برنامه‌ریزی تولید سیستماتیک و برنامه‌ریزی خرید و تأمین احتیاجات مواد؛ مزایا و الزامات اجرایی در سازمان
مقدمه
از منظر یک تولیدکننده بسیار ایده آل است که از یک سیستم بخواهیم که برنامه‌ریزی دقیقی برای سازمان در حوزه تولید، خرید مواد و انبار و موجودی انجام دهد و در نتیجه دقیقاً بدانیم چه کالاهایی باید در چه زمانی خریداری شود و چه کالایی در چه زمانی تولید شود. بدین ترتیب بدون خطای انسانی، کارها در زمان درست انجام شده، مواد و محصولات به موقع تامین و تولید شده، منابع سازمان بطور بهینه مصرف شده و در نهایت مشتریان کسب و کار نیز راضی خواهند بود و بدین ترتیب سودآوری سازمان رشد خواهد کرد. این خواسته مطلوب در هر کسب و کار تولیدی- چه سفارش محور و چه انبارش محور- با پیچیدگی‌هایی مواجه است که اجرایی شدن آن توسط سیستم مستلزم شرایطی ویژه‌ای در سازمان است که می‌توان آن را در یک واژه خلاصه کرد : “یکپارچگی داده‌ها”
فرایند برنامه‌ریزی چه در سطح خرید و تأمین و چه در سطح برنامه‌ریزی تولید تا سطح ایستگاه‌های کاری نیازمند ورودی‌های متعددی است که بتواند پیچیدگی هر کسب و کار را پوشش دهد. این ورودی‌های اصلی در ارتباط با داده‌های بر خط در حوزه های مختلف که مرتبط با همه منابع سازمانی (Resources) هستند، می‌باشد.
در پروسه برنامه‌ریزی قریب به اتفاق منابع سازمان دخیل و درگیر هستند؛ این منابع شامل اطلاعات کالاها، ماشین آلات، نیروی انسانی و غیره هستند و لذا پارامترهای در ارتباط با این منابع نیز باید در حوزه برنامه ریزی تولید و برنامه ریزی خرید مواد لحاظ شوند. بطور مثال پارامترهای برنامه‌ریزی مربوط به هر کالا مانند موجودی اطمینان کالا و نقطه سفارش آن، پارامترهای مربوط به ظرفیت خط تولید و ایستگاه های کاری و نیروی انسانی تولید، موجودی در دست و ظرفیت انبار، سفارش‌های فروش و زمان‌های تحویل، بودجه و پیش بینی تقاضای سازمان در افق زمانی مشخص، سفارش های تولید جاری، نیم ساخته‌های پای خط و غیره. اینها بخشی از پارامترهای متعدد در حوزه برنامه‌ریزی هستند که در ارتباط با منابع سازمانی می‌باشند و اینها همان داده‌های ارزشمندی هستند که می تواند سازمان را به اهدافش برساند.
پیچیدگی برنامه ریزی تولید به همین جا ختم نمی‌شود. بسیاری از تولیدکنندگان برخی از عملیات تولید را برون سپاری نموده (تولید کارمزدی) فلذا این موضوع نیز در عملیات خرید و تولید تاثیرگذار است. همچنین این که خرید یک کالای گران قیمت در دیرترین زمان ممکن انجام شود یا در زودترین زمان ممکن و در چه حجمی (بدلیل تغییر قیمت‌ها) یک جنبه دیگر از برنامه‌ریزی است؛ یا برای تولیدکنندگانی که زمان عملیات تولید برای محصولاتشان زیاد و بیش از چند روز است، باید هر کالا در روز و ساعت دقیق از انبار به ایستگاه مربوطه فراخوانی شود و زمان انتظار، زمان صف، زمان جابجایی و غیره لحاظ شود و این جزییات در کنار تنوع کالاهای تولیدی همگی از مواردی هستند که بدون ورودی درست، خروجی درست به شما نخواهند داد. بنابراین تا همینجا دو نکته مهم قابل بیان است:
- برنامه‌ریزی تابع پارامترها و دادهایی از کل منابع سازمان و فرایندهای عملیاتی مختلف است و به همین دلیل امکان انجام برنامه ریزی خرید مواد/تولید توسط یه سیستم جزیره‌ای که داده های ورودی آن از کل سازمان نباشد، امکانپذیر نیست.
