تفاوت میان چهارچوب، نقشه و مدل فرآیند

زمانی که پای مستندسازی و درک فرایندها به میان می‌آید، سازمان‌ها می‌توانند از سه ابزار کلیدی استفاده کنند: چهارچوب، نقشه و مدل. با این حال ممکن است ابهاماتی درباره تفاوت‌های این ابزارها وجود داشته باشد و عموماً ممکن است به اشتباه به جای یکدیگر استفاده شوند. چگونه می‌توان این تفاوت را شفاف سازی کرد و متوجه شد که کدام یک برای کارمان مناسب‌تر است؟

در این مقاله می‌خواهیم مناسب‌ترین کاربردهای چهارچوب، نقشه و مدل فرایند را تبیین کنیم.

چهارچوب فرآیند

چهارچوب فرایند به فهرستی از تمام فرایندهای کلیدی گفته می‌شود که در یک سازمان اجرا می‌شوند. چهارچوب‌ها سلسله مراتبی گروهی هستند که نحوه ارتباط عناصر فرایند با یکدیگر را نشان می‌دهند. چهارچوب‌های فرایند متعددی وجود دارند (مثلاً چهارچوب دسته بندی فرایند APQC).

چهارچوب فرآیند

ویژگی‌ها

• اصل MECE: هر عنصر فرایند تنها یک بار در چهارچوب ظاهر می‌شود و این چهارچوب تمام عناصر موجود در سازمان را شامل خواهد شد.
• ساختار رابطه‌ای: عناصر فرایند در یک سلسله مراتب رابطه‌ای فهرست شده‌اند و نظم یا جریان عملیات‌ها را نشان نمی‌دهند.
• قالب: عموماً به صورت فهرست.

هدف/ کاربرد

چهارچوب‌های فرایند غالباً به عنوان یک فهرست مرجع استفاده می‌شوند؛ فهرستی که یک زبان مشترک یا استاندارد شده و مجموعه‌ای از تعاریف را برای فرایندهای داخل سازمان به وجود می‌آورد. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• تعریف و استانداردسازی: به عنوان مرجعی استفاده می‌شود که از طریق آن سازمان‌ها می‌توانند سریعاً فرایندهایی که اجرا می‌کنند را درک کنند و اقدامات لازم برای انجام این فرایندها را اتخاذ کنند.
• مستندسازی: به عنوان مرجعی برای توسعه مدل‌ها یا نقشه‌های فرایند استفاده می‌شود.
• محک زنی: درک عملکرد فرایندها نسبت به همتایان اش یا به عنوان ساختاری مشترک برای مقایسه فرایندها و شیوه‌های مرتبط.
• مدیریت محتوا: به عنوان یک ابزار یا آرایه شناسی (taxonomy) کاربرد دارد که از طریق آن می‌توان کتابخانه یا

مخزن (repository) ، دانش و مستندات یک فرایند را سازماندهی کرد.

نقشه‌های فرآیند

نقشه فرایند یک نمایش یا فلوچارت گرافیکی است که مراحل و امور یک فرایند را نشان می‌دهد. نقشه‌ها اغلب شامل هویت مسئولیت چند منظوره (cross-functional responsibility) و ورودی‌ها و خروجی‌های هر مرحله می‌شوند. به نقشه فرایند نمودار جریان کار نیز گفته می‌شود.

نقشه فرایند

ویژگی‌ها

• ساختار جهت دار: تجسم فرایند، جریان یا ترتیبی را نشان می‌دهد که هر گام از فرایند آن را پشت سر می‌گذارد.
• قالب بصری: نقشه فرایند یک نمایش بصری است؛ اما می‌توان هم آن را به صورت دیجیتال (مثلاً Visio) یا دستی (مثلاً وایت بورد یا کاغذ) آماده کرد.
• عناصر اضافی: نقشه فرایند می‌تواند شامل عناصر اضافی مانند نقش‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌ها باشد؛ اما الزامی برای این امر وجود ندارد.
• غیر MECE: چون نقشه فرایند بیانگر مراحل و جریان فرایند است، می‌تواند شامل مراحل تکراری باشد.

