استراتژی های انتخاب و پیاده سازی نرم افزارهای سازمانی

سوال اصلی این است: رویکرد “یک سیستم برای همه چیز” و یا ” انتخاب بهترین سیستم برای هر نیازمندی” . کدام مناسب تر است؟ آیا راه حل بینابینی وجود دارد یا خیر؟

با رشد خدمات آنلاین در کسب و کار های مختلف، سازمان های متعددی بر سر این دوراهی بحث برانگیز قرار گرفته‌اند. به طور کلی این سازمان ها با دو انتخاب شناخته شده مواجه خواهند بود:

*یک سیستم یکپارچه برای تمام فرایندها و تمام واحدها
*انتخاب و گزینش بهترین سیستم برای نیازمندی موجود

در مورد اول یک سیستم جامع و بزرگ تمامی نیازمندی‌های سازمان را پوشش می دهد در حالی که در رویکرد دوم از بین سیستم‌های مختلف و شرکت های عرضه کننده خدمات بهترین سیستم برای نیازمندی فعلی سازمان (و نه کل فرایندها) گزینش خواهد شد. هر کدام از این دو روش مزایایی به دنبال خواهد داشت اما معایبی نیز وجود دارد.

رویکرد اول: یک سیستم یکپارچه برای تمام فرایندها و تمام واحدها

در بسیاری از شرکت ها به طور عام این باور وجود دارد که این انتخاب، انتخاب بهتری است. تمام سازمان زیر یک چتر. سیستم های جامعی که تحت عنوان برنامه‌ریزی منابع سازمان یا ERP شناخته می شوند و تمام فرایندهای سازمان را شامل می شوند. اندازه و هزینه سیستم های ERP می‌تواند متفاوت و وابسه به شرکت ارائه کننده خدمات باشد و در دنیا این سیستم ها به می‌تواند به صورت Cloud و یا On premises راه اندازی شود. نکته ای که وجود دارد این است که هیچ سیستم ERP برای تمام بخش ها عالی نخواهد بود. در اکثر مواقع واحدی وجود خواهد داشت که از سیستم راضی نباشد و نیازهای آن به طور کامل پوشش داده نشود. در واقع هموارد واحدی زیر باران باقی خواهد ماند!

رویکرد دوم: انتخاب و گزینش بهترین سیستم برای نیازمندی موجود

این روش در بسیاری از سازمان‌ها در حال استفاده است. دراین نوع شرکت‌ها عجیب نیست که با چهار، پنج و یا ده نرم افزار سازمانی به طور همزمان مواجه باشید. از سامانه منابع انسانی تا نرم افزار ارتباط با مشریان، مدیریت پروژه، نرم افزار مالی و غیره. اگرچه با این روش هر نیاز شاید به طور قابل قبولی پوشش داده می شود و نیازمندی ها پاسخ داده می شود اما مشکلاتی نیز برای سازمان به همراه دارد. از جمله:

آموزش: در این حالت آموزش هر سیستم به کارمندان جداگانه و با صرف زمان و هزینه خواهد بود. هنگام ورود یک نیروی جدید نیز آموزش این سیستم ها می تواند خسته کننده باشد. ضمن این که وجود سیستم های پرتعداد می تواند از تمرکز پرسنل بکاهد.
هزینه: پیادی سازی سیستم های مختلف کوچک قدرت چانه زنی شما برای تخفیف گرفتن از شرکت پیمانکار را از بین خواهد برد.
عیب یابی: برای عیب یابی و پشتیبانی با چندین شرکت طرف خواهید بود و در برخی موارد حتی مشخص نیست مسئولیت مشکلات ایجاد شده با چه کسی است.
امنیت: هر نرم افزار یک کلمه عبور و رمز کاربری و یک فرم ، یک پایگاه داده و … . تامین امنیت تمامی سیستم های کار ساده ای نخواهد بود.
یکپارچگی نرم افزارها: در این حالت نرم فزارها جزیره‌ای بوده و تبادل اطلاعاتی با هم ندارند و تهیه گزارشات ترکیبی از آنها نیز میسر نیست.

رویکرد سوم: راهکار بینابینی با استفاده از شیرپوینت

راه حل سومی هم برای سازمان هایی که نمی توانند بین دو گزینه فوق یکی را انتخاب کنند، وجود دارد. راه حلی که کمتر به آن توجه شده است. این راهکار استفاده از شیرپوینت است. شیرپوینت می تواند به عنوان نقطه اشتراکی بین سیستم‌های مختلف سازمان عمل نموده و اجازه می‌دهد کاربران در برنامه‌های مختلف جابجا شده و علاوه بر استفاده از سیستم‌های انتخابی، از مزایای یکپارچگی بین آنها بهره مند شوید. با ستفاده از این روش توسعه دهندگان می توانند بین همه سیستم هایی که از (Oauth (Opne Authentication پشتیبانی می کنند با شیرپوینت یکپارچگی ایجاد کرده و همه سیستم ها در زیر یک چتر و این بار شیرپوینت قرار بگیرند.

با بیش از یک دهه سابقه پیاده سازی سیستم های یکپارچه مبتنی بر مایکروسافت، جهت انتخاب بین این روش ها، یکپارچگی و شفافیت اطلاعات در سازمان، سامیکس در کنار شماست.​