نرم افزار مدیریت جلسات سامیکس مبتنی بر SharePoint، شامل ویژگی‌های اصلی چرخه یک جلسه می‌شود و بر اساس نیازهای سازمانی در سازمان‌های مختلف مناسب‌سازی و سفارشی می‌شود. این راهکار بسیار انعطاف پذیر بوده و قابلیت اضافه‌کردن ویژگی‌های مورد نظر سازمان را به منظور پیکره‌بندی یک راهکار سفارشی برای مشتری دارا می‌باشد.

برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دھد. آن ھم در دنیای امروز که باید زمان را به چشم کالایی گران قدر نگاه کرد. باید بدانید ھر حرکتی در جھت مدیریت ھدفمند و بھینه سازی مناسب آن به سود افراد و سازمان ھا می باشد و تمام ھزینه ھای مالی صورت گرفته برای آن چندین برابر به شما و سازمانتان باز خواھد گشت.

امروزه شرکت در جلسات به دلیل تعدد بالا و روزانه آن مخصوصا برای سرپرستان و مدیران یک مجموعه و سازمان، به امری عادی و پرتکرار شده تبدیل شده است. اما آیا این تعدد باید باعث شود تا از ارزش یک جلسه و تصمیماتی که در آن گرفته می شود غافل شد؟

ھمانطور که مشخص است، تشکیل این جلسات نه تنھا منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه بسیار زیادی به بھبود ارتباطات و درک متقابل واحدھا از ھمدیگر نیز کمک​ می کند. بالطبع این جلسه زمانی موفق می شود که تمام افراد حاضر در جلسه با ھدف انجام یک کار گروھی و پیش رفت ھمه، با ھدفی مشخص دور ھم جمع شده و به بحث، صحبت و ارائه نظرات و راھکارھای خود می پردازند.

از سوی دیگر نیاز به یک سامانه جامع و کامل مدیریت جلسات که بتواند تمام مراحل یک جلسه را از قبل از برگزاری جلسه، ارسال اطلاعات جلسه در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی صورت جلسات و مصوبات جلسه و در نھایت نظارت بر نحوه اجرای مصوبات و گردش کار آن و ھمچنین ارائه گزارشات مربوطه را شامل شود، می تواند نقش بسیار مھم و ارزنده ای در تسھیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. با گسترش دامنه فعالیتھای سازمانھا و افزایش تنوع آنھا، این نیاز شکل جدی تری به خود گرفته و تبدیل به یک الزام میشود.

تا زمانی که مستندسازی تصمیم گیری ھای جلسه صورت نگیرد، تصمیمات اجرایی سیستم نرم افزار مدیریت جلسات سامیکس مبتنی بر شیرپوینت، رویکرد یکپارچه ای برای برگزاری بھتر جلسات، کنترل و مدیریت وقایع مربوط به یک جلسه و تصمیم گیری سریع تر فراھم می کند.

این نرم افزار مدیریت جلسات را مطابق با برنامه ای که تنظیم کرده اید سازماندھی کرده و ھمه افراد را مطلع نگه می دارد. با توجه به اینکه در ھمه سازمان ھا و نھاد ھا غالبا جلسات متعددی برگزار می شود، نگھداری اطلاعات مربوط به برگزاری این جلسات و نیز نتایج آنھا در غالب صورت جلسات در یک سیستم متمرکز علاوه بر ھای سازمان و تصمیم گیری ھای مدیران قرار گیرد.

اما سوال اینجاست که چه راه‌هایی برای برگزاری بهتر یک جلسه​ وجود دارد؟ بهترین پاسخ به معضل صورت جلسات فراموش شده در سازمان چیست؟ چگونه می‌توانید برگزاری صحیح و اصولی جلسات را تضمین کنید؟ به عبارتی چطور می‌توانید قهرمان جلساتتان باشید؟

در ادامه راه‌هایی را شرح خواهیم داد که به مدیریت بهتر برگزاری جلسات منجر می‌شود و چگونگی یاری رساندن نرم افزار مدیریت جلسات سامیکس به مدیریت و برگزاری بهتر جلسات در سازمان را بررسی می‌کنیم.

