ادمین های شیرپوینت هنگام مهاجرت به نسخه 2013 عمدتا روی جنبه سخت افزاری تمرکز می کنند، اما ارتقا و مهاجرت به نسخه 2013، زمان مناسبی برای ارزیابی مجدد معماری اطلاعات (IA) تان و آماده سازی آن برای نسخه جدید و بهبودیافته شیرپوینت است.
اما چه چیزی دقیقا معماری اطلاعات (IA) تان را شکل می دهد؟ در مورد شیرپوینت IA عمدتا ترکیبی از ساختار سایت، جستجو، راهبری، تاکسونومی و فراداده است. تجربه خوب کاربری و قابلیت های عملکردی مستقیما به داشتن یک معماری اطلاعات قوی مرتبط می شود. پیاده سازی موفق شیرپوینت نیازمند برنامه ریزی و ساختاردهی IA می باشد چرا که منجر به فراهم آوردن حاکمیت و قابلیت استفاده بهبود یافته ای برای راهکارهای شیرپوینتی تان می شود.
البته که ارزیابی مجدد معماری اطلاعات به حجم کارهای انبوه و پرتنش قبل از مهاجرت و ارتقا می افزاید، اما انجام ندادن آن هنگام ارتقا به نسخه جدید ممکن است زیان آور باشد. اینطور در نظر بگیرید: شما در حال انتقال به خانه بزرگتری هستید، و بجای سازماندهی و مرتب کردن اسباب و اثاثیه تان، فقط آنها را داخل یک جعبه ریخته اید. خوب این روش هم کار خواهد کرد، اما آیا به این ترتیب رفتن به خانه جدید برایتان مزیتی ایجاد کرده است؟
موارد زیادی هستند که می بایست در نظر گرفته شوند، در ادامه این پست پنج سوالی را که قبل از مهاجرت و ارتقا به شیرپوینت 2013 در ارتباط با معماری اطلاعات فعلی تان باید پاسخ دهید، بررسی می کنیم.
آیا معماری سایت تان هنوز معنادار است؟
این سوال نه تنها قابلیت استفاده را تحت تائیر قرار می دهد، بلکه می تواند بر سادگی رشد محتوایی که با گذشت زمان تولید می شوند نیز اثر بگذارد. آیا زیرسایت هایی وجود دارند که بتوان آنها را یکی کرد؟ آیا زیرسایتی آنقدر بزرگ شده است که بتوان آن را به یک مجموعه سایت تبدیل کرد؟ این سوال از منظر انتقال محتوا بسیار مهم است، ممکن است لازم باشد محتوا به پایگاه داده محتوای خودش منتقل شود.
در روند اینترنتی خاصی که در مهاجرت به نسخه 2013 مشاهده می شود، تمایل بیشتری به ایجاد سایت های موضوعی وجود دارد تا ایجاد سایت های تعاملی سنتی منطبق با معماری سازمانی. در حقیقت بجای اینکه کاربران پورتالی را با زیرسایت هایی برای IT، منابع انسانی، مالی یا غیره مشاهده کنند، پورتالی پیش رو خواهند داشت با زیرسایت های موضوعی مانند: سلامت تندرستی، آموزش، فرم ها، سیاست ها و رویه ها. این روش نه تنها دسترسی به اطلاعات مرتبط را تسهیل می نماید، بلکه برای بیشتر کاربران نیز ساده تر خواهد بود. قابلیت جستجوی پیشرفته شیرپوینت 2013 این نوع معماری را ممکن می سازد.
آیا نوع محتوای در حال استفاده هنوز با ارزشند؟
نگاه دقیقی به همه انواع محتوایی که در شیرپوینت فعلی تان از آنها استفاده می کنید، بیندازید. ایا هنوز استفاده از آنها برای سازمان اهمیت دارد؟ آیا انواع محتوایی وجود دارند که بشود آنها را حذف کرد یا ترکیب نمود؟ اگر از انواع محتوا استفاده نمی کنید، زمان مناسبی جهت برنامه ریزی برای تاکسونومی بهتر است. مایکروسافت چندین سند برنامه ریزی ارائه داده است که می توانند به شما کمک کند تا انواع محتوای مرتبط را به آسانی شناسایی نمایید.
آیا از فراداده مدیریت شده استفاده می شود؟
نه؟ پس از آن استفاده کنید. منابع آنلاین زیادی وجود دارند که به شما کمک می کند تا اهمیت استفاده از این ویژگی را درک کنید. این امر نه تنها به شما در معماری کلی اطلاعات کمک می کند، بلکه تعداد زیادی از ویژگی های جدید جستجو را از نظر پیکره بندی و بهره برداری تسهیل می نماید. این ویدئو اطلاعات بیشتری در مورد فراداده مدیریت شده فراهم می کند.
نقشه راه سازمانتان برای ویژگی های اجتماعی چیست؟
سایت های من –my siteها- از شیرپوینت 2013 حذف نشده اند، بلکه بسیار هم بهبود یافته اند (در مورد ویژگی های اجتماعی شیرپوینت قبلا نوشته ایم، این پست و این پست را بخوانید)بخشی از برنامه حاکمیت تان – governance- را به برنامه ریزی برای استفاده از سایت های من و سایت های انجمن اختصاص دهید. نکات دیگری که باید مدنظر قرار دهید:
§ آیا از yammer یا Lync استفاده می کنید.؟ با توجه به اینکه Yammer می تواند جایگزین newsfeed شود.
§ آیا فیلدهای دیگری هستند که استخراج آنها از Active Directory می توانند برای پروفایل سایت من ارزشمند باشند؟
§ چه آموزش هایی به کاربران باید داده شود تا از همه ویژگی های جدید و سیاست های حاکمیتی مرتبط با آنها مطلع شوند.
آیا برنامه های کاربردی یا وب پارت های قدیمی ای وجود دارند که بشود آنها را با ویژگی های جستجو جایگزین کرد؟
در مورد جستجو چند بار در این پست صحبت کرده ایم، چرا که ستاره شیرپوینت 2013 است. درک اینکه از جستجو در شیرپوینت 2013 چه استفاده ای می توان کرد و مشخص کردن اینکه چطور این ویژگی ها می توانند بطور بالقوه جایگزین وب پارت ها و فرایندهای قدیمی شوند، اهمیت دارد. آیا وب پارت جستجوی محتوایی دارید که زمان طولانی لود شدن آن، عملکرد سایتتان را مختل می کند؟ آیا وب پارت نمایش داده ای دارید که قدیمی و سنگین است و به سختی داده ها در مجموعه سایتتان جمع آوری می کند؟ این دو مشکل با استفاده از وب پارت جدید جستجوی محتوا قابل رفع است. موارد زیادی برای یادگیری در مورد جستجو وجود دارد، اما اول لازم است در مورد قابلیت های آن مطلع شویم و مسائلی را که می توان با استفاده از آن رفع کرد را شناسایی کنیم.
