نرم افزار مدیریت دانش KM مبتنی بر شیرپوینت
هنگامی که کسب و کارتان بتواند تجارب و دستورالعمل های تکنیکی را در سازمان به اشتراک بگذارد، به کارمندان کمک کند تا اطلاعات را یافته، از آنها استفاده کنند و آنها را اولویت بندی کرده و به اشتراک بگذارند، محتوا را بصورت ایمن مدیریت نموده و استفاده تعاملی از محتوا را امکان پذیر نمایند؛ شما اطلاعات و تخصص را به دانش قابل فروش تبدیل نموده اید.
سامانه مدیریت دانش
سامانه مدیریت دانش نرم افزاری مبتنی بر شیرپوینت به شما اجازه می دهد تا افراد در سازمانتان با یکدیگر تعامل و مشارکت نموده، در ارتباط بمانند و دائما در مورد اطلاعات مرتبط با شاخه کاری تان به روز باشند.
اما برخی از چالش ها در این زمینه وجود دارند، از جمله یافتن و ارتباط با متخصص ها، وجود اطلاعات بسیار زیاد تفکیک نشده و مسائل امنیتی در به اشتراک گذاری اطلاعات وهمین طور بینش های متفاوت در زمینه اطلاعات.
برای رفع این چالش ها، شما به روشی نیاز دارید تا تخصص ها را مدیریت کرده و یافتن آنها را تسهیل نماید. داشتن یک منبع امن و قابل تعریف جهت مراجعه و همین طور سیستمی که مراجعه و یافتن را تسهیل نماید و بتواند امکان برقراری تعاملات را در گروه ها و میان افراد تعریف شده فراهم آورد، ضروری می نماید. علاوه بر این سیستم باید بتواند امکانی را فراهم کند تا دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده نیز برای گروه های تعریف شده امکان پذیر باشد.
استراتژی های پیاده سازی نرم افزار مدیریت دانش
در پیاده سازی نرم افزار مدیریت دانش رویکردهای متفاوتی را می توان متصور شد، که با توجه به وضعیت و بلوغ سازمانی مرجع درخواست دهنده، ظرفیت پذیرش تغییر در سازمان، سیستم های نرم افزاری موجود و برخی عوامل دیگر یکی از استراتژی های زیر را می توان جهت پیاده سازی در نظر گرفت:
- رویکرد پله پله و مناسب سازی سیستم منطبق بر نیازهای سازمان باشد.
- نظام مدیریت دانش کلان دیده شود ولی استقرار سیستم فاز به فاز و مرحله به مرحله صورت پذیرد.
- پیاده سازی سیستم نرم افزاری با اولویت دانش های فنی شروع شود.
- استراتژی: Capture as you go یا ثبت دانش در لحظه تولید در حین کار افراد.
به عنوان مثال روشهایی نظیر ماژول ثبت دانش از روی ایمیل های اوت لوک و ثبت صوت و ویدئوی جلسات و تجربیات آموخته.
- استراتژی پیشنهادی می تواند این باشد که ابتدا تمرکز روی افراد و جوامع و تیم های مجازی باشد، سپس موضوعات دانشی و از طریق media جذاب ثبت و منتشر کنیم.
