با استفاده از نرم افزار خرید و سیستم تدارکات ERP مایکروسافت Dynamics شما می توانید روابط خود را با تامین کنندگان کالا تنظیم کنید. همچنین باتوجه به یکپارچگی با ماژول مالی و انبار پرداخت‌های مالی و دریافتی‌های شرکت را مدیریت نمایید و با استفاده از گزارشات و داشبوردهای این نرم افزار خرید و پیشنهادات آن می‌توانید از بهترین تامین کننده، با مناسبت‌ترین قیمت و با بهینه‌ترین زمان پرداخت با توجه به نرخ های سود بازار، فرآیندهای خرید خود را سامان دهید.

بنابراین سیستم تدارکات و خرید به شما کمک می‌کند تا در بهترین زمان ممکن خریدهای خود را انجام دهید، با بهینه‌ترین شکل ممکن سررسیدهای پرداختی خود را با توجه به نرخ‌های سود بازار تعیین نمایید و از این طریق هزینه تامین موارد اولیه و خریدهای خود را کاهش دهید و کالاها، ملزومات، وسایل و خدمات لازم برای فعالیت شرکت را سفارش داده و همیشه در انبار موجود داشته باشید بدین ترتیب همواره می‌توانید با توجه به نیازهای کسب و کار خود خریدهای خود را سامان دهید.

همچنین سیستم تدارکات این نرم افزار ERP شامل موارد زیر است:

• داده‌های اصلی مربوط به فروشنده و سازنده کالا ثبت می‌گردد.
• پشتیبانی از قابلیت چند ارزی (Multi-Currency) برای مراودات با تامین کنندگان خارجی
• قابلیت ثبت سفارشات خرید، قابلیت ایجاد سفارشات خرید دوره‌ای با توجه به سررسیدهای تحویل کالا و پرداخت، مدیریت فاکتورهای فروش، ثبت شکایات و ارائه گزارشات برای استفاده در خریدهای بعدی، مدیریت برگشتی‌های خرید و پرداخت‌های مربوط به آن، مدیریت خریدهای اعتباری
• امکان بایگانی رسیدهای کالا
• دستورات انتقال کالا در یکپارچگی با ماژول انبار
• بر هزینه‌های محصول تاثیر گذاشته و کالاها و خدمات با بهترین قیمت ممکن خریداری می‌شوند.
• اجتناب از سطح بسیار پایین موجودی (ذخایر)
• کنترل بهای تمام شده کالای سفارش داده شده
• ارائه پیشنهاد و ترتیب سفارش کالا با توجه با سابقه سفارشات و نوسانات بازار
• مدیریت پیش‌پرداخت، تحویل ها و صورت حساب‌های خرید های جزئی و یا تحویلی‌های جزئی خریدهای عمده
• ارائه گزارشات و پیشنهادات خرید با استفاده از گزارشات پیش‌فرض نرم افزار و یا استفاده از نرم افزار Power BI
• مدیریت بودجه‌ی خرید و ارائه راهکار برای بهینه سازی آن

برخی از ویژگی های دیگر سیستم تدارکات و خرید

تجربه کاربری آسان

با استفاده از سیستم تدارکات نرم افزار ERP Dynamics NAV، می‌توانید قیمت‌های تامین کنندگان مختلف، تقاضاها و سفارشات خرید در حال انجام و در انتظار تحویل، سررسیدهای تحویل کالا و پرداختی‌ها، ضمانت‌نامه‌های مربوطه و همچنین تاریخچه اسناد خرید و تدارکات خود را در یک ماژول مشاهده کنید.

در واقع در راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی هدف از یکپارچگی فرآیندی، مدیریت کسب و کار خود در یک نرم افزار ERP جامع می‌باشد که بتواند با پاسخگویی به تمام نیازهای بخش‌های مختلف کسب و کارتان، شما را از سیستم‌های جزیره‌ای نجات دهد.

توانایی چند ارزی (Multi-Currency)

یکی از قابلیت‌های نرم افزار خرید و سیستم تدارکات Dynamics NAV پشتیبانی از چند ارز (Multi-Currency) در خریدهای خارجی شما می‌باشد. همچنین با توجه به قیمت روز نرخ ارز و حاشیه سود مناسب و با توجه به وضعیت بازار ارز می‌توانید برای تبدیل آن به ریال، نرخ ارز را با توجه به حاشیه سود مناسب و پیش‌بینی خود گرد کنید.

