مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS چیست؟

BPMS چیست؟

BPMS مخفف کلمات Business Process Management System یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار است (که گاهی هم سرویس مدیریت فرایندهای کسب و کار خوانده می‌شود). BPMS با استفاده از تحلیل و همچنین اتوماسیون به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب و کار خود را بهبود بخشید. یک BPMS باید این توانمندی را داشته باشد که بتواند تمامی فرایندهای کسب و کار را در سازمان شما مدل نموده، ایجاد کرده، ویرایش و اجرا نماید. همچنین باید بتواند داده‌ها را جمع‌آوری نموده و تجزیه و تحلیل نیز انجام دهد.

نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین شکلی جدید و ارتقاء‌یافته نیز دارد – iBPMS (i نشان‌دهنده‌ی هوشمندی است). در یک iBPMS از بینش عملی و لحظه‌ایِ به دست آمده از هوشمندی عملیات استفاده می‌شود تا هماهنگی بین فرایندهای کسب و کار به صورت سازگارشونده، بهبود پیدا نماید.

چرا باید برای سازمان خود یک BPMS اختیار نمایید؟

در دنیای فرارقابتی امروز، تمامی شرکت‌ها ملزم هستند که تا حد ممکن کارایی داشته و بتوانند خود را پایدار و باقی نگه دارند.

فرایندهای دستی سنتی باعث می‌شوند تا مالکین کسب و کار، زمان را از دست داده و پول خود را برای کارهای بیهوده و عبث در شرکت خود آتش بزنند. این‌جا همان جایی که است که BPMS خود را نشان می‌دهد.

اجرای یک سرویس BPMS مزایای بسیاری را به همراه خواهد آورد و برخی از مهم‌ترین این مزایا به شرح زیر هستند:

افزایش هوشمندی در عملیات: BPMS به شما کمک می‌نماید تا کارایی و بازدهی در فرایندهای شرکت خود را افزایش دهید. در واقع BPMS با از بین بردن دوباره‌کاری‌ها و کارهای بی‌ارزش که بسیاری از زمان و انرژی شرکت به صورت ناخواسته صرف آن‌ها می‌شود، باعث می‌شود تا بازدهی بالا رود. BPMS همچنین دیدِ خوبی از گلوگاه‌های موجود در هر یک از فرایندها به شما می‌دهد و به شما کمک می‌نماید تا بتوانید تصمیماتی آگاهانه اتخاذ کنید و این گلوگاه‌ها را برطرف نمایید. بدین ترتیب، هوشمندی عملیات افزایش خواهد یافت.

چابکی سازمان: فرایندهای غیرمنعطف در سازمان باعث می‌شوند تا شما در اقیانوس رقابت، غرق شوید. چابکی همان کلید اساسی است که به شرکت کمک می‌کند تا بتواند کسب و کار خود را زنده نگه دارد. اگر سازمان شما توانایی آن را نداشته باشد که خود را به سرعت با تغییرات وفق دهد، مشتریان شما به سمت رقبای شما خواهند رفت.

BPMS به شما کمک می‌کند تا به سرعت تغییر کرده و تجربه‌ی بهتری را بدون هیچ‌گونه برای مشتریان خود فراهم نمایید.

1. نگاشت فرایند
2. موتور فرایند
3. جریان‌های کاری قاعده‌مند
4. ایجاد فرم
5. توانایی یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها
6. تجزیه و تحلیل
7. ارتباطات

چگونه می‌توان با استفاده از یک چک‌لیست  نکته‌ای، یک BPMS را به صورت موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی کرد؟

موفقیت یک ایده‌ی BPM با انتخاب یک نرم‌افزار خوب و درست در سازمان، به پایان خود نمی‌رسد. این نقطه در اصل، دقیقاً همان نقطه‌ای است که کار آغاز می‌شود. اما اولین عاملی که بر روی میزان موفقیت برای ایده‌ی مدیریت فرایند تأثیر می‌گذارد، همان پیاده‌سازی آن است.

در این‌جا ده مورد از نکاتی که باید آن‌ها را پیش از اجرای یک BPMS چک کنید، نشان داده شده‌اند:

• انتخاب یک پلتفرم
• انتخاب فرایند
• شناسایی مالک فرایند
• بهینه‌کاوی
• نمودار جریان کار
• درگیر نمودنِ تمامی ذی‌نفعان
• اجرای آزمایشی جریان کاری BPM
• آسان‌بودن یکپارچه‌سازی در آن
• آموزش کاربران
• اندازه‌گیری و بهینه‌سازی

یک BPMS را به چه شکلی می‌توان ارزیابی نمود؟

بسیاری از توصیه‌ها برای انتخاب یک سرویس مدیریت فرایند در سازمان ارائه شده است. بسیاری از موارد هستند که باید آن‌ها را مد نظر قرار دهید. در این‌جا به سه مورد از متغیرهایی که باید آن‌ها را در نظر داشته باشید، اشاره شده است.

