سیستم اطلاعات مدیریت پروژه سیستمی است که از تحویل پروژه، به خصوص پروژه های پیچیده و درمعرض عدم قطعیت و تحت فشار بازار، زمان و پول حمایت نموده و انجام آن ها را تسهیل می کند. چنین سیستمی باید به اندازه کافی منعطف باشد تا بتواند در طول پروژه پاسخگوی نیازهای متنوع و متعددی که از طرف اعضای تیم پروژه طرح می گردد، باشد. همچنین باید از قابلیت ترکیب آنالیز سیستم های سخت و نرم برخوردار باشد تا مبنای قابل اتکایی را برای اتوماسیون و یکپارچه سازی همه ی فرآیندهای مدیریت پروژه در مدت چرخه حیات آن، شامل مراحل برنامه ریزی، طراحی، مدیریت تدارکات و ساخت فراهم آورد .
قابلیت های اصلی مورد نیاز یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، عبارتند از:
1- مدل سازی، ثبت، ذخیره، تأیید، بازیابی و مدیریت عمومی اطلاعات و داده های مرتبط با چرخه حیات هر پروژه به صورت سیستماتیک و همچنین اداره، مدیریت و کنترل به موقع و دقیق اطلاعات اصلی که در بین اعضای تیم پروژه در جریان است با استفاده از یک ساختار هماهنگ و یکپارچه.
2- یکپارچه سازی اطلاعات در تمام چرخه حیات پروژه، از انجام مطالعات امکان سنجی آن تا اجرا و نهایی سازی (غیر از مرحله بهره برداری) و پشتیبانی از مفاهیم جدیدتر تحویل پروژه مانند ساخت هم زمان.
3- پردازش و گزارش دهی. ممکن است سیستم مورد نظر مستلزم ارائه وضعیت یک پروژه خاص در هر لحظه از زمان در چرخه حیات پروژه یا اندازه گیری اثر اتخاذ یک تصمیم روی کلیت پروژه باشد که دراین صورت سیستم باید امکان انجام این تحلیل و آنالیز حساسیت روی یک فاکتور مشخص را فراهم آورد.
4- تسهیل فعالانه. عبارت فعالانه در چارچوب ساخت هم زمان معنی خاصی دارد، این مفهوم به مدیریت به موقع اشاره دارد، به گونه ای که ارزش های مورد نظر خاصی که برای نیل به هدف خاصی تبیین شده اند، به دست آمده و یا حتی چیزی فراتر از آن کسب شود. مثال هایی از این اهداف عبارتند از هزینه های عملیات و سرمایه، هزینه کل چرخه حیات، نرخ بازگشت سرمایه و شاخص سوددهی.
5- قابلیت همکاری و سازگاری. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در یک پروژه چند تخصصی باید کاملاً با سایر سیستم هایی که در پروژه مورد استفاده قرار می گیرند و همچنین با سیستم هایی که با آنها در ارتباط است و از آنها داده هایی را دریافت و یا به آن ارسال می کنند، کاملاً یکپارچه باشد. در این میان، سیستم مدیریت اطلاعات پروژه باید نقش حاکمیتی را ایفا نموده و انتخاب اطلاعات را امکان پذیر کند .
همانطور که مشخص است، عبارات بالا، یک سیستم هوشمند اطلاعات مدیریت پروژه را به طور گسترده ای تعریف می نمایند. این سیستم ،این پتانسیل را دارد که در طول چرخه حیات پروژه نقش یک سیستم یکسان سازی را ایفا نموده و اطلاعات پروژه را از مراحل پیشین به خاطر بسپرد.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه مطلوب
با فرض عدم وجود هرگونه محدودیت در فن آوری، شکل و وظیفه یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چگونه است؟ بهترین راه برای تعریف یک سیستم مطلوب، تبیین وظایفی است که این سیستم باید انجام دهد.
لذا 22 مورد از وظایفی که سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه با آنها درگیرند را معرفی نموده ایم.
این 22 وظیفه عبارتند از: 1. شروع پروژه 2.ارائه پیشنهاد و آغاز 3.مطالعات امکان سنجی 4. طراحی 5. جلسات آغازین 6. مدیریت منابع 7.فعالیت های برنامه ریزی و زمان بندی 8. تخصیص کار ۹. کنترل پروژه10. بازنگری های پساپروژه ای 11. مدیریت کیفیت 12. مهندسی ارزش 13.مدیریت ریسک 14. مدیریت ایمنی 15. مدیریت هزینه 16.مدیریت زمان 17.مدیریت ذی نفعان 18.روابط خارجی 1۹.مدیریت یکپارچه اطلاعات 20. ارتباطات درون سیستمی 21.مدیریت مستندسازی 22.گزارش دهی این وظایف مدیریت پروژه ای در اغلب پروژه ها به کار گرفته می شوند .
