بخش اول-مروری بر شکل گیری اینترانت اجتماعی
استفاده از قابلیت های تعاملی و تراکنش های دو طرفه فضای وب را از محیطی یک طرفه به سوی فضایی تعاملی و پویا سوق داده است. این روند منجر به شکل گیری مفهوم جدیدی در فضای وب شد که نام آن را وب2.0 – web 2.0 – نهادند. رسانه های اجتماعی و به تبع آن شبکه های اجتماعی در نتیجه این مفهوم پیدا شدند و توسعه یافته اند. آنچنان که این روزها فضای وب بدون امکانات تعاملی و تراکنشی بی معناست. در مفهوم 2.0 مخاطب خود سخن گو است و مخاطب است به سخن گو اعتبار می دهد.
حقیقتا شبکه های اجتماعی روند مصرف اطلاعات- تاکید می کنم مصرف اطلاعات- را در میان کاربران اطلاعات تغییر داده اند. علاوه بر فضای وب، فضای کاری درون سازمانی نیز تا حد زیادی تحت تائیر این پدیده قرار گرفته است. شدت این اثرگذاری به گونه ای است که می توان گفت انقلابی در پورتال های درون سازمانی- اینترانت سازمانی- صورت گرفته است؛ تا آنجا که این روزها اینترانت های اجتماعی –social intranet- و یا اینترانت 2.0 – intranet2.0 – جایگزین اینترانت های سنتی شده اند.
اما اینترانت 2.0 – intranet2.0- چیست؟ و چطور توانست جایگزین اینترانت سنتی شود؟
اینترانت 2.0 برچسبی است که برای توصیف آن دسته از پرتال های درون سازمانی ای بکار می رود که تلاش دارند از مزایای وب 2.0-web 2.0- و تکنولوژی شبکه های اجتماعی بهره برده و خود را با آن مطابقت دهند. این روزها این برچسب – اینترانت 2.0- با نام تازه تر و به روزتری جای خود را عوض کرده است: اینترانت اجتماعی Social Intranet.
اینترانت های اولیه، اینترانت 1.0، عملا چیزی جز یک وب سایت خشک و خالی معرفی سازمان روی دسکتاپ کاربران نبود. این نسخه از اینترانت در حقیقت صفحه خوش آمدی بود که شاید نام یا شماره تماس و یا یک پیام خوش آمد ساده داشت.
اینترانت 1.0 به سرعت رشد کرد و تکامل یافت، در برخی از سازمانها سریع تر و در برخی جاها کندتر.
نسخه 1.0: صفحه خوش آمد ( پیغام خوش آمدگویی و یک شماره تماس)
نسخه 1.1: بولتن ( ارتباط و تعامل ساده)
نسخه 1.2: روزنامه شرکتی (خبرهای ساختاریافته و مدیریت مستندات حداقلی)
نسخه 1.3: هلپ دسک (تراکنش های ساده مانند دایرکتوری کارمند)
نسخه 1.4: تراکنش های پیچیده تر مانند e-HR و خدمات Self-Service
نسخه 1.5: پورتال ( مجوزدهی، اعتبارسنجی، یکپارچگی در پایگاه های داده و برنامه های کاربردی)
این دنباله تکامل ادامه یافت و پیشرفت رسانه های اجتماعی نهایتا منجر به جهشی تکاملی در اینترانت ها شد و اینترانت 2.0 یا اینترانت اجتماعی ظهور کرد.
همانطور که در دنیای وب 2.0، ابزارهایی مانند بلاگ ها، صفحات ویکی، و دیگر ماشین ها تبدیل به ابزارهای اصلی شده اند و تقریبا نزدیک به دو سوم فضای وب را تشکیل می دهند، اینترانت های اجتماعی نیز به رسانه های اجتماعی نیاز دارد مانند: بلاگ ها، ویکی ها، و امکان کامنت گذاری کاربران و حتی در نسخه های پیشرفته تر مولتی مدیا، برچسب گذاری کاربران و امکانات شبکه های اجتماعی یکپارچه با چندین کانال مثل پروفایل کاربری (همانند ویژگی هایی که شیرپوینت ارائه می دهد)
اینترانت اجتماعی بر به اشتراک گذاری اطلاعات و کمک به افراد برای در ارتباط بودن با هم تمرکز دارد. اطلاعات به اشتراک گذاشته شده شامل سیاست های رسمی سازمانی و محتوای ایجاد شده توسط کاربران (مانند بلاگ ها، ویکی ها و …) می شود. این امر منجر به تقویت کارکنان سازمان می شود تا از طریق ارتباط با یکدیگر، باعث کارایی بیشتر کسب و کار شوند.
