قابلیت Copilot در Outlook: نحوه دسترسی، فعال‌سازی و بهره‌برداری

آیا از سیل عظیم ایمیل‌های دریافتی خسته شده‌اید؟ Microsft Copilot، دستیار مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی، آمده است تا تجربه Outlook شما را بهینه کند. کشف کنید که چگونه Copilot می‌تواند با نگارش خودکار، خلاصه‌سازی هوشمند و راهنمایی شخصی، جریان کاری ایمیل شما را متحول سازد. در این مقاله، به بررسی قابلیت‌های Copilot خواهیم پرداخت و خواهیم دید که چگونه می‌تواند بهره‌وری شما را به طور قابل توجهی افزایش دهد.

Copilotدر Outlookچیست؟

Copilot در Outlook یک دستیار مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی (AI) و الگوریتم‌های یادگیری ماشینی است. هدف اصلی آن کمک به کاربران در مدیریت ایمیل‌ها، برنامه‌ریزی جلسات و سازماندهی جریان کاری روزانه است. Copilot طراحی شده است تا از تعاملات شما بیاموزد و خود را با الگوهای کاری شما تطبیق دهد، و تجربه ایمیل شخصی و پرباری را فراهم کند. با این حال، شایان ذکر است که هوش مصنوعی برای پشتیبانی از شما در کارتان طراحی شده است، نه برای جایگزینی شما.

مایکروسافت 365 Copilot در حال حاضر در نسخه‌های زیر Outlook در دسترس است:

• آوت‌لوک جدید: برای ویندوز و مک در دسترس است.
• آوت‌لوک وب: از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است.
• آوت‌لوک کلاسیک برای ویندوز (برنامه دسکتاپ Win32): از ماه ژوئن 2024 برای کاربران در کانال فعلی یا کانال سازمانی ماهانه در دسترس است.

در حال حاضر، قابلیت‌های Copilot در Outlook تنها با حساب‌های سازمانی، آموزشی و حساب‌های مایکروسافت با آدرس‌های ایمیل زیر سازگار است: outlook.com، hotmail.com، live.com و msn.com. چنانچه حساب مایکروسافت شما با یک سرویس ایمیل شخص ثالث مانند Gmail، Yahoo یا iCloud مرتبط باشد، امکان استفاده از ویژگی‌های Copilot در Outlook وجود ندارد.

نحوه فعال‌سازیCopilot  در Outlook

فعال‌سازی Copilot در Outlook فرآیندی ساده است و نیازی به تنظیمات خاصی ندارد. برای فعال کردن Copilot در Outlook ، تنها کافی است اشتراک‌های مورد نیاز مایکروسافت را خریداری کرده و برنامه پشتیبانی شده را نصب کنید:

مراحل فعال‌سازی Copilot  در Outlook

1. خرید اشتراک مایکروسافت 365: قبل از استفاده از Copilot، باید یک اشتراک مایکروسافت 365 مانند شخصی، خانوادگی یا تجاری تهیه کنید.
2. خرید اشتراکCopilot : طرح Copilot مناسب با اشتراک مایکروسافت 365 خود را انتخاب کرده و آن را خریداری کنید.
3. تخصیص مجوز Copilot به کاربران: اگر Copilot را برای سازمان خود خریداری کرده‌اید، مجوزهای Copilotرا در مرکز مدیریت مایکروسافت 365 به کاربران مورد نظر تخصیص دهید.
4. راه‌اندازی آوت‌لوک: برنامه کلاسیک یا جدید آوت‌لوک را نصب کرده و با همان آدرس ایمیلی که برای اشتراک Copilot برای مایکروسافت 365 استفاده کرده‌اید، یک حساب ایمیل ایجاد کنید. همچنین می‌توانید با همان حساب مایکروسافت به آوت‌لوک وب وارد شوید.

تبریک! اکنون می‌توانید از قابلیت‌های Copilot در Outlook لذت ببرید.

نکته: برای اینکه آیکون Copilot در آوت‌لوک جدید ظاهر شود، باید آن را مجدداً راه‌اندازی کرده و تنظیمات مایکروسافت 365 خود را همگام‌سازی کنید. اگر از برنامه وب آوت‌لوک استفاده می‌کنید، برای دیدن آیکون Copilot، کافی است صفحه را رفرش کنید.