بخش های اصلی سیستم مدیریت دانش
تکنولوژی Fast Search برای جستجوی تخصص ها و محتوا
– پیش نمایش سند
– جستجوی متمرکز
– جستجوی افراد
قابلیت های بهبود یافته Office برای راهبری، حفظ و به اشتراک گذاری اطلاعات در محیط مجاز
– پشت صحنه
– پنل اطلاعات سند
– مدیریت حقوق و دسترسی
تکنولوژی SharePoint Server برای راهبری، حفاظت و به اشتراک گذاری آسان اطلاعات
– همکاران
– اجتماعات مجازی فعال
– مدیریت محتوای سازمانی
– فراداده های مدیریت شده
– سایت من
– دسترسی مبتنی بر نقش سازمانی
– برچسب گذاری ابری
وب پارت های توسعه یافته سامیکس برای مدیریت دانش
لیست امکانات و قابلیت های نرم افزار مدیریت دانش
امکان ثبت و ذخیره سازی دانش را در قالبهای:
- اسناد و مدارک
- محتوا به صورت صفحات وب
- محتوا به صورت مالتی مدیا (صوت و ویدئو و…)
- محتوا به صورت صفحات WIKI
- محتوا به صورت Presentation قابل نمایش تحت وب (ppt و flash و …)
- محتوا به صورت بسته های دانشی متشکل از چند سند یا محتوای جزئی تر
- بانک های اطلاعاتی (در قالب لیست ها و فرمها نظیر لیست های Issue tracking
امکاناتی که در حوزه مدیریت اسناد و مدارک باید در سیستم وجود داشته باشد:
- تعیین سطح دسترسی مشاهده هر یک از گروه اسناد
- تعیین دسترسی مشخص به تغییر و به روز رسانی اسناد
- امکان دسته بندی اسناد مهندسی بر اساس هر محصول و پروژه
- امکان نسخه گذاری اتوماتیک اسناد مهندسی
- امکان تعیین مسئول تکمیل و بازبینی هر یک از اسناد
- امکان دسته بندی اسناد مهندسی بر اساس دیسیپلین و دپارتمان مربوطه
- امکان ثبت وضعیت و مرحله مربوطه هر سند
- امکان مشاهده تاریخچه نسخه های پیشین اسناد و مدارک
- امکان تایید و رد اطلاعات توسط افراد دارای دسترسی بالاتر
- امکان تحویل گرفتن و تحویل دادن اسناد برای جلوگیری از تغییرات همزمان
- امکان بارگزاری همزمان چندین سند
- امکان ثبت وضعیت ارسال سند برای کارفرما
- امکان کدگذاری اتوماتیک مربوط به هر سند بر اساس شیوه انعطاف پذیر تعریف کد
- امکان ثبت تاریخ های موعد تهیه و تحویل سند
- امکان ثبت اتوماتیک مشخصات سند از روی مشخصات فردی که سند یا بسته دانشی را بارگزاری یا ثبت نموده
امکان ذخیره سازی انواع بسته های اطلاعات موجود شامل:
- گزارش های سفر (شامل اداری و آموزشی در قالب فرمهایی با امکان پیوست نمودن اسناد)
- مدارک فنی
- مشخصات فنی ، دستور العمل های نصب و راه اندازی ماشین آلات
- کتابها (E-BOOKS با ثبت مشخصات کتاب و تهیه کننده و موضوع از نقشه دانشی)
- فیلم ها و نوارهای ویدئویی
- پرزنت های (داخل شرکتی و خارج از شرکت) سازمان
- مقاله ها ( با امکان ثبت مشخصات اعم از موضوع و کلیدواژه های مقاله بر اساس نقشه دانش)
- برخی فیلم های آموزشی ( به همراه ثبت مشخصات و توضیحات و موضوعات بر اساس نقشه دانش)
- ذخیره سازی بسته های دانش از نوع تجربیات موفق BEST PRACTICE
- الگوبرداری ها Benchmarking با امکان ثبت موضوع و حوزه کسب و کار شرکت الگوبرداری شده
- یادگیری ها و تجربه ها (در فرمت مشخص ثبت تجربیات) با امکان ثبت از طریق وب یا درگاه ایمیل
- بسته های دانش به صورت فیلم ، صوت ، عکس و متن
- دانش های کسب شده در آینده
امکان تعریف نقشه دانش بر اساس taxonomy موجودیت های دانشی سازمان:
- امکان تعریف Meta-data های سازمانی
- امکان تعریف انواع طبقه بندی های دانش ها در سازمان
- امکان ثبت برچسب (TAG) بر روی بسته های دانشی بر اساس نقشه دانش سازمانی
- امکان مشخص کردن ارتباط بین موجودیت های دانش
- امکان مشاهده نقشه دانش به صورت بصری (visual)
- امکان ثبت نقشه راه دانش از طریق اهداف کمی برنامه ریزی شده برای بسته های دانشی در حوزهها و موضوعات مختلف
- امکان ارتباط نقشه دانش با افراد و گروه های دانشی
- امکان برنامه ریزی توسعه خبرگی برای افراد و گروه های دانشی
امکان ثبت سوالات اضطراری مانند موارد زیر در سامانه و ارسال اتوماتیک آلرت برای دانشورزان.
