دنیای IT پر شده از اختصارات و اصطلاحاتی که غالبا درک درستی از مفهومی که به آن اطلاق می شوند را منتقل نمی کنند. یکی از معروف ترین هایشان CMS است که اختصارا برای مفهوم سیستم مدیریت محتوا به کار می رود. یک CMS سیستمی است که به مجموعه ای از کاربران اجازه می دهد محتوا را منتشر، ویرایش و اطلاع رسانی نمایند. بسیاری از این سیستم ها رویه هایی را برای مدیریت گردش کار در محیطی تعاملی فراهم می آورند.
واژه «محیط تعاملی» در بازار شیرپوینت به شدت مورد استفاده قرار می گیرد، و این پلت فرم تمام انعطاف پذیری های لازم را فراهم آورده است تا کارکنان یک سازمان بتوانند به راحتی روی یک پروژه یا سند همکاری و تعامل داشته باشند.
اما این انعطاف پذیری هزینه هایی نیز دارد. بعضی از نکته ها و ترفندها هستند که دانستن آنها به شما کمک می کند که بیشترین استفاده را از شیرپوینت تان کنید. در این پست بلاگ، به بحث مدیریت محتوا روی شیرپوینت می پردازیم، که می تواند تا حدی کارتان را ساده تر کند.
ویژگی های کاربردی و منحصر فراوانی وجود دارند که می توان در مورد آنها صحبت کرد اما به نظر می رسد شش تایی که در ادامه در مورد آنها صحبت می کنیم، اهمیت فراوانی داشته باشند.
1. کتابخانه دارایی ها
حرفه ای های شیرپوینت که ویژگی های این محصول را ارزیابی کرده اند، به شما خواهند گفت که این ویژگی مزایای زیادی در اشتراک گذاری های درون شبکه ای برای شما فراهم خواهد کرد که نمونه آن کتابخانه سند است. یک کتابخانه دارایی، کتابخانه ای است که به طور خاص منظوره اصلاح شده و رسالت آن مدیریت دارایی هایی از نوع مدیا، مانند صدا، تصاویر و ویدئوها می باشد. این کتابخانه چندین ویژگی خاص مربوط به خودش را دارد:
1. انواع محتوای دیجیتال که مشخصا برای فایل های مدیا طراحی شده است، و ویژگی های فراداده ای بیشتری نسبت به کتابخانه های سند معمولی دارند.
2. نمای بند انگشتی برای جستجوی سریعتر بین دارایی ها
3. استخراج اتوماتیک فراداده ها برای فرمت های معمول تصاویر اینترنتی
هرچند این مزایا ممکن است ساده به نظر برسند، اما عملا کمک می کنند که ایرادات و مشکلات اظهار شده در نسخه های قبل تر شیرپوینت که مشخصا دشواری کار کردن با صدا یا ویدیو بود، برطرف شوند.
2. نظم دهنده محتوا
انواع مدیا تنها دارایی هایی نیستند که کتابخانه مخصوص به خودشان را دارند. شیرپوینت برای تولید کنندگان محتوا، ویژگی نظم دهنده محتوا را فراهم می آورد. این ویژگی به تهیه کنندگان محتوا اجازه می دهد تا با استفاده از مجموعه ای قوانین مسیردهی و استفاده از کتابخانه بارگذاری موقت (drop off library)، بصورت اتوماتیک محتوا را به محل مناسب آن مسیردهی نمایند. کتابخانه بارگذاری موقت (drop off library ) عملا قوانین مشخص شده کاربر را اعمال کرده و براساس این قوانین آیتم ها را به محل مناسب منتقل می نماید.
این ویژگی آنقدر پیشرفته است که به شما کمک می کند تا بر اندازه فایل ها و ثبت های چندباره نظارت داشته باشید و همه اینها به کمک شما می آیند تا مشکلات مربوط به تکرر نسخه ها و سردرگمی های کاربرنهایی در ارتباط محل ذخیره محتوا را کاهش دهید.
