مدیریت مستندات در Dynamics CRM چگونه است؟ از جمله سوال های پرتکرار برای سازمان هایی که قصد راه اندازی نرم افزار Microsoft Dynamics CRM را دارند، مدیریت مستندات فروش و خدمات است. سوال اصلی این است: راهکار Microsoft CRM امکان نگهداری و مدیریت اسناد تولید شده در فرایند فروش و خدمات را فراهم می کند یا خیر.
این سوال را در دو منظر پاسخ خواهیم داد. اول آن که راهکار Dynamics CRM امکان نگهداری مستندات و بارگذاری اسناد را در تمامی فرم ها فراهم نموده است و سازمان ها می توانند اسناد مرتبط با پرونده های فروش، پیش فاکتورها، فاکتورها، تیکت های مشتریان، کمپین ها و غیره را در فرم های مربوطه بارگذاری و نگهداری کنند. درصورتی که حجم و تعداد اسناد در سازمان بالا نباشد، استفاده از این روش بلامانع است.
دوم آنکه با وجود امکان نگهداری اسناد در MS CRM، نگهداری حجم بالایی از مستندات در نرم افزار CRM در دراز مدت می تواند منجر به کاهش عملکرد این سیستم شود. چرا که اساسا این پلتفرم، نرم افزار تخصصی برای نگهداری مستندات نیست. بنابراین در صورتی که حجم اسناد فروش و خدمات بالا باشد، استفاده از روش اول توصیه نمی شود. پس راه حل جایگزین چه خواهد بود؟ بله، شیرپوینت.
شیرپوینت دیگر پلتفرم محبوب و پرکاربرد مایکروسافت است. بنابر آمار رسمی، بیش از 85% شرکت های Fortune500 از SharePoint استفاده می کنند و در سال 2016 بیش از 10 میلیون سایت شیرپوینتی ایجاد شده است. یکی از قابلیت های مهم شیرپوینت نگهداری و آرشیو مستندات است. مایکروسافت با ایجاد امکان یکپارچگی بین Dynamics CRM و SharePoint این امکان را فراهم نموده است تا از شیرپوینت به منظور نگهداری مستندات فروش و خدمات در Dynamics CRM بهره برد. به این ترتیب، مستنداتی که کاربر در نرم افزار CRM بارگزاری می کند، در شیرپوینت و به صورت طبقه بندی شده نگهداری خواهند شد. با این یکپارچگی، بدون افت عملکرد، هم از مزایای Dynamics CRM بهره خواهید برد و هم از اسناد فروش و خدمات سازمان به صورت لایه بندی شده نگهداری خواهند شد. به علاوه می توانید از سایر قابلیت های شیرپوینت از جمله همکاری و تعاملات تیمی، نگهداری اسناد سایر فرایندها، مدیریت سطوح دسترسی، مدیریت دانش و غیره نیز بهره مند شوید.
