مدیریت اسناد چرخه حیات اسناد را در سازمانتان مدیریت می کند – اینکه چطور ایجاد می شوند، بازبینی شده و منتشر می شوند و​اینکه چطور نهایتا مرتب شده و نگهداری می شوند. هرچند واژه  «مدیریت» بر این امر تاکید دارد که اطلاعات از بالای  سازمان کنترل می شوند، اما یک سیستم مدیریت اسناد موثر باید فرهنگ سازمانی را که از آن استفاده می کنند منعکس نماید.

ابزاری که برای مدیریت اسناد استفاده می کنید باید به قدری انعطاف پذیر باشد که به شما این امکان را بدهد تا چرخه عمر یک سند را از نزدیک و به دقت کنترل نمایید. چنانچه این سیستم با اهداف و فرهنگ سازمانی شما یکی شود و در عین حال به شما این امکان را بدهد که سیستم ساختاریافته راحتی را پیاده نمایید، در این صورت سیستم مناسبی برای سازمان شما خواهد بود.

بسیاری از روش‏های سنتی به اشتراک ﮔذاری اسناد برای اسنادی که نویسندﮔان یا ویراستارهای متعددی دارد از e-mail ها و فایلهای اشتراکی استفاده می کنند. اشکال این روشها این است که ممکن است سریعاً ﮔیج‏کننده شوند. شناسایی آخرین نسخه یک سند بسیار دشوار است و ممکن است چند کاربر بطور همزمان یک سند را ویرایش کنند، که منجر به ناسازﮔاری نسخه ‏ها می شود. تلاش برای دنبال کردن تغییرات در سیستم فایل و فولدر منجر به اشتباه، اغتشاش و صرف هزینه و زمان زیاد خواهد شد و ممکن است نسخه‏های مورد نیاز قبلی از سیستم پاک شوند. برای پیشﮔیری از این مشکلات شیرپوینت روشی شهودی و ساده برای استفاده فراهم کرده است، که سابقه نسخ  سند را دنبال می‏نماید. روی سندی که در کتابخانه اسناد ذخیره شده کار کنید، میتوانید سند مذکور را check out (استخراج) کنید. با انجام این کار سایر کاربران نمی‏توانند سند را تغییر دهند. این امر مانع بروز اغتشاش و گیجی‏ای می شود که با  تغییرات همزمان چند کاربر بر روی یک سند رخ میدهد. زمانیکه کاربر روی سند را تمام کردید می‏توانید آن را (وارد) check in کنید تا سایر کاربران روی آن کار کنند.

امکان رد و تأیید مستندات و تبدیل آنها از حالت پیش نویس (draft)‌ به حالت تأیید شده وجود دارد و می‏توان در هر بار علت رد و یا توضیحات نسخه تأیید شده را وارد کرد. علاوه بر این امکان نسخه گذاری اتوماتیک مستندات در سیستم وجود دارد و این نسخه گذاری در دو حالت نسخه ‏های اصلی و فرعی امکان‏پذیر می‏باشد. کلیه سوابق هر سند به صورت تاریخچه سند قابل ذخیره و ارائه می باشد و امکان تنظیم مشخصات که تا چند مورد از نسخه ‏های قبلی در سیستم ذخیره شود و یا اینکه همه سوابق نگهداری شود وجود دارد.

نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی سامیکس بر پایه SharePoint شامل ویژگی هایی می شود که همه این جنبه های مدیریت اسناد را در بر می گیرد. به منظور تضمین اینکه کارکنان دانشی به آسانی بتوانند از مزایای این قابلیت ها بهره مند شوند بدون اینکه مجبور باشند از عملیات روزمره و ابزارهای آشنایشان جدا شوند، برنامه های کاربردی در سیستم مایکروسافت آفیس – مانند Microsoft Outlook  و Microsoft Word- شامل ویژگی هایی می شوند که از هر مرحله در چرخه عمر یک سند را پشتیبانی می کنند.