3. سرویس فراداده های مدیریت شده
فراداده های مدیریت شده، موضوعی است که خود به تنهایی می تواند یک پست بلاگ باشد – در پست های آتی بیشتر به آن خواهیم پرداخت- اما لازم است در این پست هم اشاره کوتاهی به آن شود. فراداده عموما بعنوان «داده ای در ارتباط با داده» شناخته می شود. در یک نگاه بسیار اولیه هر آیتمی در شیرپوینت تهیه کننده و تاریخ تهیه دارد که مثال هایی از فراداده هستند. سرویس فراداده های مدیریت شده به شما اجازه می دهد همه فراداده های قراردادی (که به عنوان تاکسونومی شناخته می شوند) و همینطور فراداده های غیرقرادادی را برای داده ها تعریف کنید. مزیت این سرویس ارائه سرویسی سازگار در میان همه سایت ها، تجربه بهتر جستجو می باشد.
4. راهبری براساس فراداده ها
این ویژگی می تواند در لیست ها و کتابخانه های بزرگ فعال شود و کندی و زحمت زیاد جستجو در این نوع لیست ها و کتابخانه ها را کاهش دهد. با فعال کردن آن درخت راهبری ای در سمت چپ لیست ایجاد می شود، که بصورت پویا بر اساس آنچه انتخاب شود، فیلتر می شود.همچنین می توان فیلترهای کلیدی را نیز به آن اعمال کرد، که بصورت ترکیبی با درخت راهبری عمل کرده تا لیست را بر اساس آیتم های مورد نظر نمایش دهد.
این فیلتر جایگزینی مفید و عملی برای جستجو در یک لیست مشخص ارائه می دهد و امکان جستجوی در محلی را که هم از نظر ظاهری و هم از نظر کاربری برای کاربران نهایی جذاب است را فراهم می کند.
5.مدیریت رکورد
در برخی از صنایع، که انطباق سنجی و حفظ رکورد اهمیت دارد، می توانید از مزایای قابلیت های مدیریت رکورد شیرپوینت منتفع شوید. معمولا این کار در یک مرکز رکورد انجام می شود. جایگزینی که شیرپوینت ارائه می دهد امکان مدیریت رکورد در محل همان کتابخانه و لیست است، که می تواند در هر لیست یا کتابخانه ای از این پلت فرم فعال شود
این ویژگی اجازه می دهد که اسناد مشخص شیرپوینت ( یا بلاگ ها، ویکی ها، صفحات وب، و ایتم های لیست) بعنوان رکورد شناسایی شده و محافظت شوند. هر دو روش حفاظت از رکوردها امکانات ممیزی، بازیابی، انقضا، گزارشگیری، گردش کار رکوردها، eDiscovery، و گزینه های حفاظت حقوقی (Legal Hold) را برای رکوردها با در نظر گرفتن حقوق دسترسی فراهم می آورند.
6. نوع محتوای اشتراکی
ارائه شدن نوع محتوا (content types) در شیرپوینت 2007 تحول بسیار مهمی بود. نوع محتوا به کاربران اجازه می داد تا مجموعه ای از اسناد و ستون ها را در قالب الگوهایی تعریف کنند که می توانست هم در لیست ها و هم در کتابخانه ها توسعه داده شود. تنها مشکل آن این بود که قابل به اشتراک گذاری در مجموعه های سایت نبود.
اما این ضعف در نسخه های بعدی برطرف شد و این قابلیت هم اکنون در دسترس است. برای به اشتراک گذاری نوع محتوا در مجموعه های سایت، یک کاربر می تواند اتصال هایی به سرویس از هر وب اپلیکیشنی که دربردارنده یک مجموعه سایت است، برقرار کرده و متعاقبا مشخص کند که باید از نوع محتوای سرویس استفاده کنند یا نه.
یک پیروزی قابل توجه
اگرچه ویژگی های بسیار پیشرفته تری برای مدیریت محتوا در شیرپوینت وجود دارد (مانند ارزیابی اسناد، سرویس های اتوماتیک پاورپوینت و خیره)، ما فکر می کنیم که آیتم های اشاره شده در بالا ارزش این را داشتند که در ابتدا در موردشان بدانید. عمده این ویژگی ها از نسخه 2010 آغاز شده اند و در نسخه های بعدی اثربخش بوده اند.
هر کدام از این ویژگی ها مدیریت محتوای ستاره ای در شیرپوینت را امکان پذیر می سازند، و ترکیب آنها به مراتب قدرتمندتر خواهد بود.