هدف فراهم کردن ویژگی های اجتماعی است که کاربران را تشویق کند تا تعامل داشته باشند و دانششان را به یکدیگر به اشتراک بگذارند. ویژگی هایی مانند بلاگ، ویکی و جستجوی متخصصین کمک می کند تا دانش سازمانی متمرکز شود و افراد به راحتی در مورد آخرین اتفاقات در سازمان مطلع باشند. با این دیدگاه اینترانت سازمانی بطور عملی ابزاری جهت مدیریت دانش سازمانی خواهد بود.
مروری بر قابلیت های اجتماعی شیرپوینت- newsfeed
در ادامه معرفی اینترانت اجتماعی در این پست و پست آینده به معرفی قابلیت های شبکه اجتماعی در شیرپوینت 2013 می پردازیم.
در نسخه 2013 مایکروسافت سرمایه گذاری عظیمی روی شبکه های اجتماعی برای شیرپوینت کرده است. شیرپوینت 2010 برخی از ویژگی های شبکه های اجتماعی نظیر سایت من، برخی ویژگی های دنبال کردن، محتوای شخصی و میکروبلاگینگ را فراهم می کرد اما این قابلیت ها عملا بعنوان بخشی از جریان زندگی روزمره کاربران در پورتال ها و سایت ها تطبیق نیافتند.
در میان اهداف بیشماری که برای شیرپوینت 2013 تعریف شده اند، اهداف زیر به قابلیت شبکه اجتماعی مربوط می شود:
1. کاربران بتوانند به راحتی با افراد و محتوایی که برایشان اهمیت دارد مرتبط باشند.
معمولا شیرپوینت در سازمانها شامل سایت ها، محتوا و افراد زیادی می شود، لازم است کاربران بتوانند اطلاعات، افراد و محتوایی که برایشان اهمیت دارد را شناسایی کرده و به آن متصل شوند.
2. کاربران به راحتی بتوانند افراد و محتوایی که از آن اطلاع ندارند را پیدا کرده و کسب دانش نمایند.
دانش قدرت است و سازمانها دارای ثروت اطلاعاتی عظیمی هستند که عمدتا کاربران از آن اطلاعی ندارند. آسان سازی دسترسی کاربران برای یافتن افراد و محتوای مختلف از طریق فعالیت های روزمره به شدت می تواند به اشتراک گذاری دانش و متعاقبا بهره وری را افزایش دهد.
قابلیت های شبکه اجتماعی در شیرپوینت 2013 به خوبی از دو هدف بالا پشتیبانی می کند. مرتبط ماندن با افراد و محتوا و اطلاعات در شیرپوینت به راحتی «یک کلیک» است و ماندن در این چرخه با استفاده از central Newsfeed location قابل دستیابی است، طوری که نیاز به هیچ تلاش اضافه ای توسط کاربران نیست. یافتن افراد و محتوای جدید نیز به راحتی قابل دستیابی است، همانند ارتباطات اجتماعی، کاربران می توانند به روزرسانی هایشان روی روندها و فعالیت های جدید بارگذاری نمایند، که این امر در نسخه قبلی شیرپوینت دشوار بود.
قابلیت newsfeed
بررسی قابلیت های شبکه اجتماعی شیرپوینت 2013 را با newsfeed آغاز می کنیم که تقریبا مشهورترین و بهرهورترین ویژگی شیرپوینت 2013 است، این ویژگی برای هر کس که از سایت های شبکه اجتماعی استفاده کرده باشد آشنا است. با قابلیت دسترسی در هر بخش شیرپونت 2013 از طریق راهبری جدید در بالای صفحه، مجموعه از بروزرسانی های وضعیت روی فعالیت ها و موضوعاتی را که به کاربر مرتبط است، فراهم می آورد.
