داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می‌شود، اطلاعات مهم و ضروری کسب‌وکار را به‌صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت‌های زمانی مواجه هستند، ارائه می‌دهد. این موضوع بسیار مهم است که داشبورد خود را بر اساس یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معنادار و هدف‌دار ایجاد کنید تا بتوانید از مزایای داشبورد مدیریتی که شامل پاسخ به سؤالات مهم و حیاتی درزمینه‌ی تجارت و کسب‌وکار، هماهنگ کردن فعالیت‌های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره‌وری و سودآوری است، بهره‌مند شوید. استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم‌افزارهای مبتنی بر وب و داده‌های واقعی، بسیار آسان است.
داشبورد مدیریتی چیست؟
بر اساس آمار شرکت آی بی ام(IBM) روزانه بیش از 2،5 کوینتیلیون بایت دیتا تولید می‌شود. در دنیایی که در این حجم عظیم از اطلاعات در حال غرق شدن است، بسیار مهم است که بتوانید تنها اطلاعاتی را که برای شما و شرکتتان مهم و حیاتی هستند، به دست بیاورید تا بتوانید به‌سرعت و به‌راحتی، به تصمیماتی صحیح برای پیشرفت دست‌یابید.
شما از طریق یک داشبورد مدیریتی می‌توانید مقدار بسیار عظیمی از اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید و تصمیماتی را مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح اتخاذ کنید. با توجه به اینکه داشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده‌ها را بررسی کند، مدیران سازمان‌ها می‌توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود به دست بیاورند و آن را در مقابل بحران‌های مختلفی ایمن کنند و از طرفی فرصت‌های مختلف را برای پیشرفت سازمان بررسی نمایند. داشبورد مدیریتی می‌تواند اعداد، شاخصه‌ی کلیدی عملکرد (KPI) و حتی در برخی موارد کارت‌های امتیازدهی عملکرد (Performance Scorecards) را در صفحه‌ای مجزا و با دسترسی‌های مختلف برای مدیران سطوح بالای سازمانی نمایش دهد. یک رابط کاربری سفارشی‌سازی شده در داشبورد مدیریتی، باید قادر باشد تا اطلاعات گوناگونی همچون نرم‌افزار حسابداری، سامانه‌ی مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، ایمیل‌های شرکتی و برنامه‌های تجزیه‌وتحلیل وبسایت را از منابع مختلف جمع‌آوری کند.
در داشبورد شما سه معیار برای ایجاد شاخصه‌ی کلیدی عملکرد وجود دارد. اول اینکه این شاخص‌ها باید به‌طور مستقیم با اهداف سازمانتان مرتبط باشند. دوم، آن‌ها باید به‌صورت کمی و کیفی قابل‌اندازه‌گیری باشند و مهم‌تر از همه اینکه شاخصهای کلیدی عملکرد باید با شاخص اندازه‌گیری رشد و موفقیت سازمان شما ارتباطی مستقیم داشته باشند.
استفاده از داشبوردهای مدیریتی به‌عنوان راهی برای تصمیم‌گیری‌های صحیح و استراتژیک در برابر فشارهای رقابتی، به‌طور مداوم در تمامی کسب‌وکارها، در حال رشد است. شواهدی وجود دارد
که نشان می‌دهد، استفاده از داشبوردهای گرافیکی و تصویری تاثیرات مثبتی دارند. طی مطالعه‌ای در سال 2013 مشخص شد که مدیرانی که از تجزیه و تحلیل‌های تصویری استفاده می‌کنند، در
مقایسه با مدیرانی که تنها از گزارشات کتبی استفاده می‌کنند، حدود 30 درصد شانس بیشتری برای یافتن اطلاعاتی دارند که از تصمیماتشان در زمان لازم، پشتیبانی‌کنند.
قابلیت‌های مهم داشبورد مدیریتی چیست؟
مهم‌ترین اطلاعات در زمینه کسب‌وکار، که مدیران سازمان‌ها برای استفاده از داشبوردهای مدیریتی به آن‌ها نیاز دارند، چه چیزهایی هستند؟ در اینجا برخی از قابلیت‌های مهم داشبوردهای مدیریتی را توضیح می‌دهیم.
