در سال 1391 هماهنگی‌هایی میان سامیکس و یک هلدینگ دارویی، برای آغاز پروژه‌ای صورت گرفت که هدف آن پیاده‌سازی سیستم جامع مدیریت پروژه در این مجموعه بود. پس از برگزاری جلسات اولیه، مطابق روال قبلی، کارشناسان سامیکس وارد مرحله مطالعه مستندات شدند و چالش‌های اولیه پیاده‌سازی EPM را بررسی کردند. بدون شک تمام مشکلاتی که هلدینگ‌ها در حوزه مدیریت پروژه دارند، به چالش‌هایی برای پیاده‌سازی EPM تبدیل خواهند شد و باید در مورد مواجهه با آن‌ها طرح و برنامه دقیق داشت.
معمولاً مشکلات اکثر سازمان‌های پروژه محور یکسان است و در دسته‌بندی‌های زیر قابل طبقه‌بندی است:
- پروژه های با تاخیر زیاد
- هزینه های غیرضروری و قابل پیشگیری به کمک برنامه ریزی بهتر
- دشواری در جمع آوری اطلاعات و عدم شفافیت وضعیت پروژه ها
- عدم یکپارچگی و وحدت رویه در مدیریت و کنترل پروژه ها
- توزیع جغرافیایی
- گزارش گیری به هنگام
با توجه به مزیت‌هایی که استفاده از راهکار EPM در اختیار سازمان‌های بزرگی همانند هلدینگ‌ها می‌گذارد، تقریباً تمامی این مشکلات در مدتی کوتاه رفع خواهند شد. مزیت‌هایی نظیر: مدیریت هماهنگ زمان، منابع هزینه‌ها و وظایف، استانداردسازی فرایند‌ها، هماهنگی و همکاری، گزارش‌دهی و… که امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات را به بهترین شکل ممکن فراهم می‌کنند.
پیاده‌سازی و استقرار سامانه EPM نیازمند طی کردن مسیری به نسبت طولانی‌ست که به هماهنگی بدون خدشه دوطرفه‌ای در طول مسیر احتیاج دارد؛ این هماهنگی باید در بهترین فرم ممکن ایجاد شود. تغییر فرهنگ سازمانی و اصلاح روند انجام امور، از اولین پیش‌شرط‌هایی هستند که باید برای تغییر ساختار روند پروژه‌ها به کمک EPM در نظر گرفته شوند. اتفاقی که شاید در برخی مجموعه‌ها مدت‌ها به طول بینجامد، به دلیل همکاری و حمایت همه‌جانبه مدیران ارشد این هلدینگ، ظرف مدت زمانی کوتاه‌تر از سایر مجموعه‌ها مستقر گردید و به بهره برداری کامل رسید.
چالش‌هایی که برای پیاده‌سازی EPM در این هلدینگ وجود داشت، به شرح زیر بودند:
- جمع آوری اطلاعات از زیرمجموعه های هلدینگ
- گزارش گیری از پروژه های سازمان
- چالش‌های سازمان کارفرمایی
- کنترل سبد پروژه ها
با این حال کارشناسان سامیکس با همکاری و هماهنگی کارشناسان و مدیران این مجموعه توانستند که این چالش‌ها را از پیش روی بردارند و راهکار EPM را با موفقیت در این مجموعه پیاده‌سازی کنند. همچنین مشاوره در باب نظامنامه مدیریت پروژه و استقرار دفتر مدیریت پروژه، و آموزش مهارت‌های مدیریت پروژه از خدماتی بودند که کارشناسان سامیکس به این هلدینگ ارائه کردند.
در سال 1395 پروژه ارتقاء سامانه به نسخه بالاتر و توسعه ماژول های تکمیلی شروع شد و به سرانجام رسید.
هم اکنون این مجموعه دفتر PMO مجازی خود را بر بستر شیرپوینت راه‌اندازی نموده و مدیران پروژه، فرم‌ها و اطلاعات و دستورالعمل‌ها و رویه‌ها را از آن طریق دریافت می‌نمایند؛ اخبار و اطلاعات پروژه‌ها بروزرسانی می‌شود و فیلم‌ها و مستندات آموزشی به اشتراک گذاشته می‌شوند.
این ماژول فرصت و بستری برای همکاری و هماهنگی بیشتر مدیران پروژه‌ها و دفتر PMO ایجاد نموده و بخش مهمی از کار انسانی که تا قبل از این می‌بایست انجام می‌شد را در قالب فرم‌ها و فرایندهای استاندارد، اتوماتیک نموده است.
نسخه جدید ماژول مدیریت بحران نصب شده در پروژه توسعه و ارتقاء، این امکان را مهیا نموده که دفتر مدیریت پروژه به عنوان متولی اصلی سامانه و سیاستگزار و تعیین‌کننده خط مشی‌ها و استراتژی‌ها، شاخص‌های کلیدی عملکرد روی پروژه ها را شناسایی و تعریف نماید و از طریق پنل مدیریتی، این ماژول براحتی مقادیر هدف و عمکرد بازه‌های هشدار و سایر فاکتورهای مرتبط با KPI های پروژه‌ای را مشخص نموده و در نهایت به هرکدام از پروژه‌ها منتسب کند؛ تا از این طریق بتوان با بحرانی‌شدن این شاخص‌ها و اطلاع‌رسانی آن به افراد ذیربط یا ذینفع، ارتباطات پروژه را تقویت، تضمین و تسهیل نمود. بعبارتی با کمک این ماژول، سیستم به سراغ مدیران می‌رود و مدیران و ذینفعان پروژه‌ها می‌توانند بر روی گوشی‌های همراه خود از طریق ایمیل و SMS شاخص‌های کلیدی پروژه را رصد و کنترل نمایند.
این درحالی است که نسخه جدید ماژول کارتابل تاییدات و بروزرسانی امکانات کم‌نظیری را برای تعریف فرآیندهای بروزرسانی و تاییدات پروژه‌ها در اختیار کاربران سامانه قرارداده تا حدی که بواسطه پنل ادمین این ماژول و امکانات گسترده راهبری آن، افراد انعطاف‌پذیری کم سابقه‌ای در تعریف نقش‌ها و سطوح تاییدکنندگان احساس می‌کنند.
در ضمن نسخه جدید گزارشات به هنگام و دشبوردهای سامانه مدیریتی که منطبق بر بروزترین و مهم‌ترین دشبوردهای مدیریت پروژه هستند، به لحاظ ظاهر گرافیکی طراحی جذاب‌تر و جدیدتری را دارا می‌باشند.
