کایاک‌های تاشو ساخته‌شده توسط لیدر بازار، Klepper Lifestyle GmbH، در سراسر جهان به استقامت، کاربردی و جذاب بودن معروف هستند. کلپر که در سال 1907 در روزنهایم آلمان تاسیس شده است، یکی از قدیمی‌ترین کارخانه‌های ساخت کایاک تاشو است و دیجیتالی‌شدن را به عنوان استراتژی خود پذیرفته تا در مرز تکنولوژی باقی بماند. شرکت به دنبال استانداردسازی و ساده‌سازی فرآیندهایش است. برای حمایت از این تحول، کلپر از dynamics 365 business central، استفاده کرده است.
چالش: هزینه های بالا و شفافیت پائین که به دلیل جزیره ای بودن منابع داده ای به وجود آمده است
کایاک‌های تاشو کلپر با خرده‌فروشانی در سراسر جهان، به کیفیت مشهور است. علاقه‌مندان به ورزش آماتور که از سایت فروش آنلاین شرکت دیدن می‌کنند، می‌توانند از بین 2000 محصول مختلف انتخاب کنند. برای یک شرکت با چنین دامنه محصول وسیعی، شرکت باید داده‌ها را با یک راه بسیار شفاف و سازمان داده‌شده، ارزیابی کند. این اطلاعات شامل اطلاعات کالاها و همچنین مجموعه داده‌هایی از سفارشات خرده فروشان و اسناد حساب‌ها، می‌شود. این نقطه جایی بود که تیم کلپر فضای خالی قابل توجهی برای بهبود مشاهده کردند. رولف استوکنبرگ، بنیانگذار آژانس بین المللی مدیریت و اجرای طرح compass که کلپر در تاریخ 1 اگوست 2020 بخشی از آن شد، می‌گوید: «در گذشته، ما از سه راه‌حل متفاوت جدا از هم برای مدیریت این کوه اطلاعات استفاده می‌کردیم. از آنجایی که هر سه این راه‌حل‌ها به طور مستقل به وسیله افراد مختلف مدیریت می‌شدند، هیچ شخصی، یک نمای کلی از دامنه کامل محصولات در حدود 3000 کالا، نداشت.» استوکنبرگ اضافه می‌کند که همه‌چیز متوقف شده بود، سفارشات خرده‌فروشان، در یک دیتابیس درون‌سازمانی مدیریت می‌شد، در حالی که داده محصولات، می‌توانستند در سایت فروشگاه آنلاین و در یک برگه اکسل‌ناقض، پیدا شوند. در نتیجه شفافیت وجود نداشت و زمان و پول بیشتر و بیشتری برای مدیریت داده هزینه می‌شد.
در همان زمان، ساختار سرور داخلی در حال محدود‌کردن انعطاف شرکت بود. نصب و اندازی هر گونه ظرفیت درون‌سازمانی اضافی، یک اقدام پیچیده و پرهزینه بود. برای ساخت سرور ایمیل همین داستان صدق می‌کرد. اتوکنبرگ توضیح می دهد که:«هم کلپر و هم آژانس بین المللی مدیریت و اجرای طرح compass، عمدتا با ایمیل ارتباط گیری می‌کنند. ما داریم در مورد 600 پیام دریافتی در روز حرف می‌زنیم. به خصوص زمانی که موضوع افزایش ظرفیت باشد، ما محدود هستیم. به‌علاوه، با گستردگی مکان‌ها در سراسر جهان و در هر موقعیت زمانی، هر بار که من خواستم چیزی را در سرور تغییر بدهم، به طور متنوعی جایی مزاحم کسی می‌شدم.»
سیستم قدیمی همچنین در مورد پالایش ساختار سازمانی، انعطاف پائینی به خرج می‌داد. یکپارچه‌سازی شرکتی مثل کلپر با بخش IT آن به یک شرکت مادر، به معنای نصب یک سرور جدید بود که هم سخت و هم پیچیده خواهد بود.
در نتیجه، کلپر در بازار به دنبال پیشرفته‌ترین راه حل IT بود تا بتواند پایگاه داده‌هایش را همگن کند و شفافیت روندهایش را بیشتر کند.
راهکار: نظارت بر داده‌ها و حرکت به سمت راهکار یکپارچه و جامع
به منظور یکپارچه سازی جزیره های داده و اطلاعات مختلف و پیچیده از سه سیستم متفاوت به یک سیستم، یعنی متحد‌کردن محیط IT، کلپر dynamics 365 business central را مورد استفاده قرار داد. راهکار با موفقیت تنها در شش هفته پیاده‌سازی شد.
