سازمان‌ها امروزه با چالش‌های روزافزون در مدیریت حجم انبوه داده‌ها و اطلاعات مواجه هستند. پلتفرم شیرپوینت (SharePoint) مایکروسافت، به عنوان یک بستر قدرتمند برای همکاری و مدیریت محتوا، سال‌هاست که نقش محوری در این زمینه ایفا می‌کند. اما آیا می‌توان از این پلتفرم، فراتر از کارکردهای سنتی ذخیره‌سازی، برای استخراج بینش‌های عمیق‌تر و افزایش بهره‌وری سازمانی بهره‌برداری نمود؟
پاسخ اینجاست: با معرفی Copilot، دستیار هوش مصنوعی پیشرفته مایکروسافت. این ابزار نه تنها شیوه‌ی تعامل با اطلاعات را دگرگون می‌سازد، بلکه قابلیت‌های شیرپوینت را به سطحی نوین ارتقا می‌دهد. در این مقاله، به بررسی جامع نحوه به‌کارگیری Copilot در شیرپوینت، مزایای استراتژیک آن، پیش‌نیازهای فنی و بهترین روش‌های پیاده‌سازی و مدیریت می‌پردازیم.
نقش Microsoft Graph در یکپارچگی Copilot و شیرپوینت
یکی از پرسش‌های اساسی این است که Copilot چگونه به حجم عظیم داده‌های موجود در شیرپوینت دسترسی پیدا می‌کند؟ پاسخ در Microsoft Graph نهفته است. Microsoft Graph یک رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API) یکپارچه است که داده‌ها و بینش‌های موجود در سراسر Microsoft 365 (از جمله شیرپوینت، Outlook، Teams و OneDrive) را گردآوری و سازماندهی می‌کند.
وقتی یک کاربر درخواستی را به Copilot ارائه می‌دهد، Copilot از طریق Microsoft Graph به محتوایی که کاربر به آن دسترسی دارد، نگاه می‌کند. این قابلیت تضمین می‌کند که Copilot تنها اطلاعات مجاز را بازیابی کرده و در پاسخ‌های خود ارائه می‌دهد، که این امر از نظر امنیت و حریم خصوصی داده‌ها بسیار حیاتی است.
مزایای به‌کارگیری Copilot در شیرپوینت
ادغام هوش مصنوعی Copilot با شیرپوینت، فراتر از یک ارتقاء تکنولوژیکی صرف است؛ این ادغام، فرصت‌های راهبردی جدیدی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.
افزایش کارایی عملیاتی و بهره‌وری نیروی انسانی
آیا کارکنان شما زمان زیادی را صرف جستجو، خلاصه‌سازی یا تحلیل اطلاعات می‌کنند؟ Copilot با خودکارسازی و ساده‌سازی این وظایف زمان‌بر، به کاربران اجازه می‌دهد تا بر فعالیت‌های با ارزش افزوده بالاتر تمرکز کنند. تصور کنید یک دستیار هوش مصنوعی که می‌تواند به سرعت یک گزارش مالی را خلاصه کند یا اطلاعات کلیدی را از یک سند طولانی استخراج نماید؛ این قابلیت به طور مستقیم به افزایش چشمگیر بهره‌وری فردی و تیمی منجر می‌شود.
دسترسی سریع و هوشمند به اطلاعات سازمانی
یکی از بزرگترین چالش‌ها در سازمان‌های دارای حجم بالایی از داده، دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات مورد نیاز است. Copilot این چالش را با ارائه یک رابط کاربری مکالمه‌ای حل می‌کند. کاربران می‌توانند به سادگی سوالات خود را مطرح کرده و Copilot با بررسی محتوای موجود در شیرپوینت (در چارچوب مجوزهای دسترسی کاربر)، پاسخ‌های مرتبط و دقیق را ارائه می‌دهد. این قابلیت، فرآیند تصمیم‌گیری را تسریع بخشیده و به کاربران کمک می‌کند تا بینش‌های ارزشمندی را از داده‌های خود به دست آورند.
کاهش خطاهای اجرایی و بهبود دقت در فرآیندها
با تکیه بر قابلیت‌های هوش مصنوعی پیشرفته Copilot، می‌توان خطاهای انسانی ناشی از جستجوهای ناقص یا تفسیرهای نادرست اطلاعات را به حداقل رساند. Copilot می‌تواند با دقت بالا، اطلاعات مربوطه را از منابع شیرپوینت شناسایی و ارائه دهد، که این امر به بهبود دقت در فرآیندها، گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری کمک شایانی می‌کند.
پیش‌نیازها و مراحل پیاده‌سازی Copilot در شیرپوینت
برای اینکه سازمان شما بتواند از مزایای کامل Copilot در شیرپوینت بهره‌مند شود، رعایت برخی پیش‌نیازها و اجرای مراحل کلیدی ضروری است.