مدل‌سازی مبتنی بر انسان و BPMN و برنامه‌ریزی

در یک نرم‌افزار انسان‌محور مانند Nintex از یک واسط نگاشت فرایندی ساده‌سازی‌شده استفاده می‌شود. این واسط به مالکان غیر فنی نیز اجازه می‌دهد تا فرایند خود را به ساده‌ترین شکل ممکن خود ایجاد نمایند. در این نرم‌افزار، کارهایی در پس‌زمینه انجام می‌شود تا شرایط رد و یا جریان‌های جایگزین نیز در نظر گرفته شوند.

BPMN یکی از سیستم‌های نشانه‌گذاری است که در آن از نمادهایی استاندارد برای نمایش رویدادها، فعالیت‌ها، کارها، ارتباطات و غیره استفاده می‌شود. کسی که جریان کار را ترسیم می‌کند، باید آموزش‌های لازم در خصوص این نمادها را ببیند تا بتواند آن‌ها را در یک سیستم وارد نماید.

برنامه‌ریزی نیز شامل نوشتن خطوط کد و همچنین ایجاد جریان کار و انتقال داده است. برنامه‌ریزی بیشترین احتمالات را پیشنهاد کرده و می‌تواند پیچیده‌ترین فرایندها را نیز مدیریت نماید. با این حال، تنها کسی می‌تواند یک فرایند را ایجاد و یا اصلاح نماید که آموزش‌های سنگین لازم را گذرانده باشد.

امکانات و ویژگی‌هایی که باید در یک نرم‌افزار رقابتی BPM (یعنی یک BPMS) وجود داشته باشد

پیش از آن‌که از بین صدها BMPS که در اینترنت پیدا می‌کنید، یک مورد را انتخاب نمایید، باید اطمینان پیدا کنید که امکانات اساسی زیر در BPMS وجود داشته باشند.

ابزار بصری برای نمودار فرایندها

ابزار طراحی فرایند به صورت بصری به عنوان یک نقطه‌ی قوت اساسی برای کاربران شرکت به حساب می‌آید، زیرا باعث می‌شود تا این افراد بتوانند فرایند را بسیار بهتر از یک سری کد “ مسلح به کار گرفته‌شده” یا حتی تیم IT داخل سازمان درک نمایند.

طراحی فرم با استفاده از ابزارهای کشیدن و رها کردن (درگ اند دراپ)

نرم‌افزار BMNی را بر گزینید که طراحی فرم در آن آسان باشد. ابزارهایی که طراحی فرم با آن‌ها پیچیده هستند، می‌توانند کارکنان را دلسرد نموده و باعث شوند تا آن‌ها با آغوش باز از این ابزار BPM شما استقبال ننمایند.

کنترل دسترسی بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌ها

اطلاعات شرکت که در فرم‌ها و فیلدهای آن‌ها موجود هستند، معمولاً دارای حساسیت هستند. بنابراین، یک BPMی را انتخاب نمایید که از طریق دسترسی‌های منتخب، از اطلاعات شرکت شما محافظت به عمل آورد.

پشتیبانی موبایلی

اطمینان حاصل نمایید که ابزار انتخابی شما دارای پشتیبانی اندروید و iOS برای موبایل هم هست. بیشتر BPMهایی که بر اساس فضای ابری کار می‌کنند، این قابلیت را دارا هستند.

5 نرم‌افزار برتر BPM: چگونه می‌توان آن‌ها را مقایسه نمود؟

اکنون که دریافتید که چرا یک سیستم BPM تا این اندازه اهمیت دارد، سؤالی پیش می‌آید و آن، این‌که کدام را انتخاب کنیم. برای این‌که به شما کمک کنیم تا بر اساس ترفندهایی مشخص، انتخاب خود را انجام دهید، در این‌جا فهرستی را ارائه کرده و آن‌ها را تفسیر نموده‌ایم. در این‌جا  مورد از رقابتی‌ترین نرم‌افزارهای BPM (BPMS) نشان داده شده و با هم مقایسه شده‌اند.

و در نهایت؟

اگر تا کنون هیچ BPMSی را برای سازمان خود انتخاب نکرده‌اید، اکنون زمان آن است که این کار را انجام دهید. انتخاب یک نرم‌افزار مناسب و خوب برای مدیریت فرایندهای کسب و کار یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است تمامی شرکت‌ها باید اتخاذ کنند تا بتوانند فرایندهای خود را بر اساس وظایف نیروی انسانی و سیستمی خود ترتیب دهند. اطمینان یابید که پلتفرمی را انتخاب کرده‌اید که با نیازمندی‌های شما همخوانی دارد و شرکت شما نیز آمادگی پذیرش آن را دارد.