ادعای گزافی نیست اگر بگوییم انتخاب نرم افزار این روزها کار دشواری است، بازاری متنوع یا شاید آشفته و گزینه های مختلف و رنگارنگ، از طرفی ابعاد و پارامترهایی موثر در این تصمیم گیری گاهی آن قدر زیاد و در هم تنیده است که عملا فرآیند انتخاب نرم افزار را همواره با ابهام و عدم قطعیت همراه می سازد، از سمت دیگر همواره توصیه هایی به منظور کاهش این ابهام ها وجود دارد و این فرآیند تا سطح تهیه چک لیست ها و فرآیندها و پارامترهای مقایسه هم، جزئی و استاندارد شده است.
حالا فرض کنید اگر محدوده عملکردی این نرم افزار قرار باشد فعالیت ها و فرآیند های حیاتی و اصلی سازمان مانند: مالی و حسابداری، خرید و فروش، انبار و تولید و … را دربربگیرد. قطعا کار از این هم پیچیده تر خواهد شد، مدیریت ذینفعان متعدد و انتظارات مختلف و ناهمگون خود نیاز به یک مدیر پروژه واقعی دارد که از اختیار کامل از سوی مدیریت ارشد برخوردار بوده و بتواند این اختلافات و انتظارات را در راستای اهداف استراتژیک و منافع بلند مدت سازمان همسو نماید.
در نهایت امر باید به این امر اشاره نمود که ما با یک مساله تصمیم گیری چند متغیره که قیدهای مختلفی روی فضای جواب های ممکن ما تاثیر می گذارند طرف هستیم، در چنین شرایطی اتخاذ تصمیم بهینه که هم متضمن قیود و شرایط خاص مسله ما (بخوانید شرایط خاص سازمان) و هم تامین کننده پارامترها و معیارهای اصلی که نیازمندی های کسب و کار را پوشش دهند به خودی خود چالشی است که نیازمند رویکرد حل مساله مبتنی بر روش های استاندارد و شفاف دارد.
در این میان راهکارهای ERP به طور خاص با شرایط انتخاب ویژه تری از لحاظ پیچیدگی و اهمیت برخوردارند.
اما، چرا؟
راهکارهای استاندارد و معتبر ERP از بهروش ها Best-Practice های صنعت و کسب و کار برخورداند و روش انجام کارها در حوزه های مختلف در آن ها گنجانده شده است به نحوی که اساسا وجه فرآیندی و کسب و کاری این راهکارها از جنبه نرم افزاری آن ها به مراتب مهم تر و اساسی تر است و عملا پروژه پیاده سازی نرم افزار را بدل به پروژه تحلیل و مشاوره، اصلاح و بازبینی فرآیندها، بهبود سیستمی و مدیریت تغییرات می کند، این پروژه ها ذیل استراتژی ایجاد دوقلوی دیجیتال Digital Twin و به منظور ایجاد بستری جامع و یکپارچه منطبق بر استاندارد و بهروش ها و نیل به منبعی واحد و موثق برای دیتاها و شاخص های کلیدی استراتژیک سازمان (Single Source of Data) و در راستای ایجاد زیرساخت رشد و توسعه تعریف می شوند و به عنوان یک پروژه در لایه مدیریت استراتژیک سازمان از جنس سرمایه گذاری بوده و نیاز به طرح توجیهی دارند.
حالا بیاید فرض کنیم شما به عنوان مدیر ارشد قرار است رهبری این تغییر را به دست بگیرید، لذا باید تیم یا کمیته ای را در ابتدا با داشتن مشخصات بالا تشکیل و توجیه نمایید و بخواهید تا اهرم های این انتخاب مهم را منطبق بر شرایط ویژه و بومی کسب و کار از یک سو و تکیه برچارچوب ها و ابزارها و روشهای استانداردها از سوی دیگر طراحی کنند.
چک لیست ها، فرآیند ارزیابی، معیارهای اصلی و فرعی و …
شاید در جلسه اول، بیان سرفصل ها و عناوین زیر بتواند خطوط راهنمای اولیه برای فعالیت های این تیم یا کمیته هماهنگی را ترسیم نماید.
