با افزایش تعداد معاملات و قراردادها در سازمانها و نیاز به سیستمی کردن و کنترل قراردادهای سازمان شرکت سامیکس ماژول مدیریت قرارداد را ارائه داده است. مدیریت مراحل شکلگیری تا انعقاد قراردادها در سامانه EPM با استفاده از کارتابل مدیریت قراردادها صورت میگیرد . این ماژول از چهار کارتابل تشکیل شده است که هریک از آنها شامل فرم یا چک لیستهایی میشوند.
این محصول برای اولین بار در ایران به صورت تحت وب ارائه میشود. گردش کار این ماژول به صورت داینامیک است و اطلاعات توسط کاربر قابل ثبت و ویرایش است. سیستم در انتها قرارداد نهایی را در قالب فایل pdf قابل چاپ ارائه میدهد.
ساختار شکست هزینه(CBS) به ساختار شکست کار متصل است از این رو صورت وضعیت ارسالی بر اساس پیشرفت کار میباشد.
کارتابل اول مربوط به درخواست برگزاری معامله میباشد که دارای دو نوع فرم “مشاور” و “پیمانکار” میباشد. پس از ثبت درخواست در کارتابل اول و طی کردن کراحل تایید، ثبت درخواست نهایی شده است و کارتابل دوم به جریان خواهد افتاد.
در کارتابل دوم به نام برگزاری انجام معامله و انتخاب برنده اطلاعات شرکت کنندگان مدارک و مناقصهگران ثبت میشود.پس از ثبت اطلاعات و انتخاب برنده کارتابل سوم به جریان خواهد افتاد.
کارتابل سوم به نام تنظیم و مبادله قرارداد، به منظور ثبت اطلاعات قرارداد و تنظیم و مبادله آن مورد استفاده قرار میگیرد. ثبت اطلاعات قرارداد در این کارتابل در فرمی به نام فرم اطلاعات قراداد ثبت میشود. همچنین مستندات مربوطه نیز در فرم ابلاغ قرارداد بارگذاری میشود.
کارتابل چهارم به نام کارتابل تغییرات قراردادی به منظور ویرایش اطلاعات قرارداد ها، مشخص کردن وضعیت قراردادها، ثبت الحاقیه قرارداد ها، فسخ و خاتمه قرارداد مورد استفاده قرار میگیرد.
مطابقت محصول با نیازهای کاربر:
از جمله قابلیتهای این محصول میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت درخواست معامله
- مشاهده درخواستهای رد شده توسط تاییدکنندگان
- امکان اصلاح و ویرایش درخواستهای رد شده
- امکان مشخص کردن کاربر تایید کننده و تعیین جریان کار
- قابلیت نمایش تاریخچه درخواستها (نمایش رفت و برگشتها و اقدامات صورت گرفته)
- امکان ثبت انتخاب مشاور
- امکان ثبت انتخاب پیمانکار
- امکان بارگذاری مستندات مربوط به اطلاعات شرکتها
- امکان تعیین وضعیت قراردادها
- فیلتر درخواستها بر اساس درخواستهای من، منتظر اقدام و همه درخواستها
- قابلیت گزارشگیری بر اساس دادههای موجود
- فیلتر درخواستهای ثبت شده بر اساس شماره درخواست
- فیلتر درخواستهای ثبت شده بر اساس عنوان درخواست، نوع درخواست، درخواست کنندگان و وضعیت فعلی
- قابلیت استفاده از ارزهای بینالمللی در درخواستها و تبدیل آنها به یک ارز مبدا.
- گردش کار داینامیک است و اطلاعات به صورت دلخواه تویط کاربر قابل ویرایش میباشد.
- امکان ویرایش اطلاعات پیمانکاران
- امکان ورود اطلاعات مراحل مناقصه
- ثبت روش مناقصه
- مشخص کردن محل تامین اعتبار برای درخواست ارائه شده
- امکان ثبت واحد سازمانی برای هر درخواست
- امکان تعیین نوع تضمین شرکت در مناقصه
- تعیین رتبه و رشته پیمانکاران
- امکان تعیین سطح معاملات
- امکان اضافه کردن ارز مورد نظر
- امکان ثبت و ویرایش نوع قرارداد
- امکان ثبت و ویرایش روش انتخاب مشاور
- ثبت درخواست در سامانه با توجه به انتخاب مشاور و انتخاب پیمانکار دارای فرمهای متفاوت است که بر اساس نیاز و درخواست سازمان قابل ویرایش میباشد.
- برگزاری انجام معامله و انتخاب برنده
