آیا واقعا همکاری و تعامل دارید (collaborating) یا فقط در ارتباط (communicating) هستید؟
میان این دو تفاوت زیادی است…
به این فکر کنید که اگر فقط با همکارانتان در ارتباط باشید و تعامل و همکاری نداشته باشید چه اتفاقی می افتد؟ تفاوت محرزی بین این دو وجود دارد و می تواند روی تیم تان، محل کارتان و از همه مهمتر روی برنامه ریزی هایتان اثر بگذارد. برای اینکه بتوانید به ارزش های کسب و کار جامه ی عمل بپوشانید، لحظه ای به این موضوع فکر کنید.
1. ارتباط داشتن می تواند بصورت یکطرفه و دوطرفه باشد
یک طرفه: وقتی اتفاق می افتد که اطلاعات به سادگی در اختیار مخاطب قرار گیرد بدون اینکخ انتظاری برای پاسخگویی وجود داشته باشد. بعنوان مثال افراد می توانند اطلاعات را برادکست کنند مثل اینکه مدیرعامل شرکت در مورد تازه های صنعت مواردی را منتشر می کند یا اخباری در مورد برگزاری آخرین سمینار شرکت
دوطرفه: وقتی اتفاق می افتد که بحث یا ارتباطی دو طرفه بین دو طرف رخ می دهد. افراد ممکن است ایده ها و عقایدشان را به هم به اشتراک بگذارند – چه صحبت در مورد هوا باشد چه در مورد یک برنامه تلویزیونی که شب قبل دیده اند یا حتی مسائل کاری-
2. ارتباط داشتن می تواند تصادفی یا هدفمند باشد
در مفهوم شرکتی، ارتباط می تواند هم بر اساس اهداف کسب و کار رخ دهد و هم مستقل از این اهداف باشد. مثال قبلی در مورد اینکه مدیرعامل برخی از تازه های صنعت را با همکاران به اشتراک می گذارد نمونه ای از یک ارتباط یک طرفه بر اساس اهداف کسب و کار بود- کارکنان را در مورد وقایع جدید مطلع ساختن. در مقابل به اشتراک گذاری مطلبی طنز یا ویدئویی از گربه توسط کارکنان نمونه هایی از ارتباطات یک طرفه بدون ارتباط با اهداف کسب و کار است.
3. جدول ارتباط/ تعامل
از چهار نوع ارتباطی که در جدول بالا نمایش داده شده است، تنها ارتباطات دوطرفه ای که قادر به پاسخگوی به اهداف کسب و کار می باشند در دسته همکاری و تعامل در نظر گرفته می شوند. همچنین بسیار مهم است که به این نکته توجه داشته باشید که می توانید تعامل کنید، بدون اینکه واقعا با تعامل کنندگانتان در ارتباط باشید البته این امر تنها در صورتی امکان پذیر است که طبق یک چارچوب اولیه ارتباطی چشم انداز، اهداف و دستورالعمل های واضحی را مشخص کرده باشید که قابل اعمال به همه طرف های مرتبط باشد. مثال مهم این امر ویکی پدیا است، بزرگترین دائرۀ المعارف آنلاین که به افراد زیادی اجازه مشارکت می دهد تا میلیون ها مقاله را ویرایش کنند بدون اینکه حتی لازم باشد مستقیما با هر یک از آنها در ارتباط باشد.
برای بهره وری و غلبه بر چالش ها و یا دستیابی به اهداف مشخص شده شده، تعامل و ارتباط لازم است که در ارتباط با هم اجرایی شوند. این امر نیازمند دانش ساختاریافته و غیرساختاریافته ایست که تیم های کاری یا کسب و کار می توانند از آنها ایده یا اطلاعات لازم را به دست آورند. بدین ترتیب ارتباط داشتن می تواند کانالی برای انتقال این موارد باشد.
به منظور پرورش و بهبود به اشتراک گذاری دانش، بسیار ضروری است که یک کسب و کار هر دو مورد زیر را داشته باشد:
1. یک استراتژی ارتباط و تعامل جهت تضمین اینکه کاربران کاملا اهداف کسب و کاری که در آن کار می کنند را درک کرده اند.
2. استفاده از تکنولوژی ای که برای کاربران بطور کامل قابل دسترسی باشد و تماما یکپارچه با سیستم های سازمان برای اینکه رویکرد در سازمان اجرایی شود.
این موارد برای افزایش پذیرش توسط کاربران و رسیدن به موفقیت حداکثری لازم است. اما از چه تکنولوژی ای برای ارتباط و تعامل در سازمانمان استفاده کنیم؟ در پست بعدی در این مورد بیشتر خواهیم نوشت.