توانایی‌های Copilot در آوت‌لوک

در حال حاضر، Copilot آوت‌لوک سه ویژگی اصلی را معرفی می‌کند:

• خلاصه‌سازی ایمیل‌ها: به طور خودکار خلاصه‌ای بر اساس محتوای یک ایمیل منفرد یا کل یک رشته ایمیل ایجاد می‌کند. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا اطلاعات اصلی را درک کرده و نکات کلیدی را به سرعت درک کنید.
• تهیه پیش‌نویس ایمیل: بر اساس ایمیل اصلی که به آن پاسخ می‌دهید یا درخواست شخصی خود هنگام نوشتن یک ایمیل جدید، یک پیش‌نویس جامع ایمیل می‌نویسد. می‌توانید از محتوای تولید شده به صورت مستقیم استفاده کنید یا تنظیمات لحن و طول را برای ایجاد یک پیش‌نویس جدید که برای شما مناسب است، تنظیم کنید.

بهبود ایمیل‌ها (راهنمایی): ایمیل‌های پیش‌نویس شما را تجزیه و تحلیل می‌کند و بازخوردی در مورد لحن، وضوح و احساس خواننده ارائه می‌دهد، همراه با پیشنهادات خاص برای بهبود جنبه‌های مختلف ایمیل. این ویژگی به ویژه برای دریافت بازخورد در مورد ایمیل‌های مهم مفید است و به کاربران اجازه می‌دهد تا متن خود را قبل از ارسال تنظیم کنند.

این قابلیت‌های اصلی طیف گسترده‌ای از کاربردهای عملی را ارائه می‌دهند، از جمله:

• خلاصه‌سازی: فشرده کردن ایمیل‌های طولانی، دعوت‌نامه‌های جلسات و کل رشته‌های ایمیل.
• جستجو و خلاصه‌سازی: یافتن و خلاصه کردن ایمیل‌های خاص بر اساس موضوع یا فرستنده.
• تهیه پیش‌نویس: ایجاد پیش‌نویس‌های اولیه ایمیل برای ساده‌سازی فرآیند نوشتن.
• آماده‌سازی جلسه: ایجاد دستور کار جلسات، شناسایی تداخل‌های زمانی و ارائه خلاصه‌های پس از جلسه.
• بازیابی فایل: کمک به یافتن پیوست‌ها و فایل‌های مشترک.
• بهبود نگارش: بهبود وضوح، اختصار و لحن ایمیل‌ها.
• سبک‌دهی و شخصی‌سازی: افزودن عناصر سبکی برای شخصی‌سازی ایمیل‌ها.
• مدیریت ایمیل: ارائه پیشنهاداتی برای رسیدگی به رشته‌های ایمیل و پاسخ دادن به پیام‌ها.
• توسعه مهارت‌های نوشتاری: ارائه راهنمایی در مورد تکنیک‌های مؤثر نوشتن ایمیل.

• خلاصه

Copilot یک ابزار شگفت‌انگیز است که به طور فfعال در حال توسعه است. بنابراین، می‌توانید انتظار ویژگی‌های حتی باورنکردنی‌تر در آینده را داشته باشید. همانطور که مایکروسافت در ویدیوهای تبلیغاتی خود نشان می‌دهد، کپایلوت قادر خواهد بود ایمیل‌ها و کارهای شما را اولویت‌بندی کند، پیشنهاداتی برای اقدامات بعدی ارائه دهد و اطلاعات را از سایر برنامه‌های آفیس جستجو کرده و به ایمیل‌های شما اضافه کند. و این تازه اول راه است!

چگونه از Copilot در Outlook استفاده کنیم؟

استفاده عملی از Copilot بسیار ساده و بدیهی است. معمولاً هر جا که یک قابلیت هوش مصنوعی در دسترس باشد، شما آیکون آن را خواهید دید یا راهنمایی که شما را در مسیر هدایت می‌کند. بیایید نحوه استفاده از Copilot را در سناریوهای معمولی که کاربران اوتلوک روزانه با آن‌ها روبرو می‌شوند، بررسی کنیم.

