میزان استقبال از پلتفرم مدیریت اسناد شیرپوینت در سازمان‌ها همچنان رو به افزایش است. اگرچه آمار دقیقی از سال 2016 در دسترس نیست، اما با گذشت زمان و تکامل مداوم شیرپوینت و نیاز روزافزون سازمان‌ها به مدیریت کارآمد اسناد و همکاری تیمی، استفاده از این پلتفرم به طور چشمگیری گسترش یافته است. امروزه، شیرپوینت به عنوان یکی از راهکارهای پیشرو در مدیریت اسناد سازمانی شناخته می‌شود و بسیاری از شرکت‌ها، از کسب‌وکارهای کوچک گرفته تا سازمان‌های بزرگ، از قابلیت‌های آن بهره می‌برند. در این مطلب، قصد داریم چندین روش کلیدی برای مدیریت بهتر اسناد با استفاده از شیرپوینت را بررسی کنیم.
- انتخاب استراتژی مدیریت اسناد متناسب با نیازهای سازمان
شیرپوینت مجموعه‌ای گسترده از قابلیت‌ها و ویژگی‌ها را برای مدیریت اسناد در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. از سیستم‌های هشدار (Alerts) و مدیریت انواع محتوا (Content Types) گرفته تا کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries)، فراداده‌ها (Metadata)، کنترل نسخه‌ها (Versioning) و قابلیت Check-in/Check-out اسناد، ابزارهای متنوعی برای سازماندهی اطلاعات وجود دارد.
برای دستیابی به بهترین نتیجه، مدیران و مسئولان IT سازمان باید با درک عمیق از گردش کار اسناد، نیازهای دسترسی کاربران و الزامات امنیتی، استراتژی مدیریت اسناد مناسبی را تعیین کنند. پیش از پیاده‌سازی شیرپوینت یا ایجاد تغییرات اساسی، آموزش کارمندان در مورد ویژگی‌های کلیدی و نحوه استفاده صحیح از آن‌ها ضروری است. همچنین، پیکربندی نحوه نمایش اسناد و نماها (Views) می‌تواند به کاربران کمک کند تا به سرعت و به آسانی به اسناد مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند.
- سازماندهی اسناد با استفاده از کتابخانه‌های متعدد و مدیریت دسترسی دقیق
یکی از مزایای کلیدی شیرپوینت، امکان ایجاد تعداد نامحدودی از کتابخانه‌های اسناد با تنظیمات دسترسی گوناگون است. این قابلیت به مدیران سیستم (ادمین‌ها) اجازه می‌دهد تا سطوح دسترسی متفاوتی را برای اسناد مختلف تعریف کنند. به این ترتیب، می‌توان تعیین کرد که کدام اسناد برای عموم کاربران سازمان قابل دسترسی باشند، کدام اسناد فقط توسط افراد یا گروه‌های خاص قابل مشاهده و ویرایش باشند، و دسترسی دیگران به آن‌ها محدود شود.
علاوه بر مدیریت دسترسی، شیرپوینت امکان تنظیم هشدارهای (Alerts) مربوط به اسناد را نیز فراهم می‌کند. با استفاده از این ویژگی، مدیران یا صاحبان اسناد می‌توانند در صورت ایجاد تغییرات در سند، حذف محتوا یا انجام اقدامات خاص دیگر، از طریق ایمیل یا سایر روش‌های اطلاع‌رسانی مطلع شوند. این قابلیت به افزایش امنیت و نظارت بر اسناد کمک شایانی می‌کند.
- بهبود جستجو و سازماندهی با بهره‌گیری از فراداده‌ها (Metadata)
اگرچه استفاده از پوشه‌ها (Folders) و ساختار فایل‌ها در شیرپوینت در برخی موارد اجتناب‌ناپذیر به نظر می‌رسد، اما هیچ روشی به اندازه استفاده از فراداده‌ها (Metadata) نمی‌تواند فرآیند جستجو و دسترسی به اسناد را تسهیل کند. فراداده‌ها در واقع اطلاعات تکمیلی هستند که به هر سند تخصیص داده می‌شوند، مانند نوع سند، دپارتمان مربوطه، وضعیت، تاریخ انقضا و کلمات کلیدی مرتبط.
