در مورد سیستم ERP بارها شنیده اید، قبل از بررسی هر چیز توصیه می شود با پاسخ به سوالات زیر آماده بودن و نیازمندی سازمان و کسب و کار خود برای پیاده سازی یک سامانه ERP را ارزیابی کرده و محک بزنید؛
- از سیستم های جزیره ای و مشکلات متعدد نگهداری و پشتیبانی آنها خسته شده اید؟
- فرآیندهای غیراتوماتیک باعث ایجاد مغایرت و ورود اطلاعات تکراری می شود؟
- بروز نبودن حساب های مالی کلافه تان کرده است؟
- حسابداری واقعی تان در اکسل اتفاق می افتد و نه در نرم افزار مالی؟
- گزارشات مالی و مدیریتی‌تان پیچیده است و اطلاعات کافی ارائه نمی دهد؟
- توان محاسبه بهای تمام شده محصول یا خدمت ارائه شده در کسب و کارتان را ندارید؟
- به روش های جدیدتری برای کنترل موجودی و انبارداری خود نیاز دارید؟
- نبود یکپارچگی فرآیندی واقعی در سیستم های جزیره ای منجر به بروز اختلال های جدی فرآیندی و دوباره کاری های مکرر شده است؟
- برنامه ریزی تولید با روشی سیستماتیک و بهینه انجام نمی شود و وابسته به افراد باقی مانده است؟
قبل از هر چیز باید تاکید کرد که به درستی ERP قبل از اینکه یک نرم افزار باشد یک سیستم داینامیک پویا و منعطف است. مجموعه‌ای از ارتباطات میان اجزا که در راستای هدفی مشخص در تعامل هستند، داده و اطلاعات تولید می کنند. و بر این اساس هماهنگ با هم و به طور کاملا یکپارچه فرایندها و الزامات و استانداردهایی را اجرا و پشتیبانی می‌کنند.
با تکیه بر روی این مفهوم سیستم ERP به مثابه سیستمی است که لاجرم از پویایی و انعطاف نیز بایستی برخوردار باشد. سیستمی که در برابر تغییرات واکنش‌های مناسب نشان دهد و در نهایت به عنوان منبع واحد و موثقی از داده و اطلاعات در کسب و کار Single source of truth به اتخاذ تصمیمات درست بهینه به موقع و قابل اتکا برای افراد یاری رساند.
البته که این سیستم همچون ارگانیسمی زنده می‌تواند به مروز زمان رشد یافته توسعه پیدا کند. شاخ و برگ‌های خود را به فراتر از مرز و محدوده خود بگستراند و در جهت نیل به سطوح بالاتری از بهره‌وری و کارایی به عنوان سیستم ارتقا یابد. یکی از بارزترین مثال‌های در خصوص کاملتر شدن سیستم‌های ERP اتصال آنها به ابزارهای جمع‌آوری داده و اطلاعات در محل و مبدا تولید اطلاعات است.
