EPM-samix

مدیریت پروژه سازمانی و ابزار تحقق آن چیست

با افزایش سرعت گردش اطلاعات در سالهای اخیر، سرعت و شدت تغییرات در محیط کسب­ وکارها بسیار افزایش یافته است. به همین جهت سازمان ها چه خدماتی و چه صنعتی، چه پروژه محور و چه غیر پروژه محور در صدد یافتن راه کارهایی به منظور مدیریت و کنترل دقیق فرآیندهای سازمانی هستند تا هم از اتلاف منابع محدود جلوگیری کنند و هم بتوانند با رصد دقیق وضعیت کسب و کارشان در مواقع ضروری تصمیمات حیاتی را به سرعت اتخاذ نمایند.

در چنین شرایطی در سازمان­ های پروژه محور اطلاع دقیق از وضعیت پروژه ­های واحدهای مختلف و  اجرای پروژه ­ها با زمان، هزینه و دامنه مورد نظر و کیفیت مطلوب از اهمیت بالایی برخوردار است. همین امر موجب شده مدیران همواره دغدغه در اختیار داشتن ابزاری که در هر لحظه وضعیت پروژه ­های سازمان آنها را از ابتدای فرآیند پیشنهاد پروژه تا انتهای فرآیند اختتام و ثبت درس ­آموخته ­های پروژه ثبت و ضبط می کند، در ذهن داشته­ باشند تا بتوانند روند پیشرفت پروژه­ ها و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان را تحت نظر داشته­ و در مواقع ضروری تصمیماتی حیاتی در جهت بهبود روند حرکتی سازمان اتخاذ کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی سامیکس راهکاری است که با هدف مدیریت و کنترل فرآیندهای سازمانی در سازمان­های متوسط و بزرگ طراحی و پیاده ­سازی شده است و تا به امروز در سازمانهای متعددی از سازمانهای با ساختار هولدینگی با هدف کنترل و گزارش ­گیری از وضعیت پروژه ­های واحدهای مختلف سازمان، سازمان­های دولتی خدماتی همچون شهرداری­ها با هدف بودجه ریزی و کنترل عملیات پیوسته سازمان، شرکت­های عمرانی با هدف مدیریت و گزارش گیری روزانه وضعیت سایت عملیاتی پروژه­ ها با حداکثر جزئیات و … پیاده ­سازی شده است.​

ضرورت پیاده سازی EPM مدیریت پروژه سازمانی 

امروزه دیگر توانایی مدیران را با قدرت در پیش‌بینی تغییرات محیط نمی‌توان سنجید؛ بلکه این قابلیت ایجاد تغییر و ساختن محیط است که یک مدیر را تبدیل به یک اعجازگر می‌کند؛ و این امر میسر نیست مگر به کمک راهکاری که بتواند اطلاعات لازم و مناسب را از بخش‌های مختلف سازمان، در کوتاهترین زمان، به صورت قالب‌های مؤثر، در دسترس افراد مناسب قرار داده و در عین حال تصمیمات و سیاست‌های اتخاذ شده از سوی رده‌های بالای سازمان را به سرعت در سطوح عملیاتی سازمان جاری نماید. شرکت سامیکس با تجربه پیاده سازی موفق سیستم مدیریت پروژه سازمانی و ماژول های تکمیلی آن و یکپارچه سازی با سایر فناوری ها و راه کارها، به معماری جامعی برای پاسخ گویی به نیازهای سازمان ها در حوزه MIS و همچنین بستر های ارتباطی نوین دست یافته است.

انعطاف‌پذیری بسیار بالای مجموعه نرم‌افزاری این راهکار و یکپارچگی کامل آن با بسته نرم ­افزاری Office، باعث مدیریت اثربخش منابع سازمان، مدیریت کامل و صحیح طرح ها،یکپارچه سازی و هماهنگی در فضاهای کاری، اندازه­گیری و ردگیری عملکرد کلی سازمان؛ اندازه‌گیری اثربخش و کنترل دقیق پروژه‌ها، برنامه‌ها و طرح‌ها و عملیات‌های سازمان، در تمام طول دوره اجرا شده و به شما این توانایی و بینش را خواهد داد تا با شناسایی مشکلات بالقوه و تصمیم‌گیری بهتر، سود سازمان را حداکثر نموده و کارآیی عملیاتی آن را افزایش دهید.

