درک و نظارت بر جریان نقدینگی یکی از مهم‌ترین چیزهایی است که یک کسب و کار باید به بررسی و تحلیل آن بپردازد. نداشتن آمار دقیق و درست ممکن است منجر به دریافت اطلاعات نادرست در مورد توانمندی مالی یک شرکت شود. این یعنی شرکت نمی‌تواند تصمیمات درست و دقیقی در مورد سرمایه‌گذاری‌ها، هزینه‌ها، و درآمد آینده‌ی خود بگیرد. همچنین نمی‌توان مطمئن شد که وضعیت نقدینگی به اندازه‌ای هست که شرکت بتواند به تعهدات و اهداف مالی خود عمل کند یا خیر.
برخی از سؤالات و مشکلاتی کلیدی که حساب‌داران و مدیران مالی با آن رو در رو هستند عبارتند از:
- چقدر پول به شرکت وارد و از آن خارج می‌شود؟
- آیا برخی ماه‌ها یا دوره‌ها از نظر مالی بهتر هستند؟
- چگونه میزان کبود یا مازاد پول را باید محاسبه کرد؟ تصمیمات مربوط به پرداخت بدهی‌ها یا قرض گرفتن پول به نتیجه‌ی این سؤال بستگی دارد.
- آیا مغایرتی در حساب‌ها و اعداد و ارقام وجود دارد؟
مزایای پیش‌بینی جریان نقدینگی
- آشکار کردن تأثیر کمبود نقدینگی و پیامد‌های بالقوه آن: برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط، پرداخت دیر پول می‌تواند به کمبود مالی بزرگی برای مثال در حساب های بانک منجر شود. پیش‌بینی کردن جریان نقدینگی می‌تواند به کسب و کارها کمک کند که برای مواقعی که می‌تواند بر روی آن تأثیر بگذارند، آماده شوند و برنامه‌ریزی کنند. کسب و کارها می‌توانند پول قرض کنند تا این کمبودها را جبران کنند و در نتیجه تصمیمات تجاری آگاهانه‌ای بگیرند.
- صرفه‌جویی وقت و انرژی و تمرکز برای داشتن تحلیلی از جریان نقدینگی کسب و کار : پیش‌بینی جریان نقدینگی با استفاده از اکسل و به طور دستی می‌تواند ساعت‌های کاری ارزشمند زیادی را صرف کندو در نهایت هم به نتیجه دقیق و قابل اتکایی ختم که مبنایی برای تصمیمات بعدی باشد ختم نشود. اما استفاده از این قابلیت در ERP Dynamics 365 Business Central به کاربران این امکان را می‌دهد که بر روی فعالیت‌های روزانه‌ی خود تمرکز کنند و به مدیران کسب و کار قدرت کنترل، نظارت و تصمیم گیری بیشتری می‌دهد. در نتیجه این روش منجر به صرف زمان کمتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می شود.
- پیگیری دیرکردها در پرداخت‌های معوق و ..: کسب و کارها باید پیگیر پرداخت‌های دیر شده باشند تا کنترل مالی دقیق تری برای آن‌ها در نظر بگیرند.
- مدیریت نقدینگی مازاد و برنامه‌ریزی برای استفاده از آن در جهت رشد و توسعه کسب و کار: اگر پیش‌بینی نقدینگی قابلیت کسب اطلاعات در مورد میزان پول باقی‌مانده و مازاد را دارد، کسب و کار می‌تواند از این مقدار پول باقی‌مانده برای پرداخت بدهی‌ها یا سرمایه‌گذاری بیشتر استفاده کند.
- ردگیری و کنترل هزینه‌ها در مقایسه با به بودجه واقعی و برنامه ریزی شده: پیش‌بینی به کسب و کارها کمک می‌کند تا بفهمند که آیا بیشتر از بودجه‌ی خود خرج کرده‌اند یا کمتر. داشتن اعداد و ارقام پیش‌بینی شده می‌تواند به کسب و کارها این امکان را بدهد که بودجه‌ی خود را بررسی کنند و در صورت نیاز آن را تغییر دهند یا تعدیل کنند تا دید بهتری نسبت به آینده مالی کسب و کار هویدا شود.
نرم‌افزار Microsoft Dynamics 365 Business Central ابزارهای مختلفی برای کنترل و مدیریت امور و جریان نقدینگی در اختیار مدیران مالی و حسابداری در اختیار می گذارد.
یک روش ساده برای نگاه به موارد قابل پرداخت و قابل دریافت یک شرکت مراجعه به صفحه‌ی «receivables-payables» در نرم‌افزار Business Central است. کاربران می‌توانند تامین کنندگان و مشتریان را بر اساس روز، هفته، ماه، ربع سال، و سال کامل طبقه‌بندی کنند.
ابزار بالا برای نگاهی کلی به مشتریان و تامین کنندگان مناسب است اما برای تحلیل و بررسی میزان نقدینگی و حساب‌های بانکی، می‌توان در هر زمانی چندین پیش‌بینی جریان نقدینگی بر اساس روندها و تحلیل های مختلف و بر اساس آنالیز حساسیت روی متغیرهای کلیدی در این نرم‌افزار ایجاد کنید. در هر پیش‌بینی می‌توان دوره‌ی پیش‌بینی و مقادیر بودجه را نیز تعیین نمود.
برای طراحی و ایجاد یک پیش‌بینی درست و دقیق از جریان نقدینگی، می‌توان میزان نقدینگی را بر اساس کد پرداختی گردش نقدینگی مرتبط با هر فروشنده و مشتری، محاسبه نمود. پیش‌بینی جریان نقدینگی میزان سرمایه، قابل دریافت‌ها، قابل پرداخت‌ها، سفارش‌ها فروش، و سفارشات خرید را نشان می‌دهد. برای گسترش قابلیت‌های پیش‌بینی، کاربران می‌توانند درآمد‌ها و هزینه‌های پیش‌بینی شده (مانند حقوق‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها، قرض‌ها، و…) را در یک دفتر ثبت کنند و از آن در کنار پیش‌بینی خود استفاده کنند تا پیش‌بینی‌های دقیق‌تری از جریان نقدینگی خود بدست بیاورند.
با اینکه تحلیل و آنالیز پیش‌بینی جریان نقدینگی اطلاعات خوبی در مورد وضعیت شرکت می‌دهند، آمار و گزارشات و چارتهای بصری برای تصمیم‌گیری‌های درست بسیار سریع‌تر و موثرتر هستند. نرم‌افزار Business Central تعدادی از این گزارشات و چارت ها را به طور آماده و پیش‌فرض دارد که به کاربر این امکان را می‌دهند که جریان نقدینگی خود را به روش‌های مختلفی بررسی کند.
- چرخه‌ی مالی Cash Cycle: میزان زمان صرف‌شده توسط دپارتمان فروش برای بدست آوردن میزان نقدینگی نهایی در محور زمان
- گردش مالی Cash Flow: جریان نقدینگی و میزان ورود و خروج آن در شرکت در مقاطع زمانی دلخواه
- درآمد و هزینه‌ها – پیش‌بینی گردش مالی
- نقدینگی انباشته‌شده(در دسترس) در مقاطع زمانی گوناگون
- تغییرات و نوسانات نقدینگی
