تاثیرات ERP بر ساختار سازمانی و فرایندهای کسب و کار شما چیست؟

برگرفته از کتاب BPM CBOK version 3.0 موسسه ABPMP

(Association of Business Process Management Professionals)

ریشه های تاریخی سازمان های سلسله مراتبی سنتی

مشکلات زیادی با ساختارهای سازمانی عمودی سنتی وجود دارد.  با این حال، زمانی، این ساختارها کار می‌کردند، زیرا ساختار کار واقعی اینگونه بود.  بهترین مثال برای این، روزهای اولیه تولید خودرو است، زمانی که شرکت‌هایی مانند فورد به صورت عمودی ادغام شدند و هر کارمند برای انجام کار در منطقه خاص خود، چه در خطوط مونتاژ و چه در ریخته‌گری فولاد برای خودروها، «متخصص» بود.  اندازه‌گیری‌ها در سطح شغل بودند که به عنوان خروجی، برای مثال، واحد در روز بیان می‌شد.  ارتباط این موضوع با ماتریس عملکرد راملر:

• خروجی انجام دهنده کار واحد/روز بود.
• فرآیند عمودی (جهت گیری عملکردی) تولید بود و
• خروجی به درآمد و هزینه در صورت سود و زیان تبدیل شد.

 تأثیر سیستم های ERP و ERP بر ساختار سازمانی

همانطور که استراتژی های رشد شرکت تغییر کرد، استراتژی های نیروی کار نیز تغییر کردند.  عمودی زدایی بسیاری از صنایع منجر به ساختارهای سازمانی و مدل های کسب و کار متفاوتی شد.  چیزی که برای هر شرکتی تغییر نکرده بود، جهت گیری عملکردی و رویکرد کار در سازمان ها بود.  تا زمان ظهور سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در اواسط دهه 1990 بود که سازمان ها مجبور شدند جهت گیری خود را برای پردازش در نظر بگیرند.  سیستم های ERP یک جایگزین استاندارد و یکپارچه برای فرآیندهای عملکردی موجود با انجام فرآیندهای افقی که از طریق فناوری ERP فعال می شدند، ارائه کردند.  داستان‌ها و نمونه‌های زیادی از شرکت‌هایی وجود دارد که پول زیادی را روی پیاده‌سازی ERP با نرخ شکست بالا برای پیاده‌سازی ERP سرمایه‌گذاری کرده‌اند، اما این واقعیت باقی می‌ماند که تغییر تحمیل‌شده توسط سیستم‌های ERP از نوع فرآیندها بود و نه از نوع فناوری.  شرکت هایی که بسیار موفق بودند، همان هایی بودند که رویکردی فرآیند محور را برای تحول در پیش گرفتند.  نکته مهمی که باید به آن توجه داشت این است که ERP، چه بخواهیم چه نخواهیم، یک نقطه تحول ناگهانی در فناوری بود که شرکت‌ها را مجبور می‌کرد بیشتر فرآیندگرا باشند. ERP بنا به ماهیت خود نیازمند فرآیندهای افقی و متقابل عملکردی مانند تدارکات تا پرداخت، سفارش به نقد (انجام سفارش)، ایده به محصول (توسعه محصول) و استخدام تا بازنشستگی (مدیریت منابع انسانی) به جریان های ارزشی که نیاز به مدیریت افقی دارند، می باشد.  جدول زیر نمونه هایی از جریان های ارزش و نام های متقابل ERP معمولی را فهرست می کند.  ماژول های سیستم ERP معمولاً نام های متقابل عملکردی ارائه شده توسط فروشنده را به خود می گیرند.

نام های متقابل عملکردی که به جریان های ارزش داده شده است

فرآیندهای ERP کسب و کارها را به سازمان های فرآیندی تغییر داد

روابط متقابل عملکردی در یک فرآیند پایان به انتها

از آنجایی که فرآیندهای ERP “از پیش طراحی شده اند”، مدت زیادی طول نکشید که مدیریت فرآیندهای تجاری اصلی یک شرکت به تمرکز افقی جدید در ساختار سازمان تبدیل شد.  این فرآیندهای متقابل به یک جهت گیری سازمانی جدید نیاز داشتند که در آن مسئولیت پذیری و مالکیت حوزه فرآیند باید صریح باشد (شکل فوق را ببینید).  افزودن مسئولیت‌های جدید به نقش‌های موجود در سازمان‌های عملکردی، بعد فرآیندی را ایجاد کرد که توسط نقش مالک فرآیند اداره می‌شود.

از نظر ماتریس عملکرد راملر، این نقش جدید مستلزم ادغام کار یا مجری کار در فرآیند افقی است.  به عنوان مثال جریان ارزش سفارش تا پول نقد، مستلزم یک جهت گیری تیمی به فرآیندی است که در آن چندین شغل و اقدامات مختلف، در بالا و پایین دست یکدیگر با هم فعالیت می کنند تا خروجی نهایی به مشتری تحویل داده شود.