آیا شیرپوینت 2016 مناسب سازمان شما است؟

در ابتدا ببینیم که شیرپوینت دقیقا چه کاری برای سازمان ما انجام می دهد. به طور خلاصه شیرپوینت کمک می کند تا تمام افراد یک سازمان با هم در تعامل باشند و همزمان اطلاعات مورد نیازشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این پلتفرم فضایی با امنیت بالا برای ذخیره اطلاعات است و به ما گزارشی از روند کاری افراد سازمان ارائه می دهد و روی هر وسیله ای از لپتاپ گرفته تا گوشی موبایل قابل نصب است. همچنین با شیرپوینت روند پیشرفت پروژه ها و وضعیت فعلی هر پروژه قابل مشاهده و بررسی است. درحال حاضر بیش از 200 هزار سازمان و صد ها میلیون کاربر در سراسر دنیا از شیرپوینت به عنوان اینترانت، مدیریت محتوا و ارتباط درون سازمانی استفاده می کنند.

با درنظر گرفتن این ویژگی ها، آیا نیاز داریم که شیرپوینت 2016 را برای سازمان خود استفاده کنیم؟

1. محیط کارآمد تر برای کاربران شیرپوینت

مهم ترین تفاوت شیرپوینت 2016 در ریسپانسیو شدن این پلتفرم روی گوشی موبایل است. طراحی چداگانه ای مخصوص استفاده کاربر از طریق موبایل ایجاد شده که مشکلات قبلی کاربران را حل می کند. همچنین تیم شما در شیرپوینت 2016 شاهد صفحه نمایش کارآمدتری در دسکتاپ و موبایل هستند.

از دیگر تغییرات اعمال شده در شیرپوینت جدید افزودن App Launcher بر این پلتفرم است که به کاربر اجازه می دهد براحتی به Office 365 متصل شود و اطلاعات و داده ها را به هم اتصال دهد و دسترسی جامع تری به این داده ها داشته باشد.

در ورژن جدید این پلتفرم Threshold ها همچنان از اطلاعات مهم شرکت محافظت می کنند اما دیگر حجم زیادی را اشغال نمی کنند و به جای 10 گیگ حافظه، فقط 2 گیگ از حافظه را پر می کنند. انتقال اطلاعات سریع تر و بهینه تر داخل محیط شیرپوینت نیز ویژگی ای است که جستجوی درون پلتفرم را بسیار آسان تر می کند.

2. کنترل اطلاعات و ارائه گزارشات

شیرپوینت 2016 سطح کنترل بهتری برای حفاظت از اطلاعات و نظارت بر روند کارها به ما می دهد. امکانات جدید این پلتفرم برای امنیت اطلاعات به ما اجازه می دهد سیاست های حفظ اطلاعات محرمانه را به دلخواه تغییر دهیم و در صورت تمایل قوانین اساسی دیگری روی پلتفرم پیاده کنیم یا اطلاعات چندین سال پیش را از روی one drive حذف کنیم.

همچنین در نحوه ارائه ی گزارش ها تغییراتی ایجاد شده است. شیرپوینت 2016 اطلاعات و داده ها را در سرور خود نگه می دارد. این اطلاعات را در درسترس کاربر نیستند اما آمار های تحلیل اطلاعات مورد نیاز ما در Cloud به صورت نمودارهای دقیق و مفهومی وجود دارند. این فرایند شامل اطلاعات تمام فعالیت های افراد سازمان می شود از جمله تغییر در اسنادو مشاهده، تایید و پیگیری فعالیت افراد.

در شیرپوینت جدید فایل ها و آمار های دقیقی از فرایند پیشرفت کار دریافت می کنید. با بهره گیری از نمودار های Office و تمام نشانه هایی که برنامه دریافت می کند می توانید شاهد محتویات هماهنگی شوید و اطلاعات بیشتر و بیشتری از نحوه کار اعضای تیم خود دریافت کنید.

3. زیرساختی برپایه Cloud

پلتفرم جدید، قابلیت جستجوی تا 500 میلیون سند را در اختیار کاربر قرار می دهد. همچنین سرعت بارگذاری صفحات افزایش یافته و جستجوی مطالب ، سایت ها و افراد کارآمد تر شده است بدین صورت که میتوانید به سرعت تغییراتی در اکسترانت ایجاد کنیم.

کاربران شیرپوینت ویژگی های جدید دیگری نیز در این پلتفرم بهره می برند. و در طی سال آپدیت های جدید برای خدمات بهتر در اختیار کاربر قرار می گیرد.

با ورود Minrole ها می توان صد ها هزار سرور داخلی راه اندازی کرد بدون اینکه از سرعت اجرا و کیفیت عملکرد این سرور ها کاسته شود و کاربر عملکرد آسان تری خواهد داشت.

از تغییرات کارآمد شیرپوینت، ثبت URL ثابت برای هر سند است و با جابه جایی این اسناد، URL سند تغییر نخواهد کرد و یکسان باقی می ماند و سند راحت تر بازیابی می شود. دیگر نیازی به صرف زمان زیادی برای پیدا کردن یک سند در پلتفرم نداریم.

ویژگی جدید Hybrid Leap نیز عملکرد کاربر را سریع تر و نتیجه گیری را بهتر می کند. OneDrive به طور خودکار فایل ها را از هرکجا ذخیره می کند و به شما یادآوری می کند که روی چه چیزی کاری می کردید و کدام شخص یا تیم با شما درگیر بوده است. محیطی مشابه On-premises اما کارآمد تر و با حجم بسیار کمتر.

با این توضیحات آیا باید شیرپوینت جدید نصب کنید یا خیر؟ و اینکه چه ورژنی بهترین گزینه برای شرکت شما می تواند باشد؟ این تغییر چه نفعی برای شما دارد؟ هماهنگی Office365 با شیرپوینت گزینه مفیدی برای شما است؟ تصمیم اینکه چه ورژنی مناسب شرکت شما است، بستگی به ویژگی های است که شما و کارمندانتان دائما به آن نیاز دارید و با داشتن آن ها ، سرعت عملکردتان افزایش پیدا می کند.