در نرم‌افزار Business Central ERP Dynamics 365 شما میتوانید برای هر آیتم یک شماره سریال و سری ساخت Serial and Lot Numbers جداگانه را اختصاص بدهید و شماره رهگیری هر آیتم را به راحتی در فایل آن مشاهده کنید. علاوه براین، میتوانید در صفحه Item Tracking Lines روی هر فایل ورودی یا خروجی تغییرات لازم را انجام بدهید.
ماتریس موجودی انبار در بالای صفحه Item Tracking Lines نشان دهنده تعداد و مجموع کدهای رهگیری است که در خطوط پردازش تعریف شده‌اند. تعداد آیتمها با اطلاعات موجود در اسناد نرم‌افزار یکسان است، و معمولا با عدد 0 در قسمت Undefined نمایش داده میشود.
به منظور افزایش عملکرد نرم‌افزار، اطلاعات موجودی تنها یک بار در زمان باز کردن صفحه Item Tracking Lines نمایش داده میشود. این یعنی در صورت تغییر در میزان موجودی یا اسناد دیگر در زمان کار کردن با صفحه Item Tracking Lines، این عدد به روزرسانی نخواهد شد.
شما میتوانید پردازش‌های قبلی یا بعدی هر آیتم (دارای شماره سری ساخت یا سریال) را رهگیری کنید. این قابلیت به ویژه در موارد کنترل کیفیت و فراخوانی کالای دارای نقص، مفید واقع خواهد شد.
انتخاب شماره سریال یا سری ساخت در انبار
مدیریت شماره سریال و سری ساخت برای آیتمهای ارسالی یکی از فرآیندهای رایج در انبارداری است.
البته برخی از آیتمها ممکن است فاقد شماره سریال و سری ساخت باشند، و در این شرایط کارکنان انبار باید یک شماره جدید را از بین شماره سریال‌های موجود انتخاب کرده و به آنها اختصاص بدهند.
ساده‌ترین فرآیند مربوط به زمانی است که آیتمهای انبار همگی دارای شماره سریال و سری ساخت باشند. این شماره‌ها ممکن است در زمان ورود به انبار تعیین شده باشند، و در زمان خروج از انبار تمامی آنها بدون دخالت دست و به صورت خودکار وارد سیستم خواهند شد.
موارد خاصی نیز وجود دارد که در آن، یک شماره سریال و سری ساخت مخصوص (مانند ترتیب فروش) در فایل منبع تعیین شده و کارگر انبار وظیفه دارد تا پردازش خروج آیتم را براساس این شماره‌ها انجام بدهد. یکی از دلایل این امر، درخواست یک محصول خاص توسط مشتری در فرآیند سفارش محصول است. در صورتی که فایل انبارداری یا موجودی محصول دارای شماره سریال و سری ساخت مشخص باشد، تمامی فیلدهای موجود در صفحه Item Tracking Lines به صورت خودکار قفل شده و تنها میتوان فیلد تعداد محصول (Qty. To Handle) را تغییر داد. در این موارد شماره رهگیری محصول در انبار برای خط پردازش ثبت خواهد شد. از آنجا که ترتیب سفارشات شماره رهگیری آیتم را تعیین میکند، تعداد این آیتمها به شماره سریال و سری ساخت مخصوص تقسیم خواهند شد.
قابلیت دسترسی و رهگیری آیتمها
در زمان کار با شماره سریال و سری ساخت هر آیتم در نرم‌افزار Business Central، قابلیت دسترسی و موجودی این آیتمها به صورت خودکار محاسبه شده و در صفحات رهگیری آیتمها به صورت جداگانه به نمایش درمی‌آید. این به شما در تشخیص تعداد شماره سریال یا سری ساخت‌های مورد استفاده در فایل‌های دیگر کمک میکند. به این ترتیب، خطاها و عدم قطعیت در شرایط تخصیص آیتمها کاهش پیدا میکند.
در موارد عدم دسترسی به شماره سریال و سری ساخت یا شرایطی که تمامی موجودی مورد انتخاب شما در فایل‌های دیگر استفاده شده باشد، یک علامت اخطار در فیلد Availability, Lot No. یا Availability, Serial No. در صفحه Item Tracking Lines به نمایش در می‌آید.