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM)، پلتفرم انعطاف­پذیری است که توسط سازمان­ها برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو (PPM) مورد استفاده قرار می­گیرد. پیاده­سازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) توسط شرکت سامیکس علاوه بر مدیریت برنامه(تعریف، طراحی و تحویل برنامه­های استراتژیک) و انتخاب پورتفولیو و تحلیل آن(اولویت­گذاری، بهینه­سازی و انتخاب پورتفولیوهایی که بیشترین همسویی را با اهداف استراتژیک سازمان دارند) به سازمان­ها برای دستیابی به اهداف ذیل کمک می­کند:

نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه سازمانی سامیکس 

در این نرم ­افزار علاوه بر موضوع کنترل هزینه و زمان و کیفیت که مثلث حیاتی هرگونه فرآیند کنترل پروژه است. ماژول های مختلفی به منظور مدیریت فرآیندهای مختلف سازمانی پیش­بینی شده است که در ادامه تعدادی از آنها را معرفی می­کنیم.

ماژول تدوین نقشه راه استراتژی و کارت امتیازی متوازن:به طور قطع در هر سازمان بالنده­ ای پروژه­ ها در راستای اهداف و برنامه ­های استراتژیک سازمان تعریف و اجرا می­ شوند به همین جهت وجود چنین سیستمی در سازمانهای برنامه محور بسیار ضروری است. در این ماژول ابتدا طبق متودولوژی تدوین نقشه راه استراتژی کاپلان و نورتون ارتباط بین فرآیندهای مختلف سازمانی در لایه­ های مختلف نقشه استراتژی مشخص می­شود و در انتها با مشخص شدن شاخصهای عملکردی مبتنی بر متدولوژی کارت امتیازی متوازن وظایف بخشهای مختلف در راستای استراتژی کلان سازمان تدوین میگردد.

 ماژول پیشنهاد پروژه: نقطه ­ی شروع هر پروژه ­ای در سازمانها اعلام نیاز به آن پروژه توسط یکی از بخشها یا افراد سازمان است. در ماژول پیشنهاد پروژه فرآیندی طراحی شده است که از طریق آن افراد مختلف امکان ارسال پیشنهادات خود برای واحد بررسی­ کننده را دارند، پس از بررسی پیشنهاد در واحد مربوطه با توجه به قبول یا رد پیشنهاد جریان کاری های متفاوتی متناسب با آیین­ نامه های داخلی سازمان آغاز می­شود. در این ماژول امکان گزارشگیری از تعداد پیشنهادات ارسال شده و سایر شاخص­های مورد نظر در دوره ­های زمانی مختلف فراهم است.

ماژول مدیریت پورتفوی پروژه­ ها:  در این ماژول مبتنی بر متدولوژی AHP فرآیندی طراحی شده است که سیستم با توجه به شاخص­های تصمیم­ گیری و وزن هر کدام در تصمیم­گیری نهایی که توسط کاربر مشخص می شود از بین تمام پیشنهادات قبول شده سبد بهینه پروژه­ های سازمان را با توجه به کل بودجه سازمان مشخص می­کند.

 مرکز پروژه­ها PWA: مرکز پروژه ­ها به عنوان قلب سامانه EPM محل نمایش گانت چارت و ساختار شکست پروژه­ ها است که میتواند بسته به نیاز سازمان پروژه­ ها را به دسته ­های مختلف تفکیک کند و گزارش­های تجمیعی هر دسته را نمایش دهد و همچنین برنامه ­های زمان، هزینه ­ها و وظایف افراد مختلف و درصد پیشرفت هرکدام را از سطح تک پروژه تا یک طرح کلان نمایش دهد.

ماژول سایت پروژه: این ماژول که منطبق بر استاندارد PMBOK طراحی شده است محلی برای بایگانی تمام اسناد، مکاتبات و تصاویر هر پروژه از منشور و اسناد فنی تا قراردادها و صورت­وضعیت­ ها و شناسنامه پروژه می­باشد.

بسته آماده داشبوردهای مدیریتی: با توجه به اینکه سامانه EPM منبع عظیمی از دادههای خام است، با استفاده از ابزارهای هوشمندی تجاری همچون POWER BI، SSRS و REPORT BUILDER گزارشهای مدیریتی متنوعی از جریان مالی و روند پیشرفت زمانی در سطح تک پروژه و سبد پروژه­ها طراحی شده است که به منظور اطلاع مدیران ارشد سازمان از وضعیت داخلی سازمانشان بسیار مفید است.

سایر ماژول­ها: مجموع ماژول­هایی که تا به امروز بر روی سامانه مدیریت پروژه­ سازمانی سامیکس در سازمانهای مختلف پیاده سازی شده است به 36 مورد میرسد.ماژولهایی با هدف مدیریت مستندات سازمانی، مدیریت مستندات مهندسی​ (مناسب سازمانهای مشاوره مهندسی)، مدیریت دانش، مدیریت منابع انسانی، مدیریت جلسات​،مدیریت ساعات کاری کارکنان (تایم شیت)، مدیریت مناقصات، قراردادها و صورت وضعیتها، مدیریت ریسک پروژه­ ها و …. علاوه بر این امکان اختصاصی سازی هر کدام از این ماژول­ها متناسب با فرآیندها و استانداردهای مورد استفاده در سازمانهای مختلف فراهم است.

