چهارچوب، نقشه و مدل فرآیند: تفاوت‌ها، کاربردها و انتخاب ابزار مناسب برای کسب‌وکار شما

زمانی که پای مستندسازی و درک فرآیندها به میان می‌آید، سازمان‌ها می‌توانند از سه ابزار کلیدی استفاده کنند: چهارچوب (Framework)، نقشه (Map) و مدل (Model) فرآیند. با این حال ممکن است ابهاماتی درباره تفاوت‌های این ابزارها وجود داشته باشد و عموماً ممکن است به اشتباه به جای یکدیگر استفاده شوند. چگونه می‌توان این تفاوت را شفاف سازی کرد و متوجه شد که کدام یک برای کارمان مناسب‌تر است؟

در این مقاله می‌خواهیم مناسب‌ترین کاربردهای چهارچوب، نقشه و مدل فرآیند را تبیین کنیم.

چهارچوب فرآیند (Process Framework)

چهارچوب فرآیند به فهرستی از تمام فرآیندهای کلیدی گفته می‌شود که در یک سازمان اجرا می‌شوند. چهارچوب‌ها سلسله مراتبی گروهی هستند که نحوه ارتباط عناصر فرآیند با یکدیگر را نشان می‌دهند. چهارچوب‌های فرآیند متعددی وجود دارند (مثلاً چهارچوب دسته بندی فرآیند APQC).

ویژگی‌های چهارچوب فرآیند:

• اصل MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive): هر عنصر فرآیند تنها یک بار در چهارچوب ظاهر می‌شود و این چهارچوب تمام عناصر موجود در سازمان را شامل خواهد شد.
• ساختار رابطه‌ای: عناصر فرآیند در یک سلسله مراتب رابطه‌ای فهرست شده‌اند و نظم یا جریان عملیات‌ها را نشان نمی‌دهند.
• قالب: عموماً به صورت فهرست.

هدف و کاربرد چهارچوب فرآیند:

چهارچوب‌های فرآیند غالباً به عنوان یک فهرست مرجع استفاده می‌شوند؛ فهرستی که یک زبان مشترک یا استاندارد شده و مجموعه‌ای از تعاریف را برای فرآیندهای داخل سازمان به وجود می‌آورد. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• تعریف و استانداردسازی: به عنوان مرجعی استفاده می‌شود که از طریق آن سازمان‌ها می‌توانند سریعاً فرآیندهایی که اجرا می‌کنند را درک کنند و اقدامات لازم برای انجام این فرآیندها را اتخاذ کنند.
• مستندسازی: به عنوان مرجعی برای توسعه مدل‌ها یا نقشه‌های فرآیند استفاده می‌شود.
• محک زنی (Benchmarking): درک عملکرد فرآیندها نسبت به همتایانشان یا به عنوان ساختاری مشترک برای مقایسه فرآیندها و شیوه‌های مرتبط.
• مدیریت محتوا: به عنوان یک ابزار یا آرایه‌شناسی (taxonomy) کاربرد دارد که از طریق آن می‌توان کتابخانه یا مخزن (repository) دانش و مستندات یک فرآیند را سازماندهی کرد.

نقشه‌های فرآیند (Process Maps)

نقشه فرآیند یک نمایش یا فلوچارت گرافیکی است که مراحل و امور یک فرآیند را نشان می‌دهد. نقشه‌ها اغلب شامل هویت مسئولیت چند منظوره (cross-functional responsibility) و ورودی‌ها و خروجی‌های هر مرحله می‌شوند. به نقشه فرآیند نمودار جریان کار (Workflow Diagram) نیز گفته می‌شود.

ویژگی‌های نقشه فرآیند:

• ساختار جهت‌دار: تجسم فرآیند، جریان یا ترتیبی را نشان می‌دهد که هر گام از فرآیند آن را پشت سر می‌گذارد.
• قالب بصری: نقشه فرآیند یک نمایش بصری است؛ اما می‌توان هم آن را به صورت دیجیتال (مثلاً Visio) یا دستی (مثلاً وایت بورد یا کاغذ) آماده کرد.
• عناصر اضافی: نقشه فرآیند می‌تواند شامل عناصر اضافی مانند نقش‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌ها باشد؛ اما الزامی برای این امر وجود ندارد.
• غیر MECE: چون نقشه فرآیند بیانگر مراحل و جریان فرآیند است، می‌تواند شامل مراحل تکراری باشد.

هدف و کاربرد نقشه‌های فرآیند:

نقشه‌های فرآیند، اسنادی بصری هستند که فرآیند را به صورت گام به گام و همانطور که هست توصیف می‌کنند. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• مستندسازی: ایجاد یک راهنمای بصری برای نحوه انجام یک فرآیند. این راهنما به عنوان مرجع حین مراحل زیر کاربرد دارد:
  • کار فرآیند
  • ورود کارمندان جدید (Onboarding)
  • حسابرسی داخلی و خارجی
• بهینه‌سازی فرآیند: یک نمایش بصری از فرآیند می‌تواند مراحل از قلم افتاده، افزونگی‌ها، حلقه‌های بی مورد و پیچیدگی‌ها را فاش کند.
• پایش: ارائه چهارچوبی برای مدیریت جریان فرآیند و عملکرد آن که در شناسایی فرصت‌های پیشرفت می‌تواند مفید باشد.