ویژگی ھای نرم افزار مدیریت جلسات سامیکس:

1 .دعوت به جلسه

• توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدھای سازمانی مختلف
• ​توانایی ایجاد جلسات به صورت تکرار شونده و در بازه ھای زمانی مختلف
• امکان چک کردن و خالی بودن محل برگزاری جلسه و نمایش تداخلات زمانی در ھنگام ثبت جلسه
• امکان ثبت جلسه در مکان ھای خود سازمان و بیرون سازمان
• امکان ثبت دستور جلسه
• اعلام موضوعات جلسه توسط دبیر جلسه به مدعوین برای دستور جلسه
• امکان پرینت فرم دستور جلسه
• امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه
• اضافه کردن لیست مدعوین جلسه
• امکان چک کردن تقویم کاری افراد مدعو به جلسه و نمایش تداخلات زمانی در ھنگام ثبت جلسه
• امکان ثبت جلسه با افراد برون سازمانی امکان اضافه کردن مطلعین جلسه
• توانایی ایجاد خودکار جلسه در شرایط خاص مثلا وجود مشکلاتی با درجه اھمیت بالا در سازمان طبق تشخیص ماژول مدیریت بحران

​2 .اطلاع رسانی

• تولید و ارسال اتوماتیک فرم ھای دعوتنامه برای مدعوین و مطلعین جلسه
• ​امکان اطلاع رسانی جلسات با ایمیل و پیامک
• امکان تایید کاربر نسبت به حضور در جلسه توسط ایمیل
• امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
• ارسال نقشه محل برگزاری جلسه در ایمیل
• ارسال اطلاع رسانی به دو صورت لحظھ ای و برنامه ریزی شده به تمامی افراد مدعو و مطلع
• امکان اطلاع رسانی محدود و انتخابی
• یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات از طریق اطلاع رسانی برنامه ریزی شده

3 .مرکز جلسات

• نمایش لیست جلسات ثبت شده برای ھر فرد
• ​امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
• امکان دستھ بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی
• ​توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادھای اصلی سازمان یا پروژه ھای موجود ، فعالیتھا ، ریسکھا و مشکلات

4 .فرم صورت جلسه

• امکان تخصیص وظایف محول شده در جلسات بصورت یک وظیفه در لیست وظایف
• امکان تنظیم ھشدار اطلاع رسانی تغییرات وظایف جلسات توسط ایمیل به افراد توسط کاربر
• امکان پرینت در فرمت صورت جلسه فیزیکی برای امضا شامل ھدر و لوگو و ..
• تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نھایی شدن جلسه
• ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری
• ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده ھر فعالیت
• ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
• مشخص کردن لیست حاضرین و غایبین جلسه
• توانایی اتصال وظایف تعریف شده در جلسات با مایکروسافت پراجکت
• ثبت کلیه موارد مندرج در صورتجلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدھا ، گزارشات ، پیشنھادات و مصوبات
• پیگیری موارد مندرج در جلسات قبل
• ایجاد صورتجلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه
• امکان تعریف چندین اقدام کننده برای ھر مصوبه

5 .تقویم جلسات

• ​امکان ثبت فرم دعوت به جلسه و ثبت رویداد جلسه بصورت اتوماتیک در تقویم جلسات
• نمایش تقویم جلسات بر اساس دسترسی افراد
• امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، ھفتگی و ماھانه

6 .کارتابل متمرکز وظایف جلسات

• فضایی که کل وظایف ھمه جلسات را به صورت گروه بندی شده بر اساس جلسه مربوطه و موعد اقدام و وضعیت اقدام به ھر فرد ارائه می دھد.

7 .امکان مناسب سازی گرافیک

• شامل اعمال برند کارفرما اعم از تغییر لوگو بر روی فرم ھا و صفحه اول سایت

8 .گزارشات

• امکان نمایش گزارش عملکرد افراد، دپارتمان ھا و ھر جلسه در قالب دشبورد آنلاین
• گزارش درصد پیشرفت وظایف
• درصد وظایف با تاخیر
• دسته​ بندی وضعیت وظایف
• مقایسه جلسات
• ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
• ارائه گزارشات به صورت لیست و گرافیکی در خصوص عملکرد افراد و واحدھای مختلف نسبت به موارد ارجاع شده به آنھا

ارائه گزارشات تحلیلی کلی و جزئی در خصوص میزان راندمان جلسات و پیشرفت فعالیتھا در صورت استفاده از اکسچنج سرور قابلیت ھای زیر وجود خواھد داشت: 

• بررسی آخرین وضعیت در دسترس بودن سالن ھای جلسات و کنفرانس به صورت تقویمی ​
• ​امکان درخواست رزرو و بررسی و تایید مسئول ھر سالن کنفرانس
• امکان ثبت و گزارش دھی آخرین وضعیت تاییدیه ھا برای ھر جلسه به صورت تحت وب
• امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
• امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات

​تا زمانی که مستندسازی تصمیم گیری های جلسه صورت نگیرد، تصمیمات اجرایی نخواهند شد​