این فراداده‌ها به تمایز و شناسایی آسان‌تر انواع مختلف اسناد کمک می‌کنند. در حالی که ممکن است در ابتدای پیاده‌سازی، هماهنگ‌سازی کاربران سازمان برای استفاده consistent از فراداده‌ها کمی چالش‌برانگیز باشد، اما با آموزش صحیح و تعیین سیاست‌های مشخص، این روش به طور چشمگیری سرعت و کارایی مدیریت کلی اسناد را افزایش می‌دهد و جستجوی اسناد مورد نیاز را به فرآیندی سریع و دقیق تبدیل می‌کند.
- اطمینان از یکپارچگی اسناد با قابلیت Check-in/Check-out
هنگامی که چندین کاربر به طور همزمان بر روی یک سند مشخص کار می‌کنند، قابلیت Check-in/Check-out نقش مهمی در حفظ یکپارچگی و جلوگیری از تداخل در ویرایش‌ها ایفا می‌کند. با استفاده از این ویژگی، زمانی که یک کاربر سندی را برای ویرایش Check-out می‌کند، سند برای سایر کاربران در حالت فقط خواندنی (Read-only) قرار می‌گیرد.
به این ترتیب، کاربر دوم تنها زمانی قادر به ویرایش سند خواهد بود که کاربر اول پس از اتمام کار، سند را Check-in کرده و تغییرات خود را ذخیره نموده باشد. همچنین، مدیر سیستم (ادمین) می‌تواند تنظیمات دسترسی را به گونه‌ای پیکربندی کند که اجازه ویرایش همزمان به چند کاربر داده نشود، مگر در موارد خاص و با در نظر گرفتن ملاحظات مربوط به یکپارچگی محتوا. این قابلیت از ویرایش‌های همزمان و متعارض و در نتیجه، از دست رفتن یا تکرار محتوا توسط کاربران مختلف جلوگیری می‌کند و اطمینان حاصل می‌نماید که همواره یک نسخه نهایی و معتبر از سند در دسترس است.
- حفظ سابقه تغییرات و بازیابی اطلاعات با قابلیت کنترل نسخه (Versioning)
قابلیت کنترل نسخه (Versioning) یکی از ویژگی‌های حیاتی شیرپوینت است که به مدیران سیستم (ادمین‌ها) و صاحبان اسناد امکان می‌دهد تا تمامی تغییرات اعمال شده بر روی هر سند توسط کاربران مختلف سازمان را ردیابی و مشاهده کنند. این قابلیت یک سابقه کامل از ویرایش‌های انجام شده را ثبت می‌کند.
علاوه بر ردیابی تغییرات، ادمین‌ها و کاربران مجاز می‌توانند به سادگی و تنها با یک کلیک، هر نسخه قبلی از سند را بازیابی کرده و به حالت پیشین بازگردانند. این امر از دست رفتن ناخواسته داده‌ها یا اعمال تغییرات اشتباه را به طور موثری پیشگیری می‌کند. همچنین، امکان حذف نسخه‌های قدیمی‌تر و غیرضروری یک سند نیز وجود دارد که به مدیریت فضای ذخیره‌سازی نرم‌افزار و جلوگیری از اشغال بی‌رویه آن کمک می‌کند. استفاده از کنترل نسخه، اطمینان از یکپارچگی اطلاعات و امکان بازگشت به نسخه‌های سالم و قبلی سند را در هر زمان فراهم می‌سازد.
با بهره‌گیری از این پنج راهکار کلیدی، سازمان‌ها می‌توانند مدیریت اسناد خود در مایکروسافت شیرپوینت را به سطح بالاتری ارتقا دهند. این رویکرد نه تنها به افزایش امنیت و حفاظت از اطلاعات حیاتی کمک می‌کند، بلکه با بهبود سازماندهی، دسترسی و همکاری بر روی اسناد، سرعت و کارایی فرآیندهای کاری را نیز به طور چشمگیری بهبود می‌بخشد. استفاده هوشمندانه از قابلیت‌های شیرپوینت در مدیریت اسناد، یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای دستیابی به محیط کاری منظم‌تر، امن‌تر و کارآمدتر است.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه پیاده‌سازی بهترین شیوه‌های مدیریت اسناد در شیرپوینت و دریافت راهنمایی‌های تخصصی، با تیم ما در ارتباط باشید.