قابلیت newsfeed در شیرپوینت 2013 میکروبلاگ ها (محتوایی که مخصوصا توسط کاربر ارسال شده است) را همانند بروزرسانی هایی که از آنها استنباط می شودافراد چه کاری انجام می دهند یا روی اسناد چه تغییراتی رخ داده، نمایش می دهد. رفتارها کاملا شبیه آنچه است که از یک سایت شبکه اجتماعی انتظار دارید: کاربران می توانند پست ها را like کنند یا به آنها پاسخ دهند، ویدئوهای آن لاین را درج کرده یا به اسنادی لینک دهند که بصورت پیش نمایش نشان داده می شوند. کاربران همچنین می توانند گزینه «دنبال کردن» یک پست را انتخاب کنند، که بدین ترتیب وظیفه ای به حوزه وظایفشان اضافه می شود. حوزه وظایف جدید همه وظایفی که به کاربر در شیرپوینت، اکسچینج و پراجکت سرور تخصیص داده شده است را یکپارچه می نماید.
تعدادی از الگوهای سایت در شیرپوینت 2013 نیز شامل newsfeed می شوند که میکروبلاگینگ در هر سایتی را امکان پذیر می نمایند. در بسیاری از موارد این امر جایگزین تابلو بحث های تیمی می شود. اگر کاربری سایتی را دنبال کند، او میکروبلاگ های آن سایت را در newsfeed مرکزی اش مشاهده خواهد کرد. وقتی کاربران در newsfeed خودشان پستی را ارسال می کنند، می توانند انتخاب کنند که برای همه ارسال کنند یا فقط در سایت های مشخصی که دسترسی دارند پست ثبت شود. این قابلیت قدرتمند به کاربران اجازه می دهد در زمینه موضوعاتی که در سایت های تیمی متفاوت رخ می دهد از یک محل- newsfeed مرکزی خودشان- تعامل نمایند.
میکروبلاگینگ همچنین از @ و # نیز پشتیبانی می کند. وقتی برچسبی را وارد می کنید، شیرپوینت پیشنهادهایی جهت انتخاب از میان کاربران می دهد. چنانچه کاربری را شناسایی کنید با استفاده از @، وی این خاطرنشانی- mention- را در newsfeed خود مشاهده خواهد کرد، علاوه براین ایمیلی نیز جهت آگاهی از این خاطرنشانی دریافت می کند.
مروری بر قابلیت های اجتماعی شیرپوینت- following، پروفایل و سایت های انجمن
دنبال کردن following
برای اینکه newsfeed بروزرسانی های مرتبط را به کاربر را نشان دهد، مفهوم جدید توسط شیرپوینت 2013 به نام دنبال کردن معرفی شده است. یک کاربر می تواند، افراد، اسناد، سایت ها و برچسب ها را دنبال کند. وقتی شما چیزی را دنبال می کنید، شما بروزرسانی های مرتبط با آن را در newsfeedتان دریافت خواهید کرد، همچنین محل مرکزی ای برای «علاقه مندی ها» جهت دسترسی سریع خواهید داشت. شیرپوینت بصورت اتوماتیک مدیرتان، همکاران تیم تان را بعنوان افرادی که دنبال می کنید مشخص می کند تا بدین ترتیب شبکه اجتماعی را آغاز کند.
دنبال کردن یکی از ویژگی های اصلی در شیرپوینت 2013 می باشد که متضمن این است که کاربران بتوانند با افراد و محتوایی که به آن علاقه دارند متصل بمانند. این ویژگی همچنین موجب می شود کاربران بتوانند افراد و محتوا را به راحتی پیدا کنند حتی وقتی که از وجود آنها اطلاع ندارند. همچنانکه کاربران به دیگر کاربران متصل می شوند و با انها در ارتباطند، در نتیجه فعالیت های مختلفی که در newsfeedشان از آن مطلع می شوند به محتوا و افراد بیشتری دستیابی پیدا می کنند.
