پیاده‌سازی موفق و کارامد راهکار ERP در 9 مرحله آسان

همه ما می دانیم که زندگی در محل کار می تواند یک گردباد درهم و برهم پر از استرس و لیست کارهایی باشد که هرگز پایان ندارند. این یکی از دلایل مهمی است که بسیاری از شرکت ها برای کمک و تسهیل عملیات روزانه خود یک ERP را پیاده سازی می‌کنند.

با این حال، اگر تا به حال در مورد مدیریت پروژه استقرار ERP و متدولوژی پیاده سازی آن مطالعه کرده باشید، می‌دانید که گاهی اجرای آن برای شرکت ها چقدر می تواند دشوار باشد. با وجود مزایای متعدد، قابلیت‌های فوق‌العاده، به نظر می‌رسد هنوز برخی از کسب و کارها نمی‌توانند در درازمدت در پیاده سازی ERP خود موفق باشند یا بهترین بهره برداری را از زیرساخت خود انجام بدهند.

در این پست وبلاگ، با در نظر گرفتن اینکه یک تیم متخصص واجد شرایط و قابل اعتماد برای پیاده سازی سیستم ERP دارید، مراحل پیاده سازی موفقیت آمیز ERP را مرور می کنیم.

9 مرحله برای اجرای موفقیت آمیز ERP

1. نیازهای کسب و کار خود را به وضوح بیان کنید

گام اول شامل ارزیابی عمیق و مستندسازی چالش های تجاری، حجم کاری، نیازهای بخش های مختلف و الزامات گزارشگیری شما است.

وقتی زمان انتخاب راه حل ERP یا حتی فکر کردن به تغییر نرم افزار فرا می‌رسد، همیشه عاقلانه است که یک دید کلی از وضعیت داشته باشید. این مرحله مهم به شما این امکان را می‌دهد تا اهداف خود، محدوده پروژه و همچنین هر آنچه را که از نظر راه حل ERP نیاز دارید را تعیین کنید. پیاده سازی ERP یک ماجراجویی جالب است که اگر خوب برنامه ریزی کنید، می‌تواند بازگشت سرمایه زیادی داشته باشد!

پس از تکمیل مستندات، مدتی را صرف اولویت بندی و سازماندهی نتایج خود کنید.

در حالی که هر مشاور خوب ارزیابی دقیق خود را از نیازهای شما انجام می‌دهد، در هر فرآیند ارزیابی، تلاش های شما به عنوان یک راهنما عمل می‌کند و به شما کمک می‌کند تا برای همه افراد درگیر در این فرآیند دقیق تر، کارآمدتر و مفیدتر عمل کنید.

2. به طور سیستماتیک راه حل‌های ERP در دسترس را ارزیابی کنید.

هنگامی که آماده شروع ارزیابی گزینه های خود هستید، با یک همکار در همان صنعت یا یک مشاور قابل اعتماد تماس بگیرید تا در مورد تجربه و توصیه‌های آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. نظرات صریح آنها برای شما ارزشمند خواهد بود. اگر می‌خواهید تحقیقات خود را عمیق‌تر کنید، فهرستی از مشاوران زبده را بررسی کنید. همچنین به کارمندان خود اجازه دهید نظرات خود را در مورد این موضوع بیان کنند زیرا آنها معمولا جلوه جدیدی را در مورد ویژگی هایی که نیاز دارند، روشن می‌کنند. ضمنا همکاری تیم شما برای موفقیت ضروری است و کمبود اطلاعات می‌تواند شما را در مسیر پیاده سازی ERP با مشکلاتی مواجه کند. به علاوه، کارکنانی که در این فرایند دخالت داده نشوند، می‌توانند در برابر محصول مقاومت نشان دهند.

پس بهتر است برای این جلسه کوچک وقت بگذارید!

