ساز و کار هایی برای مدیریت موفق جلسات

مدیریت جلسات توانمندهای و مهارت هایی در راستای هر چه مفید تر برگزار کردن جلسات است که غالبا توسط مدیران مورد چشم پوشی قرار میگیرد. اطلاعاتی که در ادامه آورده شده است مجموعه ای کامل از این اطلاعات است که بر اساس نیاز های هر فرد ممکن است انتخاب برخی از آنها برای آن ها مفید تر باشد. این نکته را همواره مد نظر داشته باشید که جلسات فرآیند های بسیار هزینه بری هستند، وقتی هزینه نیروی انسانی حاضر در آن را مد نظر قرار دهیم. بنابراین مدیریت جلسات را جدی بگیرید تا بهترین بهره وری و کمترین اتلاف را در آن تجربه کنید.

انتخاب شرکت کنندگان

انتخاب اینکه چه کسی در جلسه شرکت کند به هدفی که شما از تشکیل آن جلسه دنبال میکنید بستگی دارد. شاید این موضوع بسیار پیش پا افتاده به نظر برسد ولی تعجب آور خواهد بود وقتی بدانیم که بسیاری از جلسات بدون حضور افراد مناسب برگزار میشود.

فقط به قضاوت خودتان برای انتخاب افراد حاضر در جلسه قناعت نکنید نظرات دیگران را نیز در این باره جویا شوید

اگر امکان دارد با تمامی افردا تماس بگیرید و درباره جلسه ، اهداف کلی آن و این که چرا حضور آنان در جلسه اهمیت دارد با آن ها گفتگو کنید

متنی جهت اگاهی از جلسه شامل اهداف جلسه، مکان و زمان جلسه، لیست شرکت کنندگان و نام و شماره تلفن مرجعی جهت ارتباط تهیه کنید و برای افراد ارسال کنید

در کنار متن یک کپی از دستور کار مورد انتظار جلسه را ارسال کنید

یک نفر برای نگهداری کار های مهم ، مصوبات و تاریخ های تحویل در نظر بگیرید. این شخص باید اطمینان حاصل کند که تمامی افراد این اطلاعات را دریافت میکنند.

توسعه دستور کار جلسه

دستور کار را به کمک افراد کلیدی حاضر درجلسه تکمیل کنید فکر کنید که به طور کلی چه خروجی از جلسه مدنظرتان است و چه فعالیت هایی باید صورت گیرد تا به آن خروجی دست یابید. دستور جلسه باید سازمان یافته شود تا فعالیت ها در طول جلسه انجام شوند

دستور جلسه را به گونه ی تنظیم کنید که شرکت کنندگان خیلی زود در جریان جلسه مشارکت داشته باشند به این گونه که کاری را برای انجام دادن برایشان تعریف کنید تا به موقع در جلسه حاضر شوند.

درکنار هر موضوع اصلی در دستور جلسه، اقداماتی که باید انجام شود، نوع خروجی مورد انتظار، تصمیم ، رای، تفویض وظایف به یک نفر) ، و زمان تخمینی باید قرار گیرد

از شرکت کنندکان بپرسید که آیا به دستور جلسه متعهد هستند؟

دستور جلسه ها را همیشه نگهداری کنید

جلسه را به صورت غیر قابل تغییر طراحی نکنید، در صورتی که اعضا تغییر یا پیشرفتی در برنامه ریزی جلسه انجام دهند با روی باز با آن برخورد کنید

به این فکرکنید که چه نامی بر جلسه بگذارید تا شرکت کنندگان با طرز فکری صحیح در جلسه حاضر شوند، شاید برای انتخاب نام جلسه نیاز باشد که با تعدادی از شرکت کنندگان صحبت کنید به ویژه اگر شرکت کنندگان از فرهنگ های مختلفی در جلسه حضور می یابند

آغاز جلسه

همواره جلسه را سر وقت آغاز کنید، این نشانه احترامی است به کسانی که به موقع درجلسه حاضر شده اند و به دیگرانی که دیر کرده اند یادآوری میکند که برنامه ریزی جلسه جدی و با اهمیت است

 به حاضرین خوش آمد بگویید و به خاطر زمانشان از آن ها تشکر کنید

دستور کار جلسه را در ابتدای هر جلسه مرور کنید، به حاضرین این شانس را بدهید تا موضوعات اصلی را درک کنند و تغییرات اعمال یافته را بپذیرند

دقت کنید که اگر فردی را مسئول نگهداری مستندات جلسه کرده اید، صورت جلسه را تهیه کند و به فاصله کوتاهی بعد از جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهند

 نقش خود را در جلسه مشخص کنید

مدیریت زمان

یکی از سخت ترین کارها در مدیریت جلسات مدیریت زمان جلسه ها می باشد. همواره اینگونه به نظر می رسد که زمان زودتر از انجام کامل کار ها و وظایف به پایان میرسند. بنابراین بزرگترین چالش حفظ پویایی و جریان کاری جلسه هاست تا زمانی در این بین از دست نرود و در نتیجه کار ها به موقع به انجام برسد

شما میتوانید از حاضران بخواهید تا به شما کمک کنند تا مطابق با زمان کارها را به موقع پیش ببرید

اگر زمان برنامه ریزی شده در دستور جلسات از کنترل خارج شد میتواند دستور جلسه را برای حضار قرائت کنید و بنا برتصمیم جمع دستور جلسه را به صورت انتخابی پیش ببرید​.

ارزیابی فرایند جلسه

بسیار جالب است که بسیاری از اوقات افراد از این موضوع شکایت دارند که حضور در جلسه کاملا اتلاف وقت بوده است. اما این صحبت ها را تنها پس از جلسه به زبان می آورند. از شرکت کنندگان در جلسه در حین جلسه و پیش از آن که برای اصلاح روند جلسه خیلی دیر باشد بازخورد بگیرید. بازخورد گرفتن از افراد حاضر در جلسه تنها پس اتمام جلسه معمولا بسیار دیر است. چرا که نمی توان از آن برای اصلاح روند جلسه استفاده کرد.

اگر جلساتتان طولانی و زمان بر است هر از چند ساعت الی دقیقه را صرف بررسی رضایتمندی حضار کنید

در یک میز گرد به سرعت میتوانید نظرات حاضرین را درباره روند جلسه جویا شوید.

ارزیابی کلی جلسه

پنچ الی ده دقیقه آخر جلسه را به ارزیابی کلی جلسه اختصاص دهید، از این قسمت چشم پوشی نکنید

از هر یک از حاضرین بخواهید به جلسه نمره دهند و ارزیابی خود را شرح دهند

در آخر از مدیر اجرایی بخواهید تا ارزیابی را انجام دهد

خاتمه جلسه

همواره جلسه را به موقع به اتمام برسانید و تلاش کنید با نکته ای مثبت و خوش بینانه این کار را انجام دهید

در پایان جلسه فعالیت ها و مصوبات جلسه را مرور کنید و زمان جلسه بعدی را تنظیم کنید.

این نکته را بیان کنید که صورت جلسه و وظایف و مصوبات جلسه در طول هفته برای حاضرین ارسال خواهد شد و بدین ترتیب پویایی جلسه رو تا رسیدن به اهداف حفظ کنید​.