الزامات مجوزهای نرم‌افزاری
دسترسی به قابلیت‌های Copilot نیازمند تهیه مجوزهای خاصی است. سازمان‌ها باید هم مجوزهای SharePoint Online و هم مجوزهای Microsoft Copilot را برای کاربران خود تهیه کنند. لازم به ذکر است که مجوز SharePoint Online اغلب به عنوان بخشی از طرح‌های موجود Microsoft 365 مانند Microsoft 365 E3 یا E5 ارائه می‌شود.
مقایسه Copilot برای Microsoft 365 و Copilot Pro: انتخاب صحیح
مایکروسافت دو نوع مجوز اصلی برای Copilot ارائه می‌دهد:
- Copilot برای Microsoft 365: این مجوز که معمولاً برای کاربران سازمانی با هزینه‌ای مشخص (به عنوان مثال، ۳۰ دلار در ماه برای هر کاربر) ارائه می‌شود، قابلیت‌های Copilot را به طور کامل در سراسر مجموعه Microsoft 365 (شامل شیرپوینت، ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت‌لوک و تیمز) فعال می‌کند.
- Copilot Pro: این گزینه که با هزینه کمتری (مثلاً ۲۰ دلار در ماه برای هر کاربر) در دسترس است، بیشتر برای کاربران فردی و کسب‌وکارهای کوچک‌تر طراحی شده و قابلیت‌های Copilot را در برنامه‌های Microsoft 365 موجود در دسکتاپ، وب و موبایل ارائه می‌دهد. برای استفاده بهینه در محیط‌های سازمانی و یکپارچگی عمیق با داده‌های سازمانی در شیرپوینت، Copilot برای Microsoft 365 توصیه می‌شود.
کاربردهای عملی Copilot در شیرپوینت
Copilot در شیرپوینت طیف وسیعی از کاربردها را ارائه می‌دهد که می‌تواند فرآیندهای کاری را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.
تولید و بهینه‌سازی سایت‌های شیرپوینت با پشتیبانی Copilot
یکی از قابلیت‌های هیجان‌انگیز Copilot، کمک به کاربران در ایجاد و مدیریت سایت‌های شیرپوینت است.
تسریع در ایجاد ساختار و محتوای سایت‌ها: از صفر تا صد در چند ثانیه!
Copilot می‌تواند به کاربران کمک کند تا به سرعت سایت‌های جدیدی را ایجاد کنند. این دستیار هوش مصنوعی قادر است ساختار اولیه سایت، صفحات و حتی پیش‌نویس محتوای اولیه را بر اساس دستورالعمل‌های متنی کاربر تولید کند. این قابلیت به طور قابل توجهی زمان لازم برای ایجاد سایت‌ها را کاهش می‌دهد و نیاز به دانش فنی عمیق در طراحی سایت را برای کاربران غیرمتخصص از بین می‌برد. همچنین، می‌توان اسناد موجود را در چت‌بات آپلود کرد و از محتوای آن‌ها برای ایجاد صفحات جدید سایت استفاده نمود.
حفظ یکپارچگی بصری و برندینگ سازمانی
Copilot می‌تواند در حفظ یکپارچگی ظاهری و برندینگ سازمان در تمامی سایت‌های تولید شده با هوش مصنوعی کمک کند. این ابزار می‌تواند با یادگیری سبک و قالب برند سازمان، در هنگام ایجاد محتوای جدید یا پیشنهاد طرح‌های جدید برای سایت، خود را با آن تطبیق دهد و به بهبود تجربه کاربری کمک نماید.
تعامل هوشمند با محتوا و داده‌های ذخیره‌شده
Copilot می‌تواند نحوه تعامل کارکنان با اطلاعات ذخیره‌شده در شیرپوینت را متحول کند.
بازیابی و خلاصه‌سازی سریع اطلاعات: خداحافظی با جستجوهای طولانی
کاربران می‌توانند از Copilot بخواهند تا اطلاعات خاصی را از شیرپوینت پیدا کند یا خلاصه‌ای از اسناد طولانی ارائه دهد. این بدان معناست که دیگر نیازی به صرف زمان طولانی برای جستجو در میان فایل‌ها نیست. کافیست از Copilot سوال کنید و اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت دریافت کنید.
تحلیل و استخراج بینش از داده‌های حجیم
برای کاربران SharePoint Premium، Copilot قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند تحلیل ویدئو، هوش اسناد (Document Intelligence) و ترجمه محتوا را ارائه می‌دهد. هوش اسناد به Copilot امکان می‌دهد تا اسناد را تحلیل کرده و داده‌ها یا متون کلیدی را از آن‌ها استخراج نماید، که این امر به کسب بینش‌های عمیق‌تر از داده‌های حجیم کمک می‌کند.