3. یک رهبر توانمند برای پروژه پیاده‌سازی راهکار ERP انتخاب کنید

هنگامی که یک برنامه تدوین شده و گزینه مورد نظر ERP انتخاب می‌شود، انتخاب یک مدیر پروژه داخلی توانا برای شما ضروری است. این شخص “مالک یا مسئول” پروژه اسقرار ، نقطه تماس با کل گروه مشاور و پیمانکار، و فردی کلیدی خواهد بود که استقرار پروژه را تضمین می‌کند و بنابراین اطمینان حاصل می‌کند که بودجه و تاریخ موعد پایان پروژه با اهداف کلان تعیین شده مطابقت دارد.

مدیر پروژه داخلی توانمند برای موفقیت پروژه ضروری است. این موضوع یک نیاز غیر قابل مذاکره برای شما و تیم شما در پروژه استقرار می باشد.

4. یک برنامه پیاده سازی ERP شفاف تهیه کنید؛ اما در برابر تغییرات گشوده باشید

پس از تکمیل مراحل 1 تا 3، یک مبنای محکم و یک برنامه دقیق برای نصب، پیکربندی و بهینه سازی سیستم خود با توجه به محیط کاری خود خواهید داشت. در حالی که برنامه های پروژه می‌تواند تغییر کند، به خاطر داشته باشید که محدوده کار، ددلاین و بودجه همیشه قبل از ایجاد تغییرات بزرگ باید تجزیه و تحلیل و ارزیابی شوند.

5. فرآیندهای داخلی کسب و کار خود را بازنگری کنید

پیاده سازی ERP در درجه اول برای سبک کردن وظایف روزانه شما، بهبود انسجام تیم و افزایش بهره وری است. بنابراین زمان ایده آلی است که در فرآیندهای کسب و کار داخلی خود تجدید نظر کنید و آنها را کارآمدتر کنید.

سعی کنید گلوگاه‌های فرایندی را بیابید، فرایندهای زائد را کنار بگذارید و بجای استفاده از فرایندهای خودساخته و غیربهینه، از فرایندهای استاندارد Best Practice بهره برداری نمایید.

از دست دادن زمان خودداری کنید و سرمایه گذاری خود را به حداکثر برسانید!

ERP .6 خود را با سیستم های ضروری دیگری یکپارچه و متصل کنید

ادغام  و یکپارچگی با سایر برنامه‌ها یا منابع داده یا سفارشی‌سازی (توسعه تا سقف 20% از کل پروژه) نرم‌افزار برای پاسخگویی به نیازهای منحصربه‌فرد شما می‌تواند کارایی و اتوماسیون را به میزان قابل توجهی بهبود داده و چابکی را در سازمان به طرز چشمگیری افزایش دهد. توجه داشته باشید که هرچقدر به به‌روش‌های ERP وفادار بمانید و میزان توسعه کمتری به آن تحمیل کنید، در بلند مدت دردسرهای کمتری خواهید داشت. مانند هر مرحله دیگر از پیاده سازی، هزینه را ارزیابی کنید، تأخیر ناشی از این عملکردهای جدید و مزایایی که ارائه می‌دهند را در نظر بگیرید.

مراقب باشید، هر گونه توسعه سفارشی شده بر توانایی شما برای پشتیبانی از برنامه در آینده تأثیر خواهد داشت. حتما زمانی را برای فکر کردن به این موارد در نظر بگیرید.

توجه بفرمایید که این ERP های استاندارد بین المللی هستند که امکان برنامه نویسی و توسعه روی پلتفرمشان را تعبیه کرده اند و شما محدود به قابلیت های از پیش آماده شان نیستید و این امکانی است که در بسیاری از نرم افزارهای جامع آماده در بازار، وجود ندارد. همین مزیت توسعه پذیری در ERP هاست که امکان یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها از طریق وب سرویس و … را نیز در این سیستم ها با سهولت بسیار بیشتر فراهم میکند و در بسیاری از پروژه ها یکی از مهمترین دلایل انتخاب ERP های بین المللی در مقابل الترناتیوهای دیگر همین است.