معیارهای اصلی
- لایسنس؛ نحوه ارائه و تامین یا مدل فروش؟
- بومی سازی (فارسی ساز و تقویم شمسی )
- امکان توسعه و سفارشی سازی فرایندهای خاص ما
- بهروش های ویژه صنعت و کسب و کار؟
- توانمندی توسعه و پیاده سازی چالش های کسب و کار و صنعت خاص
- رزومه و سوابق – مشتریان در صنعت مشابه ؟
- آیا رفرنس هم می دهند ؟ حضوری یا تلفنی ؟
- شرح خدمات ؟ تحلیل و مشاوره؟ نحوه و چگونگی آموزش و استقرار و تست و go live
- متدولوژی استقرار
- حجم و نحوه خدمات آموزشی
- اپلیکیشن موبایل، نسخه تحت وب و کلاینت سروری؟
- ارائه انواع وب سرویس
- مدت زمان گارانتی
- نرخ و پروتکل پشتیبانی
- نرخ و پروتکل خدمات مازاد بعدی
- مدت زمان پیاده سازی – گانت
سایر معیارها؛
- محاسبه بهای تمام شده
- امکانات برنامه ریزی تولید
- امکانات برنامه ریزی و پیش بینی در حوزه های موجودی انبار، نقدینگی ، خرید و تدارکات و …
- گزارشات مالی و حسابداری ویژه ایران؟
- چند ارزی؟
- چند شرکتی؟
- تولید چابک؟
- امکان استفاده همزمان چند زبانه؟
- پشتیبانی از مدل هزینه یابی شناسایی ویژه Specific ؟
- کارتابل وظایف افراد
- نوتیفیکشن روی اقدامات
- سطوح دسترسی
- گزارش ساز و دشبوردهای تحلیلی؟
- یکپارچگی با ایمیل و وویپ یا پرتال تامین کنندگان یا مشتریان
- امکان یکپارچه سازی با هندهلدها و سخت افزارها و تجهیزات صنعتی( تولید و انبار)
حال بیاید پارامترهای دیگر که عنوان این مقاله به یکی از آن ها پرداخته نگاهی بیندازیم، غالب این موارد برساخته و نتیجه این فضای آشفتگی در تصمیم گیری است که منجر به تلاشهایی از این دست جهت طبقه بندی و ساده سازی تصمیم در این حوزه، گشته است. بیایید به رویای خود و چشم انداز ایده ال حاصل از استقرار موفق پیاده سازی یک ERP بنگریم
- راهکاری را تصور کنید که منعطف و توسعه پذیر است.
- ساختاری یکپارچه دارد و امکان اتصال با سایر نرم افزارها را به خوبی ارائه می دهد.
- نیازمندی های حیاتی کسب و کار شما مانند محاسبه بهای تمام شده آنلاین و دقیق، برنامه ریزی تولید، پیشبینی در حوزه فروش، موجودی و نقدینگی و .. را منطبق بر بهروش ها به طور یکپارچه پاسخ می دهد.
- گزارشات و دشبوردهایی را ارائه می کند که به طور به هنگام و قابل اتکا ابزاری برای تصمیم گیری مدیریت در حوزه های مختلف عملیاتی و استراتژیک کسب و کار خواهد بود.
- ضمنا تکنولوژی نرم افزاری به روز، در دسترس و مطمینی به عنوان زیرساخت کسب و کار تضمین نماید.
- ارائه دهنده و پیاده ساز ERP، از توانمدی خوبی در حوزه تحلیل و مشاوره برخوردار باشد و بتواند راهکارهای مبتنی بر بهروش ها را برای پاسخ به نیازمندی ها و جزئیات کسب و کار شما ارائه و پیاده سازی نماید.
- و در نهایت خیالمان از آموزش، پشتیبانی و بروزرسانی پلتفرم در سال های آتی راحت باشد.
در چنین شرایطی برند تجاری یا صرف ایرانی یا خارجی بودن یک نرم افزار درکجای مدل تصمیم گیری ما قرار می گیرد؟
براستی اطمینان از راهکاری منعطف و استاندارد که زیرساختی برای برای توسعه و رشد و ظرفیت افزایی کسب و کار مان باشد مهم تر است یا صرف اینکه آن نرم افزار ایرانی است یا خارجی؟
اساسا ایرانی یا خارجی بودن یک نرم افزار به خودی خود بیانگر و در بردارنده کدامیک از معیار های تصمیم گیری ما می باشد؟
بنابراین اگر بخواهیم شفاف و بدون پیش داوری به مساله نگاه کنیم و از روش های علمی مبتنی بر تجربه برای انتخاب خود استفاده کنیم نباید اجازه بدهیم این مغلطه های رایج و دوگانه سازی های جعلی فضای تصمیم گیری ما را مخدوش کنند یا به اشتباه به عنوان یک معیار مورد توجه قرار بگیرند.