در صفحات Lot No./Serial No.-List، Lot No./Serial No.-Availability و Item Tracking – Select Entries میتوانید اطلاعات مربوط به تعداد آیتمهای مورد استفاده را مشاهده کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر میشود:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| Total Quantity | تعداد تمامی آیتمهای موجود در انبار |
| Total Requested Quantity | تعداد تمامی آیتمهای مورد درخواست که در این فایل یا سایر فایلها استفاده میشود |
| Current Pending Quantity | تعداد آیتم‌هایی که در فایل کنونی موجود هستند، اما هنوز وارد پایگاه داده نشده‌اند |
| Current Requested Quantity | تعداد آیتمهای درخواستی که در آینده در فایل کنونی وارد خواهند شد |
| Total Available Quantity | تعداد کل آیتمهای موجود در انبار، به جز آنهایی که در فایل کنونی و سایر فایلها درخواست شده‌اند (Total requested quantity) و آیتمهای درخواستی که هنوز وارد فایل کنونی نشده‌اند (current pending quantity) |
اگر برای مدت طولانی روی یک صفحه کار میکنید و وضعیت آیتمهای موجود در آن مرتبا در حال تغییر هستند، میتوانید از قابلیت Refresh Availability برای به روز رسانی اطلاعات استفاده کنید. علاوه براین،نرم‌افزار به صورت خودکار با بسته شدن صفحه کنونی میزان موجودی را بررسی میکند تا از ناهماهنگی‌ها جلوگیری شود.
ایجاد کد رهگیری آیتمها
کد رهگیری آیتم شامل ملاحظاتی میشود که شرکت برای استفاده از شماره سریال و سری ساخت در انبار درنظر گرفته است.
توجه
در صورتی که قصد رهگیری آیتم یا سری ساخت خاصی را از زمان تولید آنها دارید، میتوانید به ترتیب فیلدهای SN Specific Tracking و Lot Specific Tracking را انتخاب کنید. بنابراین در زمان مدیریت یک آیتم خروجی با این کد رهگیری باید همیشه شماره سریال یا شماره سری ساخت مخصوص آن آیتم را مشخص کنید. این یعنی هر بار که یکی از آیتمها را به فروش میرسانید باید آن را با مجموعه‌ای از شماره سریال و سری ساخت‌های موجود در انبار چک کنید. در نهایت، شماره سریال یا سری ساخت اختصاص داده شده به هر آیتم در زمان ورود و خروج به انبار باید یکسان باشد.
از آنجا که فیلدهای موجود در این صفحه از تمامی تغییرات انجام شده روی یک آیتم پشتیبانی میکند، فیلدهای مربوط به ورود و خروج آیتم نیز انتخاب خواهند شد. به یاد داشته باشید که فیلدهای ورود/خروج آیتمها هیچ ارتباطی به مکان آنها در انبار نداشته و صرفا گردش کار شرکت را در زمینه تخصیص شماره‌های رهگیری نشان میدهد.
اختصاص تاریخ انقضا برای شماره سریال یا سری ساخت
برخی از آیتمها نیاز به تاریخ انقضای مخصوص در کد رهگیری خود دارند. این قابلیت به شما اجازه میدهد تا از تاریخ انقضای هر شماره سریال یا سری ساخت در انبار اطلاع داشته باشید.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| Strict Expiration Posting | از عدم اتمام تاریخ انقضا که در زمان ورود به انبار به آیتمها اختصاص داده شد اطمینان حاصل میکند. |
| Man. Expir. Date. Entry Reqd. | این فیلد نشان میدهد که تاریخ انقضا باید به صورت دستی در خط رهگیری محصول وارد شود. |
| Ignore Expiration Dates | عدم نیاز به محاسبه تاریخ انقضا. |
اختصاص وارانتی برای شماره سریال یا سری ساخت
برخی از آیتمها در کد رهگیری خود نیاز به تخصیص وارانتی دارند. این قابلیت به شما اجازه میدهد تا از زمان اتمام وارانتی شماره سریال یا سری ساخت در انبار خود مطلع شوید.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| Waranty Date Formula | تاریخ اتمام اعتبار وارانتی را مشخص میکند |
| Man. Warranty Date Entry Reqd. | نیاز به وارد کردن تاریخ وارانتی به صورت دستی در خط رهگیری آیتمها را نشان میدهد. |
اختصاص شماره سریال یا سری ساخت در یک تراکنش ورودی
برخی شرکت‌ها به قابلیت رهگیری آیتمها از زمان ورود به شرکت احتیاج دارند. در این حالت، رسید خرید نقش فایل اصلی را بازی میکند. البته میتوان رهگیری آیتم را با استفاده از یک فایل ورودی انجام داد و تغییرات فیلدها را در قسمت‌های مرتبط در فایل دفتری مدیریت کرد.