مدل فرآیند (Process Models)

مدل فرآیند، نمایشی گرافیکی است که برای نمایش وضعیت فعلی یا آینده فرآیندها از BPMN (مدل و نشانه‌گذاری فرآیند کسب‌وکار) استفاده می‌کند. مدل‌ها اغلب شامل اطلاعات اضافی درباره فرآیند هستند که زمینه نحوه کارکرد آن در داخل سازمان و نحوه تعامل نقش ها با فرآیندها را ارائه می‌کند و فرصت‌های احتمالی برای پیشرفت را فاش می‌کند.

ویژگی‌های مدل فرآیند:

• ساختار جهت‌دار: تجسم فرآیند، جریان یا ترتیبی را نشان می‌دهد که هر گام از فرآیند آن را پشت سر می‌گذارد.
• استانداردسازی: مدل‌ها به صورت دیجیتالی توسعه پیدا می‌کنند و از BPMN استفاده می‌کنند؛ استانداردهایی گرافیکی که بیانگر اشکال و ساختارهای مشخص عناصر فرآیند هستند.
• عناصر اضافی: مدل فرآیند باید دارای عناصر اضافی مانند نقش‌ها (به صورت دیاگرام Swim Lane تصویرسازی می‌شوند)، معیارها/داده‌ها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و نقش‌های کسب و کار باشند تا بتوانند زمینه تصمیمات را فراهم کنند.
• غیر MECE: چون مدل فرآیند بیانگر مراحل و جریان فرآیند است، می‌تواند شامل مراحل تکراری باشد.

هدف و کاربرد مدل فرآیند:

مدل فرآیند عموماً برای درک فرآیند در زمینه سازمان استفاده می‌شود تا بتوان تحلیل بهتری را فراهم کرد. به همین دلیل در موارد زیر کاربرد دارند:

• تحلیل و ارزیابی: در ارزیابی بصری فرآیندهای موجود و نمایش نحوه عملکرد سامانه کاربرد دارد که این امکان را به شما می‌دهد تا خطاها، افزونگی‌ها و بخش‌های ناکارآمد را شناسایی کنید.
• شبیه‌سازی فرآیند: مدل فرآیند با داده‌های فرآیند را ترکیب می‌کند و یک مدل پویا را ایجاد می‌کند که در آزمایش تغییرات و مشاهده نتایج احتمالی فرآیند در سناریوهای گوناگون کاربرد دارد.
• طراحی فرآیندهای آینده (To-Be): مدلسازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای ایده‌آل و بهینه شده را طراحی و قبل از پیاده‌سازی، نتایج آن‌ها را پیش‌بینی کنند.

نتیجه‌گیری: انتخاب ابزار مناسب برای نیازهای سازمان شما

چهارچوب، نقشه و مدل فرآیند همگی در مدیریت و بهبود فرآیندها کاربرد دارند. چهارچوب‌ها مراجعی مفید هستند که زبانی مشترک را برای سازمان فراهم می‌کنند و در امر استانداردسازی و تسریع امور به آن کمک می‌کنند. همچنین آنها در توسعه نقشه‌ها و مدل‌های فرآیند ذاتاً مفید هستند.

در حالی که عموماً نقشه‌ها و مدل‌ها در اغلب سازمان‌ها با یکدیگر به اشتباه گرفته می‌شوند، خالی از لطف نیست که یادآور شویم رابطه مدل و نقشه مانند رابطه مربع و مستطیل است؛ یک مدل همیشه یک نقشه است. تنها برای تجسم و تصویرسازی خود به اطلاعات اضافه و نشانه‌گذاری استاندارد (BPMN) نیاز دارد. علاوه بر این، نقشه‌ها در درک وضعیت فعلی سازمان مفید هستند؛ این در حالی است که مدل‌ها اطلاعات زمینه‌ای اضافی را فراهم می‌کنند تا باعث به ثمر نشستن تلاش‌های صورت گرفته در راستای بهینه‌سازی و بهبود شوند.

انتخاب ابزار مناسب به هدف و عمق تحلیل شما بستگی دارد. برای ایجاد یک دید کلی و زبان مشترک، از چهارچوب استفاده کنید. برای مستندسازی گام به گام فرآیندهای موجود و شناسایی مشکلات اولیه، نقشه‌های فرآیند ایده‌آل هستند. و برای تحلیل عمیق، شبیه‌سازی، و طراحی فرآیندهای آینده با جزئیات کامل، مدل‌های فرآیند با BPMN بهترین انتخاب خواهند بود.
برای مشاوره رایگان فرم درخواست دمو را پر کنید.