ما ادعا میکنیم مزیت اصلی ما ایجاد یکپارچگی در سیستم­های اطلاعاتی مدیریت سازمان است و در تلاشیم سازمانها را از سیستم­های جزیره ​­ای غیر بهینه نجات دهیم و به جای آن سامانه­ای یکپارچه که همچون رهبر اکستر فرآیندهای سازمانی مختلف را در هرنوع سازمانی بالا خص سازمانهای پروژه­ محور به هم پیوند میزند، جایگزین کنیم.

تجربه علمی و اجرایی سامیکس در حوزه های زیر به شما کمک می کند:

تکنولوژی:

  • بازبینی فنی و طراحی معماری سیستم ها جهت رسیدن به حالت بهینه، ساختاردهی و پیوند دادن منابع داده پروژه جهت پشتیبانی از گزارشگیری و هوش تجاری.​
  • نصب، پیکره بندی و توسعه مایکروسافت پراجکت سرور
  • یکپارچه سازی مجموعه ابزار EPM با دیگر پایگاه های داده، پلت فرم ها و سیستم های IT.
  • سامانه ها و سیستم های نرم افزاری مرتبط با مدیریت پروژه – ماژول های ارزش افزوده برای EPM-

مشاوره:

  • پیاده سازی سایت های پروژه منطبق با استاندارد PMBOK​
  • برنامه ریزی موارد کسب و کار و تحقق منافع
  • تحلیل کارشناس​ی عملکرد مدیریت پورتفولیو و پروژه و برنامه فعلی تان و توسعه استراتژی ها جهت تحقق توانمندی های آینده.
  • توصیه و راهنمایی بر اساس بهترین تجارب
  • تعریف فرایند و استراتژی
  • تعریف شاخص های ارزیابی

خدمات:

  • آموزش و پشتیبانی از مدیریت و کارکنان در مورد وفادار ماندن به فرایندها و استفاده موثر از ابزارهای پیاده سازی شده
  • آموزش و پشتیبانی مدیران و ادمین های IT و توسعه دهندگان نرم افزاری در مورد نگهداری و به روزرسانی تکنولوژی
  • خدمات حرفه ای و راهکارهای آماده​

هم اکنون بیش از هر زمان دیگری خاص و رقابتی ماندن در بازار اهمیت دارد. انتخاب آغازگرهای درست برای اینکه بیشترین ارزش تحویل داده شود به اندازه یک فرایند تحویل درست حیاتی است.

سامیکس سازمانها را با مسائل و مشکلات شناخته شده شان روبرو می کند:

  • آغازکردن یا متوقف نکردن پروژه های اشتباه
  • «اختراع چرخ» های غیرضروری- اشتراک های محدود در رویکرد
  • اعتماد ضعیف در کنترل اطلاعات- تاریخ ها، هزینه ها، مشکلات، ریسک ها یا تغییرات
  • استفاده غیرکارا از منابع- خطوط کاری فعلی مشخص نیستند، تعدد پیمانکاران
  • لغزش های مکرر و هزینه کرد مازاد بر برنامه- تاریخ تحویل ها، حوزه کار و کیفیت اغلب تحقق نمی یابند.
  • مزایای درک نشده و اهداف استراتژیک
  •  مدیرانی مستاصل بدلیل عدم توانایی در تحقق برنامه های تغییر

EPM Fast Track راهکار پایه مدیریت پروژه

راهکار SAMIX EPM Fast Track راهکار آغازگری است که با این هدف  طراحی شده که سازمان ها را قادر سازد، کار مدیریت پروژه سازمانی را با استفاده از پراجکت سرور در مدت زمان کوتاه و با سرمایه مالی اولیه کم آغاز کند.

در نسخه EPM-FT سامیکس افزونه هایی را به مایکروسافت پراجکت سرور استاندارد اضافه کرده است، شامل:

  • سیستم نمودار S پیشرفته (S-Curve)
  • سایت های شیرپوینتی از پیش طراحی شده برای پروژه ها
  • دشبورد تحلیل وضعیت زمان و هزینه پروژه نمای مدیریتی
  • دشبورد تحلیل ریسکهای پروژه ها و سبد پروژه ها
  • گزارش های اجرایی دفتر مدیریت پروژه
  • دشبورد دسته بندی مشکلات و عارضه های پروژه ها
  • دشبورد مدیریتی شامل شاخص های گرافیکی در مرکز پروژه ها
  • دشبورد عملکرد بودجه
  • دشبورد عملکرد کل سازمان از منظر پیشرفت پروژه ها و اجرای تعهدات
  • دشبورد خلاصه وضعیت پروژه (گزارش تک صفحه ای پیشرفت پروژه)
  • دشبورد عملکرد سبد پروژه ها در کل سازمان (project Portfolio dashboard)
  • گزارش کارکرد و عملکرد ساعات کاری تیم پروژه

