پروژه مطالعاتی توجیه پذیری استقرار ERP مایکروسافت در مجموعه Kelly Roofing

مجموعه Kelly Roofing برای مدرن سازی قابلیت‌های حسابداری و مدیریت منابع سازمانی خود، Microsoft Dynamics 365 Business Central را مستقر کرد. این شرکت به صرفه‌جویی در وقت و هزینه پی ‌برد و بهره‌وری کارمندان خود را افزایش داده است. Nucleus دریافته است که گردش کار و قابلیت‌های تجزیه‌وتحلیل Business Central ، مجموعه Kelly Roofing را قادر ساخته‌است تا داده‌های مالی بیشتری را پردازش کند و گزارشات را سریع‌تر از راه‌حل‌های قبلی خود تهیه کند. از زمان استقرار Business Central، Kelly Roofing برای هر یک از واحدهای تجاری خود، تحلیل‌ سودآوری ایجاد کرده و میزان سرمایه درگردش موردنیاز هرساله‌‌اش را کاهش داده‌است.

شرکت

Kelly Roofing یک پیمانکار سقف‌سازی است که در سال 1972 با دفتر مرکزی‌ در ناپل و فلوریدا تاسیس شد. این شرکت خدمات تعمیر و تعویض مواد سقف از جمله سنگ صاف، کاشی، shingle (قطعات پلاستیکی، چوبی یا سفالی که به جای شیروانی با آن‌ها بام را می‌پوشانند) و فلز را فراهم می‌کند. Kelly Roofing همچنین انواع لوازم جانبی سقف از جمله نورگیرها، ناودان‌ها، عایق‌بندی‌ و خدمات نظافت را ارائه می‌دهد.

چالش

Kelly Roofing از QuickBooks Enterprise به عنوان نرم‌افزار حسابداری خود استفاده می‌کرد اما به سرعت از چهارچوب صلب خود پیشی گرفت. عملکردهای حسابداری QuickBooks به گونه‌‌ای پ‌بود که مانع از کار حسابداران شرکت برای داشتن شفافیت از عملکرد هر واحد تجاری می‌شد. برای ایجاد گزارش‌های دقیق، حسابداران Kelly Roofing باید داده‌های موردنیاز را به Microsoft Exel منتقل کرده و فرمول‌های خود را از ابتدا دوباره ایجاد می‌کردند. مدیران شرکت نه تنها خواستار کنترل بیشتر بر داده‌های مالی بودند بلکه راه‌حلی می‌خواستند که بتواند رشد سریع Kelly Roofing را تامین کند.

علاوه بر این، QuickBooks هیچ راهی را برای ادغام با نرم افراز مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) این شرکت یعنی Microsoft Dynamics 365 نداشت. در نتیجه، کارمندان Kelly Roofing مجبور بودند به هنگام ایجاد فاکتورها، اطلاعات را به صورت دستی تکثیر کنند. هیچگونه همکاری‌ بین تیم‌های فروش و بخش خدمات مشتری وجود نداشت که باعث تاخیر در عملکردهای روزانه‌ و فرآیند ماهانه می‌شد.

استراتژی

Kelly Roofing در سال 2016 تحقیقی برای یک سیستم جدید ERP را انجام داد و چندین راه‌حل از جمله Nimbus، AccuLunx، Microsoft Dynamics 365 Business Central را در نظر گرفت. این شرکت به دو دلیل اصلی Business Central را انتخاب کرد:

• یکپارچه ‌سازی. Kelly roofing قبلا از پلتفرم Microsoft Dynamics برای نیازهای CRM خود استفاده می‌کرده است و می‌خواست عملکردهای دفتر پشتیبانی (back-office) خود را در یک پلتفرم واحد یکی‌کند. مایکروسافت بین محصولات برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و CRM یکپارچه‌سازی بی‌واسطه‌ای فراهم آورد.
• همسویی با اهداف شرکت. Kelly Roofing معتقد بود که Microsoft Dynamics 365 Business Central راه‌حلی بود که بیشترین همخوانی با برنامه‌های توسعه‌‌اش داشت و شرکت را مجبور نمی‌کرد به روشی عمل کند که اقدامات فعلی یا آینده‌‌ی خود را محدود کند.

