گناه اول: زمانبندی و برنامه ریزی جلسات ناهماهنگ و در مواردی با تداخل برنامه های مدعوین همراه است. در بسیاری از اوقات، افراد دیر به جلسات آمده و زودتر از موعد محل جلسه را ترک می کنند.
راه نجات: با مدیریت کارامد و برنامه ریزی و زمانبندی منسجم به کمک ابزارهای IT، برگزاری جلسات را از بی نظمی برهانید. بهره گیری از راهکاری برای برنامه ریزی جلسات با استناد به تقویم کاری هر یک از افراد شرکت کننده در کنار اطلاع رسانی و یادآوری نظامند، به برگزاری منظم تر جلسات کمک می کند.
گناه دوم: مسیر گفتگوها غالبا از دستورالعمل جلسات فاصله گرفته و شرکت کنندگان به جای بحث های سازنده به بیراهه می روند.
راه نجات: دستوالعملها را مدون و مستند کنید. جلسه بدون دستوالعمل مانند یک کشتی بی سکان است که بی هدف پرسه می زند ولی به هیج نتیجه ای دست نمی یابد. هدف از تدوین دستورالعمل های جلسات ایجاد لیستی برای تعیین موضوعات کلیدی جلسات، تبیین وظایف هر یک از افراد شرکت کننده، زمانبندی بخش های گوناگون جلسات، تعیین خروجی های مطلوب و ملاحظاتی از این دست است. نیل به این اهداف جز با تدوین و مستندسازی دقیق دستورکارها میسر نخواهدبود.
گناه سوم: جلسات غالبا بسیار طولانی می شوند.
این جلسات باید بتوانند در نصف زمان صرف شده فعلی، دوبرابر بهره وری و خروجی فعلی را ایجاد کنند.
راه نجات: زمان سرمایه است. هزینه برگزاری جلسات را تحت نظارت درآورده و با بهره گیری از راهکارهای فن آوری اطلاعات بهره وری جلسات را افزایش دهید. تعیین و مستندسازی اطلاعات سخرانان کلیدی و زمان تخصیص یافته به هر فرد با توجه به زمان کلی جلسه، در برقراری نظم زمانی جلسه و جلوگیری از طولانی شدن بیش از حد جلسات موثر واقع خواهدشد.
گناه چهارم: با اتمام جلسات، هیچ اتفاقی نمی افتد. افراد تصمیمات را به عمل درنمی آورند.
راه نجات: مستندسازی صورتجلسات را به تعویق نیاندازید. مشکل تنبلی افراد نیست؛ مشکل اصلی این است که افراد جلسات را با دیدگاه هایی متفاوت نسبت به آنچه که اتفاق افتاده و باید در آینده اتفاق بیفتد، ترک می کنند. با ثبت و ذخیره سازی مدون تصمیمات اخذشده، اقدامات آتی و وظایف تفییذشده، “صورتجلسات” را به “اقدامات” تبدیل و بر روی اسناد مشترک تمرکز نمایید.
گناه پنجم: کاغذبازی ها و فرآیندهای دستی هماهنگی و برنامه ریزی جلسات را با پیچیدگی ها، دوباره کاری ها و صرف هزینه ها و زمان زیادی مواجه می کند.
راه نجات: بهره گیری از ابزارهای فن آوری اطلاعات، با اتوماسیون فرآیندهای برنامه ریزی، زمانبندی و ثبت و ذخیره سازی صورتجلسات و دستورالعمل ها، برگزاری جلسات را تسهیل، کارایی برنامه ریزی ها را افزایش و حجم کاغذبازی ها را به میزان زیادی کاهش بخشیده و در عین حال می تواند به عنوان گامی مهم در مسیر سبزتر نگه داشتن محیط زیست تلقی گردد.
گناه ششم: جلسات بدون در دسترس بودن اطلاعات مهم و با نادیده گرفتن و عدم انطباق با سیاست ها و تصمیماتی که قبلا اتخاذ شده اند، برگزار می شوند.
راه نجات: پایگاهی واحد برای ثبت و ذخیره سازی اطلاعات جلسات ایجاد کنید. به کارگیری تکنولوژی در مدیریت جلسات کمک می کند تا مخزن واحدی برای اطلاعات رد و بدل شده، صورتجلسات و دستوالعمل های جلسات ایجاد شود و امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه تسریع و تسهیل گردد.
گناه هفتم: جلسات هیچگاه بهبود نمییابند. افراد دائما اشتباهات مشابه را تکرار میکنند.
راه نجات: کنترل و نظارت مستمر بهترین راهکار رفع این معضل است. بهرهگیری از راهکارهای فناوری اطلاعات برای مدیریت هزینه ها از طریق گزارشات، مشاهده دشبوردهای هر جلسه، گزارشگیری از درصد پیشرفت وظایف و پیگیری صورتجلسه ها، امکان نظارت بر کیفیت برگزاری جلسات و اتخاذ اقدامات اصلاحی در مسیر بهبود جلسات را تسهیل میکند.