فرایند برنامه ریزی مدیریت اسنادشامل گام های اصلی زیر می شود:

1. شناسایی نقش های مدیریت سند: تضمین می کند که برنامه های شما بازخورهای دینفعان کلیدی سازمانتان را یکپارچه می کند، و و اینکه شما بهترین تیم را در پیاده سازی راهکار دارید، و شما می دانید که چه کسی در فرایندهای مدیریت سند مشارکت خواهد کرد.

 

 

2. تحلیل استفاده سند: بعد از اینکه مشخص شد چه کسی با سند کار می کند، انواع سندی را که از آن استفاده میکنند و چگونگی استفاده از آنها را مشخص می نماید.

3. برنامه ریزی سازمان اسناد: می توانید اسناد را در مجموعه های سایت، سایت ها، و کتابخانه ها سازماندهی نمایید. نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی بر پایه SharePoint   دسته ای از ویژگی ها را پیشنهاد می کند که به سازمان در سازماندهی و ذخیره کردن اسناد و همچنین ایجاد و به اشتراک گذاری سریع سند کمک می کند، از سایت های تخصصی مانند انبار سوابق گرفته تا کتابخانه های سندی با ساختار راحت. در یک کتابخانه همچنین می توانید محتوا را در فولدر و زیرفولدرها سازماندهی نمایید.

 

4. برنامه ریزی اینکه چطور محتوا مابین بخش ها جابجا می شوند: ممکن است لازم باشد سندی را در یک مرحله دیگر از چرخه عمرش از یک سایت یا کتابخانه به سایت یا کتابخانه دیگری کپی کرده یا انتقال دهیم. بعنوان مثال فرایند انتشار ممکن است دربردارنده انتقال یک سند از یک سایت مرحله ای به یک سایت عمومی اینترنتی باشد.

5. برنامه ریزی انواع محتوا: استفاده از انواع محتوا به منظور سازماندهی اطلاعات در مورد اسناد، مانند فراداده ها، الگوهای سند، سیاست ها و فرایندهای گردش کار. این یک مرحله مهم است که به شما کمک می کند اسنادتان را سازماندهی کرده و پایداری در سازمانتان جاری نمایید.

6. برنامه ریزی گردش کارها : وقتی گردش کاری را برنامه ریزی می کنید، چگونگی انتقال اسناد از یک عضو تیم به دیگری را با مشارکت هر شرکت کننده در چرخه عمر سند می توانید کنترل و پیگیری نمایید.

7. برنامه ریزی کنترل محتوا: شما می توانید درجه مناسبی از کنترل را بر اساس نوع محتوا یا محل ذخیره برنامه ریزی نمایید. بعنوان مثال شما ممکن است به نیاز داشته باشید که اسناد موجود در کتابخانه خاصی قبل از اینکه بتوانند ویرایش شوند تحویل گرفته شوند.

8. برنامه ریزی سیاست ها: برای هر نوع محتوا، برنامه ریزی سیاست های مدیریت اطلاعات تضمین می نماید که اسناد به درستی ممیزی، حفظ و برچسب گذاری شده و مطابق با نیازمندی های قانونی و موسسه ای سازمانتان از آن به درستی استفاده می شود. نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی بر پایه SharePoint   شامل سیاست هایی می شود که ممیزی، نگهداری اسناد، برچسب گذاری و بارکد دهی را به منظور تضمین اینکه محتوای پرینت شده بتواند با نسخه های متناظر الکترونیکی اش همبسته شود، در سیستم اعمال می نماید.

