بسیاری از شرکتهای بازرگانی و حتی تولیدی، بهصورت سفارش محور فعالیت میکنند. این بدان معناست که اغلب انبار مشخصی برای کالاهای نهایی وجود ندارد یا اگر هم انبارهایی وجود دارد، صرفاً برای کالاهای خاص، ذخیره اطمینان یا اموال مورد استفاده قرار میگیرد. در چنین سازمانهایی، فعالیتها از دریافت سفارش مشتری آغاز میشود. استفاده از نرمافزار ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی میتواند بهطور هوشمند این فرآیند را مدیریت کند و ارتباط بین سفارش فروش، تأمین و انبار را برقرار سازد.
پس از نهایی شدن سفارش فروش، سازمان بهسرعت فرآیند استعلام از تأمینکنندگان را آغاز میکند و پس از دریافت پیشفاکتورهای متعدد، سفارشهای مشتری از یک یا چند تأمینکننده تأمین میشوند. سپس با انجام عملیات حملونقل و لجستیک، کالاها به مشتری تحویل داده شده و سفارش فروش بسته میشود. در این فرآیند، اسناد مالی مانند فاکتور خرید و فروش نیز صادر و تسویه حساب بهصورت نقدی یا اعتباری انجام میشود. در سازمانهای تولیدی سفارش محور، علاوه بر عملیات خرید، فرآیند تولید نیز باید به هر سفارش مرتبط گردد.
یکی از چالشهای اصلی سازمانهای سفارش محور، رهگیری (Track and Trace) کل مسیر سفارش است؛ از زمان ثبت سفارش فروش و جزئیات آن، استعلامات از تأمینکنندگان، اسناد تأیید شده خرید شامل سفارش خرید و فاکتور، تا ارسال کالا به مشتری، تسویه حساب و نگهداری اسناد تولید و مالی. بهرهگیری از نرمافزار ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی، امکان ارتباط بین اسناد فروش، خرید، انبار و مالی را فراهم میکند و به شما امکان میدهد مسیر تأمین کالاها و عملکرد تأمینکنندگان را بهطور شفاف مشاهده کنید.
با استفاده از چنین زیرساختی، میتوان به راحتی دید که هر سفارش خرید برای پاسخگویی به کدام سفارش فروش انجام شده است و مدیریت کل زنجیره ارزش به صورت دقیق و یکپارچه انجام میشود.
همچنین شرایط ارسال و شرایط دریافت و تسویه حساب با مشتری و تأمینکننده در هر سازمان میتواند متفاوت باشد. برخی از شرکتهای بازرگانی بدون انبار فعالیت میکنند و کالاهای سفارش شده مستقیماً توسط تأمینکننده برای مشتری ارسال میشود (Drop Shipping یا فروش مستقیم از بازار). در حالی که برخی دیگر کالاها را ابتدا در انبار خود دریافت و سپس برای مشتری ارسال میکنند. علاوه بر این، پارامترهایی مانند اعتبار مشتری یا تأمینکننده، تراز مشتری، اسناد باز پیشین و سایر شاخصهای مالی و مدیریتی میتوانند در نحوه ارتباط با سازمان یا قیمتگذاری اثرگذار باشند و این موارد باید در طول فرآیند فروش و تأمین هر سفارش در نظر گرفته شوند.
اگرچه مدیریت این فرآیندها امری منطقی و ضروری است، اما بدون زیرساخت مناسب، عملاً غیرممکن است. سازمانهایی که از سیستمها و نرمافزارهای جزیرهای استفاده میکنند، قادر به ایجاد ارتباط بین عملیات خرید، فروش، انبار و مالی نیستند و مدیریت دستی با فایلهای اکسل نیز کافی نخواهد بود. برای مدیریت کامل و بهینه این فرآیندها، نیاز به نرمافزار ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی است که بتواند یکپارچهسازی فرایندهای سفارش گردانی را به صورت خودکار و دقیق انجام دهد.
یک سیستم ERP استاندارد برای پشتیبانی از این فرآیندها باید شرایط زیر را داشته باشد:
- پوشش جامع فرآیندهای اصلی شامل خرید، فروش، انبار و مالی.
- امکان ایجاد ارتباط بین اسناد فروش، خرید و انبار و مفهوم Reserve کالاها.
- پشتیبانی از عملیات بازرگانی با انبار و بدون انبار (Drop Shipment).
- قابلیت رهگیری کالاها از طریق شماره سریال و شماره بچ (Serial Number, Batch Number).
- امکان گزارشگیری دقیق و متنوع برای مشاهده کل زنجیره از ثبت سفارش تا تأمین و وصول مطالبات.
در صورت وجود چنین زیرساخت نرمافزاری، سازمان شما قادر خواهد بود سفارشات فروش و خرید را به صورت متصل رهگیری کرده و گزارشگیری یکپارچه روی کل زنجیره ارزش داشته باشد. سیستمهای یکپارچه و استاندارد ERP مانند Dynamics 365 Business Central مایکروسافت، تمامی این قابلیتها را فراهم میکنند و راهکار مناسبی برای شرکتهای بازرگانی سفارش محور هستند.
راهکار Dynamics 365 Business Central ERP مایکروسافت برای تأمین مبتنی بر سفارش فروش در شرکتهای بازرگانی
Dynamics 365 Business Central یک نرمافزار ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی است که تمامی ماژولهای کلیدی کسبوکار را به صورت یکپارچه ارائه میدهد. این سیستم ERP زیرساخت مناسبی برای مدیریت چالشهای کلان سازمان از جمله برنامهریزی خرید و تولید، رهگیری کالاها در کل مسیر سفارش و محاسبه بهای تمام شده فراهم میکند.