شیرپوینت، یامر، لینک و چت، چطور از همه اینها در کنار هم استفاده کنیم؟
وقتی در مورد ابزارهای تعاملی صحبت می کنیم سردرگمی های زیادی وجود دارد. از چه ابزاری برای چه چیزی استفاده کنیم؟ چطور همه انها را یکپارچه کنیم؟ بهترین ابزار برای من کدام است؟ اگر در حال حاضر از شیرپوینت استفاده می کنیم، استفاده از لینک -Lync-چت چه فایده ای دارد؟
همچنانکه در قبلتر اشاره شد، اولین و مهمترین نکته ای که باید در نظر داشته باشیم این است که ابزارهای تعاملی با هم تفاوت دارند و هر کدام برای پاسخگویی به نیاز جداگانه ای ایجاد شده اند. وقتی در مورد معرفی و استفاده از ابزارهای تعاملی صحبت می کنیم اصطلاح یک سایز برای همه دیگر موضوعیت ندارد. البته موضوع به آسانی ارزیابی، انتخاب و پیاده سازی یک ابزار و سپس تیک زدن لیست وظایف نیست.
شاید قبل ترها رویکرد شرکت ها بدین گونه بود که اکثر ابزارها را، ابزارهایی تک منظوره در نظر می گرفتند مثلا یکی برای میکرو بلاگینگ مناسب است، یکی برای ذخیره سازی و بایگانی اسناد، به اشتراک گذاری فایل ها یا مدیریت گردش کاری ها. در ابتدا اینطور کار کردن شاید خوب باشد اما وقتی امور پیچیده تر می شود، رویکرد استفاده تک منظوره بیشتر دست و پاگیر است تا رویکردی که جهت تسریع درتعاملات مناسب باشد.
برای اینکه تعامل و همکاری در سازمان اجرایی شود، لازم است مجموعه ابزار درستی انتخاب شده و با دیگر ابزارهای تعاملی و سیستم های کاری یکپارچه شوند. هیچ راه منفردی برای تعامل وجود ندارد و هیچ سیستمی به تنهایی نمی تواند کار کند. انتخاب ترکیب بهینه ابزار چیزی است که برای سازمانها مناسب خواهد بود.
در ماتریس ارتباطات زیر ابزارهای تعاملی بر اساس استفاده ای که از آنها می شود دسته بندی شده اند:
اینکه چه ابزاری را انتخاب می کنید بسیار بستگی به این دارد که چه کاری می خواهید انجام دهید، دیاگرام بالا در انتخاب و اولویت بندی به شما کمک می کند.
شیرپوینت در همه جا
شیرپوینت برای پاسخگویی به نیاز مدیریت اسناد ساختاریافته و گردش کارها مناسب است. شیرپوینت در حقیقت یک مخزن دانش ایجاد می کند که دربرگیرنده همه نوع محتوا، سند، تصویر می باشد و بعنوان زیرساختی برای تعامل عمل می کند. در حقیقت هیچ ضرورت یا نیازی برای تعاملات به هنگام در مورد شرپوینت وجود ندارد. همچنان که در شکل مشاهده می کنید، شیرپوینت روی ارتباطات یک طرفه تصادفی و هدفمند تمرکز می کند و پوشش دهنده نیازهای ارتباطی سازمان از نوع «جهت اطلاع» و «برادکست» می باشد.
شیرپوینت به عنوان یک API یکپارچه سازی در سازمان را تسهیل می نماید. قابلیت یکپارچه سازی شیرپوینت امکان استفاده از Lync جهت چت های برخط و دریافت تغذیه های RSS را می دهد.
سپس یامر به عنوان ابزار شبکه اجتماعی
یامر پاسخگوی نیاز شبکه سازی اجتماعی، میکرو بلاگینگ و برادکست در یک محیط غیرساختاریافته می باشد. از این رو در کنار شیرپوینت با دسترسی اینترنتی بیشتر روی تعاملات دو طرفه به هنگام تمرکز می کند. اگر شیرپوینت و یامر را کنار هم بگذارید شما سه خانه از ماتریس چهارخانه ای تعامل را پوشش داده اید. اما هنوز یک خانه باقی مانده است و آن تعاملات حیاتی کسب و کار است.
و لینک -Lync – ابزار تعاملی پیشرفته
با استقرار Lync بصورت داخلی و تحت سرور شما ابزار تعاملی پیشروئی خواهید داشت که امکان چت، به اشتراک گذاری دسکتاپ، چت صوتی، چت تصویری و چت گروهی را در اختیار شما خواهد گذاشت. این ابزار پاسخگوی نیاز به اشتراک گذاری در لحظه دانش و اطلاعات حیاتی است. نیازمندی برادکست هم با قابلیت هایی که اجازه می دهد تنها مدیران در اتاق های چت صحبت کنند تامین می شود.
در مجموع:
با هم یا بصورت ترکیبی چت، یامر و شیرپوینت مجموعه ابزار جامعی را برای تعامل و همکاری فراهم می کنند که کامل کننده یکدیگر می باشند و کلیه جنبه های ماتریس تعامل و ارتباط را پوشش می دهند. بسته به نیاز سازمانی تان از مهمترین نیازمندی تان شروع کنید و به تدریج و بصورت مستمر دیگر بخش ها را اضافه کنید تا در نهایت بتوانید همه ی جنبه های ارتباطات و تعاملات سازمانی تان را پوشش دهید.
