مدیریت دارایی های ثابت یک جز مهم و جدا نشدنی از مدیریت مالی است، اما نگهداری و تعمیرات این دارایی های ثابت در بسیاری از بیزینس‌ها بخصوص آن هایی که تولیدی هستند یا تجهیزات بخش مهم از زنجیره ارزش و درآمدی آن ها است ارزش ویژه‌ای دارد. در این مطلب به موضوع امکانات موجود در این سیستم در حوزه نگهداری و تعمیرات دارایی‌های ثابت، از زبان یک متخصص Certified و مشاور پیاده سازی سیستم ERP Business Central می‌پردازیم.
در طول سال ها تجربه کاریمان با Navision و Microsoft Dynamics NAV، (اجداد Business Central و ورژن‌های قبلی آن)، برای مشتریان مختلف و توسعه راهکارهای عمودی توسعه یافته (vertical) در حوزه موسسات اجاره تجهیزات فعالیت کردیم. قبل از اینکه مشتریان بتوانند از این قابلیت‌های توسعه یافته استفاده کنند، باید زیرسیستم یا گرانول دارایی ثابت را در Navision و NAV پیاده سازی می‌کردند. در شرکت‌های مربوط به کسب و کارهای مبتنی بر اجاره تجهیزات تقریباً برای همه شان دارایی‌های ثابت را پیاده‌سازی کردیم.
ما به شدت از قابلیت‌های دارایی های ثابت در NAV استفاده کردیم. این زمانی بود که با گروه‌های کاری و کاربریNAV آشنا شدیم و سپس متوجه شدیم که بسیاری از کاربران NAV یا نمی‌دانستند که قابلیت‌های دارایی ثابت در NAV وجود دارد یا تمایلی به جایگزینی فایل‌های اکسلی و صفحات گسترده خود با عملکرد استاندارد NAV نداشتند.
اگر در یک انجمن Dynamics عضو شده یا به کنفرانسی در این باره رفته باشید یا حداقل به برنامه‌های رویدادهای گذشته نگاه کرده باشید، می‌دانید که همیشه جلساتی به پیاده‌سازی یا بهره گیری صحیح از دارایی‌های ثابت اختصاص می یابد. بیشتر این جلسات بر روی هزینه های اکتساب و استهلاک دارایی های ثابت متمرکز است. اما اگر از Business Central استفاده می‌کنید و می‌خواهید ارزیابی کنید که کدام دارایی‌های ثابت به‌طور منظم خراب می‌شوند یا هزینه‌های زیادی برای تعمیر به شما تحمیل می‌کنند، عملکرد تعمیر و نگهداری می‌تواند داده‌های مورد نیاز شما را فراهم کند.
نگهداری
بیایید ببینیم چه داده‌هایی با استفاده از عملکرد استاندارد Business Central قابل ردیابی هستند. از کارت دارایی ثابت، می توانید “تاریخ خدمات بعدی” را ثبت و ردیابی کنید و مشخص کنید که آیا دارایی ثابت در حال حاضر “در حال تعمیر” است یا خیر.
ثبت تعمیرات و نگهداری
شما همچنین می توانید با مراجعه به بخش نگهداری و تعمیرات ثبت شده، امور و اقدامات انجام شده قبلی را مشاهده و پیگیری کنید.
در عملکرد استاندارد Business Central، کاربر باید به صورت دستی سابقه انجام خدمات را در بخش “ثبت نگهداری و تعمیرات” وارد کند. البته می توان با توسعه، هنگام ارسال فاکتور خرید، ثبت تعمیر و نگهداری را از خطوط خرید به روز کرد.
گروه ثبتی از نوع نگهداری و تعمیرات
در حالی که صفحه ثبت تعمیر و نگهداری یک فرآیند دستی است، زمانی که دارایی ثابت در فاکتور خرید با استفاده از گروه ثبتی FA از نوع “نگهداری” انتخاب می شود، ورودی های دفتر نگهداری دارایی ثابت به طور خودکار از یک فاکتور خرید ارسال شده، به روز می شوند.
همچنین می‌توانید با تنظیم کدهای نگهداری، تعمیر و نگهداری را با جزییات بیشتر تعریف کنید.
در زیر نمایی از ورودی های دفتر نگهداری (Maintenance Ledger Entries) که شامل کدهای نگهداری نیز می باشد را مشاهده می کنید. با پاک کردن فیلتر از دارایی ثابت فعلی و مرتب‌سازی همه ورودی‌های دفتر نگهداری بر اساس کدهای نگهداری تعریف شده، می‌توان ورودی‌های دفتر نگهداری را به راحتی برای انواع حالت‌های مختلف تجزیه و تحلیل کرد.”
نمای موبایل قابل استفاده برای کاربران تعمیرات نگهداری این امکان را فراهم می کند که بر روی دیوایس های موبایل و تبلت دستورات کاری تعمیرات و نگهداری را دریافت نموده و سپس گزارش کار و مصرف قطعات را هم مستقیما از طریق اپ ثبت کنند:
