پیش پرده – یک نفس عمیق
سالی که گذشت از حیث عوامل محیط تاثیر گذار، به طور بی سابقه ای همه کسب کارها، اعم از خرد و کلان را، متاثر کرد، بحران های امنیتی- سیاسی، نوسان قیمت ها، تشدید تحریم ها، حوادث و اتفاقاتی سلسله واری که هرکدام به تنهایی می تواند اصلی ترین زیرساخت های زنجیره ارزش هر کسب و کار را با مشکل روبه رو کند.
در چنین شرایطی تنها آن ها که حداقل یک گام از بحران جلوترند خواهند توانست بهترین تصمیم ها را گرفته و امیدوار باشند که با اجرایی و عملیاتی ساختن این تصمیم ها، کارایی و بهره وری کسب و کار خود را نه تنها حفط که بیش از پیش افزایش دهند.
اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار این متن را می خوانید لحظه ای درنگ کنید و آنچه در سال قبل گذشت بیاندیشید، برای سال آتی و اما و اگرهای پیش رو فرصتی کوتاه به خود دهید، امید وجود دارد اما برای آنها که دیگر به وضع موجود امیدی ندارند!
پرده اول – بودن یا نبودن؛ مساله اینست! (شرایط کلان محیطی کسب و کار و ضرورت تغییر برای بقا)
یک مجموعه تولیدی متوسط را تصور کنید که بخشی از مواد اولیه خود را از تامین کنندگان خارجی دریافت می کند، و فروش خود را از طریق مویرگی و به تازه گی سایت فروشگاهی، انجام می دهد، ویزیتورها و تیم فروش و بازاریابی بخش حیاتی از ساختار نیروی انسانی وی را تشکیل می دهد، پخش، توزیع و فروش می بایست همواره با موجودی محصولات نهایی اش در انبار به صورت به هنگام هماهنگ باشد، و این یعنی تولید می بایست در بهینه ترین شکل خود یعنی با حداکثر ظرفیت اما به طور هماهنگ با ظرفیت و توان انبار و مطابق با فروش به کار خود ادامه دهد، این مدل مینیاتوری از بنگاه های خرد تولیدی ما در اقتصاد فعلی را به عنوان مبنایی برای تحلیل در نظر داشته باشید، افزایش قیمت ها، نوسان قیمت ارز و تحریم ها ، تامین مواد اولیه را با مشکل روبه رو ساخته، از سوی دیگر قطعی اینترنت، فضای ملتهب جامعه، تورم و کاهش قدرت خرید مصرف کنندگان نهایی و .. سمت تقاضا را در بازار متاثر کرده و فروش و بازاریابی را با مشکلات جدید و عدیده ای روبه رو ساخته، در چنین شرایط تامین هزینه های ثابت و سربار و ستاد نیز تبدیل به بزرگترین مشکل کسب و کار شده است، به نظر می رسد ترسیم افقی روشن برای چنین شرایطی تنها از عهده خوش بین ترین افراد بر می آید. همه تلاش ها تنها معطوف به یک هدف شده است؛ بقا ! کسب و کار نفس اش به شماره افتاده و تنها در لحظه و برای لحظه ای بعد به فعالیت ش ادامه می دهد.
پرده دوم – وضع موجود (واقعیت 2*2=4)
به دور دست می نگرید و به این می اندیشید که چطور می توان ظرفیت تولید کسب و کار را افزایش داد، تامین هزینه تجهیزات و ماشین آلات کار ساده ای نیست، به این فکر می افتید که آیا وضع موجود در بهترین حالتی است که می توانست باشد،؟ آیا از همه منابع به درستی و به شکل بهینه بهره برداری می شود؟ در یک کلام جای بهبود و تغییر در کجای زنجیره ارزش کسب و کار می تواند رخ دهد،؟
حالا وقت عارضه یابی است!
- منابع انسانی شما در بخش مالی – حسابداری متورم شده و با افزایش سایز سازمان و میزان فروش آن می بایست بیشتر هم بشود.
- حجم خطاهای انسانی و دوباره کاری های اجتناب ناپذیر.
- به روز نبودن مهم ترین گزارشات کسب و کار مانند گزارشات سود و زیان و سایر صورت های مالی.
