مخاطرات و عواقب جدا بودن نرم افزار سامانه مودیان از نرم افزار مالی جامع شرکت ها

با توجه به اینکه قانون سامانه مودیان مالیاتی برای بسیاری از شرکتها موضوعی جدید بوده و ابعاد آن هنوز برای بسیاری شرکت ها و سازمان ها شفاف نیست، و با توجه به آماده نبودن نسخه قابل اتصال به سامانه مودیان بسیاری از نرم افزارهای مالی و نرم افزارهای ERP رایج در کشور، بسیاری از مجموعه ها جهت رفع تکلیف قانونی به استفاده از نرم افزارهای جداگانه ای برای ارسال صورتحساب الکترونیک روی آورده اند. صد البته این راهکار ممکن است در حال حاضر و در کوتاه مدت به عنوان یک راه حل موقت عمل کند، لکن در بلند مدت مخاطرات و ریسکهای متعددی را برای شرکت ها به همراه داشته و محتمل است که عواقب جدی برای مودیان به همراه داشته و آنها را مشمول جرائم مالیاتی سنگین نمایند. در این مقاله تصمیم گرفتیم به بررسی ریسک ها و مشکلات احتمالی استفاده از نرم افزار جداگانه سامانه مودیان از سیستم مالی سازمان بپردازیم تا ابعاد این مسئله برای مدیران ارشد و مدیران مالی و حسابداری سازمان ها مکشوف گردد.

جهت بررسی ریسک ها و مشکلات احتمالی لازم است ابتدا خوب است که تکالیف و وظایف مودیان مشمول عضویت در سامانه مودیان را به شرح زیر بررسی نماییم. کلیه شرکتها موظفند که موارد زیر را پس از ثبت نام در سامانه و تهیه و استفاده از پایانه‌های فروشگاهی با شرایط ذکر شده در بالا، انجام داده رعایت کنند:

تکالیف و وظایف مودیان در سامانه مودیان

در این بین، قانون پایانه‌های مالیاتی تکالیف و وظایف مودیان مشمول عضویت در سامانه مودیان را به شرح زیر مشخص کرده است. این اشخاص موظفند که موارد زیر را پس از ثبت نام در سامانه و تهیه و استفاده از پایانه‌های فروشگاهی با شرایط ذکر شده در بالا، انجام داده رعایت کنند:

• صدور صورت‌حساب های الکترونیکی در ازای فروش کالا/خدمات در سامانه
• ارائه صورت حساب به خریدار
• اعلام شماره حساب (حساب‌های) بانکی، شناسه یکتای دستگاه کارت‌خوان بانکی (POS) یا درگاه‌های پرداخت الکترونیکی مورد استفاده برای فعالیت شغلی خود به سازمان
• درصورت عدم امکان صدرو صورت حساب الکترونیکی به علل مختلف مانند بروز حادثه یا نقص فنی مشکل ایجاد شده به سازمان یا شرکت معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی اعلام شود. (از طریق کارپوشه یا حساب کاربری)
• درصورت تعطیلی (موقت یا دائم) یا انحلال واحد کسب‌وکار ظرف ۱۰ روز از تاریخ توقف بهره‌برداری از پایانه فروشگاهی، موضوع به سازمان اطلاع داده شود. (از طریق کارپوشه یا حساب کاربری)
• اعلام تغییر شغل، محل فعالیت، تغییر مالکیت یا اجاره واحد کسب‌وکار به سازمان یا شرکت معتمد ظرف ۱۰ روز (طریق کارپوشه یا حساب کاربری)
• ثبت وضعیت پرداخت صورتحساب (نقد یا نسیه یا بخشی نقدی و بخشی نسیه بودن فاکتورها)
• ثبت اصلاحات احتمالی صورتحساب ها
• ثبت صورتحساب های ابطالی یا ابطال صورتحساب ها در صورت تغییرات مشخصات اصلی صورتحساب
• تایید وضعیت صورتحسابهای ارسالی دیگران در سامانه مودیان و تعیین وضعیت آنها

توجه داشته باشد بی‌توجهی به هریک از تکالیف و وظایف مشخص شده می‌تواند عواقب جدی برای مودیان همراه داشته باشد و آنها را مشمول جرائم مالیاتی سنگین کند. به‌این شکل که عدم اجرای هریک از تکالیف جریمه مخصوص به خود را دارد.