این یکی از اولین استقرارهای Business Central برای روی کار آمدن در امریکای شمالی بود. Kelly Roofing برای مهاجرت داده‌ها آماده شده بود و در برای تغییرات لازم در فرآیندهای مالی گشوده بود که منجر به پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز شد. Business Central تعداد حساب‌های مربوط به Kelly Roofing را برای استفاده در هر ماه سه برابر کرد و کنترل‌هایی را برای حسابداران Kelly Roofing   اضافه کرد تا داده‌ها را تجزیه ‌و تحلیل و گزارشات را در هرجایی که لازم دانستند، ایجاد کنند.

حوزه های عملکردی سودآور کلیدی

فرایند پیاده‌سازی Kelly Roofing  به یک سرمایه‌گذاری آشکار نیاز نداشت و بنابراین منجر به دوره بازپرداخت کوتاه‌مدت شد. حوزه های کلیدی که به عنوان نتایج استقرار Business Central مشاهده شدند، شامل موارد زیر اند:

• هزینه‌های حذف‌شده، بعد از فعال کردن Business Central، Kelly Roofing قادر بود تا استقرار QuickBooks Enterprise را از گردش خارج کند و هزینه آن را حذف کند. همچنین شرکت قادر بود تا منابع‌اش را بدون ثبت داده‌ها و پشتیبانی فرآیند بازمانده به سمت کار منابع انسانی با ارزش‌تر، بازتوزیع کند.
• بازدهی کاربری بیشتر. Kelly Roofing متوجه صرفه‌جویی در زمان با گردش کارها و قابلیتهای خودکار Business Central شد. حسابداران شرکت می توانند با حوزه‌های دیگر همکاری کنند و گزارش‌های با دقت بالاتری بیشتری نسبت به گزارش‌هایی که با استقرار نرم‌افزار پیشین QuickBooks داشتند، دریافت کنند.
• کاهش سرمایه در گردش. به این دلیل که Kelly Roofing میدان دیدی برای جزء به جزء اطلاعات مالی خود دارد، مدیران پروژه توانسته‌اند تا هزینه‌های اجرایی و مواد اولیه‌ای را که قبلا  در بودجه و پیش‌بینی ملاحظه نشده بودند، تشخیص دهند. تخمین‌های دقیق‌تر کاری شرکت را قادر ساخته است تا فهرست‌سازی کمتری را حمل کند درحالی که زمان تکمیل کوتاه نگه‌دارد.

مراکز هزینه کلیدی

بزرگترین مرکز هزینه استقرار Kelly Roofing ، خدمات حرفه‌ای موردنیاز برای پیاده‌سازی Business Central بود. دیگر مراکز هزینه در دوره‌ی زمانی سه‌ساله، هزینه اشتراک برای Business Central، زمان صرف شده توسط پرسنل برای کارمندانی که پیاده‌سازی را اجرا کردند و زمان صرف‌شده توسط کارمندان برای آموزش روی سیستم جدید را شامل می‌شود.

محاسبه ROI

تحقیقات Nucleus هزینه‌های نرم‌افزار، سخت‌افزار، پرسنل، خدمات حرفه‌ای و آموزش کابران در یک دوره زمانی سه‌ساله را به منظور مقدارسنجی مجموع سرمایه‌گذاری kelly در Business Central، تحلیل کرد. سودهای مستقیم و غیرمستقیم نیز در دوره سه‌ساله مقدارسنجی شدند.

سودهای مستقیم آنالیز شده، هزینه‌های حذف شده از نرم‌افزار بازنشسته و منابع منتقل‌شده را که برای پشتیبانی از فرآیندهای پیشین مورد استفاده قرار می گرفتند، شامل می‌شد.

سودهای غیرمستقیم آنالیز شده ، زمان صرفه‌جویی شده توسط کابران نهایی و حجم کار افزایش‌یافته را که در هر ماه کامل می شود، شامل می شد. Nucleus سود صرفه‌جویی در زمان را با استفاده از هزینه‌ی کارمندان تحت بار کاری در هر ساعت، محاسبه کرد. صرفه‌جویی در زمان در یک عامل اصلاح ضرب می‌شود تا انتقال کم‌بازده بین زمان صرفه‌جویی‌شده و زمان اضافی کارشده را توضیح دهد.

سودهای مقدارسنجی‌نشده، حجم کاهش‌یافته سرمایه موردنیاز توسط Kelly Roofing برای عملکردهای سالانه و هزینه‌های کار کاهش‌یافته با پروژه‌های ساخت منفرد را شامل می‌شد.

تحلیل اقتصادی

ROI سالانه: 508%

دوره بازپرداخت: 0.2 سال

t142 – Microsoft Business Central ROI case study – Kelly Roofing (1)