حسابداری بهای تمام شده به شما کمک می‌نماید تا بتوانید هزینه‌های گرداندنِ یک کسب و کار را به دست آورید. اطلاعات مربوط به حسابداری بهای تمام شده برای تجزیه و تحلیل موارد زیر طراحی شده‌اند:
- در هنگام اجرای یک کسب و کار با چه نوع هزینه‌هایی روبرو هستید؟
- این هزینه‌ها مربوط به چه چیزهایی هستند؟
- چه کسی این هزینه‌ها را متحمل می شود؟
در حسابداری بهای تمام شده، شما هزینه‌های واقعی و بودجه‌بندی‌شده‌ی عملیات، بخش‌ها، محصولات و پروژه‌ها را تخصیص می‌دهید تا سپس بتوانید سودآوری شرکت خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.
جریان کار در حسابداری بهای تمام شده
حسابداری بهای تمام شده دارای مؤلفه‌های اصلی زیر است:
- انواع هزینه‌ها، مراکز هزینه و موضوع هزینه
- ورودی‌های هزینه و دفاتر روزنامه‌ی هزینه
- تخصیص هزینه‌ها
- یودجه‌های هزینه
- گزارش‌دهی هزینه
نمودار زیر جریان کار در حسابداری بهای تمام شده را نشان می‌دهد.
انواع هزینه‌ها، مراکز هزینه و موضوع هزینه
شما باید انواع هزینه‌ها، مراکز هزینه و موضوع هزینه را تعریف نمایید تا بتوانید تحلیل کنید که این هزینه‌ها چه هستند، از کجا نشأت می‌گیرند و چه کسی باید آن‌ها را متحمل می شود.
همچنین باید نموداری از انواع هزینه‌ها با ساختار و کارکرد را طوری تعریف نمایید که به مثابه‌ی یک دفتر کل برای حساب‌ها عمل نماید. شما می‌توانید حساب‌های درآمدی اظهارشده در دفتر کل عمومی را منتقل نمایید و یا می‌توانید نمودارِ مختص به خودتان را ایجاد نمایید.
مراکز هزینه همان بخش‌ها بوده و مراکز سود نیز مسئول هزینه‌ها و درآمدها هستند. در حسابداری بهای تمام شده، معمولاً مراکز هزینه بیشتر از هر چیزِ دیگری، در دفتر کل ثبت می‌شوند. معمولاً در دفتر کل، تنها مراکز هزینه‌ی سطح اول برای هزینه‌های مستقیم و همچنین هزینه‌های اولیه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حسابداری بهای تمام شده، مراکز هزینه‌ی اضافی برای سطوح تخصیص اضافی نیز ایجاد می‌شوند.
موضوع هزینه‌ها نیز عبارتند از محصولات، گروه محصولات، یا خدمات یک شرکت. این‌ها همه و همه کالاهای تمام‌شده‌ای هستند که هزینه‌ها را ایجاد می‌نمایند.
شما می‌توانید مراکز هزینه را به بخش‌ها و موضوعات هزینه را به پروژه‌های شرکت مرتبط نمایید. در هر حال، شما می‌توانید مراکز هزینه و موضوعات هزینه را به هر یک از اقلامی که در دفتر کل ثبت می‌شوند و آن‌ها را با زیرجمع‌ها و سرتیترها تکمیل می‌نمایند، ارتباط دهید.
ورودی‌های هزینه و دفتر روزنامه‌ی هزینه
هزینه‌های عملیاتی را می‌توان از دفتر معین هزینه منتقل نمود. شما می‌توانید ، ورودی‌های هزینه را از دفتر کل به ورودی‌های هزینه منتقل نمایید. شما همچنین می‌توانید از یک بسته‌ی کاری برای انتقال ورودی‌های دفتر کل به ورودی‌های هزینه بر اساس خلاصه نقل و انتقال های روزانه یا ماهیانه نیز استفاده نمایید.
شما می‌توانید هزینه‌ها و فعالیت‌هایی که از دفتر کل گرفته نشده یا به واسطه‌ی تخصیص‌ها ایجاد نشده‌اند را در دفاتر روزنامه‌ی هزینه نقل نمایید. به عنوان نمونه شما می‌توانید هزینه‌های عملیاتی خالص، شارژهای داخلی، تخصیص‌ها و ورودی‌های تصحیحی بین انواع هزینه، مراکز هزینه و موضوعات هزینه را به صورت تکی یا بر اساس تکرار به آن منتقل نمایید.
تخصیص هزینه‌ها
با استفاده از تخصیص، شما می‌توانید هزینه‌ها و درآمدها را در بین انواع هزینه، مراکز هزینه و موضوعات هزینه جابجا نمایید. هزینه‌های بالاسری ابتداء به مراکز هزینه منتقل شده و سپس به موضوعات هزینه اضافه می‌شوند. به عنوان نمونه، این کار را می‌توان در بخش فروشی که به طور همزمان چندین محصول را می‌فروشد، انجام داد. هزینه‌های مستقیم را می‌توان به صورت مستقیم به یک موضوع هزینه مانند ماده‌ای که برای یک محصول خاص خریداری شده است، تخصیص داد.
مبنای هزینه‌ایِ مورد استفاده و همچنین تعریفی که برای دقت تخصیص ارائه می‌شود، بر روی نتایج مربوط به تخصیص هزینه‌ها تأثیرگذار هستند. از تعریف تخصیص برای تخصیص هزینه‌ها، ابتداء از آن‌چه به آن مراکز پیش‌هزینه گفته می‌شود، به مراکز هزینه‌ی اصلی و سپس از مراکز هزینه به موضوعات هزینه استفاده می‌شود.
هر تخصیص از یک منبع تخصیص و یک یا چند هدف تخصیص تشکیل می‌شود. شما می‌توانید با استفاده از روش تخصیص ایستا، مقادیر واقعی یا مقادیر بودجه‌بندی‌شده را تخصیص دهید. این روش مبتنی بر یک مقدار تعریف‌شده مانند ضلع یک مربع یا نسبت تخصیصی برابر با 5:2:4 است. همچنین می‌توانید مقادیر واقعی یا مقادیر بودجه‌بندی‌شده را با استفاده از روش تخصیص پویا و بر اساس نه مبنای تخصیص از پیش‌تعریف‌شده و 12 محدوده داده‌ی پویا نیز تخصیص دهید.
بودجه‌های هزینه
شما می‌توانید به هر اندازه‌ای که تمایل دارید، بودجه‌ی هزینه‌ای ایجاد نمایید. همچنین می‌توانید بودجه‌های هزینه‌ای را به بودجه‌ی دفتر کل منتقل نمایید و بر عکس. به علاوه می‌توانید هزینه‌های بودجه‌بندی‌شده را به عنوان هزینه‌های واقعی منتقل نمایید.
گزارش‌دهی هزینه
بیشتر گزارشات و آمارها بر اساس ورودی‌های هزینه‌ای نقل‌شده تهیه می‌شوند. شما می‌توانید نتایج را به دلخواه مرتب ساخته و فیلتر نمایید تا بدین وسیله تعریف کنید که چه داده‌هایی باید نشان داده شوند. همچنین می‌توانید گزارشاتی را برای تحلیل توزیع هزینه‌ها تهیه نمایید. شما همچنین می‌توانید از برنامه‌های زمانی استاندارد برای هزینه‌ها استفاده نمایید تا بر اساس آن، تعریف کنید که گزارشات شما از نمودار انواع هزینه به چه صورتی نمایش داده شوند.
پیاده سازی حسابداری بهای تمام شده با کمک ERP های استاندارد معمولا از قواعدی پیروی می کند که تمامی موارد بالا پوشش داده شود ،ERP Dynamics NAV مایکروسافت به عنوان سیستمی یکپارچه و بهره مند از ماژول قدرتمند مالی – حسابداری تمامی الزامات و نیازمندی های حسابداری بهای تمام شده را شامل شده و بخش Cost Accounting در این راهکار جامع یکی از مزایای اصلی آن می باشد که بعد از پیاده سازی موفق سازمان می تواند از آن بهره مند گردد.