خلاصه‌سازی با Copilot

وقتی یک ایمیل طولانی و پیچیده وارد صندوق ورودی شما می‌شود، Copilot وارد عمل می‌شود تا روز شما را نجات دهد. این هوش مصنوعی به سرعت محتوای ایمیل را تجزیه و تحلیل می‌کند، نکات کلیدی را استخراج کرده و آن‌ها را در یک خلاصه مختصر و قابل فهم ارائه می‌دهد. در اینجا نحوه استفاده حداکثری از این ویژگی را توضیح می‌دهیم:

استفاده از خلاصه‌سازی Copilot

برای استفاده از این ویژگی، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. باز کردن ایمیل یا مکالمه مورد نظر: ایمیل یا مکالمه‌ای که می‌خواهید خلاصه شود را باز کنید.
2. کلیک کردن بر روی “خلاصه‌سازی توسط Copilot” یا “خلاصه کردن”: روی دکمه‌ای که در بالای ایمیل ظاهر می‌شود کلیک کنید. این دکمه معمولاً با عنوان “خلاصه‌سازی توسط Copilot” یا “خلاصه کردن” مشخص شده است.
3. دریافت خلاصه: Copilot به دقت رشته ایمیل را بررسی می‌کند، نکات اصلی را شناسایی می‌کند و خلاصه‌ای را برای شما نمایش می‌دهد.

مثالی از خلاصه‌سازی توسط Copilot:

برای درک بهتر این ویژگی، می‌توانید به خلاصه‌ای که Copilot برای ایمیل خوشامدگویی خود ایجاد کرده است، نگاه کنید.

 

برای مکالمات طولانی ایمیل، Copilot یک خلاصه سریع از تصمیمات گرفته شده و اقدامات پیشنهادی توسط دیگران ارائه می‌دهد.

Copilot ابزاری عالی برای غلبه بر مشکل صفحه سفید و صرفه‌جویی در زمان است.

نحوه استفاده:

1. ایجاد ایمیل جدید: یک ایمیل جدید ایجاد کنید (تب Home > New Mail).
2. فعال کردن Copilot: روی لینک “Draft with Copilot” در بدنه ایمیل کلیک کنید. اگر این لینک را پیدا نکردید، روی آیکون Copilot در نوار ابزار کلیک کرده و “Draft with Copilot” را انتخاب کنید.
   

3. در کادر Copilot، درخواست یا نکات کلیدی برای ایمیل خود را تایپ کنید. هرچه درخواست شما دقیق‌تر و واضح‌تر باشد، پیش‌نویس تولید شده توسط Copilot بهتر خواهد بود. برای مثال، یک درخواست می‌تواند به این شکل باشد: “از مشتری جدید استقبال کنید و بپرسید که بهترین راه برای تماس با آن‌ها در مورد سوالات مربوط به سفارششان چیست.”
4. اختیاری، روی آیکون “Generate options” کلیک کنید تا لحن و طول دلخواه خود را تنظیم کنید. تنظیمات پیش‌فرض روی “Direct” و “Short” تنظیم شده‌اند.

وقتی همه چیز را در کادر Copilot وارد کردید و تنظیمات دلخواه را انجام دادید، کافی است روی دکمه‌ی Generate کلیک کنید. با این کار، Copilot شروع به نوشتن ایمیل شما می‌کند.

بررسی و ارسال پیش‌نویس

پس از تولید پیش‌نویس، آن را بررسی کنید. اگر از پیش‌نویس راضی هستید، روی Keep it کلیک کنید. در غیر این صورت، برای ایجاد یک نسخه جدید روی Regenerate کلیک کنید.

پیش‌نویس را ویرایش کرده و سپس روی Send کلیک کنید.

پاسخ به ایمیل‌ها با Copilot

هنگام پاسخ به ایمیل دیگران، Copilot پیشنهادهای مختلفی برای پاسخ‌دهی بر اساس محتوای ایمیل اصلی ارائه می‌دهد. یکی از پیشنهادها را که مناسب نیازهای شماست انتخاب کنید. اگر هیچ‌کدام مناسب نیست، روی Custom کلیک کرده و یک پیام برای پیش‌نویس سفارشی ارائه دهید.

راهنمایی‌های Copilot

وقتی می‌خواهید یک پیام مهم بنویسید و می‌خواهید که دقیقاً به هدف برسد، Copilot با پیشنهادهای مفید در مورد نحوه بهبود لحن، وضوح و احساس خواننده ایمیل، از شما حمایت می‌کند.

1. نوشتن متن: متن پیام یا پاسخ خود را تایپ کنید.
2. فعال کردن Copilot: روی آیکون Copilot در نوار ابزار کلیک کنید و سپس “Coaching by Copilot” را از منوی کشویی انتخاب کنید.
3. دریافت راهنمایی: Copilot ایمیل شما را بررسی می‌کند و نکاتی برای بهبود آن ارائه می‌دهد، چه از نظر لحن، وضوح یا احساس خواننده.
4. اعمال تغییرات: اگر پیشنهادی را می‌پسندید، آن را در ایمیل خود بگنجانید.
5. ارسال ایمیل: وقتی از ظاهر ایمیل راضی هستید، روی دکمه “Send” کلیک کنید.
   

ارتباط مستقیم با Copilot: رویکردی حرفه‌ای‌تر

آخرین نسخه‌های Outlook روشی شهودی‌تر برای تعامل با Copilot معرفی کرده‌اند. با برقراری ارتباط مستقیم، می‌توانید نیازهای خاص خود را به طور مؤثری بیان کنید.

نحوه استفاده از این ویژگی:

1. دسترسی به پنل Copilot: روی نماد Copilot در گوشه بالا سمت راست پنجره Outlook کلیک کنید.
2. استفاده از پیام‌های از پیش تعریف‌شده: پنل Copilot طیف وسیعی از پیام‌های از پیش تعریف‌شده را برای کمک به شما در انجام کارهای رایج ارائه می‌دهد، مانند:
   • بازیابی اطلاعات در مورد موضوعات خاص
   • یافتن فایل‌های مشترک یا پیوست شده
   • خلاصه‌سازی ایمیل‌های اخیر
3. سفارشی‌سازی درخواست‌های خود: برای دریافت کمک بیشتر، به سادگی درخواست خاص خود را مستقیماً در کادر چت تایپ کنید. Copilot درخواست شما را پردازش کرده و نتایج مرتبط را ارائه می‌دهد.

با استفاده از این روش ارتباط مستقیم، می‌توانید جریان کار خود را بهینه کرده و پتانسیل Copilot را در Outlook به حداکثر برسانید.

برای مثال، اگر فایلی مهمی که برایتان ایمیل شده را گم کرده‌اید، می‌توانید از Copilot بخواهید آن را پیدا کند. در نتیجه، Copilot یک مرجع قابل کلیک به ایمیلی که حاوی فایل مورد نظر است را به شما می‌دهد، بنابراین می‌توانید به سرعت سند را بازیابی و بررسی کنید.

ویژگی ارزشمند دیگر، امکان دریافت خلاصه‌های مختصر از ایمیل‌های اخیر از فرستندگان خاص است. این امر به ویژه برای به‌روز ماندن در مکالمات جاری مفید است. Copilot نه تنها یک مرور کلی مختصر از محتوای ایمیل را ارائه می‌دهد، بلکه پیشنهاداتی برای سوالات پیگیری احتمالی، مانند توضیحات یا اقدامات بعدی، نیز ارائه می‌کند.

در اینجا چند مثال از درخواست‌های دیگری که می‌توانید با Copilot استفاده کنید، آورده شده است:

• فایل ارائه ای که جان هفته گذشته فرستاده را پیدا کن.
• ایمیل‌های ماه گذشته‌ی سارا را خلاصه کن.
• پیوست گزارش فروش ماه گذشته را پیدا کن.
• بحث‌های رشته ایمیل جلسه تیم را خلاصه کن.
• ایمیلی که در آن در مورد به‌روزرسانی پروژه به من اشاره شده را پیدا کن.
• به من بازخورد در مورد آخرین نسخه محصول بده.

این درخواست‌ها به شما کمک می‌کنند تا کارهای روتین را سریع‌تر انجام دهید و روی مهم‌ترین کارهای خود تمرکز کنید.

Copilot برای Microsoft 365 در Outlook کلاسیک برای ویندوز

در حال حاضر، Copilot در برنامه کلاسیک Outlook برای کاربران کانال Current یا Monthly Enterprise ادغام شده است.

ابزارهای خلاصه‌سازی، پیش‌نویس و راهنمایی دقیقاً مانند Outlook جدید و نسخه وب کار می‌کنند.

با این حال، Copilot برای چت Microsoft 365 در برنامه کلاسیک Outlook رابط کاربری کمی متفاوتی دارد. کلیک کردن روی نماد Copilot در نوار برنامه سمت چپ، یک پنجره کامل Copilot را باز می‌کند نه یک پنل. در این پنجره، می‌توانید با Copilot تعامل داشته باشید تا به اطلاعات دسترسی پیدا کنید، بحث‌ها را خلاصه کنید، ایمیل‌ها را ردیابی کنید و کارهای مختلفی را در داده‌های کاری خود مستقیماً در Outlook بدون تعویض برنامه انجام دهید.