احتمال مغایرت اطلاعات بین نرم افزار مالی و نرم افزار سامانه مودیان

در حال حاضر دو معماری برای نرم افزارهای سامانه مودیان جداگانه ای که استفاده می شود می توان متصور بود:

• ورود اطلاعات به صورت دستی یا در فرمتهای اکسلی موازی در دو سامانه مالی اصلی و نرم افزار جداگانه مودیان صورت بگیرد.
• به نحوی با خواندن اطلاعات از نرم افزار جامع سازمان اطلاعات خوانده شود و در نرم افزار سامانه مودیان ثبت شود.

هر دو سناریو ریسک هایی را به همراه داشته و مشکلات احتمالی خود را به همراه خواهد داشت:

در سناریوی اول که ورود اطلاعات دستی صورت میگیرد، احتمال ایجاد خطای انسانی در ورود اطلاعات و از سوی اپراتورها در وهله اول امکان مغایرت بین سیستم مالی اصلی و نسخه ارسال شده به سامانه مودیان بالاست. و هر چه تعداد صورتحساب ها بیشتر باشد این احتمال افزایش می یابد.

علاوه بر این در حال حاضر که هنوز نظارتهای مالیاتی شدید نشده و ارزش افزوده هم بر اساس سوابق سامانه مودیان در نظر گرفته نمی شود،  شرکتها صرفا به فکر ارسال صورتحساب هستند. در حالیکه در آینده تمام چرخه حیات یک صورتحساب شامل وضعیت پرداخت نسیه و پرداختهای نقدی که ممکن است در چند مرحله انجام شود، به همراه احتمال صدور صورتحساب اصلاحی و یا ابطال یک صورتحساب و در نهایت تاییدات صورتحسابهای خرید ارسال شده از تامین کنندگان باید صورت پذیرد که در نهایت بشود یک گزارش ارزش افزوده انلاین از سامانه مودیان استخراج نمود. فلذا ورود اطلاعات به صورت دستی یا اکسلی انقدر دردسر خواهد داشت و هر بار تغییرات از نوع پرداخت و … میتواند موجب تداخل و مغایرت اطلاعات بین سامانه جامع مالی سازمان و نسخه اطلاعات ارسال شده از طریق نرم افزار جداگانه سامانه مودیان بشود.

در سناریوی دوم معمولا پروژه های یکپارچه سازی به منظور ارسال اطلاعات پروژه های سخت و با احتمال خطا و باگ فراوان هستند، چون معمولا صاحب نرم افزار اصلی روی بانکهای اطلاعاتی و رویدادهای نرم افزار خود مسلط است و شرکتهای دیگر با ازمون و خطا تلاش میکنند دیتا را از طریق دیتابیس سیستم استخراج کنند و در نهایت خروجی حتی اگر ارسال صورتحساب را انجام دهد در انجام سایر تعهدات نظیر تغییرات صورتحساب و پرداخت ها و استعلام وضعیت فاکتورها در سیستم ناتوان خواهد بود. همچنین به دلیل اینکه شما با دو منبع اطلاعاتی مواجه هستید، اگر بخواهید گزارش بگیرید که کدام صورتحساب ها ارسال شده یا نشده، نیاز به مراجعه به دو سیستم دارید و طبیعتا این امر کار گزارشدهی و مغایرت گیری را برای کاربران مالی بسیار سخت و طاقت فرسا خواهد نمود.

نتیجه گیری و جمع بندی

راه حل موقتی خرید یک نرم افزار جداگانه برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان در بلند مدت یک روش موقتی و ناکارآمد برای سازمان شما خواهد بود و بهترین راه حل این است که از هر نرم افزار جامع سازمانی یا ERP که استفاده می کنید، از ارائه دهنده همان سیستم بخواهید که نسخه با قابلیت ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را برای شما نصب و راه اندازی نموده تا از هر گونه مغایرت و عدم تطابق احتمالی مصون بمانید و از بروز عواقب جدی نظیر جرائم مالیاتی سنگین و حتی علی الراس شدن دفاتر بواسطه این مغایرتها پیشگیری نمایید.

شرکت سامیکس در حال حاضر برای راهکار بومی سازی شده ERP مایکروسافت Dynamics 365 Business central که در نسخه های قبلی به نام Dynamics NAV شناخته میشد، Extension ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را پیاده سازی نموده و امکان بهره برداری از این قابلیت را از ابتدای سال 1402 فراهم نموده است. برای اطلاعات بیشتر لینک زیر را مطالعه فرمایید:

https://samix.org/electronic-invoices-in-microsoft-erp