علاوه برآن شما می‌توانید پرداختی‌ها و دریافتی‌های خود را به‌صورت دلاری و یا هر ارز بین‌المللی دیگر سامان دهید و نرخ تبدیل آن را با توجه به نوسانات روز بازار سامان دهید. این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد تا با توجه به قیمت دقیق خرید خود در رابطه با یک کالای مشخص و یا مجموعه‌ای از کالاها، قیمت فروش هر کالا را به‌طور منفرد با حاشیه سود مناسب تعیین نمایید.

یکپارچگی با ماژول انبار و مالی

سیستم تدارکات و نرم افزار خرید این ERP در یکپارچگی کامل با ماژول مدیریت مالی و انبار قرار دارد. به محض اینکه سفارش خرید ثبت می‌گردد سند حسابداری آن با در نظر گرفتن جزئیاتی مانند مبلغ کالا، تخفیفات اعمال شده، هزینه‌های مربوط به ارزش افزوده، هزینه‌های حمل‌ونقل کالا و… در سیستم حسابداری ثبت می‌گردد. همچنین همبسته با صدور سندهای خرید و مالی سندهای انبار آن کالا ثبت می‌گردد.

در واقع مهم‌ترین ارزش افزوده سیستم تدارکات و خرید این نرم افزار ERP در مقایسه با نرم افزارهای تدارکات و خرید همین یکپارچگی فرآیندی با دیگر ماژول‌ها است که باعث کاهش هزینه‌های کسب و کار و قابلیت ارائه گزارشات در لحظه، از تمام بخش‌های سازمان شما می‌شود.

برنامه‌ریزی خرید

یکی دیگر از ویژگی‌های Business Central ماژول برنامه‌ریزی مواد و احتیاجات بسیار پیشرفته و کامل است. ماژول برنامه‌ریزی نیازهای مواد به کاربران اجازه می‌دهد تا با خودکارسازی سفارشات خرید و سفارشات تولید بر اساس موجودی و داده‌های انبار، مدیریت زنجیره تامین را تسریع بخشند. شرکت‌های تولیدی اغلب سیستم ERP را خریداری می‌کنند تا از پیشرفت‌های برنامه‌ریزی زنجیره تامین بهره ببرند. بالاترین رده از ویژگی‌های یک سیستم ERP برای بهبود مدیریت زنجیره تامین، سیستم MRP است. این ابزار قدرتمند می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند تا برنامه تولید اصلی و فرآیندهای موجودی خود را به‌طور موثرتری مدیریت کند.

اتصال خرید و فروش

Business Central قابلیت پشتیبانی از عملیات بازرگانی با انبار و بدون انبار را داراست. شرایط ارسال و دریافت و شرایط تسویه با مشتری و تامین‌کننده در هر سازمانی متفاوت است همچنین برخی شرکت ها بدون انبار فعالیت می‌کنند و کالا‌ به‌طور مستقیم از تامین‌کننده برای مشتری ارسال می‌شود (Drop Shipping). برخی شرکت‌ها نیز کالاها را در انبار خود رسید کرده و برای مشتریان ارسال می‌کنند همچنین ممکن است برخی پارامتر‌ها مانند اعتبار مشتری یا تامین‌کننده، اسناد باز پیشین مشتری، تراز مشتری و… که جنبه مالی دارند در نحوه قیمت‌گذاری تفاوت ایجاد کند و این پارامتر‌ها باید در طی فرآیند فروش و تامین برای هر سفارش در نظر گرفته شوند.

رهگیری کالا

در Business Central می‌توان محل استفاده از اقلام یا مواد خام را شناسایی کرد. ازجمله نحوه و زمان دریافت یا تولید، انتقال، فروش، مصرف یا بازگرداندن آن. همچنین می‌توانید تمام نمونه‌های فعلی یک شماره سریال یا لات خاص را در پایگاه داده پیدا کنید.

این فرآیند را می‌توان برای بررسی مشتریان تحت تأثیر، سفارشات فروش تحت تأثیر و موارد دیگر نیز مورداستفاده قرار داد.