- عدم هماهنگی در لحظه میان فروش با انبار و تولید و خرید و تدارکات.
- نداشتن رابطه پایدار و قابل اتکا با تامین کنندگان.
- عدم استفاده از ظرفیت های مالی در پرداخت ها و دریافت ها با مشتریان و تامین کنندگان.
- نداشتن برنامه ریزی تولید حرفه ای و عدم اسفاده حداکثری از ظرفیت ماشین آلات و تجهیزات.
- بهینه نبودن موجودی انبار به واسطه عدم یکپارچگی فروش(تقاضا) با تولید(عرضه).
- یکپارچه نبودن فروش اینترنتی با سیستم مالی .
- بروز نبودن حساب های مشتریان و تراز اعتباری آن ها.
- نداشتن محاسبه بهای تمام شده محصول فروش رفته.
- راه های ارتباطی غیر منعطف و سنتی با ذینفعان.
- عدم امکان مدیریت مالی در ساختار چندشرکتی با موجودیت های حقوقی مستقل.
- نبود دشبوردها و گزارشات به هنگام، صحیح و قابل اتکا به عنوان پشتیبانی برای تصمیم گیری مدیران.
اینها و بسیاری دیگر می تواند تنها بخش کوچکی از مشکلات موجود باشد،که در کلی ترین شکل بیان شده و هرکدام دربرگیرنده جزئیات بسیاری است که هر کدام از همان جزئیات می بایست مبتنی بر استاندارد و روشی آزموده باشد نه سلیقه و تجربه شخصی افراد و یا آزمون و خطا.
پرده آخر – چه باید کرد ؟ (از واقعیت تا رویا)
دانشمندان حیات را اینگونه تعریف می کنند، چنانچه وضعیت یک سلول در یک بازه زمانی مشخص از حالت a به b ، تغییر نماید آن سلول زنده وگرنه مرگ توصیف بهتری از شرایط آن سلول خواهد بود.
ما در هر شرایطی نیازمند تغییر هستیم، بهتر است که خود کارگردان این تغییر باشیم وگرنه در تلاطم امواج تغییر جهان پیرامون به هر سو برده شده و از پس این سرگردانی و دست و پازدن چیزی جز غرق شدن در انتظارمان نباشد، در این شرایط میزان چابکی کسب و کار ( بخوانید توان تغییر و مدیریت آن) تعیین کننده است، گاهی برای تغییر دیر شده، گاهی هراسان و مستاصل به دنبال آن می رویم و گاهی پیشدستانه از آن فرصت ساخته و حتی بحران های پیرامونی را به بستری برای اجرای این تغییرات تبدیل می کنیم.
در این رابطه مدیریت تغییرات دارای چند محور اصلی است:
- رفع عارضه ها و مشکلات وضع موجود که در بخش قبلی به بخشی از آن اشاره شد
- افزایش بهره وری، کارایی و بهبود در فرآیندهای اصلی و کلیدی کسب و کار
- ظرفیت سازی و ایجاد بستر توسعه و گسترش کسب و کار در شرایط پرتغییر و بحرانی
در راستای نیل به این اهداف در سطح استراتژیک نیازمند چهارچوب و متدولوژی برای تحقق این مهم وجود دارد، استفاده از ابزاری که همراه با خود این چهارچوب و متدولوژی را به سازمان بیاورد و مبتنی بر استانداردهای به روز مدیریتی کسب و کار و صنعت در سطح جهان باشد نه فقط لازم که امروز ضروری و فوری به نظر می رسد، مسلما نرم افزار صرف کافی نیست، کسب کار شما به راهکاری جامع تر برای این تغییر نیاز دارد، وجود نرم افزاری همچون یک ERP معتبر و بین المللی و در بردارنده Best-Practice های (بهروش های) انجام کار، ضرورتی گریزناپذیر است که بستر و زیرساخت لازم برای تغییر را فراهم می آورد، ERP زیرساخت فعالیت های کلیدی کسب و کار مطابق با Best-Practice های استاندارد مدیریت و منطبق بر رویکرد بهینه سازی منابع کسب و کار است، کارایی و بهره وری را افزایش می دهد و روش های هوشمند را جایگزین روش های سنتی یا وابسته به ازمون و خطا می کند، فلذا تنها با بهره مندی از چنین زیرساختی است که کسب و کار چابکی لازم برای تغییر را بدست خواهد آورد!