بیایید در این خصوص مساله را جزیی تر بررسی نماییم؛
مثلا یک ERP خارجی چه ذهنیت و قضاوت هایی را با خود به ذهن شنونده منتقل می کند؟
- گزارشات و اسناد مالی حسابداری ایران در این ای ار پی ها وجود ندارد
- کار با این ای ار پی ها ساده نیست
- آموزش و استقرار نرم افزار خارجی سخت تر است
- ساختار این ای ار پی ها با شرایط کسب و کار در ایران سازگار نیست
- استفاده از زبان انگلیسی برای ما دشوار است
- مشکل لایسنس و تحریم ها
- مشکل ارائه خدمات پشتیبانی و توسعه آتی
ERP مایکروسافت Dynamics 365 Business Central ، یک از همین راهکارهای بین المللی و استاندارد است که از بهروش ها Best-Practice های ویژه صنایع بهره می برد، و تا کنون در 200 هزارکمپانی در سطح جهان پیاده سازی شده و با بیش از 4 میلیون کاربر فعال رکورد پرفروش ترین ای ار پی را ازآن خود نموده است.
این راهکار با بهره گیری از ساختاری یکپارچه همه نیازمندی های حیاتی کسب و کار را در قالب یک پلتفرم مرتفع نموده و بستری برای رشد و توسعه و افزایش بهره وری و کارایی در سازمان را ایجاد می نماید.
این ERP چندارزی، چندزبانه و چندشرکتی با بهره گیری از تکنولوژی به روز، نسخه تحت وب در کنار اپلیکیشن های موبایل کاملا کاربردی و هماهنگی خوب و عالی با اکوسیستم نرم افزارهای مایکروسافت مانند Office، Outlook، Power BI و … عملا آخرین نرم افزاری است که سازمان بدان نیاز خواهد داشت و می تواند به آیینه تمام نمای عملیات روزمره، تصمیمات مدیریتی و چشم انداز استراتژیک سازمان، در بعد دیجتال بدل گردد.
اما نکته مهم توسعه پذیری و انعطاف این پلتفرم به منظور مناسب سازی و ایجاد افزونه های مختلف ویژه کسب و کار است که این فرصت را برای شرکت های ارائه دهنده خدمات پیاده سازی فراهم نموده تا به انواع پیچیدگی ها و جزئیات مهم کسب و کار در هر صنعت پاسخ و راهکاری ویژه ارائه نمایند.
در واقع همین امکان نیز باعث شده تا شرکت ارائه دهنده خدمات پیاده سازی و استقرار این ERP در ایران یعنی سامیکس بتواند به بومی سازی کامل و مورد نیاز این نرم افزار به منظور پاسخ دهی به چالش ها و سوالات بالا تر بپردازد.
- توسعه ماژول چک و خزانه داری ویژه ایران
- توسعه ماژول محاسبه حقوق و دستمزد ویژه ایران
- طراحی و توسعه بسته گزارشات مالی و حسابداری ویژه ایران
- اضافه کردن زبان فارسی و تقویم شمسی
- یکپارچه سازی با سخت افزارهای صنعتی و تجهیزات و ماشین الات تولید و انبار
- یکپارچه سازی با انواع پلتفرم های ecommerce سایت های فروشگاهی
- طراحی و ساخت انواع گزارشات و دشبوردهای ویژه هر کسب و کار
- ساده سازی رابطه و تجربه کاریری با استفاده از امکان شخصی سازی صفحات کاربران
- آموزش نامحدود حین پروژه تا دریافت تایید تسلط کامل کاربران کلیدی روی سیستم (UAT User Acceptance Test)
- طراحی و توسعه و انواع افزونه های ویژه هر صنعت یا کسب و کار
- متدولوژی پیاده سازی و استقرار سریع و ساده و بر اساس مدل های توسعه یافته بومی
- ارائه شرح خدمات کامل از ارائه محصول تا پیاده سازی و استقرار و پشتیبانی آتی
همانطور که می بینید با این مثال می توان به خوبی نشان داد اساسا دغدغه ها و مواردی که می تواند در این حوزه مطرح شود در خصوص ERP Dynamics 365 Business Central موضوعیت نداشته و معیار اصلی همان پاسخ دهی به نیازمندی های کسب و کار و ساختار یکپارچه ای است ک مزایا و عواید این سیستم ها را تضمین می کند.
بنابراین گاهی با پوشش دادن معیارهای اساسی تر اساسا تفاوتی بین خارجی یا ایرانی بودن یک نرم افزار از منظر مسائل و دغدغه های پیرامون این مبحث، باقی نمی ماند و می توان چنین ادعا کردکه این قبیل دوگانه سازی های بیشتر کاذب و غیرواقعی هستند و نمی توان و نباید به خودی خود به عنوان معیاری اساسی مورد توجه قرار بگیرند.