ویژگی‌های بصری
قابلیت سفارشی‌سازی
شما باید قادر باشید تا به اطلاعاتی که می‌خواهید دسترسی پیدا کنید و آن‌ها را به شیوه ای که برای شما راحت‌تر و مناسب‌تر است مشاهده نمایید .کاربران داشبوردهای مدیریتی باید بتوانند تا هر آن چه را که در داشبورد مشاهده می‌کنند، سفارشی‌سازی کنند و تغییر دهند.
قابلیت کشیدن و رها کردن
کشیدن و رها کردن(Drag-and-Drop) روشی سریع و آسان برای کار با نرم‌افزارهای کاربردی است. با این روش شما می‌توانید از طریق نشانگر موس، فایل‌ها و مدارک موردنیازتان را به هر جا که دوست دارید منتقل کنید. شما از طریق این قابلیت می‌توانید ابزارهای مختلفی را به داشبورد خود اضافه کنید تا اطلاعات بیشتری را مورد بررسی قرار دهید .قابلیت کشیدن و رها کردن، یک روش بسیار ساده و آسان برای رفع نیازهای مدیریتی شماست.
قابلیت انتخاب رنگ و فونت
شما می‌توانید با انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مختلف، داشبورد خود را ازنظر بصری جذاب‌تر کنید. این قابلیت به‌خصوص برای شرکت‌هایی که می‌خواهند از بعضی اطلاعات، به‌عنوان ابزاری برای فروش استفاده کنند بسیار کارآمد است .این انعطاف‌پذیری ظاهری، برای شرکت‌هایی که دوست دارند داشبوردشان را با برند خود هماهنگ کنند بسیار مناسب است.
قابلیت نمایش‌های گرافیکی مختلف
به‌جز نمودارها و چارت‌های گرافیکی، شیوه‌های مختلف دیگری نیز برای نشان دادن اطلاعات مختلف وجود دارد. برخی از گزینه‌های نمایش گرافیکی اطلاعات عبارتند از: سرعت‌سنج (speedometers)، نقطه‌گذاری(dot plots) ، محورها(pivots) و نمودارهای تعاملی(interactive graphs)
ویژگی‌های زیرساختی و پلتفرم داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر فضای ابری
می‌توان این داشبوردهای مدیریتی را روی یک فضای ابری در محیط اینترنت بارگذاری کرد، به همین علت نصب و نگهداری از آن بسیار ساده خواهد بود .در حقیقت شما قادر خواهید بود تا در هر زمان و مکانی به داشبورد دسترسی پیدا کنید. با چنین قابلیتی، زمانی که مشغول تجزیه‌وتحلیل وبسایت و بازاریابی اینترنتی هستید، بسیاری از اطلاعات به‌صورت خودکار در فضای ابری ذخیره خواهند شد. البته لازم است که شما از قبل میزان فضای ابری داشبورد را بدانید. برخی از این سرویس‌ها دارای محدودیت ذخیره‌سازی حجمی داده‌ها هستند.
پشتیبانی از سیستم‌عامل‌های مختلف
اگر قصد استفاده از داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر وب را ندارید، باید مطمئن شوید که داشبورد شما قابلیت اجراشدن روی سیستم‌عامل‌های مختلفی مانند ویندوز، یونیکس و مک را داشته باشد.
سازگاری با تلفن‌های همراه
بسیاری از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریتی دارای نسخه‌ی تلفن همراه نیز هستند که به شما اجازه می‌دهند تا اطلاعات مختلف سازمان خود را از طریق تلفن همراه یا تبلت مشاهده کنید. اگر این قابلیت برای شما مهم است، باید حتما مطمئن شوید که داده‌های مورد استفاده‌ی شما دارای نسخه‌ی مخصوص تلفن‌های همراه باشند. البته حتی اگر هیچ نرم‌افزار تلفن همراهی موجود نباشد، در صورت داشتن پلتفرم مبتنی بر وب ،همچنان قادر خواهید بود تا از طریق تلفن همراه خود به اطلاعات مختلف دسترسی پیدا کنید.
ویژگی‌های مربوط به اطلاعات و داده‌ها
ترکیب داده‌ها
داشبورد مدیریتی قادر است تا با استفاده از این قابلیت، اطلاعات را از منابع مختلف داده‌ها استخراج کند و تنها اطلاعات مفید را نمایش دهد. ترکیب داده‌ها همچنین برای پیدا کردن و ایجاد همبستگی بین مجموعه‌ای از داده‌های مختلف، مفید است.