- برنامه ریزی در هر مجموعه تابع شرایط خاص آن مجموعه، وضعیت انبارها، تأمین کنندگان، ظرفیت خط و غیره است و بنابراین هیچ راه حل آماده ای قابلیت پاسخگویی به این نیاز سازمان‌ها را ندارد. راه حل برنامه‌ریزی تولید و MRP می بایست ویژه هر سازمان پیاده سازی شود تا شرایط ویژه آن مجوعه تمام و کمال در آن ملحوظ گردد.
با این شرایط، برنامه ریزی خرید و تامین و برنامه ریزی تولید بصورت سیستماتیک امری امکان پذیر است؟ بله، امکان پذیر است.
الزمات اجرایی برنامه‌ریزی خرید مواد و برنامه‌ریزی تولید در سازمان‌ها چیست؟
همانطور که در مقدمه عنوان شد، داده‌های جامع و برخط از منابع سازمان یکی از مهمترین مسائل در مقوله برنامه‌ریزی هستند. این داده‌ها به عنوان پارامترهای ورودی برنامه‌ریزی باید برای هر ماده اولیه، محصول نهایی، سفارشات فروش، سفارشات خرید، سفارشات در راه، موجودی انبارها، پیش بینی فروش سازمان، زمان‌های عملیاتی و غیره شناسایی و به شکل درستی مورد استفاده قرار بگیرند. بنابراین زیرساخت اطلاعاتی مناسب که قابلیت برنامه‌ریزی سیستمی داشته باشد، باید موارد زیر را پوشش داده و به صورت برخط همواره در دسترس باشد:
پارامترهای برنامه‌ریزی برای کالاها و محصولات ( مانند نقطه سفارش، موجودی اطمینان، ظرفیت سازمان، محدودیت‌های تامین کننده روی هر کالا، زمان های ارسال و تحویل)- سفارشات فروش به تفکیک هر کالا به همراه زمان‌های تحویل و تعهد شده
- بودجه سازمان از منظر فروش (پیش بینی تقاضا) به تفکیک هر کالا و هر دوره
- موجودی در دست و موجودی در راه به تفکیک هر کالا
- محدودیت‌های سمت انبارها ( مانند ظرفیت انبارها، رهگیری کالاها، رزرو کالاها در انبار)
- برنامه جاری خط تولید و سفارشات در حال تولید، سفارشات تولید برنامه ریزی شده و سفارشات در صف تولید و غیره
- طرفیت ایستگاه‌های کاری در خط تولید، شیفت‌های کاری و منابع درگیر تولید
- پارامترهای زمانی عملیات مانند زمان تولید، زمان صف، زمان جابجایی و غیره
- پارامترهای عملیاتی تولید مانند ضایعات محصول، ضایعات خط، دوباری کاری، سایز بچ و غیره
- وجود یک موتور محاسباتی قدرتمند در حوزه برنامه‌ریزی برای بهره‌برداری از این داده‌ها و انجام محاسبات به تفکیک هر محصول و هر سفارش.
این موارد بنابه موضوعیت در هر سازمان در موضوع برنامه‌ریزی (Planning) دخیل بوده و با وجود این داده‌ها و منطق درست ارتباطی بین آنها است که می‌توانید انتظار داشته باشید که سیستم برنامه‌ریزی درستی در حوزه خرید و تولید و مونتاژ انجام بدهد و پیشنهاداتی دقیق از نظر زمانی و عملیاتی بدهد که تبدیل به اقدام شده و در نهایت عملیات سازمان طبق برنامه پیش برود.
