسب‌وکارهای وظیفه گرا به نهادهای فرآیند محور تبدیل‌شده‌اند. سیستم‌های ERP این کار را نه‌تنها در سطح سیستم‌های اطلاعاتی بلکه همچنین در سطح عملیات نیز مقدور می‌سازند.

حیطه‌های برنامه ریزی منابع سازمانی با تولید و همچنین امور مالی سروکار دارد. در یک نرم‌افزار ERP، منابع انسانی به‌عنوان قوم‌وخویش کل طرح اشیا به‌عنوان یک توزیع مطرح است. درواقع سازندگان مختلف عرضه‌کننده نرم‌افزارهای ERP، این کار را به شکل ماژولار انجام می‌دهند.

و این زیبایی کل سیستم است. بسته‌های ERP عمدتاً بر اساس رویکرد برنامه‌نویسی شی‌ءگرا (OOP) نگاشته شده‌اند. سیستم‌های نرم‌افزاری اودیسه و ERP نمونه‌هایی از این ‌رویکرد به شمار می‌روند. این مزیت مهمی هم برای کاربران و هم توسعه‌دهندگان است.

عامل مهم دیگر، سازگاری است. Protean بسته‌ای از شرکت آمریکایی Marcam است که با به‌کارگیری ویژگی تطبیق‌پذیری، فوراً یک راه‌حل نرم‌افزاری برای زنجیره مغازه‌های نانوایی در سطح کشور ارائه داد. شرکت توانست با تغییر وزن چانه از 3 پوند به 2 پوند در ظرف چند دقیقه، به نیاز خاص مشتری پاسخ دهد درحالی‌که انجام این کار قبلاً ساعت‌ها زمان می‌برد.

این کار در سطح تولید تنها به کمک یک کلیک ماوس انجام شد. با تغییر یک ویژگی یعنی وزن چانه‌ی محصول در ماژول تولید این بسته نرم‌افزاری، کل فرآیند متناسب با آن به‌روز شد. ERP همچنین به استفاده از پایگاه داده در حد اعلی و اطمینان از کارکرد واقعی رویکرد سیستم باز کمک می‌کند، مخصوصاً درجایی که JIT (تولید به هنگام) لازم‌الاجرا باشد.

چالش های پیاده سازی پروژه‌های پیاده سازی نرم افزار ERP

در عین حال که پیاده سازی ERP می تواند باعث بهبود عملکرد و رشد سریع سازمان گردد، اما پیاده سازی این نرم افزار از پروژه های چالش برانگیز یک سازمان می باشد. به دلیل درگیر شدن تمام بخش های سازمان در این پروژه و تغییراتی که انجام آن در سطح سازمان، از الزامات انجام این شکل از پروژه ها می باشد، معمولا اجرای پروژه های ERP با حدی از ریسک شکست همراه است.

به همین دلیل سازمان ها و شرکت ها معمولا سعی می کنند به جای درگیر کردن خود در پروژه های پیاده سازی نرم افزار ERP به سراغ شرکت های تخصصی ای بروند که با دارا بودن مشاوران و تحلیلگران کسب و کار و همچنین با دارا بودن تجربه پیاده سازی، ریسک انجام پروژه را کاهش دهند.

عمده ترین چالش های پیاده سازی نرم افزار ERP به اختصار عبارتند از:

  1. مـقاومت افـراد‌ برای‌ استفاده از نرم‌افزار و تغییرات کسب و کار با توجه به راهکار جدید
  2. تخمین نادرست سطوح‌ منابع‌ مورد‌ نیاز‌ جهت‌ اجرای سـیستم در سطح سازمان
  3. عدم حمایت مدیران عالی و مدیران بخش های مختلف سازمان

یک دیدگاه بنویسید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای الزامی با * نشان گذاری شده اند