خدمات سامیکس در راه اندازی و استقرار سامانه  EPM شامل موارد زیر میشود:

  • مرور بر معماری جهت تضمین سازگاری
  • نصب فارسی ساز های شیرپوینت، پراجکت سرور و مایکروسافت پراجکت
  • جلسه بررسی به منظور مشخص کردن گزینه های پیکره بندی
  • ​تحویل راهکار EPM Fast Track از پیش پیکره بندی شده و آماده استفاده
  • پیکره بندی در محل
  • پشتیبانی در محل
  • آموزش کاربران نهایی ، مدیران پروژه و کارشناسان کنترل پروژه
  • مناسب سازی در صورت نیاز برای سایت های پروژه، گزارش ها و دشبوردها

چرا مدیریت پروژه ساختمانی – عمرانی؟

بر اساس ماهیت طبیعیشان، پروژههای ساختمانی – عمرانی با ریسکهای فراوانی مواجهند؛ این پروژه ها غالبا با صرف سرمایه گذاریهای کلان اولیه، هزینه های انبوه، و چالشهای لجستیکی و فیزیکی فراوانی شروع به کار می نمایند. در مسیر پیشبرد این پروژه ها، تحت کنترل و نظارت داشتن تمامی هزینه ها برای حصول اطمینان از برنامه ریزی اثربخش سرمایه ها، اتمام پروژه ها در چهارچوب بودجه پیشبینی شده، و حصول موفقیت در اجرای پروژه ها ضرورتی اجتناب ناپذیر است.

در این راستا یکپارچگی با اجزای مختلف سازمان از تکنولوژی های مالی حسابداری تا ابزار های متره و برآورد از نیازمندی ها و مشکلات اساسی در طول یک پروژه ساختمانی عمرانی می باشد. در چنین شرایطی عواقب ناشی از تصمیمگیری های ناکارآمد هزینه های زیادی برای صاحبان سرمایه به همراه دارد؛ سازمانها باید برنامه سرمایه گذاری های خود را برای تضمین موفقیت کسب وکار بصورت فعالانه مدیریت کرده و هر یک از سرمایه گذاری ها باید با اهداف استراتژیک سازمان در انطباق باشد؛ شکست در تحویل خروجی های موردانتظار بطور قطع به اتلاف منابع و کاهش بهره وری خواهد انجامید.

برای مقابله با چالشهایی از این دست، سازمان نیازمند مجموعه ای از راهکارهای مدیریتی برای برنامه های سرمایه گذاری و نیز مدیریت پورتفلیو پروژه ها خواهدبود؛ راهکارهایی که سازمان را در برنامه ریزی صحیح پروژه ها، هماهنگ سازی پیمانکاران، حصول شفافیت درباره پروژه ها، حرکت در مسیر بودجه و هزینه های پیش بینی شده و نهایتا تحویل به موقع پروژه ها یاری رساند.

راهکار EPM ساختمانی سامیکس

راهکار EPM ساختمانی محصولی است که برای پوشش دادن به نیازهای ذکر شده، تولید شده است. این سیستم ابزاری را برای مدیریت کارامد پروژه های مهندسی و ساختمانی در سطح تمامی سازمان ارائه میکند. با استفاده از این سامانه می توان اطمینان حاصل کرد که پورتفلیو پروژهها و برنامه های ساختمانی  مطابق با بودجه و برنامه زمانبندی پیش خواهدرفت. توانمندی در انتخاب پروژه ها و برنامه های سرمایه ای مناسب، تخصیص و کنترل کارآمد دارایی های مالی، بهبود همکاری و تعاملات تیمهای پروژه، مدیریت اثربخش ریسک پروژه ها، حصول حداکثری ارزش از سرمایه گذاری های پولی،  دسترسی مداوم به گزارشات استاندارد در سطح تمامی پروژه ها، و تکمیل موفق پروژه ها در چهارچوب بودجه پیش بینی شده منطبق بر نرخ بازگشت سرمایه موردانتظار تنها بخشی از قابلیت هایی است که پیاده سازی این راهکارها برای سازمان به همراه خواهد داشت.

این سیستم بر اساس نیازها و فرایندهای سازمان مشتری قابل مناسب سازی است.

برای آشنایی بیشتر با این محصول دموی رایگان آن را دریافت کنید

نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی EPM

راهکار مدیریت پروژه سازمانی EPM سامیکس با استفاده از متدولوژی مدیریت پروژه و پورتفولیوی مایکروسافت Microsoft PPM  و با بهره گیری از استاندارد و فرم های تعریف شده PMBOKراهکاری جامع، قدرتمند، و انعطاف پذیر برای مدیریت پروژه سازمانی ارائه می دهد. 
اشتراک‌گذاری