در اینجا ذکر دو نکته دارای اهمیت است :
- ممکن است همه موارد فوق برای یک سازمان موضوعیت نداشته باشد، مثلا تولید کننده سفارش محور توجه به سفارشات فروش دارد و با بودجه و پیش بینی کار نمی‌کند و بالعکس تولید کننده انبارش محور نگاهش به بودجه‌ریزی سازمان است و برخی سازمان‌ها به هر دوی این موارد در مقوله برنامه ریزی توجه دارند. اما مهم این است سیستم مناسب همه موارد را در بر گیرد تا بتواند نیازهای آتی سازمان را نیز پوشش دهد.
- مورد دیگر آن است که شاید هیچ سازمانی تمامی این پارامترها و داده‌ها را دقیق و کامل نداشته باشد یا بصورت حدودی بتواند محاسبه کند. این امری طبیعی است چون سازمان به زیرساخت مناسبی که داده‌ها را جمع آوری و پردازش کند دسترسی نداشته و شاید مدیران به این پارامترها نیندیشیده‌اند. اما مهم آن است که مسیر درست است. هر سازمان می تواند با داده‌های در دست و بصورت تقریبی و میانگین شروع به فعالیت نموده و به مرور آن ها را دقیق و دقیق تر می کند تا به نقطه ایده آل برسد.
راه حل اجرایی شدن برنامه‌ریزی خرید و برنامه‌ریزی تولید در سازمان‌ها
با‌توجه به آنچه در بخش‌های قبل عنوان شد، الزامات انجام برنامه‌ریزی در سازمان‌ها عنوان گردید. مهمترین سیستم‌ها در دنیا که بطور استاندارد دارای ویژگی‌های ذکر شده هستند و توان مدیریت پیچیدگی‌های برنامه ریزی تولید و MRP را دارند سیستم‌های ERP (Enterprise Resource Planning) می‌باشند. نرم افزارهای ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) دارای ویژگی یکپارچگی و جامعیت بوده و علاوه بر جامعیت، دربرگیرنده فرایندهای کلیدی سازمان بطور استاندارد، کتابخانه‌های ساختار یافته و منسجمی در دل خود هستند که مسئله داده را در سازمان‌ها بطور ساختاری حل نمایند و همچنین در کسب و کارهای متعدد و متنوعی پیاده‌سازی شده‌اند.
ERP های استاندارد راهکارهای داده-محور هستند و می توانند مسئله داده‌های صحیح و برخط از تمامی فرآیندهای اصلی مورد نیاز در برنامه‌ریزی را در سازمان حل نموده و تبدیل به یک منبع موثق برای سازمان شود. توجه داشته باشید که ERP در ابتدا یک مفهوم مدیریتی است و سپس ابزارهای متنوعی توسط شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری نظیر مایکروسافت نیز بر روی این مفهوم توسعه داده شده است.
نرم افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستم‌هایی هستند که داده‌های موجود در ارتباط با فرایندهای محوری (Core Business) در سراسر سازمان را یکپارچه می‌‌سازند و در زمان مناسب بر اساس سطوح دسترسی در اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا حتی با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی کامل با هم کار کنند.