استوکنبرگ می‌گوید:«ما انبارهای داده‌هایمان را جمع‌آوری کردیم و به کلود مهاجرت کردیم. راه‌حل جدید به ما اجازه داد که سه تا را به یکی تبدیل کنیم. هم اکنون ما داینامیکس 365 بیزنس سنترال را برای برنامه‌ریزی و پیش بینی روندها نیز مورد استفاده قرار می‌دهیم.» این فرآیندها شامل تایید فاکتور در شرکت (که هم اکنون دیجیتال است)، شفافیت، و رها شدن از اسناد فیزیکی، می‌شود. فاکتورهای ورودی به طور خودکار به متن‌های پستی تبدیل می‌شوند، بررسی می‌شوند و سپس در یک بایگانی دیجیتال ذخیره می‌شوند. آندره بروسزیو، مشاور در هامبورگ می‌گوید:«سیستم حالا می‌تواند نه تنها برای پیگیری اسناد، بلکه برای دسترسی به هرگونه اطلاعات مرتبط به کار گرفته شود. حوزه مدیریت و اجرای طرح از سال 2015 از dynamics 365 business central استفاده می‌کند. بنابراین، این تنها راه طبیعی کلپر برای همگام‌کردن همان سیستم و متحد‌کردن آن با فعالیت‌های ERP و CRM بود.» استوکنبرگ می گوید:«همه چیز عالی پیش رفت، به جز بحران اخیر. تنها شش هفته از ما وقت گرفت تا پروژه را تکمیل کنیم، اگرچه پاندمی به این معنا بود که ما بی صدا کار می‌کردیم. دستاوردی قابل توجه و حمایت فوق العاده‌ای که ما دریافت کردیم اصلا کوچک نبود. کارمندان شجاع ما همچنین شایسته تشکر هستند. بعد از همه این حرف‌ها، این ترکیب تلاش‌های آن‌ها و IT بود که ما را در تبدیل این پروژه به چنین موفقیتی کمک کرد.»
هم شرکت کلپر و هم آژانس compass، هم اکنون سیستم‌های IT خودشان را بر روی خدمات Azure اداره می‌کنند. تنها یک روز از شرکت مادر وقت می‌گیرد که یک چشم انداز IT برای کاربران مختلف طراحی کند. چیزی که با سیستم قدیمی و سرورهای محلی‌اش غیرممکن بود. در مورد یکپارچه‌سازی کلپر و هرگونه تبدیلی به شرکت مادر در آینده، این راه‌حل در زمان پول و تلاش، صرفه‌جویی زیادی می‌کند. استوکنبرگ می‌گوید:«ما هرگز دیگر مجبور نیستیم تا هفته‌ها صرف کنیم که سرورهای جدید را راه اندازی‌کنیم. ما هم اکنون قادر هستیم تا هرگونه ظرفیت موردنیاز را برای همساز‌کردن شرکت‌ها یا کارمندان جدید، به سادگی اضافه کنیم. این مسئله IT ما را حتی در مواجه با الزامات امنیتی داده پیچیده، به شکل قابل‌توجهی سریع‌تر و در‌کل منعطف‌تر می‌کند و دقیقا این سرعت و انعطاف است که امروز برای شرکت ما حیاتی است.»
اما سفر دیجیتال سازی برای شرکت کلپر پایان نمی‌یابد. در آینده، فروشگاه آنلاین کاملا به بیزنس سنترال متصل خواهد شد. با اینکه امروزه سفارشات مصرف کنندگان به شکل دستی وارد می شود، در آینده کلپر سیستم خرید آنلاین را راه اندازی خواهد‌کرد که به شکل خودکار آن‌ها را با ERP یکپارچه می‌کند. کارمندان فروش همچنین می‌توانند به یک فرآیند فروش خودکار و شفاف‌تر با داینامیکس 365 بیزنس سنترال، برسند. استوکنبرگ در پایان می‌گوید که:«ما می‌خواهیم به بازدیدکنندگان از فروشگاه یک تجربه بهتر مصرف ارائه بدهیم. یک مدل سه بعدی کمک می‌کند تا کفش ها به شکل بهتری به نمایش دربیایند و وبسایت ما با ارائه همه اطلاعات به زبان انگلیسی ظاهر بین‌المللی‌تری به خود می‌گیرد. در این راه، مردم بیشتری قادر خواهند بود تا از نمایش خارق‌العاده لذت ببرند؛ لذتی که وقتی جهان را از آب ببینید، خواهید برد.»
