میزان رضایت شرکت هایی که در دنیا از پلتفرم مدیریت اسناد شیرپوینت در سازمان خود استفاده می کنند رو به افزایش است به طوری که طبق آماری که در ابتدای سال 2016 بدست آمد، مشخص شد که بیش از 28 درصد از شرکت های بزرگ درحال کار با این پلتفرم هستند و شرکت های زیادی در مرحله یادگیری کار با مدیریت اسناد در شیرپوینت هستند تا شناخت بیشتری از این پلتفرم پیدا کنند. در این مطلب قصد داریم چندین روش برای مدیریت بهتر اسناد با شیرپوینت را توضیح دهیم.
1. بهترین روش برای مدیریت اسناد خود را انتخاب کنید.
شیرپوینت فیچر ها و ویژگی های فراوانی برای مدیریت اسناد در اختیار کاربر قرار می دهد. از آلرت ها گرفته تا انتخاب نوع محتوا و کتابخانه های اسناد تا متا تگ ها، کنترل ورژن ها و تیک اسناد. برای دریافت بهترین نتیجه، مدیران شرکت ها می بایست تصمیم بگیرند که چه روشی بهترین روش برای مدیریت اسناد سازمان آن ها است و قبل از شروع کار با شیرپوینت، فیچر های مورد نظر را به کارمندان سازمان خود آموزش دهند. انتخاب نحوه نمایش متنوع اسناد، می تواند به کاربران کمک کند تا راحت تر و سریع تر به هر سند دسترسی پیدا کنند.
2. با ایجاد کتابخانه های متعدد از محتوای اسناد خود حفاظت کنید.
شیرپوینت امکان ایجاد تعداد نامحدود کتابخانه با تنظیمات دسترسی متفاوت به کاربر می دهد. با این ویژگی نامحدود شیرپوینت، هر ادمین می تواند انتخاب کند که کدام سند قابل دسترسی برای همه باشد و کدام سند قابل مشاهده و ویرایش افراد خاص باشد و دیگران دسترسی به آن نداشته باشند. از فیچر های دیگر مدیریت اسناد شیرپوینت، وجود آلرت در اسناد است که در صورت تغییر در سند یا اقدام به حذف محتوای آن، به ادمین سند اطلاع می دهد و با این روش امنیت هر سند بیشتر می شود.
3. با استفاده از متا تگ ها، سریع تر به اسناد خود دسترسی پیدا کنید.
استفاده از فولدر و فایل ها در شیرپوینت در بعضی شرایط اجتناب ناپذیر است، اما هیچ چیز به اندازه متا تگ ها جستجوی یک سند را آسان تر نمی کند. این تگ ها کمک می کنند تا انواع اسناد از هم قابل تشخیص باشند. ممکن است هماهنگی افراد سازمان برای استفاده از تگ ها در ابتدا کمی مشکل باشد ولی با این روش مدیریت کلی اسناد بسیار سریع تر می شود.
4. استفاده از تیک ها کمک می کند که دوبار یک سند را مرور نکنید.
در زمان استفاده چند کاربر از یک سند معین، این ویژگی کمک شایانی برای تمییز دادن اسناد از هم می کند. با این روش، زمانی که کاربری در حال ویرایش یک سند است، کاربر دیگر فقط می تواند سند را مشاهده کند و تنها زمانی قادر به ویرایش سند می باشد که کاربر اولی سند را بسته باشد و همچنین ادمین سند اجازه ویرایش به کاربر دیگر داده باشد. این قابلیت برنامه، از ویرایش دوباره یا تکرار یک متن در سند توسط دو کاربر مجزا جلوگیری می کند.
5. با استفاده از کنترل ورژن از پاک شدن داده ها جلوگیری کنید.
کنترل ورژن فیچری است که به ادمین اجازه می دهد تا شاهد تغییرات ایجاد شده در هر سند توسط افراد سازمان باشد. ادمین همچنین می تواند تنها با یک کلیک این تغییرات را به حالت اول برگرداند یا ورژن های قبلی یک سند که دیگر کاربردی ندارند را حذف کند و از اشغال بیش از حد فضای نرم افزار جلوگیری کند.
با این 5 روش ساده، می توان از مدیریت اسناد مایکروسافت شیرپوینت بیشترین بهره را برد، از امنیت بالای اسناد و اطلاعات اطمینان داشت و کارها را سریع تر به نتیجه رساند.