بنابراین با انتخاب سیستم درست و پیاده سازی و استقرار مطلوب یک سیستم ERP استاندارد، در وهله اول شما به نتایج زیر دست خواهید یافت:
- فراهم شدن دسترسی به داده‌های ساختار یافته و منسجم از تمام داده‌های کلیدی سازمان (خرید، فروش، انبار، تولید، مالی، پروژه و غیره) بصورت برخط
- در اختیار بودن فضایی استاندارد برای ورود پارامترهای مهم در مقوله برنامه‌ریزی خرید و برنامه‌ریزی تولید
- پیاده‌سازی راهکار ویژه سازمان با در نظر گرفتن شرایط و پیچیدگی های منحصر بفرد هر کسب و کار
- انجام عملیات اصلی سازمان در بستر استاندارد ERP (عملیات خرید، عملیات فروش، عملیات مالی حسابداری، محاسبه دقیق بهای تمام شده، مدیریت موجودی و انبار، مدیریت سرویس و غیره بطور یکپارچه و بر اساس استانداردهای APQC)
در کنار موارد فوق، سیستم‌های ERP استاندارد، دارای موتور محاسباتی قدرتمند جهت انجام محاسبات مربوط به برنامه‌ریزی تولید و MRP هستند. این موتور محاسباتی توان انجام عملیات پیچیده برای در نظر گرفتن تمامی پارامترهای زمانی، تعدادی و هزینه‌ای را با در نظر گرفتن محدودیت‌های عملیاتی سازمان دارد.
پس می توان گفت با فراهم شدن این شرایط (استقرار صحیح یک ERP استاندارد)، عملا امکان اجرایی شدن برنامه ریزی احتیاجات مواد (MRP)، برنامه‌ریزی ظرفیت ایستگاه‌های کاری و در نهایت برنامه‌ریزی تولید (Production Planning) نیز برای کسب و کار شما فراهم شده است. سیستم‌های ERP استاندارد، شرایط و الزامات اجرایی شدن مقوله برنامه‌ریزی را همراه خود به سازمان شما می‌آورد و می‌تواند نیازهای کسب و کار در این حوزه را بخوبی پوشش بدهد.
توجه داشته باشید راهکارهای ERP راه‌حل‌های نرم‌افزاری آماده برای نصب و استفاده فوری نیستند و برای هر سازمان بطور ویژه پیاده‌سازی و پیکره‌بندی می شوند. بنابراین ERP که در سازمان شما استقرار می‌یابد آیینه‌ای از سناریوهای سازمان شما به همراه الزمات و شرایط سازمان خواهد بود که در کنار به‌روش‌های استاندارد سیستم (Best Practices، روش بهینه انجام کارها)، سازمان شما را به سمت ساختار اطلاعاتی صحیح و منسجم برای امور برنامه‌ریزی خواهد برد.
مروری بر امکانات ERP Dynamics 365 Business Central مایکروسافت در حوزه برنامه‌ریزی تولید و برنامه‌ریزی خرید مواد :
با توجه به الزامات و زیرساخت‌های مورد نیاز برای اجرایی شدن برنامه‌ریزی تولید و برنامه ریزی خرید مواد و آنچه در بخش قبلی ذکر شد، ERP مایکروسافت با عنوان Dynamics 365 Business Central یکی از راه‌حل‌های قدرتمند برای اجرایی‌سازی برنامه‌ریزی در سازمان‌ها است و تا کنون در چند صد هزار شرکت با ماهیت‌های مختلف فعالیت پیاده‌سازی شده است. در ERP Business Central مایکروسافت ماژول‌های فروش و بازاریابی، خرید و تامین، ساخت و تولید، موجودی و انبار و سایر ماژول‌ها، تمامی پارامترهایی کلیدی در بعد برنامه‌ریزی که در قسمت‌های پیش ذکر شد را دریافت می‌کنند و بر اساس شرایط و سناریوهای کسب و کار و با تکیه بر روش‌های بهینه و استاندارد، پیکره بندی می‌شود.
در اینجا به چهار عنصر کلیدی که در بخش‌های قبلی ذکر شد و شیوه پاسخگویی سیستم ERP Business Central به این نیازمندی‌ها می‌پردازیم.
- جامعیت و دربردارنده تمامی داده‌های عملیاتی از سازمان در ارتباط با مقوله برنامه‌ریزی به صورت برخط و استاندارد از جمله داده‌های مربوط به با فروش، انبار، خرید، تولید، بودجه و غیره.