7. آموزش کامل و جامع به کارمندان خود ارائه دهید

هنگامی که سیستم پیکربندی شد و فرآیندهای جدید ایجاد شد، بسیار مهم است که زمان لازم را برای آموزش کارکنان و کاربران خود اختصاص دهید. روی آموزش فردی و گروهی سرمایه گذاری کنید تا کارمندان خود را قادر به استفاده از نرم افزار با حداکثر پتانسیل آن کنید. شما سرمایه گذاری مهمی انجام داده اید که می تواند سود زیادی داشته باشد و برای تضمین موفقیت شما، آموزش یک امر بسیار محوری و ضروری است.

همچنین یک برنامه آموزشی مستمر و مداوم را برنامه ریزی کنید تا به همه کارکنان خود بیاموزید که چگونه از نرم افزار به بهینه ترین، کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین روش برای کسب و کار خود استفاده کنند. و این ممکن است کمی کلیشه ای به نظر برسد، اما این مرحله تضمین می‌کند که تیم شما از نرم افزار راضی است. این نکته مهم دیگری برای اجرای موفق ERP است!

8. حتی پس از پروژه در ارتباط باشید

پس از روشن شدن سیستم (Go Live)، زمان کافی بدهید تا کاربران بخوبی به آن عادت کنند. فهرستی از پروژه‌های جدید را برای تکمیل کردن سیستم، فعال نگه داشتن آن، آموزش و توسعه‌های ضروری تعیین کنید، و سعی کنید در این مورد سازمان شما پیشتاز باشد.

تلاش کنید با مشاور یا پیمانکار خود رابطه نزدیک داشته باشید. باید بتوانید ارزش بهینه را از سیستم دریافت کنید و از عملکرد کارآمد و عالی آن برای سال‌های آینده نیز بهره مند شوید.

9. به طور مداوم رویه‌ها و راه حل ERP خود را بهبود دهید

بدانید که سیستم شما فقط به اندازه سرمایه گذاری که در آن انجام می دهید خوب خواهد بود. ما همیشه توصیه می‌کنیم نرم‌افزار را حداقل یک‌بار در سال بررسی کنید که به شما کمک کند تا بهبودهایی را که می‌توانید در آن انجام دهید را شناسایی کنید تا از آخرین پیشرفت‌های فناوری مانند به‌روزرسانی برخی از بخش‌ها، پلاگین‌های جدید، رویه‌های کارآمدتر  و …حداکثر بهره را ببرید.

تعامل طولانی مدت با راه حل ERP به شما این امکان را می‌دهد که بازدهی سرمایه گذاری خود را به حداکثر برسانید و مسیر موفق خود را دنبال کنید!

با موفقیت یک ERP را پیاده سازی کردید؟ آنقدرها هم پیچیده نیست…

موفقیت پیاده سازی ERP بسیار ساده است. مهمترین چیز، مانند بسیاری از پروژه ها در کسب و کار، حفظ تمرکز بر روی هدف اولیه است: سرمایه گذاری خود را در نرم افزار ERP به حداکثر برسانید.

نیازهای اصلی شما و دلایلی که در پس انتخاب یک راه حل خاص ERP وجود دارد را در خاطرتان نگه دارید و برای بهتر کردن آن در طول فرآیند تلاش کنید.

در نهایت این 4 نکته را در اجرای موفقیت آمیز ERP را نیز در نظر داشته باشید :

• اهمیت مشارکت مدیران در پروژه
• ارتباط موثر و سازنده بین مدیریت، کارکنان، مشاور و مدیر پروژه ERP
• حضور مدیر پروژه تقریباً دائماً در میدان در حین اجرا
• مدیر پروژه با مهارت‌های شخصی و تخصصی بالا

آیا در چند ماه آینده برای پیاده سازی ERP برنامه ریزی می کنید؟ امروز با یکی از کارشناسان سامیکس گفتگو کنید تا در مسیر درست شروع استقرار ERP قرار بگیرید.