استقرار و پیاده سازی پروژه ERP در یک سازمان چگونه است؟

در پروژه‌های استقرار و پیاده‌سازی هر نرم‌افزار ERP، هر مرحله از پروژه باید طوری طراحی شود که اطمینان حاصل شود یک مجموعه از خروجی‌های مرتبط برای تأیید و تصویب مدیران و تصمیم گیران ارائه می‌گردد. که این خروجی‌ها پیش‌نیاز ادامه و ورود به مرحله بعد پروژه ERP خواهد بود. راه‌حل شرکت سامیکس برای پیاده سازی ERP خود، مدیریت پروژه پیاده‌سازی NAV Microsoft dynamics بر اساس متدولوژی Phased approach است که به عنوان راهکار استاندارد پیاده‌سازی این ERP توسط شرکت مایکروسافت ارائه گردیده است. قبل از ورود به بحث مدل پیاده‌سازی ای آر پی باید در نظر داشت که پروژه ERP با هر مدلی که انجام پذیرد، نتایج زیر در پایان استقرار ERP باید محقق گردد:

• تهیه روش‌های کاری برای پشتیبانی پیاده‌سازی موفق راه‌حل ارائه شده
• تهیه طرح‌های مدیریت پروژه، مدیریت تغییر سازمانی و تضمین کیفیت
• ایجاد نقاط یکپارچگی بین سیستم‌های تکنیکال و سازمانی (فرایندی)
• انجام فعالیت‌های آموزش مداوم جهت اطمینان از انتقال دانش
• ایجاد پروسه‌های یکپارچگی و تحویل از تیم پروژه به سازمان پشتیبانی کننده

مدل پیاده‌سازی پروژه ERP:

ما در پیاده سازی ERP از مدل Phased approach برای پیاده‌سازی Microsoft dynamics NAV استفاده می‌کنیم. در این مدل هدف بجای پیاده‌سازی کل پروژه ERP، بر ماژول‌ها و اجزایی از این سیستم‌ها متمرکز است. ابتدا تیم راه‌اندازی سامیکس با مدیران ارشد باید برای اینکه چه ماژول‌هایی پیاده شوند به توافق برسند و در نهایت اقدام به راه‌اندازی کنند. از آنجا که در عمل چنین اجزایی با سیستم‌های حسابداری و مالی بوده و در این بخش‌ها معمولاً تعداد محدودی از پرسنل کل سازمان فعالیت دارند، موفقیت پروژه در این بخش‌ها دلیلی قاطع بر موفقیت پروژه در سطح کل سازمان نخواهد بود. نهایتاً پس از تکمیل و نهایی شدن این بخش‌ها سایر اجزای ERP نیز به ترتیب اولویت در سازمان پیاده‌سازی خواهند شد. از آن جا که سیستم‌های یکپارچه ERP دارای ویژگی‌های اصلی و اساسی یکپارچگی در سطح دیتابیس می‌باشند، در اکثر موارد اجرای مرحله‌ای می‌تواند مشکلاتی را برای تیم راه‌اندازی ایجاد نماید.

کارهای انجام گرفته در حین پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP

• تهیه برنامه plan_(پروژه)
• تأمین نیروی انسانی و آموزش تیم درگیر در پروژه با مفاهیم کلی و فازهای اجرایی یک پروژه ERP
• شناخت و تحلیل وضع موجود کسب و کار
• تهیه فهرست مقتضیات انجام پروژه و برنامه زمان بندی
• برآورد منابع و زیرساخت‌های مورد نیاز پروژه
• امکان‌سنجی با توجه به موارد فوق
• پیاده‌سازی IMPLEMENTION
• پشتیبانی و نگهداری SUPPORT

پیشنهاد شرکت سامیکس جهت ایجاد تغییرات اساسی در عملکرد و رویکرد به منظور تطبیق با نیازهای متغیر و در حال توسعه و حفظ موقعیت رقابتی مبتنی بر رویکردی یکپارچه و چهار جانبه است:

1. استراتژی
2. فرآیند
3. نیروی انسانی
4. زیرساخت (تکنولوژی)

تأثیر ابعاد چهارگانه در پیاده‌سازی راهکار ERP

استراتژی:

تعیین استراتژی مناسب برای پیاده‌سازی و استقرار نرم‌افزار ERP و پیش‌بینی مراحل گذار به سیستم جدید باعث اطمینان صاحبان و مدیران ارشد شرکت از اینکه استراتژی لحاظ شده می‌تواند نیازهای سازمان را بر اساس ملاحظات موجود، استاندارهای مد نظر، خروجی‌های مطلوب و سایر نیازهای عملیاتی و اطلاعاتی سازمان تأمین نماید می‌شود. در زیر به طور خلاصه الزامات تأثیرات این 4 عامل را بر می‌شماریم:

فرآیند:

• برآورده ساختن نیازهای سازمان توسط فرآیندهای لحاظ شده در راه حل و تضمین خروجی‌های مورد انتظار
• فراهم نمودن منابع مورد نیاز برای فرآیندهای جدید طراحی شده و یا بازنگری شده و لحاظ شده در راه حل ERP
• فعالیت صاحبان فرآیند به‌عنوان نیروی متخصص در کنار تیم پروژه پیاده سازی ERP و تعیین نیازمندی‌های هر فرایند
• مشارکت کاربران اصلی در آزمون پذیرش کاربر و آموزش دهی به کاربران نهایی و همچنین پشتیبانی کاربران پس از پیاده‌سازی

نیروی انسانی:

• موارد لازم جهت اثربخشی انتقال به یک محیط جدید سیستمی و دستیابی به منافع مورد نظر
• وجود نیروی انسانی توانمند و با قابلیت جهت انجام فرآیندها و فعالیت‌ها

• درک نقش‌ها و مسئولیت‌ها توسط نیروی انسانی

زیرساخت (تکنولوژی):

• پیشنهادات و رهنمودهای لازم در خصوص طراحی راه حل تکنولوژیکی و زیرساخت در کل واحدهای سازمان به منظور آماده‌سازی بستر لازم برای پیاده‌سازی و بهره‌برداری از راه حل برنامه‌ریزی منابع سازمان توسط تیم سامیکس
• فراهم نمودن منابع و امکانات لازم جهت تحقق این موارد

دلایل بهره گیری سامیکس از متدولوژی استاندارد پیاده سازی Microsoft dynamics sure step

• افزایش کارایی فرایند پیاده سازی
• کاهش هزینه های پیاده سازی
• کاهش ریسک های پیاده سازی
• ارائه بهروش های کسب و کار

فازهای اصلی متدولوژی استاندارد پیاده سازی ERP در شش بخش در شکل زیر آورده شده است :​

نگرش و رویکرد یکپارچه به پیاده سازی ERP :

• آماده سازی پروژه (ERP Project preparation)
• تهیه منشور پروژه project charter
• ایجاد ساختار و سازمان پروژه
• بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی اجرای راه حل
• ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف
• تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی
• تهیه نیازمندی های فنی Technical Requirement
• تعریف استانداردها و رویه های مدیریت و کنترل پروژه
• تعریف استانداردها و رویه های پیاده سازی و اجرای پروژه
• برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه
• تعیین و باز بینی خط مشی ها و اهداف و مسئولیت های کیفی مدیریت کیفیت پروژه
• تعیین استراتژی مستند سازی فعالیت های پروژه
• تعیین استراتژی آموزش کاربران نهایی
• ارائه طرح یا برنامه های مناسب برای جاری سازی ERP در شرکت
• تعیین استراتژی بروزرسانی و شرایط گذار از وضع موجود به وضع مطلوب
• ارائه راه حل در خصوص چگونگی شناسایی و جمع آوری اطلاعات پایه
• ارائه راه حل در خصوص محیط نرم افزاری
• ارائه نیازمندی ها و توصیه ها در خصوص ارائه زیر ساخت ها ی سخت افزاری و بستر مخابراتی و ارتباطی مورد نیاز برای پیاده سازی طرح نهایی
• ارائه راهکار برای تقویت و توسعه ساختار سازمانی واحد فناوری اطلاعات IT
• ارائه پیشنهاد در خصوص انجام طرح های بهبود خدمات مدیریتی در شرکت متقاضی
• شناسایی مدل لازم برای انجام فرآیند شناخت ، مدلسازی و تحلیل نیازمندی ها​

فعالیت های اصلی :

• آموزش تیم پروژه
• پیکربندی اولیه
• اعمال تغییرات در نرم افزار ERP به منظور تبدیل شده به راهکار ERP
• سفارشی سازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده
• ایجاد و تست واسط های لازم) (INTERFACES
• ایجاد ابزار های گزارش گیری
• ایجاد فرم های لازم
• برنامه ریزی و آزمون عملکرد و کارکرد های سیستم
• پیکربندی نهایی سیستم
• تست یکپارچگی سیستم
• مدیریت کیفیت
• تهیه برنامه گذار PLAN CUT –OVER
• تهیه محتوای لازم برای آموزش کاربران نهایی