با استفاده از این سیستم، سازمانها قادر خواهند بود فرآیندهای یکپارچهسازی فرایندهای سفارش گردانی را به صورت اتوماتیک انجام دهند و تمامی اطلاعات مربوط به خرید، فروش، انبار، مالی، تولید، خدمات و پروژهها را در یک بستر یکپارچه مدیریت کنند.
تمامی دادههای مربوط به سفارشها، اسناد خرید و فروش و موجودی کالا در این سیستم در یک محیط منسجم ذخیره شده و امکان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات عملیاتی فراهم میشود. این یکپارچگی به شرکتهای بازرگانی کمک میکند تا علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، فرآیندهای خود را بهینه و سرعت تصمیمگیری مدیران را افزایش دهند.
اتصال اسناد فروش و خرید و مدیریت Reserve کالاها در Dynamics 365 Business Central
در Dynamics 365 Business Central، امکان یکپارچهسازی فرایندهای سفارش گردانی از طریق اتصال بین اسناد فروش، خرید و انبار فراهم شده است. این سیستم قابلیت لینک کردن اسناد و مدیریت Reserve کالاها را به صورت هوشمند ارائه میدهد و فرآیند تأمین مبتنی بر سفارش فروش را بهینه میکند.
دو قابلیت کلیدی برای این منظور وجود دارد:
-
Drop Shipment: ارسال مستقیم کالا از تأمینکننده به مشتری، بدون نیاز به رسید کالا در انبار سازمان.
-
Special Orders: دریافت کالا از تأمینکننده به سازمان و سپس ارسال آن به مشتری، با امکان ثبت و مدیریت هر مرحله از فرآیند.
در هر دو حالت، امکان فراخوانی سفارشهای فروش در اسناد خرید فراهم است و اتصال بین عملیات فروش و خرید به صورت دقیق انجام میشود. علاوه بر این، رزرو کالاها برای پاسخدهی به هر سفارش فروش به صورت مستقل و در فرمهای خرید، تولید و انبار پشتیبانی میشود تا عملیات تأمین و سفارشات فروش به بهترین شکل مدیریت شوند.
رهگیری کالاها و بچها با شماره سریال و Batch در Dynamics 365 Business Central
برای سازمانهای سفارش محور، داشتن امکان رهگیری (Track and Trace) کالاها از زمان دریافت تا تحویل به مشتری، اهمیت بالایی دارد. در Dynamics 365 Business Central، پشتیبانی از شماره سریال (Serial Number) و شماره بچ (Batch Number / Lot Number) این امکان را فراهم میکند که هر کالا به صورت دقیق ثبت، پیگیری و گزارشگیری شود.
این قابلیت زیرساخت لازم برای یکپارچهسازی فرایندهای خرید، فروش، انبار و مالی را فراهم میکند و امکان مشاهده مسیر کامل کالاهای تامینشده و ارسالشده را در سطوح مختلف سازمان میسر میسازد. ERP Business Central انعطاف کافی برای پیادهسازی رهگیری کالاها در سطوح دلخواه و با روشهای متنوع دارد، تا نیازهای خاص هر کسبوکار پوشش داده شود.
گزارشگیری یکپارچه برای کل زنجیره ارزش در Dynamics 365 Business Central
با استفاده از ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی مانند Dynamics 365 Business Central، تمام عملیات سازمان از جمله خرید، فروش، انبار، مالی و تولید در یک بستر یکپارچه مدیریت میشود. این یکپارچگی امکان یکپارچهسازی فرایندهای سفارش گردانی و دسترسی سریع به گزارشات دقیق را فراهم میکند.
این سیستم بیش از ۶۰۰ گزارش آماده در ماژولهای مختلف از جمله مالی، خرید، فروش، انبار، تولید و سرویس ارائه میدهد. علاوه بر این، سازمانها میتوانند گزارشات پویا و سفارشی خود را به صورت نموداری، لیستی یا صفحهای ایجاد کنند تا مسیر کامل هر سفارش از ثبت تا تأمین و وصول مطالبات به صورت شفاف و قابل پیگیری در دسترس باشد.
جمعبندی و نتیجهگیری: راهکار ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی
اتصال اسناد بین خرید و فروش و انجام عملیات خرید و تامین مبتنی بر سفارش فروش، همراه با رهگیری کامل کالاها و گزارشگیری یکپارچه، یکی از نیازهای اساسی بسیاری از کسبوکارهای سفارش محور است. این فرآیند در سیستمهای جزیرهای یا به صورت دستی با فایلهای اکسل به سختی امکانپذیر است و خطا و اتلاف وقت بالایی دارد.
برای حل این چالش، نیاز به سیستم یکپارچه ERP است که:
-
تمامی دادههای عملیاتی و کلیدی سازمان را مدیریت کند،
-
امکان اتصال بین عملیات فروش، خرید و انبار را فراهم کند،
-
مفهوم رزرو کالا و رهگیری کالا با شماره سریال یا بچ را پشتیبانی کند،
-
روشهای مختلف حمل و نقل و ارسال و دریافت را مدیریت نماید،
-
و در نهایت همه دادهها را به صورت یکپارچه و برخط در قالب گزارشات مدیریتی ارائه دهد.
این امکانات در Dynamics 365 Business Central به طور کامل فراهم است و به کسبوکارها اجازه میدهد تا فرآیندهای سفارش محور خود را بهینه و شفاف مدیریت کنند. همچنین این سیستم در شرکتهای ایرانی نیز با موفقیت پیادهسازی شده است و یک راهکار عملیاتی و استاندارد ERP ابری برای شرکتهای بازرگانی محسوب میشود.