مختصر سازی اطلاعات
داشبوردها، مجموعه‌ای از اطلاعات مختلف را در زمان فعلی به‌صورت تصویری نشان می‌دهند. شما با کلیک کردن بر هر یک از قسمت‌های داشبورد، قادر خواهید بود تا تمامی اطلاعات آن را مشاهده کنید. داشبورد مدیریتی با داشتن قابلیت مختصر کردن اطلاعات (Data Drill Down) ، قادر خواهد بود تا خلاصه‌ای از اطلاعات را به‌صورت دقیق برای شما به نمایش بگذارد. برخی از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریتی، میزان اطلاعات مختصر شده‌ی قابل‌نمایش را محدود می‌کنند.
قابلیت دسترسی به پایگاه‌های داده، ازجمله پایگاه اکسل (Excel)
اگر شما از یک پایگاه اختصاصی داده مانند اس کیو ال SQL یا اوراکل (Oracle) برای ذخیره‌سازی اطلاعات شرکت خود استفاده کنید، داشبورد شما باید قادر باشد تا به پایگاه اطلاعاتی شما وصل شود و از آن استفاده کند. با توجه به این نکته، شما باید بدانید که مجموعه‌ی اطلاعات سازمانتان روی کدام‌یک از پایگاه‌های داده قرارگرفته‌اند، و این پایگاه‌های داده، حتما باید قادر به اتصال به داشبورد شما باشند. عموما کسب‌وکارها و سازمان‌های کوچک یا متوسط، داده‌ها و اطلاعات خود را در نرم‌افزار مایکروسافت اکسل(Microsoft Excel) نگهداری می‌کنند. به همین علت بسیار مهم است که داشبوردی که قصد خرید آن را دارید، قادر باشد تا علاوه بر اینکه اطلاعات را از پایگاه داده‌ی اکسل می‌گیرد، داده‌های خود را نیز به فرمت‌های نرم‌افزار اکسل و یا فرمت‌هایی مانند PDF تبدیل کند.
قابلیت دسترسی به منابع اطلاعاتی مختلف به‌طور هم‌زمان
اطلاعات شرکت و سازمان شما از مکان‌های مختلفی به دست می‌آیند. درصورتی‌که مایل باشید تا داشبوردتان اطلاعات را از منابعی مانند تجزیه‌وتحلیل گوگل (Google Analytics)، توییتر و شبکه‌های اجتماعی مختلف دیگری دریافت و تجمیع کند، حتما باید از وجود این قابلیت در داشبورد خود اطمینان حاصل کنید.
ویژگی‌های مربوط به کاربران
چندکاربره
بسته به نوع داشبوردی که انتخاب می‌کنید، قادر خواهید بود تا تعداد کاربرانی را که می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند، تعیین کنید. علاوه بر این ممکن است که داشبوردها دارای محدودیت‌هایی برای استفاده‌ی هم‌زمان چند کاربر باشند. درصورتی‌که می‌خواهید افراد مختلفی به داشبورد دسترسی پیدا کنند، حتما از وجود قابلیت چندکاربره در داشبورد خود مطلع شوید.
کنترل اشتراک‌گذاری داشبورد
این قابلیت به این بستگی دارد که می‌خواهید چه میزان از اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارید .
داشبوردهای خصوصی تنها اجازه می‌دهند که چند نفر به‌صورت محدود به اطلاعات داشبورد دسترسی پیدا کنند. در اینجا مهم‌ترین ویژگی، داشتن کنترل و توانایی به اشتراک‌گذاری محتوا با همه یا تعداد خاصی از افراد، و تعیین نحوه‌ی انجام این کار است.
ابزار همکاری
ابزار همکاری می‌تواند کمک کند تا کاربران و افراد مختلف با یکدیگر تعامل بهتری داشته باشند. ابزارهای همکاری نیز مانند سایر ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریتی، می‌توانند مفید باشند. نرم‌افزار داشبورد مدیریتی علاوه بر داشتن توانایی نظر دادن، ایجاد نمایش اسلاید و به اشتراک گذاشتن معیارهای کلیدی کسب‌وکار، باید دارای ویژگی‌های خودکار همچون توانایی برنامه‌ریزی گزارش‌ها و اطلاعیه‌های مختلف نیز باشد.