- آیا کسی در باره موضوع …. می داند؟
- می تواند کمک کند؟
امکانات پروفایل دانشورزان
- هر کسی بتواند صفحه پروفایل مشخصات داشته باشد
- در پروفایل مشخصات اطلاعات تماس و ارتباطش نظیر تماس و ایمیل را بتواند مشخص کند
- در پروفایل مشخصاتش بتواند تعیین کند که عضو چه تیم ها و گروه های سازمانی است.
- امکان شناسایی و مشاهده دانش ها و مهارتهای پرسنل
- در پروفایل بتواند تعریف کند که زمینه های تخصصی اش بر اساس نقشه دانش سازمان چیست.
- در پروفایل بتواند اطلاعات آموزش های دیده شده و مهارتها را به صورت خوداظهاری اعلام کند.
- در پروفایل افراد بتوانند علائق دانشی خود را نیز ثبت نمایند.
امکانات جستجوی متخصصین
- امکان جستجوی متخصصین بر اساس مشخصات پروفایل بر اساس زمینه دانش
- امکان فیلتر و جستجوی افراد بر اساس مشخصه های پروفایل
- امکان نمایش نتایج جستجوی افراد
امکانات تعریف جوامع مجازی، تیم های دانشی، انجمن های خبرگی
- امکان تعریف صفحات برای تجمیع و اطلاع رسانی مشارکت های دانشی افراد عضو جوامع مجازی
- امکان عضو شدن در صفحات انجمن های دانشی و دریافت آلرت اطلاع رسانی آخرین تغییرات
- امکان ثبت نتایج تحلیل ها و دانش های استخراج شده از داده ها و اطلاعات (فرصت های بهبود سازمانی و پیش بینی ها)
- امکان تعریف تیم های بهبود سازمانی/ انجمن های خبرگی (پروژه های بهبود)
- امکان ارائه اطلاعیه‌ها و اعلانات به همکاران تیم
- سیستم مدیریت وقایع و رویدادها به صورت تقویمی در سایت ها
- سیستم یکپارچه مدیریت و پیگیری جلسات و تخصیص وظایف
- امکان استفاده از بحث ، تبادل نظر و پیشنهادات.
- امکان ایجاد نظر‌سنجی و رای گیری
- نمایش RSS از منابع دانشی داخلی و خارجی در صفحه هر انجمن
امکانات تعاملی نرم افزار مدیریت دانش (مشارکتی)
- Rating یا رتبه بندی موضوعات و محتواهای دانشی توسط دانشورزان
- ثبت و نمایش جذابیت و علاقه مندی دانشورزان به موضوعات دانشی بر اساس Rating
- امکان ثبت Tag یا برچسب های دانشی
- امکان ثبت برچسب ها به هر دو صورت شخصی و سازمانی
- امکان نمایش Tag Cloud موضوعات دانشی به اشتراک گذاشته شده
- امکان نمایش کلیه مستندات و محتواهای دانشی با کلیک روی هر Tag (برچسب) دانشی
امکانات جستجو
- موتور جستجوگر بتواند بسته های دانش را در کلیه بخشهای سامانه جستجو و نتایج را نمایش دهد.
