چندین روش برای راه اندازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی EPM وجود دارد که در اینجا به سه سناریوی ممکن می پردازیم.
نظریه بیگ بنگ Big Bang
شعار نظریه بیگ بنگ این است که همه کار را یکجا و بدون فاز بندی انجام دهیم.
این مفهوم به این صورت تعریف می شود که زمان خود را بدون اولویت بندی صرف طراحی، ساخت، باز نویسی و برنامه نویسی راهکار مدیریت پروژه سازمانی EPM کنیم تا سریع تر به نتیجه نهایی برسیم. در کمترین زمان ممکن گاهی فقط در طول یک ماه یک برنامه نویس با تغییرات اندک در هسته مرکزی برنامه، می تواند این راهکار را راه اندازی و فعال کند. این روش برای نمایش میزان بازگشت سرمایه در سازمان بسیار کاربردی است.
استفاده از نظریه بیگ بنگ مزایا و معایبی دارد. از مزایای این روش می توان گفت که احتمال بیشتری وجود دارد تا سازمان به نتیجه دلخواهی که از راه اندازی EPM دارد دست یابد و نزدیک ترین بازده را به دست آورد. البته باید این را هم در نظر گرفت که فشار کاری زیادی روی تیم خواهد بود بطوری که تا زمانی که سازمان به نتیجه دلخواه نرسیده باشد و تمام کارها انجام نشده باشد ، افراد تیم هیچ استراحتی نخواهند داشت.
ولی جنبه منفی چنین روشی چالش بزرگی است که با انتخاب آن پیش رو خواهد بود. اولین مورد این است که تا پروژه 100% به اتمام نرسد هیچ بازگشت سرمایه ای برای سازمان اتفاق نمی افتد که ممکن است ماه ها و حتی یک سال به طول انجامد. هر روز برای یک سازمان می تواند سرنوشت ساز باشد و زمان تلف شده زیان های خود را دارد. همچنین بطور طبیعی زندگی درحال تغییر است. افراد تیم تغییر می کنند، مدیریت تغییر می کند، اهداف سازمان و یا استراتژی های سازمان تغییر خواهد کرد. ممکن است ساختار فنی سازمان تغییر کند و حتی تغییر در صاحبان یک سازمان می تواند یک ساختار جدید بسازد یا پروژه ای را کنسل کند. اگر هر کدام از این اتفاق ها بیافتد سازمان هیچ سودی از این تلاشی که انجام داده است به دست نمی آورد.
نظریه Instant Bang
اگر قرار باشد به مزایای این متد بپردازیم لاجرم باید به مفهوم جدیدی که مایکروسافت به نام PPM ساخته است، توجه نماییم. برخی از کاربران و مشتریان باور دارند که راه اندازی راهکارEPM مایکروسافت به آسانی بازی های مایکروسافت است. کافی است که DVD نرم افزار را روی سیستم خود نصب کنید و چند دقیقه بعد شما در حال ورود پروژه های خود داخل نرم افزار هستید و EPM برای شما فعال خواهد شد. بازگشت سرمایه برای چند روز اولیه بنظر خوب می آید و طی هفته های بعد به عنوان یک ابزار نتیجه بخش باعث بازگشت سرمایه زود می شود که دست آوردی شگفت انگیز است.. اگر چه بدون عملکرد دقیق و ورود اطلاعات دقیق در برنامه و اجرای کارآمد، تقریبا نتیجه گیری درست غیر ممکن خواهد بود و تغییر مد نظر سازمان و بهبود به ندرت اتفاق می افتد. در یک دوره زمانی کوتاه پس از استفاده از این سیستم جدید ممکن است تعدادی از کاربران در استفاده از EPM اهمال کنند و از کار با نرم افزار خسته شوند که باعث می شود باقی بخش های سازمان هم نتوانند به خوبی کار ها را پیش ببرند. پس این سیستم نیازمند همکاری تمام کاربران نرم افزار است.
روش فاز بندی شده The Phased
طی تجربه و تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است روش فازبندی برای راه اندازی مدیریت پروژه سازمانی EPM از تمام روش ها بازده بهتری خواهد داشت. دلایل بسیاری درخصوص این امر وجود دارد. در ادامه تعدادی از این دلایل را بررسی می کنیم:
- ابتدا، سازمان بازگشت سرمایه اولیه ای در شروع پروسه دریافت می کند. همین بازده علتی می شود برای سازمان ها تا اعتماد بیشتری به اعتبار و عملکرد این راهکار و اینکه تصمیم درستی گرفته اند پیدا کنند.
- سپس، سازمان احساس می کند که با چالش بزرگی رو به رو است که مرحله به مرحله جدی تر و سخت تر می شود. هم زمان که پیچیدگی سیستم بیش تر می شود، رشد این سیستم و بلوغ سازمان برای مدیریت آن نیز بیش تر می شود.
- در سومین مرحله تدریجا فرهنگ و روش کار سازمان مطابق با EPM تغییر می یابد و هرچه زمان می گذرد سازمان و افراد آن بیش تر با این روش جدید وقف پیدا می کنند. به هرحال این یک واقعیت است که تغییر سبب ناراحتی می شود. پس اگر تغییرات در نحوه مدیریت پروژه ها و کار با منابع دیگر سازمان کمی برای افراد سخت و ناراحت کننده باشد طبیعی است ولی به مرور زمان تمام افراد به نحوه جدید کار عادت خواهند کرد.
- در پایان، مهم نیست که چقدر زمان می برد تا طراحی نرم افزار و پیاده سازی آن انجام شود، تغییرات اساسی در سازمان ها بستگی به تغییر در طرز فکر و عملکرد افراد دارد. پیاده سازی فاز اول اجرای EPM هر چقدر زودتر انجام شود سازمان سریع تر یاد میگیرد که چطور سیستم را رشد دهد و به جلو برود.
بحرانی ترین فاز در این روش فاز اول این پلن است. ما مشاوران و مدیران سازمان را هماهنگ می کنیم تا از این سیستم استفاده کنند و به بیشترین بازگشت سرمایه از طریق کم ترین تغییرات ممکن برسیم. برای این که واضح تر توضیح دهیم باید بدانیم که روند پیشرفت EPM باید به گونه ای باشد که هر چه جلوتر برویم به ازای تلاش و انرژی کمتری بازگشت سرمایه بیشتری داشته باشیم که در این حالت بیش ترین تولید و بهره وری را خواهیم داشت. با این روش به یک سیستم همیشگی و ثمربخش می رسیم.
بدین صورت هیچ‌کس مدیریت این سیستم را نادیده نمی گیرد و با در نظر گرفتن میزان کاهش ریسک و افزایش ثمربخشی پروژه ها پس از راه اندازی EPM دیگر ریسک عدم استفاده از این سیستم را نخواهند پذیرفت.