محدودیت‌های Outlook Copilot

در حالی که Microsoft Copilot در Outlook مزایای قابل توجهی ارائه می‌دهد، مهم است که از محدودیت‌های فعلی آن آگاه باشید:

• محدودیت‌های راهنمایی: ویژگی Coaching by Copilot نمی‌تواند برای پیش‌نویس‌هایی با کمتر از 100 کاراکتر استفاده شود.
• محدودیت به صندوق ورودی اصلی: ویژگی‌های Copilot در Outlook فقط برای صندوق ورودی اصلی شما که با اشتراک Copilot شما مرتبط است، در دسترس هستند. این بدان معناست که شما نمی‌توانید به آن‌ها در بایگانی، گروه، صندوق‌های پستی مشترک و ارجاعی یا هر حساب ایمیل دیگری دسترسی داشته باشید.
• دقت: به خاطر داشته باشید که محتوای تولید شده توسط Copilot ممکن است همیشه 100% دقیق نباشد، زیرا بر اساس الگوهای داده‌های زبانی و احتمالات است. بنابراین، قبل از تصمیم‌گیری، حتماً از قضاوت خود استفاده کنید و حقایق را دوباره بررسی کنید.
• حریم خصوصی و امنیت: مانند هر ابزار هوش مصنوعی دیگری که با داده‌های شخصی یا حساس سروکار دارد، همیشه نگرانی‌هایی در مورد امنیت داده‌ها وجود دارد. مایکروسافت این نگرانی‌ها را بسیار جدی می‌گیرد و تمرکز زیادی بر امنیت، انطباق و حریم خصوصی دارد. با این حال، همیشه ایده خوبی است که کاربران از این مسائل آگاه باشند و نحوه برخورد مایکروسافت با داده‌ها در Copilot را درک کنند.

• دامنه کاربرد: قابلیت های Copilot عمدتاً محدود به صندوق ورودی اصلی مرتبط با اشتراک Copilot است. ممکن است ویژگی ها در صندوق های پستی مشترک، واگذار شده یا بایگانی شده به طور کامل قابل دسترسی نباشند.
• وابستگی به داده: اثربخشی Copilot به شدت به کیفیت و کامل بودن داده هایی که پردازش می کند بستگی دارد. اطلاعات ناقص یا قدیمی ممکن است منجر به پیشنهادات و پاسخ های کمتر دقیق شود.
• محدودیت های پردازش: برای رشته های ایمیل طولانی یا درخواست های پیچیده، Copilot ممکن است با محدودیت های ظرفیت پردازش مواجه شود. این ممکن است منجر به خلاصه های جزئی یا پاسخ های کمتر جامع شود.
• دقت و قابلیت اطمینان:در حالی که Copilot تلاش می کند اطلاعات دقیق و مفید ارائه دهد، مهم است که تفکر انتقادی را تمرین کرده و اطلاعات را در صورت نیاز تأیید کنید. پاسخ های ابزار بر اساس الگوهای داده است و ممکن است همیشه کامل نباشد.
• ملاحظات حریم خصوصی و امنیت :مانند هر ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی، حریم خصوصی و امنیت از اهمیت بالایی برخوردار است. در حالی که مایکروسافت اقداماتی را برای محافظت از داده های کاربر انجام داده است، مهم است که از خطرات احتمالی آگاه باشید و هنگام به اشتراک گذاری اطلاعات حساس احتیاط کنید. با درک این محدودیت ها، کاربران می توانند به طور موثر از قابلیت های Copilot بهره ببرند در حالی که تفکر انتقادی و رویکرد تشخیصی را حفظ می کنند.

در نهایت، Microsoft Copilot قدم بزرگی در جهت هوشمندسازی ایمیل‌ها و افزایش بهره‌وری کاربران Outlook برداشته است. با تکامل مداوم این فناوری، می‌توان انتظار داشت که در آینده شاهد ویژگی‌های پیشرفته‌تر و کاربردی‌تری باشیم که نه تنها کار با ایمیل را ساده‌تر می‌کنند، بلکه تجربه کاری کاربران را متحول سازند.