- امکان جستجوی پیشرفته محتواهای دانشی داشته باشد
- امکان جستجوی داخل فایلهای فرمت های آفیس و Acrobat
- امکان مشخص کردن محدوده جستجوها (چه محتواهایی در جستجو یافت شوند یا نه)
- امکان محدود کردن نتایج جستجو بر اساس مشخصات تهیه کننده، تاریخ و …
- امکان جستجوی موضوعی و بر اساس Tag های نقشه دانش سازمانی را داشته باشد
امکانات ارزیابی سیستم مدیریت دانش
- امکان دریافت داده ها و اطلاعات مورد نیاز برای اندازه گیری شاخص های مدیریت دانش (رتبه های محتوا- نشر و …)
- امکان تعریف شاخص جدید در سیستم وجود داشته باشد
- امکان نمایش شاخص ها با نمایشگرهای گرافیکی و Guage ها و نمودارها وجود داشته باشد
- امکان نمایش گزارشات بازدید کنندگان به تفکیک بخش های مختلف سیستم
- امکان نمایش داشبورد وضعیت شاخص ها (طیف رنگی و گیج)
امنیت اطلاعات (دسترسی های تعریف شده و ایمن)
- سیستم مدیریت دانش بر روی کلیه موجودیت ها و بسته های دانش و اطلاعات امکان تنظیم دسترسی بر اساس گروه های کاربری وجود داشته باشد.
- این سطح دسترسی بتواند از سایت و فضای کاری تعریف شده ارث بری داشته باشد.
- این سطح دسترسی بتواند در سطح هر موجودیت دانشی به صورت خاص تعیین شود.
امکان نمایش برد ستاره های دانش (دانشکاران برتر- دانش های پرطرفدار)
امکانات مدیریت دانش ها به صورت ویدئویی
- امکان ثبت و بارگذاری در لحظه ویدئوهای دانشی (ثبت تجربیات روزانه با webcam)
- امکان ثبت Tag های دانشی برای ویدئوها
- امکان نمایش تحت وب ویدئوهای دانشی
- امکان ایجاد کانالهای موضوعی برای تجمیع ویدئوهای دانشی مرتبط
- امکان ذخیره و نمایش ویدئوی جلسات
- امکان ذخیره در لحظه ویدئو کنفرانس های تحت وب و بارگذاری در سامانه مدیریت دانش
امکانات ثبت دانش از طریق mobile و tablet
- امکان دسترسی به نمای تحت وب سامانه مدیریت دانش
- امکان عضو شدن و نمایش RSS بخش های دانشی بر روی موبایل
- امکان دریافت آلرتهای مختلف از سیستم مدیریت دانش با SMS
- امکان ذخیره صوت و ویدئوی ذخیره شده توسط mobile یا tablet و بارگذاری در سامانه
- Application* مدیریت دانش جلسه برای pc/ windows mobile / android / mac
-
-
- امکان ثبت صوت جلسات به تفکیک ارائه دهندگان مطالب
- امکان اضافه کردن کلیدواژه بر روی هر یک از بخش های صوت جلسات
- امکان بارگزاری محتوا به تفکیک شامل شناسنامه جلسه و هر یک از بخش های صوتی
-
امکانات ثبت دانش از طریق outlook
- امکان ثبت دانش مستقیماً همزمان با ارسال ایمیل هایی که دارای محتوای دانشی هستند
-
-
- اضافه شدن قابلیتهای مدیریت دانش پس از نصب نسخه تحت کلاینت به اوت لوک همکاران
- امکان انتخاب دکمه “ارسال و ثبت در مدیریت دانش” در کنار”ارسال” ایمیل در اوت لوک
- بازشدن پنجره ای که مشخصات شامل عنوان و محتوا و پیوست ها را به صورت بسته های دانشی انتخاب نماید
- بازشدن پنجره ای که مشخصات محتواها را بر اساس نقشه دانش سازمان بگیرد.
-
-
- دریافت after action review. اتوماتیک
- افراد یک Reminder در اوت لوک دریافت کنند که پس از انجام هر کار (Task و Activity) پنجره ای جهت دریافت After action review باز شود و تجربه مفید برای آینده را ثبت کنند.
امکان مشاهده جغرافیای دانشی
- امکان مشخص کردن و مشاهده تمرکز دانشی درمناطق جغرافیایی
- امکان مشاهده نزدیکترین مناطق دانشی
- امکان لیست منابع دانشی (افراد و مستندات فیزیکی) بر اساس نزدیکترین فاصله جغرافیایی: