همه ما می دانیم که هزینه های زیادی صرف استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در یک سازمان می شود. بنابراین به عنوان یک کارآفرین یا مدیر می خواهید موفقیت این پیاده سازی را برای بازگشت سرمایه خوب (ROI) ارزیابی کنید. اجرای موفقیت آمیز یک سیستم ERP می تواند خلاقیت را برانگیزد و جنبه های مختلف کسب و کار را رشد و توسعه دهد. به عنوان مثال، تصور کنید که همه تصمیم گیران بتوانند به طور موثر در ERP با داده های متمرکزی که از بخش های متعدد به دست می آیند، همکاری کنند.
مهم نیست که در کجای تحول دیجیتال خود هستید، ما اینجا برای راهنمایی، بررسی چشم انداز، پاسخ سؤالات و ارائه منابع برای کمک به استقرار Dynamics 365 به شکلی موفقیت آمیز در هستیم. در این مقاله شاخص‌ها و پارامترهای مهمی که از طریق آنها می توانید میزان موفقیت استقرار ERP را اندازه گیری و ارزیابی کنید بررسی می‌کنیم.
چگونه می توان موفقیت پیاده سازی ERP را ارزیابی کرد؟
هنگام ارزیابی اثربخشی اجرای ERP، علاوه بر سرعت استقرار، عوامل دیگری را نیز باید نظر بگیرید. در حالی که یک استقرار موفق شروع خوبی است، یک سیستم ERP تا زمانی که در جهت ساده سازی عملیات شرکت استفاده نشود مولد ارزش نمی شود. اندازه‌گیری پیشرفت‌ها در ده KPI ذکر شده در زیر به آشکار شدن چنین پیشرفت‌هایی در گردش کارهای سازمانی در طول زمان کمک می‌کند.
پاسخ به سوالات زیر همچنین می تواند به مدیران کسب و کار در تعیین ارزش اجرای ERP از در کنار KPIهای مهم کمک کند:
- کدام رویه های عملیاتی بهبود سریعی را تجربه کردند؟ کدام مانع بود و چگونه حل شد؟
- آیا سیستم ERP به تمام اهداف تعیین شده برای آن قبل از شروع فرآیند نصب و استقرار، دست یافته است؟
- آیا مدیران شرکت کاهش کلی خطاها را مشاهده می کنند؟ تصمیم گیری بهبود یافته است؟
- رضایت مشتری و روابط آنها بهبود یافته است؟
- آیا پرسنل از سیستم ERP در فعالیت های روزانه خود استفاده کرده اند؟
- آیا رشد کسب و کار تسریع شده است؟
- آیا فرآیندهای شرکتی به طور کلی یکپارچه تر شدند؟ از پراکندگی کاسته شد؟
- آیا مدیران شرکت رضایت بیشتری دارند و با آرامش بیشتری از استقرار ERP صحبت می کنند؟
این سؤالات پاسخ های ذهنی و کیفی خواهند داشت و برخی از آنها ممکن است مدتی طول بکشد تا آشکار شوند. با این حال، با ترکیب اینها با KPIهایی که فوراً قابل اندازه گیری هستند، مدیران کسب و کار باید درک روشنی از ارزشی که سیستم ERP جدید آنها برای شرکت به ارمغان می آورد به دست آورند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استقرار و پیشرفت پروژه و دریافت پاسخ به هر یک از سؤالات بالا، می توانید با کارشناسان واحد Dynamics 365 Business Central ما در سامیکس تماس بگیرید.
10 KPI برتر برای پیاده سازی ERP
در اینجا مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) وجود دارد که می‌تواند به شما در اثبات دوام سیستم جدید کمک کند. شرکت ها برای مدت زمان قابل توجهی از سیستم های ERP خود بهره می برند. بنابراین، نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد کوتاه‌مدت و بلندمدت که در مجموع نحوه پیشرفت کسب‌وکار به سمت اهداف استراتژیک خود را ارزیابی می‌کنند، بسیار مهم است.
پس از اتمام پیاده‌سازی ERP، نظارت بر تغییرات در KPIهای زیر می‌تواند به کسب‌وکار در سنجش موفقیت خود و/یا تعیین اینکه کجا ممکن است بخواهد اصلاحات بیشتری در استراتژی ERP خود انجام دهد، کمک کند.
1.داده های برخط: به دست آوردن یک نمای مطمئن از افراد، عملکرد و فناوری در سراسر یک شرکت به داده های برخط و انلاین بستگی دارد. برای اینکه تصمیم گیرندگان اهداف و برنامه های خود را بر اساس اطلاعات یکسان، صرف نظر از جایی که در سازمان حضور دارند، استوار کنند، یک استقرار موفق ERP باید اطلاعات بهتر و دقیق تری در مورد عملیات و رویه های تجاری ایجاد کند و این اطلاعات را یکپارچه کند.2.
2.پیش‌بینی دقیق تقاضا: KPIهای مرتبط با پیش‌بینی تقاضا نشان می‌دهد که یک شرکت تا چه حد می‌تواند تقاضای آینده را برای کالاها و خدمات خود پیش‌بینی کند. به عنوان مثال، برای جلوگیری از گرانی یا سفارش بیش از حد، یک فروشگاه زنجیره ای مواد غذایی باید چیزهایی را که مشتریانش در زمان های مختلف سال خریداری می کنند، تخمین بزنند
دقت خوب در پیش‌بینی بالا توسط یک راه‌حل ERP که به خوبی پیکربندی شده، ارائه می‌شود که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تقاضا را بر اساس ترکیبی از داده‌های گذشته و علائم امروز پیش‌بینی کنند. به عنوان مثال، یک رویداد قریب الوقوع، مانند شکرگزاری یا یک طوفان مهم، یا یک روند کلی اقتصادی، مانند کمبود در زنجیره تامین و … .
3. عملکرد سیستم: این KPI قابلیت اطمینان و کارایی سیستم ERP را پس از پذیرش آن اندازه گیری می کند. عناصری مانند در دسترس بودن سیستم، زمان پاسخگویی و زمان آپدیت را در نظر می گیرد. برای اطمینان از عملکرد کارآمد و رضایت کاربر، یک سیستم ERP باید قابل اعتماد و با کارایی بالا باشد.
4.تجربه مشتری: مشتریان و همچنین ذینفعان داخلی و خارجی ممکن است تحت تأثیر پیاده سازی ERP قرار گیرند. با نظارت بر نظرات، شکایات و سایر شاخص های رضایت مشتری، این KPI سطوح رضایت مشتری را ردیابی می کند.
نمرات بالای رضایت مشتری نشان می دهد که سیستم ERP نیازهای مصرف کننده را برآورده می کند، استانداردهای خدمات را بالا می برد و تجربه مشتری کلی را بهبود می بخشد.
5. حاشیه سود پروژه: مارجین پروژه برای محاسبه میزان درآمد یک شرکت در صنایع پروژه محور مانند ساخت و ساز پس از کسر هزینه های آن برای منابع، نیروی کار و سربار استفاده می شود.
یک شرکت باید چندین داده مانند برآورد هزینه ها و بودجه، هزینه های پروژه و درآمد حاصل از پروژه را رهگیری کند تا به طور موثر حاشیه سود پروژه را محاسبه کند. برای ارائه تصویری کامل از درآمد و هزینه های هر پروژه به کسب و کارها، سیستم Microsoft Dynamics ERP داده ها را روی همه این متغیرها ترکیب می کنند.
6. هزینه های فناوری اطلاعات: معیارهای مربوط به هزینه های فناوری اطلاعات به شرکت ها کمک می کند تا با کمترین هزینه ممکن بیشترین سود را از سرمایه گذاری های فناوری خود ببرند. پیچیدگی سیستم‌ها و رویه‌های قدیمی، که ناگزیر باعث ناکارآمدی و هزینه‌های غیرضروری می‌شود، به‌ویژه برای کسب‌وکارهای تثبیت‌شده‌تر دشوار است.
در سطح شرکت یا کاربر، یک ERP می‌تواند هزینه‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار و اشتراک‌های ابری را کنترل کند. با این دانش که در اختیار دارند، شرکت ها می توانند به دنبال راه هایی برای بهبود و تثبیت سیستم های خود برای صرفه جویی در هزینه ها بدون به خطر انداختن عملکرد باشند.
7. گردش موجودی: گردش موجودی نشان می دهد که چه تعداد کالا در یک دوره معین فروخته شده است. برای مثال، یک تولیدکننده نمایشگرهای کامپیوتری با بصورت وایت لیبل، قصد دارد هر هفته 5000 دستگاه بفروشد. یک سیستم ERP میزان پیشرفت خود را پس از اجرای موفقیت آمیز ردیابی می کند و عملیات و گردش موجودی بخوبی نمایان می شود و نشان می دهد که چگونه می تواند چیزها را با سرعت بیشتری جابجا کند.
علاوه بر این، به جلوگیری از زیان ناشی از ذخیره بیش از حد و بهبود پیش بینی تقاضا بر اساس رفتار بازار کمک می کند. تولیدکنندگان باید نسبت‌های دقیق سطح موجودی را برای افزایش تولید بدون به خطر انداختن کارایی در انبارهایشان ایجاد کنند، که به گردش موجودی اهمیت ویژه‌ای می‌دهد.
8. پایبندی به زمانبندی: KPIهای زمانبندی، همانطور که از نامشان پیداست، به کسب و کارها در نظارت بر نرخ تولید در رابطه با برنامه زمانبندی تولیدشان کمک می کند تا مطمئن شوند که از ضرب الاجل های مهم عقب نمانند یا رد نشوند. مثلا یک نقطه عطف برای یک شرکت اسباب‌بازی ممکن است تولید و ارائه دو برابر بیشتر از داغ‌ترین بازی‌های خود در زمان رویداد خرید جمعه سیاه باشد.
محصول یک فروشنده نرم افزار ممکن است از یک برنامه تولید سفت و سخت و بدون انعطاف پیروی کند. اما یک سیستم ERP با دادن بینش به تیم ها در مورد اختلالات احتمالی و تصویر واضحی از چگونگی پیشرفت فرآیندهای تولید و تولید در رابطه با ضرب الاجل ها، زمان بندی را ساده تر می کند.
9. تجربه کارکنان: استقرار موفقیت آمیز ERP می تواند میزان مشارکت و رضایت کارکنان را اندازه گیری کند، حتی اگر این آمار دقیقاً قابل اندازه گیری مانند ROI یا درآمد نباشد. سطوح بالاتر بهره وری یا حفظ کارکنان، و همچنین افزایش فروش، همگی نشانه های رضایت و مشارکت هستند که همگی نشانه های مثبتی برای سلامت مالی یک شرکت هستند.
از سوی دیگر، یک ERP می‌تواند نشان دهد که KPIها در مسیر اشتباهی قرار دارند و به شرکت دانش لازم را برای شناسایی و حل مشکلات احتمالی به محض بروز می‌دهد. علاوه بر این، انجام این کار می تواند به حفظ سرمایه گذاری های انجام شده در روحیه و آموزش کارکنان هم کمک کند.
10. بازگشت سرمایه و فروش: پیاده سازی ERP می تواند گران باشد، بنابراین محاسبه ROI برای تعیین موفقیت پروژه بسیار مهم است. این KPI هزینه های مربوط به پذیرش و نگهداری سیستم ERP را با دستاوردهای مالی ناشی از استقرار آن، مانند درآمد بالاتر، کاهش هزینه و افزایش سودآوری مقایسه می کند. ROI بالا نشان می دهد که پیاده سازی ERP سود مالی پیش بینی شده را ایجاد کرده است.
معیارهای درآمد و فروش نشان می‌دهند که یک شرکت چقدر از طریق فروش کالاها و خدمات خود در یک بازه زمانی خاص منافع به دست آورده است، و همچنین چگونه این میزان در بازه‌های زمانی بزرگ‌تر، مانند سه ماهه و سالانه تغییر می‌کند.
میانگین سود هر کالای فروخته شده، حاشیه سود عملیاتی و میانگین ارزش سفارش، معیارهای رایج در این زمینه هستند. شرکت ها ممکن است بزرگ ترین امکانات توسعه درآمد خود را شناسایی کنند و بینشی در زمینه هایی دریافت کنند که می توانند با کمک یک ERP به درستی اجرا شده و KPI های مناسب، کارایی را برای کاهش هزینه های عملیاتی بهبود بخشند. در صورت ترکیب، این نوع داده ها می توانند فروش و حاشیه سود را افزایش دهند.
پیاده سازی ERP نیاز به تلاش، تعهد و پشتیبانی از سوی تیم ها در بخش های متعدد سازمان دارد. اگرچه فهرست KPIهای مقاله شامل همه KPI های ممکن نمی شود، با این حال شرکت‌ها می‌توانند با تمرکز بر این معیارهای ده گانه عملکردی، از پذیرش موفقیت‌آمیز اطمینان حاصل کنند.
اگرچه تمرکز بر روی بازگشت سرمایه و درآمد ممکن است جذاب باشد، اما کسب و کارها ممکن است به مزایای استقرار ERP قابل اثباتی دست یابند و با بهبود تجربه مشتری، عملیات داخلی و فرهنگ محل کار، خود را برای موفقیت بلندمدت آماده کنند.