مزایای داشبوردهای مدیریتی
ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سرتاسر سازمان یا شرکت شما، اصلی‌ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. ازآنجاکه شما قادرید تا میزان عملکرد سازمان خود را اندازه‌گیری کنید، پس می‌توانید آن را بهبود ببخشید. همان‌طور که دوگ کانونت
(Doug Conant)مدیرعامل سابق کمپانی کمپلز (Campbell’s) می‌گوید: برای برنده شدن در بازار، ابتدا باید در محیط کار برنده شوید». داشبورد مدیریتی با آسان کردن روند بهبود سازمان‌ها سود آن‌ها را بیشتر می‌کند.
ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه‌های سازمان به‌منظور افزایش بهره‌وری
شما می‌توانید با نظارت بر عملکرد تمامی بخش‌های سازمان خود، میزان کارکرد بخش‌های مختلف را بسنجید و آن‌ها را بهتر کنید. به‌عنوان مثال شما می‌توانید با بررسی مجموعه‌ای اطلاعات مختلفی از سازمان خود، بین شرایط کاری و بازدهی کسب‌وکار خود ارتباط برقرار کنید یا قبل از اینکه مشکلاتی در سازمان به وجود بیاید آن‌ها را حل کنید.
بهبود ارتباطات درون‌سازمانی
داشبورد مدیریتی یک ابزار ارتباطی مفید و موثر است، چرا که امکان نظارت و مشاهده‌ی عملکرد بخش‌های مختلف سازمان را بسیار آسان می‌کند. مشاهده‌ی اطلاعات سازمان از طریق رابط و نمودارهای تصویری باعث می‌شود تا بتوانید مطالب مهمی را جهت ارائه در جلسات، در مقیاس‌های بزرگ یا کوچک به دست بیاورید.
بهبود ارتباطات خارج از سازمان
داشبوردهای مدیریتی می‌توانند میزان ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان مختلف را افزایش دهند. اگر سازمان شما به دنبال
تامین اعتبارات مالی یا ارائه‌ی گزارش به اعضای هیئت‌مدیره و سرمایه‌گذاران است، داشبوردها ایجاد گزارش‌ها و سخنرانی‌های مختلف را بسیار آسان می‌کنند.
صرفه‌جویی در وقت
با استفاده از داشبوردهایی که به‌خوبی پیکربندی شده‌اند، قادرید تا مقدار زیادی از زمان خود را صرفه‌جویی کنید ،چرا که این داشبوردها تمامی اطلاعات موردنیازتان را به‌صورت یکجا در اختیار شما قرار می‌دهند. با استفاده از داشبورد مدیریتی، زمان بسیار کمتری برای ایجاد گزارش‌ها و برقراری ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان صرف می‌شود. از طرفی هر گزارشی که در بخش‌های مختلف سازمان شما ایجاد شود، در محیط داشبورد قابل اشتراک‌گذاری خواهد بود و به این ترتیب از اتلاف وقت برای دسترسی به آن‌ها و ارسالشان جلوگیری می‌شود.
افزایش عملکرد کارکنان
ارزیابی دقیق و پیوسته‌ی عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی بلکه برای موفقیت کلی سازمان ضرورت دارد. تحقیقی که توسط سازمان اس اچ آر ام (SHRM) انجام شد، نشان داده است که استفاده‌ی موثر از شاخصهای کلیدی عملکردی که به سنجش سرمایه‌های انسانی سازمان‌ها همچون مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات کارمندان و بهترین عملکرد آن‌ها می‌پردازد، می‌تواند در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت مفید باشد، به شراکت با مدیران ارشد در جهت موفقیت سازمان کمک کند و ارزش منابع انسانی را برای سطوح بالاتر سازمان مشخص نماید.
افزایش سودآوری
هنگامی که بدانید در کدام‌یک از بخش‌های سازمانتان نیاز به پیشرفت دارید، انرژی، زمان و منابع خود را برای افزایش بهره‌وری آن به کار خواهید برد. نتیجه‌ی چنین اقدامی افزایش بهره‌وری و سوددهی نهایی سازمان خواهد بود.
منبع : وبسایت Smartsheet