اتوماسیون فرآیندها و یکپارچگی با Power Apps
مایکروسافت با معرفی Power Apps، ابزاری قدرتمند برای ساخت برنامه‌های کاربردی بدون کدنویسی، گام بلندی در جهت اتوماسیون برداشته است. Copilot می‌تواند با Power Apps یکپارچه شود تا فرآیندهای اتوماسیون را بهبود بخشد. به عنوان مثال، کاربران می‌توانند به Copilot دستور دهند تا یک برنامه جدید ایجاد کند که داده‌های خود را در شیرپوینت ذخیره می‌کند، که این امر به ساده‌سازی جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.
توصیه برای مدیران شیرپوینت جهت بهینه‌سازی تجربه Copilot
نقش مدیران شیرپوینت در آماده‌سازی و بهینه‌سازی محیط برای Copilot حیاتی است. برخی اقدامات پیشرفته می‌توانند تجربه کاربری و امنیت داده‌ها را به طور قابل توجهی ارتقا دهند.
شناسایی و حذف سایت‌ها و محتوای غیرفعال
سایت‌ها و محتوای غیرفعال یا قدیمی می‌توانند به عنوان “نویز” برای Copilot عمل کرده و دقت پاسخ‌های آن را کاهش دهند. مدیران شیرپوینت باید به طور منظم سایت‌های غیرفعال را شناسایی کرده و آن‌ها را پاکسازی کنند. این کار می‌تواند با استفاده از سیاست‌های سایت غیرفعال در SharePoint Advanced Management انجام شود که به شما کمک می‌کند سایت‌هایی که برای مدت طولانی به آن‌ها دسترسی پیدا نشده است را شناسایی و به حالت فقط خواندنی تبدیل کرده یا به Microsoft 365 Archive منتقل کنید. این امر تضمین می‌کند که Copilot بر روی اطلاعات جاری و مرتبط تمرکز می‌کند.
به‌کارگیری SharePoint Advanced Management برای ارتقاء امنیت و مدیریت
Microsoft SharePoint Premium – SharePoint Advanced Management یک افزونه ضروری برای مایکروسافت ۳۶۵ است که ابزارهای قدرتمندی را برای حکمرانی داده‌ها و امنیت در اختیار مدیران شیرپوینت قرار می‌دهد. این ابزار به مقابله با چالش‌هایی مانند پراکندگی محتوا، اشتراک‌گذاری بیش از حد و مدیریت چرخه حیات محتوا کمک می‌کند.
سیاست‌های کنترل دسترسی محدود و کشف محتوا: حفاظت از اطلاعات حیاتی
برای سایت‌های حاوی اطلاعات بسیار حساس یا حیاتی کسب‌وکار، مدیران شیرپوینت می‌توانند سیاست‌های سخت‌گیرانه‌تری را اعمال کنند:
- سیاست کنترل دسترسی محدود (Restricted Access Control Policy): این سیاست دسترسی به یک سایت را به گروهی خاص از کاربران محدود می‌کند. در نتیجه، محتوای این سایت تنها برای این گروه محدود از کاربران در Copilot مایکروسافت ۳۶۵ قابل مشاهده خواهد بود.
- سیاست کشف محتوای محدود (Restricted Content Discovery Policy): این سیاست در حالی که دسترسی به سایت را تغییر نمی‌دهد، از نمایش محتوای آن سایت در Copilot مایکروسافت ۳۶۵ و جستجوی سراسری سازمان جلوگیری می‌کند. این ابزارها به مدیران اجازه می‌دهند تا از افشای تصادفی اطلاعات حیاتی به طور فعال جلوگیری کنند.
نتیجه‌گیری
در نهایت، ادغام Copilot با شیرپوینت صرفاً یک ارتقای فناورانه نیست؛ بلکه نقطه‌عطفی در مسیر تحول دیجیتال سازمان‌ها به شمار می‌رود. این هم‌افزایی قدرتمند، نه تنها با خودکارسازی فرآیندهای تکراری، به افزایش چشمگیر بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند، بلکه با فراهم آوردن دسترسی سریع و هوشمند به اطلاعات و استخراج بینش‌های عمیق از داده‌ها، بنیان تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر را می‌سازد.
اگر علاقه‌مندید بدانید قابلیت‌های Copilot چگونه می‌توانند بهره‌وری و کارایی سازمان شما در شیرپوینت را به سطح بالاتری برسانند، فرم درخواست دمو را تکمیل کنید. مشاوران ما با بررسی ساختار فعلی شیرپوینت و نیازهای خاص کسب‌وکار شما، راهکارهایی کاربردی و متناسب برای حداکثر بهره‌برداری از این فناوری ارائه خواهند داد.
