شرکت سامیکس با توجه به نیازهای مختلف سازمانها در کلیه فرایندهای مرتبط با یک سند مهندسی، از زمان تعیین لیست اسناد پروژه، شروع تدوین سند، تاییدها و تکمیل سند اقدام به ارائه سیستم مدیریت مستندات مهندسی (Engineering Documents Management System- EDMS) در بستر شیرپوینت نموده و با توجه به تجربیات مختلفی که در زمینه پیاده سازی این سیستم و یکپارچه سازی آن با سایر سیستم ها از قبیل سیستم مدیریت پروژه سازمانی و … دارد، در تلاش است تا بتواند این دانش و تجربیات را به شرکت ها و سازمانهای جدید معرفی نماید.

معرفی برخی امکانات سیستم مدیریت مستندات مهندسی

سیستم مدیریت مستندات مهندسی سیستمی نرم افزاری است که امکان کنترل و مدیریت تولید و جریان کاری اسناد را در یک پروژه، پوشش می دهد. این سیستم، جریان کاری تولید و تایید اسناد را از زمان شروع پروژه، تا تکمیل پروژه پوشش می دهد. برخی از امکانات این سیستم در یک نگاه سریع عبارتند از:

1. اعمال مشخصه های عمومی سازمان یا گروه در نرم افزار: یکی از اصلی ترین بخش هایی که برای مناسب سازی نرم افزارها با مشخصات سازمانها در بیشتر نرم افزارها مشاهده می گردد این بخش می باشد. برخی از بخش هایی که در یک سیستم مدیریت مستندات مهندسی لازم است تعریف شوند عبارتند از:

• دیسیپلین ها
• کارفرماها
• مشاورین
• طبقه بندی اصلی و فرعی پروژه ها

2. تعریف کاربران در سطوح مختلف: افرادی که به نحوی با سیستم مدیریت مستندات مهندسی تعامل دارند را می توان در گروه های مختلفی قرار داد. در این سیستم افراد در گروههای زیر قرار می گیرند:

• مدیران ارشد سازمان
• مدیر گروه
• مدیران دیسیپلین ها
• مدیران پروژه ها
• کارشناسان DCC
• کارشناسان کنترل پروژه
• کارشناسان دیسیپلین
• نمایندگی داخلی کارفرما
• کارشناسان ارشد دیسیپلین

علاوه بر گروه های فوق در این بخش می توان گروه هایی را برای هر دیسیپلین نیز تعریف نمود. این گروه ها را تحت عنوان مدیر دیسیپلین ، کارشناس ارشد دیسیپلین ، کارشناس دیسیپلین ایجاد نمود.

3.تعریف پروژه های مختلف در سیستم مدیریت مستندات مهندسی: تعریف پروژه در سیستم مدیریت مستندات مهندسی یکی از بخش های اصلی بوده و شامل برخی پارامترها به شرح زیر می باشد:

• عنوان پروژه
• مدیر پروژه
• کد پروژه
• کارفرما
• مدت زمان Comment  در IDC
• مدت زمان Client comment
• طبقه بندی اصلی پروژه
• طبقه بندی فرعی پروژه

4.تعیین دسترسی های پروژه: به منظور محدود نموده کاربران جهت دسترسی به پروژه هایی که در آن فعالیت ندارند، در این بخش شما می توانید دسترسی های مشخصی را برای پروژه ها بوجود آورید.

5.تعریف سند در MDR: جهت ورود تعاریف مختلف مهندس در MDR می تواند از دو روش موردی و انبوه (با استفاده از فایل اکسل) اقدام نمائید. برخی از تعاریف در نظر گرفته شده برای این بخش می توان به مواردی از قبیل شماره ردیف ، عنوان ، کد سند ، کد کارفرما ، کد مشاور ، شرح سند ، درصد تکمیل سند ، وزن ، دیسیپلین، کلاس ، فاز پروژه ، … اشاره نمود.

6.برخی اقدامات قابل اقدام در بخش MDR عبارتند از :

• تغییر رویه تائید سند
• تخصیص سند
• کامنت های کارفرما

7.برخی اقدامات قابل انجام بر روی سند بارگذاری شده عبارتند از:

• ثبت بعنوان Current Version
• جریان کاری EDMS
• تبادل نظر
• بارگذاری فایل ویرایش شده
• تغییر مرحله سند
• وضعیت IDC

8.بارگذاری نسخه سند: در این بخش می توان نسخه های مرتبط با سند را در سیستم بارگذاری نمود.

9.رویه های تائید: در این بخش سازمان می تواند رویه های مختلفی را برای تائید تعریف نمائید همانند:

• جریان کاری EDMS : شیوه عادی تائید و یا رد سند می باشد. شما با تائید سند آن را برای تائید کننده بعدی ارسال می نمائید.
• تکمیل IDC : این نوع تائید معمولا توسط مدیران دیسیپلین مورد استفاده قرار می گیرد. در صورت تائید سند در این مرحله ، طبق ماتریس IDC ، سند برای دیسیپلین های دیگری که در سازمان تعریف شده اند ، نسبت به صلاحدید مدیر دیسیپلین ارسال می گردد.
• اضافه کردن سند به ترنسمیتال
• ارسال Transmittal : با استفاده از این امکان ، پکیج Transmittal آماده شده ، برای کارفرما ارسال می شود.
• همچنین شما در این بخش می توانید مشخصه های دیگری را نیز وارد نمائید:
  • مرحله در صورت تائید
  • مرحله در صورت رد
  • تائید مالی
  • تائید کننده بعدی

سایر قابلیت های راهکار مدیریت و کنترل مستندات مهندسی EDMS

• تعیین سطح دسترسی مشاهده هر یک از گروه اسناد
• تعیین دسترسی مشخص به تغییر و به روز رسانی اسناد
• امکان دسته بندی اسناد مهندسی هر پروژه
• امکان نسخه گذاری اتوماتیک اسناد مهندسی
• امکان تعیین مسئول تکمیل و بازبینی هر یک از اسناد
• امکان دسته بندی اسناد مهندسی بر اساس دیسیپلین مربوطه (Civil، Mechanic، …)
• امکان ثبت وضعیت و مرحله مربوطه هر سند ( First Issue, Draft, Final,…)
• امکان مشاهده تاریخچه نسخه های پیشین اسناد مهندسی
• امکان تأیید و رد اطلاعات توسط افراد دارای دسترسی بالاتر
• امکان تحویل گرفتن و تحویل دادن اسناد برای جلوگیریاز تغییرات همزمان Check Out / Check In
• امکان بارگذاری همزمان چندین سند
• امکان ثبت وضعیت ارسال سند برایکارفرما
• امکان ثبت کد مربوط به هر سند توسط کارشناس کنترل مستندات
• امکان ثبت تاریخ های موعد تهیه و تحویل سند
• امکان ارتباط با برنامه زمانبندی پروژه ها و به روز رسانی اتوماتیک برنامه بر اساس درصد پیشرفت سند (نیازمند Project Server)
• امکان محاسبه درصد وزنی سند مطابق WBS (نیازمند Project Server )
• امکان قراردادن یادداشت های مختلف هنگام تکمیل یا تأیید هر سند برای مدیر پروژه (نیازمندProject Server)
• امکان محول کردن (Delegating) فعالیت تهیه سند به فرد دیگری با تأیید مدیر پروژه (نیازمند Project Server)
• امکان یا انتقال مشخصات اسناد به نرم افزار Excel
• امکان محاسبه مجموع یا میانگین روی کلیه اطلاعات عددی و فیلدهای اسناد​