- پیاده سازی و پیکره بندی ویژه شرایط هر سازمان که ماهیت پروژه‌های ERP استاندارد از جمله راه حل ERP مایکروسافت است و قسمت اصلی پروژه، تحلیل، پیکره بندی و راه‌اندازی سیستم مطابق شرایط سازمان است. این پیکره‌بندی شامل پیاده سازی سناریوهای اصلی کسب و کار در حوزه های مالی، خرید و فروش، انبار و موجودی، ساخت و تولید، سرویس، پروژه و … است و عمدتاً بسته به فعالیت سازمان و پیچیدگی‌های پیاده‌سازی در آن مجموعه، یک پروسه چندماهه (و در مواردی تا 1 سال) است. پیاده‌سازی و استقرار اصولی و صحیح سیستم ERP در سازمان برای حصول نتایج مورد نظر، کلیدی و تعیین کننده است.
- وجود ساختارهای اطلاعاتی دقیق برای دریافت پارامترهای مربوط به برنامه ریزی برای کالاها، محصولات، تامین کنندگان، ایستگاه‌های کاری، شیفت‌های تولید و غیره
موتورمحاسباتی قدرتمند برای انجام محاسبات مربوط به برنامه‌ریزی با لحاظ نمودن زمان‌ها و تعهدهای جاری، موجودی در دست و در راه، سفارشات خرید و فروش و بودجه و بصورت داینامیک و پویا.
لازم به ذکر است که موتور محاسباتی ERP Business Central مایکروسافت، برنامه‌ریزی را برای چهار عملیات کلیدی زیر انجام می دهد :
- چه کالاهایی باید در چه تاریخی به چه میزان تولید شوند ؟ (برنامه‌ریزی تولید)
- چه کالاهایی باید در چه تاریخی به چه میزان خریداری شوند ؟ (برنامه‌ریزی احتیاجات مواد)
- چه کالاهایی باید در چه تاریخی به چه میزان جابجا شوند ؟ (برنامه‌ریزی جابجایی‌ها)
- چه کالاهایی باید در چه تاریخی به چه میزان مونتاژ شوند ؟ (برنامه‌ریزی مونتاژ)
جمع‌بندی
برنامه‌ریزی تولید و برنامه‌ریزی خرید مواد MRP بصورت سیستماتیک یکی از نیازهای اساسی بسیاری از سازمان‌ها است که با در نظر گرفتن تمامی منابع سازمان باید صورت بگیرد و روی شاخص‌های کلان کسب و کار مانند رضایت مشتری، کاهش هزینه و سودآوری سازمان تاثیرگذار است و لازمه اجرایی شدن آن وجود داده‌های تجمیع شده از همه فرایندهای کلیدی سازمان مانند خرید و فروش و موجودی است و علاوه بر آن راهکار مربوطه باید ویژه هر شرکت پیاده‌سازی شود و در ضمن موتور محاسباتی قدرتمندی برای انجام محاسبات برنامه‌ریزی و تبدیل آن به اقدامات عملیاتی داشته باشد.
شناخته‌شده‌ترین بسترهای سیستمی و استاندارد در دنیا برای این منظور نرم افزارهای ERP هستند و ERP Dynamics 365 Business Central مایکروسافت به عنوان یک ERP استاندارد بین المللی، تمامی الزامات ذکر شده برای اجرایی شدن برنامه‌ریزی (Planning) در حوزه تولید و MRP را در سازمان شما دارد. با استقرار مطلوب این سیستم می‌توانید چشم انداز خود در حوزه برنامه‌ریزی تولید و برنامه‌ریزی خرید احتیاجات مواد را در کسب و کار خود بطور عملی محقق سازید. این مهم یک چشم انداز دور از دسترس برای کسب و کار شما نیست و همین حالا نیز در بسیاری از کشورهای جهان و همینطور کشورمان برای کسب و کارهای متعدد و متنوعی اجرایی شده است.