سیستم های نرم افزاری صرف همچون آیینه های عقب اتومبیل، در بهترین حالت، گذشته را برای شما تصویر می کنند، این رویکرد گذشته نگر برای داشتن رانندگی مطمئن و ایمن کافی نیست، کسب و کار شما در دنیای امروز نیازمند رویکردی آینده نگر و با توان پیش بینی از تغییرات آینده و البته بعد از آن تصمیم گیری و اجرا و مدیریت این تصمیم می باشد.
وجود رویکردی سیستماتیک به مسائل روزمره و عملیاتی کسب و کار، تنها با داشتن ساختار قدرتمندی همچون یک ERP می تواند به پیش رفتن در مسیر استراتژیک یک کسب و کار منجر گردد.
اما امروزه باورهای رایج بسیاری در این خصوص شکل گرفته که متاسفانه ناشی از نگاهی سنتی و بر اساس میل به مقاومت در برابر تغییر است و تنها با بیان های مختلفی ابراز می شود و بیشتر بهانه جویی از سر ترس از تغییر است تا مواردی مبتنی بر تحلیل و ادله علمی؛
- سازمان ما آمادگی پذیرش چنین سیستم های استاندارد و جامعی را ندارد.
- اینجا ایران است و نمی توان سیستم ERP پیاده کرد.
- نیروی انسانی ما به سیستم های قدیمی خودش عادت دارد و لازم است فرهنگ و بلوغ لازم را ابتدا ایجاد کنیم.
- هزینه و زمان لازم برای انجام این کار را نداریم.
- الان زمان مناسبی برای این تغییر نیست ما درگیر مسائل مهم تر و حیاتی تری هستیم.
- …
و بسیاری موارد دیگر از این دست، نکته جالب توجه اینست که نرم افزارهای ERP بین المللی در حال حاضر زیرساخت اصلی انجام فعالیت های در بسیاری از کسب و کارها و صنایع کوچک و متوسط و بزرگ معروف و موفق در سراسر جهان هستند که در زمینه فعالیت خودشان پیشرو بوده و اتفاقا الگو های موفقیت در خیلی از زمنیه ها برای سایرین می باشند اما باید توجه نمود ارزش محوری مدیریت در این کسب وکارها وابسته به افراد و مدیران مشهور آن ها نیست بلکه مرهون رویکردی سیستماتیک است که در زیرساخت کسب و کارشان و در ابزارهای مورد استفاده شان تبلور یافته است، درواقع هیچ نقطه شروع مشخصی از بابت بلوغ و فرهنگ سازمانی به عنوان زمان پیاده سازی پروژه ERP وجود ندارد، آن روز ایده آل که همه چیز عالی و مرتب باشد و تنها منتظر معجزه ERP باشیم که با یک تلنگر همه دغدغه ها و چالش ها از پیش چشم محو شود فرانخواهد رسید، یک سیتم ERP استاندارد بین المللی، معتبر و آزمون پس داده از رهگذر فرآیند بهبود مستمر و گام به گام در هر فاز فرآورده ها و مزایای خود را در سازمان ایجاد خواهد نمود، بار دیگر لازم به یادآوری است که سیستم ERP صرفا نرم افزاری برای نصب و راه اندازی نیست بلکه رویکردی است که در مهمل نرم افزار Best-Practice ها را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد و سطح بلوغ و فرهنگ سازمانی را نیز به عنوان یکی از اولین چالش ها ارتقا خواهد داد.
تصمیم برای انتخاب یک ERP مناسب مجموعه در این مقطع تنها یک توصیه ی مشاوره ای نیست که برای مجموعه های دارای بودجه و زمان کافی، موضوعیت داشته باشد، هر مجموعه ای که امروز با دشواری های مختلف دست به گریبان است و بیم و امید به آینده و شرایط مبهم آن برایش به عنوان یک چالش مطرح است لازم است که این تصمیم کلیدی را در سطحی استراتژیک اتخاذ نماید چرا که رهگذر تغییر و بهبود اوضاع تنها از خلال شاهراه سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه میسر خواهد شد.