هدف/ کاربرد

نقشه‌های فرایند، اسنادی بصری هستند که فرایند را به صورت گام به گام و همانطور که هست توصیف می‌کنند. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• مستندسازی: ایجاد یک راهنمای بصری برای نحوه انجام یک فرایند. این راهنما به عنوان مرجع حین مراحل زیر کاربرد دارد:
• کار فرایند
• ورود کارمندان جدید و
• حسابرسی داخلی و خارجی
• بهینه سازی فرایند: یک نمایش بصری از فرایند می‌تواند مراحل از قلم افتاده، افزونگی‌ها، حلقه‌های بی مورد و پیچیدگی‌ها را فاش کند.
• پایش: ارائه چهارچوبی برای مدیریت جریان فرایند و عملکرد آن که در شناسایی فرصت‌های پیشرفت می‌تواند مفید باشد.

مدل فرایند

مدل فرایند، نمایشی گرافیکی است که برای نمایش وضعیت فعلی یا آینده فرایندها از BPMN (مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار) استفاده می‌کند.

مدل ها اغلب شامل اطلاعات اضافی درباره فرایند هستند که زمینه نحوه کارکرد آن در داخل سازمان و نحوه تعامل نقش ها با فرایندها را ارائه می کند و فرصت های احتمالی برای پیشرفت را فاش می کند.

مدل فرایند

ویژگی‌ها

• ساختار جهت دار: تجسم فرایند، جریان یا ترتیبی را نشان می‌دهد که هر گام از فرایند آن را پشت سر می‌گذارد.
• مدل‌ها به صورت دیجیتالی توسعه پیدا می‌کنند و از BPMN استفاده می‌کنند؛ استانداردهایی گرافیکی که بیانگر اشکال و ساختارهای مشخص عناصر فرایند هستند.
• عناصر اضافی: مدل فرایند باید دارای عناصر اضافی مانند نقش‌ها (به صورت دیاگرام Swim Lane تصویرسازی می‌شوند)، معیارها/داده‌ها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و نقش‌های کسب و کار باشند تا بتوانند زمینه تصمیمات را فراهم کنند.
• غیر MECE: چون مدل فرایند بیانگر مراحل و جریان فرایند است، می‌تواند شامل مراحل تکراری باشد.

هدف/ کاربرد

مدل فرایند عموماً برای درک فرایند در زمینه سازمان استفاده می‌شود تا بتوان تحلیل بهتری را فراهم کرد. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• در ارزیابی بصری فرایندهای موجود و نمایش نحوه عملکرد سامانه کاربرد دارد که این امکان را به شما می‌دهد تا خطاها، افزونگی‌ها و بخش‌های ناکارآمد را شناسایی کنید.
• شبیه سازی فرایند: مدل فرایند با داده‌های فرایند را ترکیب می‌کند و مدلی پویا را ایجاد می‌کند که در آزمایش تغییرات و مشاهده نتایج احتمالی فرایند در سناریوهای گوناگون کاربرد دارد.

نتیجه گیری

چهارچوب، نقشه و مدل فرایند همگی در پردازش تلاش‌های مدیریتی کاربرد دارند. چهارچوب‌ها مراجعی مفید هستند که زبانی مشترک را برای سازمان فراهم می‌کنند و در امر استانداردسازی و تسریع امور به آن کمک می‌کنند. همچنان آنها در توسعه نقشه‌ها و مدل‌های فرایند ذاتاً مفید هستند. در حالی که عموماً نقشه‌ها و مدل‌ها در اغلب سازمان‌ها با یکدیگر به اشتباه گرفته می‌شوند. خالی از لطف نیست که یادآور شویم رابطه مدل و نقشه مانند رابطه مربع و مستطیل است؛ یک مدل همیشه یک نقشه است. تنها برای تجسم و تصویرسازی خود به اطلاعات اضافه و نشانه گذاری استاندارد نیاز دارد. علاوه بر این، نقشه‌ها در درک وضعیت فعلی سازمان مفید هستند؛ این در حالی است که مدل‌ها اطلاعات زمینه اضافی را فراهم می‌کنند تا باعث به ثمر نشستن تلاش‌های صورت گرفته در راستای بهینه سازی و بهبود می‌شوند.