برای راه اندازی EPM نیاز به یک بررسی اساسی سازمان داریم و باید همه جوانب را در نظر بگیریم تا به نتیجه مطلوب دست یابیم. بنابراین برای دستیابی به بهترین نتیجه نیاز است ابتدا خوب فکر کنیم و تصمیم بگیریم. حال چگونه می توانیم تشخیص دهیم که چه روش راه اندازی EPM برای ما مناسب است؟ درابتدا چندین پیش نیاز اولیه را بررسی می کنیم.
1. دفتر مدیریت پروژه PMO
اگر به یک راهکار به منظور مدیریت پروژه های سازمان خود نیاز دارید، هیچ چیز مناسب تر از EPM مایکروسافت که راهکاری برای مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو است، وجود ندارد. در مجموع دفتری که وظیفه مدیریت پروژه های سازمان را بر عهده دارد، PMO می نامیم. هرچه که آن را بنامیم نمی توانیم نیاز به وجودش را تکذیب کنیم. ما نیاز به یک مدیریت مرکزی داریم مانند راهکار مایکروسافت EPM تا به امور مربوطه رسیدگی کنیم. چه کسی مسئول تایید اعتبار یک تمپلیت یا سند است؟ چه کسی تعیین می کند که افراد تا چه میزان دسترسی داشته باشند و چه کسی امکان ویرایش منابع و تخصیص آن ها به پروژه ها را دارد؟ چه کسی تعیین می کند که گزارشات در چه چارچوبی و با چه ساختاری انجام شوند؟ چه کسی تصمیم گیرنده ریسک های ممکن است و چه روندی برای تعیین این ریسک ها انتخاب می شود؟ و پرسش هایی این چنینی… قطعا PMO رکن اساسی هر سازمان پروژه محور محسوب می شود. اگر چنین نظم و ترتیبی در سازمان خود ندارید پس راه اندازی PMO قدم اولیه برای استقرار EPM است.
2. مدیر اجرایی مالی
قدم بعدی حضور یک مدیر اجرایی است که از طرف مدیر ارشد حمایت مالی شود. کسی که در این جایگاه چنین حمایتی را از پروژه می کند نه تنها باید به طور دقیق هدف از استقرار EPM را بداند بلکه باید بداند تحت چه شرایطی و تا چه مدتی به این حمایت نیاز است. در ابتدا بهترین راه این است که برای کل یک سال وظایف خود را در پروژه برنامه ریزی کنید. مشکلی که در برخی سازمان ها ایجاد می شود این است که تعدادی از مدیران میانه یا مدیران پروژه که مایل هستند از این سیستم استفاده کنند ، به علت نبود پشتیبانی و مدیر اجرائی مربوطه ، وادار به به پیگیری های فردی می شوند که در روند پیشرفت کار اختلال ایجاد می کند.
این خیلی رویایی است که تصور کنیم که سیستم EPM را پیاده سازی کنیم و سپس توقع داشته باشیم کارها به درستی پیش برود. این روش اجرای EPM هرگز به موفقیت منجر نمی شود. بسیاری از مزایایی که برای مدیریت می تواند بسیار جذاب باشد مانند متدولوژی مدیریت پروژه، گزارشات استاندارد جهانی پروژه، برنامه ریزی ظرفیت منابع و مدیریت تعاملی پروژه عملا بدون وجود چنین مدیر اجرایی ناممکن می شود.
3. ما مدیران پروژه هستیم، نیازی به مدیریت پروژه نداریم!
اگر می خواهید از بزرگترین اشتباهی که عموم مدیران دچار آن می شوند اجتناب کنید، یک طرح پروژه داشته باشید. شاید وجود یک طرح پروژه به نظر بسیار بدیهی باشد اما مدیران زیادی بدون ایجاد یک طرح پروژه دقیق، اقدام به راه اندازی EPM می کنند. مهم ترین چیزی که ما می توانیم به سازمانی که قصد پیاده سازی EPM را دارد پیشنهاد دهیم این است که قطعا یک طرح پروژه داشته باشید تا براساس طرحی که قبلا برای یک پروژه مشابه پیاده شده است متدولوژی یکسانی را در پیش بگیرید.
آیا طرح پروژه ای دارید؟ بودجه معین؟ چارتر پروژه؟ منابع و معیار های سنجش میزان موفقیت پروژه را دارید؟ این موارد ممکن است در همه پروژه های سازمان ها وجود داشته باشد، اما مدیران پروژه اغلب فراموش می کنند که هر پروژه به مهارت های ویژه و خاصی نیازمند است که باید مدیران پروژه آن ها را در نظر بگیرند.
4. تعیین اهداف معین
در ابتدای هر پروژه می توان معیار هایی برای ارزیابی موفقیت آن پروژه در هر فاز کاری تبیین کرد. درنظر داشتن معیار های اجرایی دقیق و مشخص نه تنها به تیم پروژه کمک می کند بلکه مدیران می توانند اتمام هر فاز را بر اساس این معیار ها بررسی کنند.