 

اجزای سیستم مدیریت مستندات

• چه انواعی از اسناد و محتوا می تواند در یک سازمان ایجاد شوند.
• چه الگویی برای هر دسته از اسناد مورد استفاده قرار می گیرد.
• چه فراداده هایی برای هر نوع از اسناد باید تهیه شود.
• یک سند در هر مرحله از چرخه عمرش در کجا ذخیره می شود.
• چطور دسترسی به یک سند را در هر مرحله چرخه عمرش کنترل می شود.
• چطور اسناد در سازمان بوسیله اعضای تیمی که در ایجاد، بازبینی، تایید، انتشار و مرتب کردن اسناد مشارکت می کنند، جابجا می شوند.
• چه سیاست هایی بر اسناد اعمال می شود که بدان وسیله اقدامات مرتبط با سند ممیزی شده، اسناد حفظ یا مرتب می شوند، و محتوایی که برای سازمان مهم است محافظت می شود.
• اینکه آیا لازم است هنگامی که یک سند در مراحل چرخه عمرش حرکت می کند از یک فرمت به فرمت دیگر تبدیل شود.
• چطور از اسناد بعنوان سوابق شرکتی که می بایست مطابق با نیازمندی های قانونی و راهنماهای شرکتی نگهداری شوند، استفاده کنیم.

فازهای پیاده سازی نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی

یک راهکار موثر مدیریت اسناد موارد زیر را مشخص می کند:

• چه انواعی از اسناد و محتوا می تواند در یک سازمان ایجاد شوند.
• چه الگویی برای هر دسته از اسناد مورد استفاده قرار می گیرد.
• چه فراداده هایی برای هر نوع از اسناد باید تهیه شود.
• یک سند در هر مرحله از چرخه عمرش در کجا ذخیره می شود.
• چطور دسترسی به یک سند را در هر مرحله چرخه عمرش کنترل می شود.
• چطور اسناد در سازمان بوسیله اعضای تیمی که در ایجاد، بازبینی، تایید، انتشار و مرتب کردن اسناد مشارکت می کنند، جابجا می شوند.
• چه سیاست هایی بر اسناد اعمال می شود که بدان وسیله اقدامات مرتبط با سند ممیزی شده، اسناد حفظ یا مرتب می شوند، و محتوایی که برای سازمان مهم است محافظت می شود.
• اینکه آیا لازم است هنگامی که یک سند در مراحل چرخه عمرش حرکت می کند از یک فرمت به فرمت دیگر تبدیل شود.
• چطور از اسناد بعنوان سوابق شرکتی که می بایست مطابق با نیازمندی های قانونی و راهنماهای شرکتی نگهداری شوند، استفاده کنیم.

قابلیت های راهکار مدیریت اسناد مبتنی بر شیرپوینت سامیکس

• ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی سازمانی
• ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروز زسانی موقعیت فیزیکی سند)
• امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیوینگ
• امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
• امکان جستجو درون فایل های Word،Excel،PowerPoint،PDF
• امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
• امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا سری
• امکان معرفی ردیف فولدر، فولدر، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
• امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدر ها
• امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
• امکان یادداشت گذاری بر روی سند
• امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
• امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
• امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
• امکان بازگشت سند حذف شده
• امکان تعریف مفهومی انواع اسناد (ثبت مشخصات کامل اسناد)
• امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین لحظه (رعایت استانداردهای طراحی بانک اطلاعاتی و ایندکسینگ)
• تعریف مدیریتی دسترسی کارشناسان به پروژه های مختلف طبق سیستم هماهنگ کننده
• کدگذاری پیشرفته: امکان ایجاد کدهای معنادار (الگوهای شماره گذاری بصورت دستی یا اتوماتیک) در سیستم
• امکان تعریف سازمان تعریف کد بصورت درختی
• امکان تهیه نسخه پشتیبان
• نمایش ویژوال تاریخچه مستندات
• نمایش عکس بند انگشتی مستندات
• نمایش عکس بند انگشتی مستندات در نتیجه جستجو
• دشبورد امنیتی ماتریسی
• Office Web App
• نسخه گذاری
• اضافه نمودن اسناد ضمیمه به سند اصلی