با کلیک کردن روی گزینه سایت ها در نوار راهبری اصلی، لیستی از سایت هایی که دنبال می کنید، نمایش داده خواهد شد. هرگاه در سایتی باشید، لینک کوچکی جهت دنبال کردن در گوشه بالای صفحه نمایش داده می شود. با کلیک کردن روی این پیوند سایت به لیست سایت هایی که دنبال می کنید اضافه خواهد شد. برا حذف دنبال کردن یک سایت، کافیست روی ستاره کنار اسم سایت کلیک کنید. بصورت پیش فرض، هر سایتی که ایجاد کنید در لیست سایت هایی که دنبال می کنید قرار خواهد گرفت. لیست سایت ها، دسترسی به مکان های مورد علاقه کاربر در شیرپوینت را با یک کلیک فراهم می کند.
دنبال کردن اسناد نیز فرایندی مشابه دنبال کردن سایت ها دارد. به سادگی می توانید سندی را در شیرپوینت یافته و گزینه دنبال کردن را از نوار ابزار انتخاب نمایید. پس از آن پیوندی به سند در بخش اسنادی که دنبال می کنید در newsfeed نمایش داده می شود. شیرپوینت همچنین اسناد (و سایت هایی) را جهت دنبال کردن به کاربران پیشنهاد می کند.
پروفایل ها
مشابه شیرپوینت 2010، همه کاربران پروفایلی با عکس و اطلاعاتی در مورد خودشان، شامل علایق و مهارتها، دارند. اطلاعات پروفایل می توانند از اکتیو دایرکتوری دریافت شود. پروفایل ها همچنین برخی تنظیملت امنیتی برای newsfeed دارند که از آن طریق می توان فعالیت هایی را که با دیگر کاربران به اشتراک گذاشته می شود کنترل کرد.
پروفایل ها همچنین به عنوان مبنایی جهت جستجوی افراد بکار گرفته می شوند.
سایت های انجمن
سایت های انجمن در شیرپوینت 2013 عملا نسخه توسعه یافته ویژگی تابلو بحث ها در شیرپوینت 2010 است که عملا یک سایت کامل را حول محور گفتگوهای سازمانی و تشویق کاربران جهت مشارکت در بحث ها و گفتگو ها فراهم کرده است. موضوعات بحث به دسته هایی که هر کدام شرح و تصویری دارند تخصیص پیدا می کنند. نمای دسته ها روش خوبی برای مشاهده حوزه های مختلف بحث در سایت جامعه است:
کاربران می توانند به یک جامعه اضافه شده یا آن را ترک کنند. سایت داری سیستم اعتباردهی نیز می باشد و امتیازها بر اساس فعالیت هایی مانند ارسال موضوعات، پاسخگویی و لایک کردن، به دست می آید. امتیاز افراد بصورت گراف میله ای کوچکی در کنار نام فرد یا متن نمایش داده می شود. نشان هایی مانند «متخصص» و «حرفه ای» برای یک جامعه قابل تعریف است و می تواند توسط مدیر به اعضا اعطا شود. امتیازها و نشان ها جهت افزایش مشارکت طراحی شده است همچنین منجر به افزایش اعتماد به پاسخ ها هم می شود.
وقتی پستی ایجاد می شود، می تواند حتی سوال هم باشد. فردی که سوال را ایجاد کرده است، می تواند پاسخی را به عنوان «بهترین پاسخ» مشخص کند. این امر موجب می شود که این پاسخ در بالای صفحه به همه کاربران نمایش داده شوند- یک قابلیت خیلی خوب جهت مدیریت دانش در سازمان.
سایت های جامعه ویرایش خیلی خوبی از قابلیت های اجتماعی شیرپوینت هستند، که فضایی برای پرسنل ایجاد می کنند تا سوال هایشان را پرسیده و دانش را به طریقی غیرسنتی کسب نمایند
شبکه های اجتماعی و ویژگی ها و قابلیت هایی که با استفاده از آنها به دست می آوریم در تار و پود زندگی روزمره مان نفوذ کرده است. استفاده از این ویژگی ها فضای تعاملی مناسبی را در سازمان فراهم می آورد و افراد می توانند از مزایای آن جهت افزایش کارایی کمک گیرند. درک مزایای شبکه های اجتماعی و استفاده از آن فرصتی است برای سازمانها جهت بهره ورتر شدن.