قوانین دقیق مربوط به مدیریت کد رهگیری آیتمها در کل شرکت را میتوان در صفحه Item Tracking Code Card تنظیم کرد.
اختصاص شماره سریال یا سری ساخت در یک تراکنش خروجی
شما میتوانید قوانین مختلف مربوط به شماره رهگیری آیتمها را در صفحه Item Tracking Code Card تنظیم کنید.
انتخاب شماره سریال و سری ساخت موجود در انبار
زمانی که در حال انجام تراکنش‌های خروجی هستید (خروج آیتمها از انبار) و با آیتم‌هایی کار میکنید که به شماره رهگیری احتیاج دارند، معمولا باید شماره سریال و سری ساخت را از میان مجموعه‌ای انتخاب کنید که هم اکنون در انبار وجود دارند.
تنظیمات موجود در جدول Item Tracking Code شماره رهگیری آیتمها در شرکت و قوانین مرتبط با آنها را مدیریت میکند.
مدیریت شماره سریال و سری ساخت در سفارشات نقل و انتقال
فرآیندهای مربوط به شماره‌های سریال و سری ساخت که بین مناطق مختلف منتقل میشوند با فرآیندهای آیتمهای خریداری و فروخته شده یکسان هستند.
البته کد انتقال هر آیتم به دلیل یکسان بودن خطوط ارسال و دریافت یک عدد خاص است، و به همین دلیل از قوانین موجود در صفحه Item Tracking Lines پیروی میکند. این بدین معناست که شماره رهگیری هم آیتم ارسالی باید در مقصد بدون تغییر باقی مانده باشد.
مدیریت شماره سریال و سری ساخت در زمان دریافت اطلاعات از فاکتور خرید
زمانی که از قابلیتهای نرم‌افزار برای دریافت اطلاعات از فاکتورهای خرید استفاده میکنید، تمامی خطوط رهگیری در انبار به صورت خودکار نقل و انتقال را انجام میدهند. البته این فرآیند به صورت متفاوتی انجام خواهد شد.
قابلیتهای ورودی پشتیبانی شده:
- دریافت مجموعه‌ای از رسیدها (از فاکتور خرید)
- دریافت اطلاعات آیتمهای بازگشت خورده (از یادداشتهای مرتبط با پرداختی‌ها)
قابلیتهای خروجی پشتیبانی شده:
- دریافت اطلاعات ارسال (از فاکتورهای فروش یا مجموع اسناد ارسال)
- دریافت رسید آیتمهای بازگشتی (از یادداشتهای مرتبط با پرداختی‌ها)
در این موارد، اطلاعات رهگیری آیتم به صورت خودکار به یادداشت آیتم یا فاکتورها اضافه میشود، اما صفحه Item Tracking Lines اجازه تغییرات بیشتر در شماره سریال و سری ساخت را نخواهد داد. در این شرایط تنها اطلاعات قابل تغییر تعداد آیتمها است.
ثبت اطلاعات شماره سریال و سری ساخت
در صورتی که نیاز به اضافه کردن اطلاعات به شماره رهگیری آیتم را دارید (مانند موارد کنترل کیفیت)، میتوانید این کار را در کارت‌های اطلاعات آیتم در نرم‌افزار انجام بدهید.
تغییر اطلاعات کنونی در شماره سریال و سری ساخت
- دستهبندی مجدد شماره سریال و سری ساخت
دستهبندی مجدد اطلاعات رهگیری آیتم به معنای تخصیص شماره سریال، سری ساخت یا تاریخ انقضای جدید است. شما همچنین میتوانید چندین سری ساخت را در یک دستهبندی قرار بدهید. این قابلیت در بخش دسته بندی مجدد آیتمها وجود دارد.
